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Es fühlt sich großartig an, Dinge zu erledigen, also warum fühlen sich To-Do-Listen immer wie solche Aufgaben an? Wenn wir unsere spezifischen Ziele und Vorsätze auf Papier festgelegt bekommen, besteht die Tendenz, den Prozess in Angriff zu nehmen, indem wir Listen mit den Dingen erstellen, die wir tun sollten, um diese Ziele zu erreichen. Dies kann jedoch kontraproduktiv für den Erfolg sein. Es gibt einen besseren Weg, um Ihre Ziele zu erreichen und effizienter zu sein.
Die Zwei-Listen-Strategie, die durch Warren Buffet berühmt wurde, ist ein bewährter Life-Hack, der hilft, die täglichen Aufgaben auf das Wesentliche zu konzentrieren. Und so funktioniert es: Schreiben Sie zuerst 25 Ziele auf und identifizieren Sie dann die fünf wichtigsten Prioritäten (z. B. die finanzielle Zukunft meiner Familie planen) und tragen Sie diese auf eine separate Liste. Schauen Sie sich die zwanzig verbleibenden gut an. Werfen Sie sie jetzt weg. Sie sollten auf keinen Fall an einem von ihnen scheitern – zumindest nicht, bis Sie Ihre Top-5-Ziele erreicht haben. Indem Sie Prioritäten setzen und eine leicht verdauliche, organisierte Untermenge von „To-Dos“ erstellen, schaffen Sie die Möglichkeit, Ihre größten Ziele anzugehen und motiviert zu bleiben. Diese zwanzig Gegenstände waren die Ablenkungen, die Ihren größten Zielen im Weg standen.
Das soll nicht heißen, dass es einfach ist, Ihre fünf wichtigsten Ziele und Ihre anderen täglichen Aufgaben mit Kindern, Ehepartnern und Chefs zu jonglieren, die alle um Ihre Aufmerksamkeit wetteifern. Vor allem Eltern könnten ein wenig Anleitung gebrauchen, um die Big Five im Blick zu behalten. Wir haben mit den Experten darüber gesprochen, wie eine langfristige To-Do-Liste für berufstätige Familien funktioniert.
Schüttle die Ablenkungen
Ob geschäftige Arbeit, E-Mails oder ein bedürftiger Chef, der Schlüssel zur Produktivität liegt darin, den Lärm zu eliminieren. Nehmen Sie die Komplikationen heraus und das wird so einfach. „Eine der Hauptablenkungen, die Menschen unproduktiv macht, ist das Aufkommen der Technologie, die ironischerweise dazu gedacht, uns zu helfen und uns produktiver zu machen“, sagt Mark Gardner, Autor des Bestsellers Buchen, Deine Familie vermisst dich: Zeitmanagement-Strategien, die zwei Stunden am Tag freisetzen und dich wieder lieben lassen. „Die Leute beantworten ständig E-Mails, soziale Medien, Textnachrichten und konzentrieren sich nicht auf die Dinge, die sie tun sollten. All diese Dinge sind Unterbrechungen, die uns die Zeit stehlen.“
Wie alles muss auch unsere Beziehung zur Technologie verwaltet werden, um effizient zu bleiben. „Wenn Sie die E-Mail gelesen, entschieden haben, was Sie damit machen möchten, und sich wieder voll auf Ihre Aufgabe konzentrieren können“, sagt Gardner, „vergehen zwanzig Minuten.“
Hier ist ein solider Trick, um geschäftige Arbeit loszuwerden: Planen Sie für alle Aufgaben, die weniger als 10 Minuten dauern, einen späteren Zeitpunkt am Tag ein. So schaffen es die kleinen Dinge nie auf dich aufführen. Die Beseitigung dieser kleinen Ablenkungen macht einen großen Unterschied, wenn es darum geht, sich auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren.
