دعونا معايرة التوقعات، هنا، في الأعلى. من المحتمل أنك لن تستيقظ في الساعة الرابعة وتنتهي من التأمل والتمرين وتدوين اليوميات بحلول الساعة الثامنة. آسف. وهذا ليس واقعيًا بالنسبة لك أو لمعظم الناس، ناهيك عن الآباء. إن القراءة عن تقنيات إدارة الوقت هذه لن تحولك إلى شخص ما.
والآن بعد أن انتهينا من ذلك: فلنتحدث عن الوقت. من المحتمل أنك تهدر الكثير منه. كلنا نفعل. تجعل التكنولوجيا الحديثة من الصعب على البشر الاستمرار في التركيز على مسار واحد لفترة طويلة. في اللحظة التي نحدد فيها الأولوية، نتوجه دون وعي إلى هواتفنا أو نفتح علامة تبويب المتصفح لأننا تلقينا تنبيهًا أو لأننا نتصرف دون تفكير.
ولحسن الحظ، من الممكن استعادة الوقت الضائع بسبب الأجهزة وغيرها من عوامل التشتيت من خلال الإبداع والجهد الواعي. مدرب إدارة الوقت في كاليفورنيا الكسيس هاسيلبرجر، والتي من بين عملائها عمالقة التكنولوجيا مثل Google وLyft، تقول إنه أثناء محاولتها تحقيق أقصى قدر من الإنتاجية في كل ثانية عادةً يؤدي إلى خيبة الأمل والإرهاق، والاستفادة الحكيمة من وقتنا المحدود يمكن أن يؤدي ليس فقط إلى المزيد من الإنتاجية ولكن أيضًا على المستوى الشخصي تحقيق، إنجاز. وتقول: "في نهاية كل يوم، يجب أن نشعر أن الأشياء التي فعلناها اليوم كانت أكثر أهمية من الأشياء التي لم نفعلها".
لقد طلبنا من هاسيلبرجر وغيره من خبراء الإنتاجية تقديم نصائح مبتكرة لإدارة الوقت، وذلك من خلال نصائحهم تراوحت بين فصل نفسك جسديًا عن الأجهزة المستهلكة للوقت إلى أخذ الوقت الذي تحتاجه تعبئة رصيد. إليك ما أوصوا به.
1. قم بإيقاف تشغيل الإشعارات... إلى الأبد
تتواصل أجهزتنا معنا طوال اليوم بأخبار رسائل البريد الإلكتروني والنصوص والأخبار وأنشطة الوسائط الاجتماعية والمزيد. وبمرور الوقت، فإنه يستنزف قدرتنا على قيادة أجنداتنا الخاصة وتحديد أولوياتنا. يقول هاسيلبرجر: "عندما نكون متفاعلين طوال الوقت، فمن السهل أن ندع اليوم يحدث لك". "تستيقظ، وتتحقق من رسائلك، وترد عليها، ثم تحاول إنجاز الأمور. ثم الساعة 6 مساءً. لقد كنت تعمل بجد طوال اليوم ولكنك لم تشطب شيئًا واحدًا من قائمة مهامك.
ولهذا السبب توصي بإيقاف تشغيل جميع تنبيهات الأجهزة تقريبًا باستثناء إشعارات الاجتماعات التي تساعدنا على الوفاء بالالتزامات التي قطعناها على أنفسنا تجاه الآخرين. لا تقلق بشأن فقدان أي شيء عاجل دون إشعارات. إذا كان شخص ما يحتاج حقًا إلى اهتمامنا الفوري فسوف يتصل بنا. يقول هاسيلبرجر: "لا يعتمد أحد على التواصل الكتابي في حالات الطوارئ"، مضيفًا: "لم يسبق لي أن قام أي شخص بإعادة تشغيل جميع إشعاراته بعد ذلك".
2. اضبط الموقتات المضبوطة على مدى انتباهك
يشجع نظام إدارة الوقت بومودورو الأشخاص على التركيز على مهمة واحدة من خلال وضع حدود زمنية واضحة لمدة العمل. بومودورو هي كلمة إيطالية تعني الطماطم، وقد حصلت على اسمها من أجهزة ضبط الوقت المميزة التي تشبه الطماطم والتي استخدمها مخترع هذه التقنية فرانشيسكو سيريلو.
