Lad os kalibrere forventningerne lige her, øverst. Du vil sandsynligvis ikke vågne klokken 4 og være færdig med at meditere, træne og journalføre klokken 8. Undskyld. Det er bare ikke realistisk for dig eller de fleste mennesker, endsige forældre. At læse om disse tidsstyringsteknikker vil ikke forvandle dig til en, der er det.
Nu hvor vi har det af vejen: lad os tale om tid. Du spilder sikkert meget af det. Det gør vi alle. Moderne teknologi gør det svært for mennesker at holde fokus på et enkelt spor i lang tid. I det øjeblik, vi sætter en prioritet, rækker vi ubevidst efter vores telefoner eller åbner en browserfane, fordi vi blev vinket af en advarsel, eller fordi vi handler uden omtanke.
Heldigvis er det muligt at genvinde den tid, der er tabt til enheder og andre distraktioner med kreativitet og bevidst indsats. Californien time management coach Alexis Haselberger, hvis kunder omfatter teknologigiganter som Google og Lyft, siger, at mens de prøver at vride maksimal produktivitet ud af hvert sekund normalt resulterer i skuffelse og udbrændthed, klog brug af vores begrænsede tid kan føre til ikke bare mere produktivitet, men også personlig opfyldelse. "I slutningen af hver dag burde vi føle, at de ting, vi gjorde i dag, var vigtigere end de ting, vi ikke gjorde," siger hun
Vi bad Haselberger og andre produktivitetseksperter om praktiske tips til tidsstyring til deres råd varierede fra fysisk at adskille dig selv fra tidskrævende enheder til at tage den tid, du har brug for genoplade. Her er, hvad de anbefalede.
1. Slå meddelelser fra... For altid
Vores enheder snurrer på os hele dagen med nyheder, e-mails, tekster, nyheder, aktivitet på sociale medier og meget mere. Over tid ødelægger det vores evne til at drive vores egne dagsordener og sætte vores egne prioriteter. "Når vi er reaktive hele tiden, er det nemt at lade dagen ske for dig," siger Haselberger. "Du vågner op, tjekker dine beskeder, svarer på dem og prøver derefter at få tingene gjort. Så er klokken 18. og du har arbejdet hårdt hele dagen, men har ikke krydset en eneste ting af din huskeliste."
Derfor anbefaler hun at deaktivere næsten alle enhedsadvarsler bortset fra mødenotifikationer, der hjælper os med at opfylde forpligtelser, vi har påtaget os over for andre mennesker. Du skal ikke bekymre dig om at gå glip af noget, der haster uden meddelelser. Hvis nogen virkelig har brug for vores øjeblikkelige opmærksomhed, ringer de. "Ingen er afhængig af skriftlig kommunikation i en nødsituation," siger Haselberger og tilføjer: "Jeg har aldrig haft nogen til at slå alle deres notifikationer til igen bagefter."
2. Indstil timere indstillet til dit opmærksomhedsområde
Pomodoro-tidsstyringssystemet opfordrer folk til at fokusere på en enkelt opgave ved at sætte eksplicitte tidsgrænser for, hvor længe du arbejder. Pomodoro er italiensk for tomat og har fået sit navn fra de karakteristiske tomatlignende timere, der blev brugt af teknikkens opfinder Francesco Cirillo.
Cirillo gik ind for 25-minutters udbrud af tidsindstillet arbejde, men Haselberger bemærker, at du ikke behøver at være låst til 25 minutter, hvis den tid ikke er den rigtige for dig eller opgaven.
"Ikke så mange mennesker kan dele hele deres dag op i 25 minutters bidder," siger hun. I stedet råder hun til at matche tidsperioden til din opmærksomhedsperiode. "Hvis du har en tilbageholdelsestid på 45 minutter, hvorfor bryder du det så op midt i det," spørger hun. "Eller hvis du har 10 minutters opmærksomhed, hvorfor prøver du så at fordoble det, hvis det bare vil være spildte kræfter?"
3. Gamify Alt
Udfordringen med at prøve at slå uret kan tilføje kærkommen intensitet og drama til ellers kedelige opgaver. At indstille en timer og skynde sig at afslutte med at skrive en e-mail eller folde vasketøjet, før alarmen går, kan være en effektiv måde at sætte tempoet op på og undgå at glide ind i tid og spilde distraktioner.
"Mange ting kan hjælpe os med at tænke på noget som et lille spil," siger Haselberger. "Hvis jeg har 15 minutter, hvor mange e-mails kan jeg så komme igennem? Kan jeg komme igennem mere, end jeg kom igennem sidste gang, jeg havde 15 minutter?” Selvom timeren går i gang, før du er færdig, vil du det vinde, da de 15 minutter, du brugte på at arbejde uden afbrydelser, næsten helt sikkert sætter dig i en bedre position end før dig startede.