Optimieren Sie Ihre täglichen Aktionen
Wenn Sie überlegen, was Sie jeden Tag tun müssen, erstellen Sie eine Aktionsliste mit dem, was Sie wirklich erreichen müssen, um einen Vorwärtsdrang zu erzielen. Identifizieren Sie drei oder vier Aufgaben – höchstens –, die bis zum Ende des Tages begonnen oder abgeschlossen sein müssen. Fragen Sie sich bei jeder Aufgabe: „Ist das für meine Ziele essenziell?“ und: „Wird das Ausführen dieser Aufgabe Ablenkungen beseitigen oder ist es eine Ablenkung?“ „Stellen Sie sich das als Aufgabenliste vor, mehr nicht“, sagt Gardner. Wenn Sie dies zusammenbringen, bevor Sie mit der Arbeit für den Tag beginnen, können Sie sich auf das konzentrieren, was Sie wirklich erledigen müssen.
Überdenken Sie Ihre Beziehung zu Fristen
Was Sie mit der begrenzten Zeit tun, die Ihnen zur Verfügung steht, ist wichtig. Zwei Regeln – das Pareto-Prinzip und das Parkinson-Gesetz – sind ausgezeichnete Richtlinien, um das Beste aus Ihrem Tag zu machen. „Das Pareto-Prinzip besagt, dass Sie mit 20 Prozent Ihrer Bemühungen 80 Prozent der Ergebnisse erzielen“, erklärt Gardner. „Ja, Sie können Ihren Arbeitsaufwand erheblich reduzieren und am Ende mehr und bessere Ergebnisse erzielen. Alles, was Sie tun müssen, ist, mehr von den 20-Prozent-Sachen zu tun.“
Das Parkinson-Gesetz hingegen ist ein altes Sprichwort, das besagt: „Arbeit dehnt sich aus, um die Zeit zu füllen“. zur Fertigstellung verfügbar.“ Mit anderen Worten, wenn Sie den ganzen Tag Zeit haben, um das Haus zu putzen, dauert es Sie den ganzen Tag. Wenn Sie eine 45-minütige Warnung haben, bevor Freunde auftauchen, ist dies (magischerweise) in 45 Minuten erledigt. „Das 45-minütige Aufräumen ist vielleicht nicht so gründlich wie der ganztägige Job, aber Ihr Haus wird viel sauberer sein als eine Stunde zuvor“, sagt Gardner.
Um diese Prinzipien täglich anzuwenden und Ergebnisse zu sehen, müssen Sie bereit sein, sich regelmäßig eine Frist zu setzen. Schnappen Sie sich einen Küchentimer oder verwenden Sie eine App auf Ihrem Telefon und verwenden Sie den Timer, um eine Frist für alle Ihre Aufgaben festzulegen – egal, ob Sie auf eine E-Mail antworten oder ein Abendessen kochen. „Fordern Sie sich selbst heraus, Dinge viel schneller zu erledigen, als Sie es jetzt sind“, sagt Gardner. „Es wird Sie zwingen, sich zu konzentrieren, keine Zeit zu verschwenden und Ihre Produktivität zu steigern.“ Mit anderen Worten, Sie werden in viel kürzerer Zeit viel mehr erledigen. Ist das nicht der magische Produktivitätstrank, nach dem wir alle suchen?
Seien Sie so effizient wie möglichEine letzte Sache, die Sie tun können, um Ziele leichter zu erreichen, besteht darin, nach effizienteren Wegen zu suchen, um Dinge zu erledigen. Hier kann Technologie Ihr Freund sein, anstatt abzulenken. Suchen Sie nach Anbietern, die Ihr Leben organisieren und rationalisieren, ob Sie dort Ihre Notizen aufbewahren, wie Du investierst dein Geld, kaufst eine Versicherung ab oder erledigst wiederkehrende Aufgaben wie Rechnungen bezahlen und bestellen Lebensmittel.
Das Leben kann kompliziert sein, aber erfolgreich zu leben muss es nicht sein. Die Optimierung und Fokussierung der Herangehensweise an Aufgaben kann Ihnen helfen, Ihre Ziele zu erreichen.