دعا سيريلو إلى فترات زمنية مدتها 25 دقيقة من العمل، لكن هاسيلبرجر يشير إلى أنه لا يتعين عليك أن تقتصر على 25 دقيقة إذا لم يكن هذا الوقت مناسبًا لك أو للمهمة.
وتقول: "لا يعني ذلك أن الكثير من الناس يستطيعون تقسيم يومهم بالكامل إلى أجزاء مدتها 25 دقيقة". وبدلاً من ذلك، تنصح بمطابقة الفترة الزمنية مع مدى انتباهك. وتتساءل: "إذا كان لديك فترة احتجاز مدتها 45 دقيقة، فلماذا تقوم بكسرها في منتصفها". "أو إذا كان لديك فترة اهتمام مدتها 10 دقائق، فلماذا تحاول مضاعفة ذلك إذا كان هذا مجرد جهد ضائع؟"
3. تلاعب بكل شيء
التحدي المتمثل في محاولة التغلب على الزمن يمكن أن يضيف كثافة ودراما مرحب بها إلى المهام المملة. يمكن أن يكون ضبط مؤقت والاندفاع لإنهاء كتابة رسالة بريد إلكتروني أو طي الغسيل قبل انطلاق المنبه وسيلة فعالة لتسريع وتيرتنا وتجنب الانجراف إلى إضاعة الوقت.
يقول هاسيلبرجر: "يمكن أن تساعدنا أشياء كثيرة في التفكير في شيء ما باعتباره لعبة صغيرة". "إذا كان لدي 15 دقيقة، كم عدد رسائل البريد الإلكتروني التي يمكنني تلقيها؟ هل يمكنني أن أتجاوز أكثر مما مررت به في آخر مرة كان لدي 15 دقيقة؟ حتى لو انطلق الموقّت قبل أن تنتهي، فسوف تفعل ذلك الفوز، حيث أن الـ 15 دقيقة التي قضيتها في العمل دون انقطاع تضعك بالتأكيد في وضع أفضل مما كنت عليه من قبل بدأت.
4. دفعة المهام
إن التنقل بين أنواع مختلفة من العمل يكلف وقتًا وجهدًا أكبر مما يعتقد معظمنا، حيث تشير الأبحاث إلى أن الأمر يستغرق وقتًا 25 دقيقة ليتأقلم الأشخاص مع مهمة جديدة. إن المهام المجمعة، حيث يقوم الأشخاص بتصميم جدولهم الزمني لتجميع المهام المتشابهة معًا، يمكن أن تستعيد هذا الوقت. عندما تتوقع وظيفتك أن تكون على اتصال طوال الوقت، قد يكون إنشاء جدول مهام مجمعة أمرًا صعبًا، ولكنه قد يكون ممكنًا مع الإبداع.
تكساس مستشار الأعمال دانييل لانجتون تقول إن بعض عملائها تمكنوا من قضاء أيامهم من خلال المكالمات الهاتفية / مكالمات Zoom إلى يومين في الأسبوع. يقول لانغتون: "لقد وضعوا حدوداً في الوقت الذي كانوا فيه على استعداد لجدولة المكالمات". "إنه يترك أيام عدم الاتصال مفتوحة لمهام مختلفة تمامًا."
5. مضاعفة الجسم
تتضمن مضاعفة الجسم وجود شخص آخر يعمل إلى جانبك، سواء شخصيًا أو افتراضيًا، والذي يبقيك مسؤولاً وفي أداء المهمة. غالبًا ما يوصى به للأشخاص الذين تم تشخيص إصابتهم باضطراب فرط الحركة ونقص الانتباه والذين يعانون من الوظيفة التنفيذية العمليات العقلية وراء التخطيط والانتباه والذاكرة وتعدد المهام. من الناحية المثالية، يتصرف شريكك في المساءلة كمشرف هادئ ولكنه صارم ويظل جاثمًا فوقك الكتف للتأكد من أنك لا تخرج عن المسار الصحيح بينما تجعل العمل أكثر متعة من خلالهم شركة. "قد تكون استراتيجية إنتاجية مفيدة لأي شخص يعاني من بدء المهام وإكمالها،" معالج من كاليفورنيا نويمي فرنانديز يقول.