4. Batch-opgaver
At hoppe mellem forskellige typer arbejdskraft koster mere tid og kræfter, end de fleste af os formoder, og forskning tyder på, at det kræver 25 minutter for folk at vænne sig til en ny opgave. Batch tasking, hvor folk konstruerer deres tidsplan for at gruppere lignende opgaver sammen, kunne få den tid tilbage. Når dit job forventer, at du er på vagt hele tiden, kan det være udfordrende at lave en batch-opgaveplan, men det kan være muligt med kreativitet.
Texas forretningskonsulent Danielle Langton siger, at nogle af hendes kunder har været i stand til at få deres dage med telefonopkald/Zoom-opkald ned til to dage om ugen. "De satte grænser omkring det tidspunkt, hvor de var villige til at planlægge opkald," siger Langton. "Det lader de ikke-opkaldsdage åbne for helt andre opgaver."
5. Kropsfordobling
Kropsfordobling indebærer, at en anden person arbejder sammen med dig, enten personligt eller virtuelt, som holder dig ansvarlig og i gang. Det anbefales ofte til personer, der er diagnosticeret med ADHD og kæmper med den udøvende funktion mentale processer bag planlægning, opmærksomhed, hukommelse og multitasking. Ideelt set opfører din ansvarlighedspartner sig som en kold, men stadig streng tilsynsmand, der bliver siddende over din skulder for at sikre, at du ikke kommer for af sporet, mens du gør arbejdet mere behageligt gennem deres Selskab. "Det kan være en nyttig produktivitetsstrategi for alle, der kæmper med at påbegynde og fuldføre opgaver," Californisk terapeut Noemi Fernandez siger.
6. Gør distraktioner ubelejligt
Når du løfter din telefon, dukker mindst et halvt dusin ekstremt effektive midler til distraktion op under din tommelfinger. Mobiltelefonbrug kan spise op store bidder af din arbejdsdag hvis du lader dem. Haselberger anbefaler at gruppere apps som TikTok, Instagram eller Twitter i en mappe mærket "time sucks", der er så mange swipes væk fra telefonens startskærm som muligt.
"Du kan stadig komme til de ting, men du skal skrive på Instagram eller swipe til det og finde det i en mappe," siger hun. Og så lægger du det fra dig og indser, at du ikke gjorde det, jeg havde tænkt mig at gøre, da jeg tog min telefon. Nogle gange er bare en lille smule friktion virkelig nyttig for at træffe en beslutning.
7. Døm din telefon i fængsel
Med mobiltelefoner er det nogle gange ikke kun et par dårlige apps, der forårsager problemet. Selvom du kuraterer dine apps med ekstrem omhu, kan du stadig ikke stole på dig selv med en telefon. Haselberger siger, at flere af hendes kunder bruger tidsindstillede låste containere for at forhindre dem i at få adgang til deres telefoner, mens de arbejder. Teknikken virker, fordi låsning af telefonen fuldstændig fjerner fristelsen til at tage telefonen. "Det er meget lettere for mennesker at fjerne fristelser, end det er at modstå det," siger Haselberger.
8. Sats på, om du bliver færdig
For nogle er det ikke nok incitament at vide, at du skal gøre noget, og at du vil drage fordel af at gøre det. Nogle gange skal social godkendelse eller penge være på spil, for at det føles ægte. Apps som Stickk tillade folk at satse penge på at udføre opgaver i tide. Få det gjort, og du vinder. Hvis du ikke krydsede målstregen, betaler du. Eller, hvis du ikke vil satse penge, så udpege en ven som ansvarlig partner for at spore dine fremskridt og give dig push-back, når du slapper af eller ikke følger op. "Jeg ville aldrig gøre dette personligt, men det er effektivt for nogle mennesker, der står i gæld til eksterne forventninger," siger Haselberger.
9. Prioriter hvile
Når vi har travlt og overvældet, bliver søvn normalt et offer, fordi vi skal afsætte alle vores vågne timer til den opgave, vi skal udføre. Men, bemærker Langton, at arbejde mindre og hvile mere er ofte en bedre udnyttelse af vores tid end døgnet rundt maratonarbejde.
"Det lyder måske kontraintuitivt, men for nogle mennesker fungerer det mindre faktisk hjælper dem være mere effektivt,” siger hun. "Fra tid til anden spørger jeg mine klienter, om de prioriterer søvn, bevægelse og hvile, så de kan være super effektive og effektive i deres arbejdstid."
Mens behovet for søvn varierer, viser forskning, at folk generelt er det langt mere produktive, når de er veludhvilede. "Din hjerne har brug for søvn, og når den ikke har det, er du mere skødesløs og mere distraherbar," siger Haselberger. Uanset hvad du ønsker at gøre, er det kun et godt råd.