6. جعل الانحرافات غير مريحة
عندما تلتقط هاتفك، تظهر تحت إبهامك ما لا يقل عن ستة وسائل فعالة للغاية لتشتيت الانتباه. استخدام الهاتف الخليوي يمكن أن تلتهم أجزاء ضخمة من يوم عملك إذا سمحت لهم. يوصي Haselberger بتجميع تطبيقات مثل TikTok أو Instagram أو Twitter في مجلد يحمل اسم "الوقت سيئ" والذي يمكن سحبه بعيدًا عن الشاشة الرئيسية للهاتف قدر الإمكان.
وتقول: "لا يزال بإمكانك الوصول إلى هذه الأشياء، ولكن يتعين عليك الكتابة في Instagram أو التمرير سريعًا إليها وتحديد موقعها في مجلد". ثم تركتها وأدركت أنك لم تفعل الشيء الذي كنت أنوي فعله عندما التقطت هاتفي. في بعض الأحيان يكون مجرد القليل من الاحتكاك مفيدًا حقًا في اتخاذ القرار.
7. الحكم على هاتفك بالسجن
مع الهواتف المحمولة، في بعض الأحيان لا يقتصر الأمر على عدد قليل من التطبيقات السيئة التي تسبب المشكلة. حتى لو قمت بتنظيم تطبيقاتك بعناية فائقة، فلا يزال بإمكانك عدم الثقة بنفسك في استخدام الهاتف. تقول هاسيلبرجر إن العديد من عملائها يستخدمون حاويات مقفلة مؤقتًا لمنع أنفسهم من الوصول إلى هواتفهم أثناء عملهم. تعمل هذه التقنية لأن قفل الهاتف بعيدًا تمامًا يزيل إغراء التقاط الهاتف. يقول هاسيلبرجر: "من الأسهل على البشر التخلص من الإغراء بدلاً من مقاومته".
8. راهن على ما إذا كنت ستنتهي أم لا
بالنسبة للبعض، معرفة أنك بحاجة إلى القيام بشيء ما وأنك ستستفيد من القيام بهذا الشيء ليس حافزًا كافيًا. في بعض الأحيان يجب أن تكون الموافقة الاجتماعية أو المال على المحك حتى تبدو حقيقية. تطبيقات مثل ستيكك السماح للناس بالمراهنة بالمال على إكمال المهام في الوقت المناسب. قم بإنجازها وستفوز. إذا لم تعبر خط النهاية، عليك أن تدفع. أو، إذا كنت لا ترغب في المراهنة بالمال، قم بتعيين صديق كشريك للمساءلة لتتبع التقدم الذي تحرزه ومنحك الدعم عندما تتكاسل أو لا تتابع. يقول هاسيلبيرجر: "لن أفعل ذلك شخصيًا أبدًا، ولكنه فعال بالنسبة لبعض الأشخاص الذين يدينون للتوقعات الخارجية".
9. إعطاء الأولوية للراحة
عندما نكون مشغولين ومرهقين، عادة ما يصبح النوم ضحية لأننا نحتاج إلى تكريس كل ساعات يقظتنا للمهمة التي نحتاج إلى إكمالها. لكن، يلاحظ لانغتون، أن العمل بشكل أقل والراحة أكثر غالبًا ما يكون استخدامًا أفضل لوقتنا من جلسات العمل الماراثونية على مدار الساعة.
"قد يبدو الأمر غير بديهي، لكنه ناجح بالنسبة لبعض الناس أقل في الواقع يساعدهم على ذلك أكثر "فعالة" ، كما تقول. "من وقت لآخر، أسأل عملائي عما إذا كانوا يعطون الأولوية للنوم والحركة والراحة حتى يتمكنوا من أن يكونوا فعالين للغاية أثناء ساعات عملهم."
في حين أن الحاجة إلى النوم تختلف، تظهر الأبحاث أن الناس بشكل عام أكثر إنتاجية بكثير عندما يحصلون على راحة جيدة. يقول هاسيلبرجر: "يحتاج دماغك إلى النوم، وعندما لا يحصل عليه، تصبح أكثر إهمالًا وأكثر تشتيتًا". مهما كان ما تريد القيام به، فهذه مجرد نصيحة سليمة.
