Το νήπιό μου χρειαζόταν πάντα για να ετοιμαστεί το πρωί — κάπου στη γειτονιά μιας ώρας και 15 λεπτών. Περιττό να πούμε, αυτό ρουτίνα χρειαζόταν κάποιες προσαρμογές, ειδικά επειδή διαχείριση χρόνου είναι wκαπέλο κάνω (Έφτιαξα ακόμη και το εφαρμογές για να το αποδείξω) και ο μικρός μου έβαζε τη φήμη μου στη γραμμή με το πρόγραμμα του ελεύθερου στυλ. Έτσι, έκανα αυτό που κάνω σε οποιαδήποτε κατάσταση αναποτελεσματικότητας: έφτιαξα έναν πίνακα ελέγχου Visual Management στο εργοστάσιο και μια λίστα ελέγχου Standard Work. Και λειτούργησε.
Αλλά πρώτα, μια γρήγορη σύνοψη των όρων:
Οπτική Διαχείριση: Ένα λιτό εργαλείο που χρησιμοποιεί ως επί το πλείστον εικόνες για να μεταφέρει πώς λειτουργεί κάτι, αυξάνει την αποτελεσματικότητα σε εργοστάσια και επιχειρήσεις.
Καθημερινή διαχείριση: ένα λιτό εργαλείο που ενθαρρύνει μια καθημερινή στάση σε έναν πίνακα για να μιλήσει για το τι πρέπει να γίνει. Διατηρεί όλους στην ίδια σελίδα και βοηθά στη διατήρηση της προόδου μιας και είναι καθημερινή. Οι προγραμματιστές λογισμικού υιοθέτησαν αυτή την ιδέα πιο πρόσφατα και μπορεί να την αναφέρουν ως πίνακες kanban, καθημερινό scrum ή ευέλικτη ανάπτυξη, αλλά είναι βασικά το ίδιο πράγμα.
Τυπική εργασία: ένα λιτό εργαλείο που δημιουργεί μια τυπική προσδοκία μέρα με τη μέρα για να βεβαιωθείτε ότι τα πάντα έχουν φροντιστεί και μέσα σε μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο.
Όλα τα παραπάνω ήταν τα εργαλεία που χρησιμοποιήθηκαν για τη δημιουργία αυτού του πίνακα. Προφανώς, ο γιος μου δεν το ήξερε αυτό - είμαι εμμονικός, αλλά όχι σε σημείο που να κάνω κήρυγμα για Lean management σε ένα 3χρονο παιδί (ακόμα). Ωστόσο, ήταν αυτές ακριβώς οι μέθοδοι που οδήγησαν στην τεράστια εξοικονόμηση χρόνου (ή στην εξοικονόμηση παραγωγικότητας, όπως θα λέγαμε σε άπαχο) που παρέδωσε το διοικητικό συμβούλιο.
Μην με παρεξηγείτε - δεν ισχυρίζομαι ότι είμαι ο πρώτος γονέας που σκέφτηκε αυτή την ιδέα. Πολλοί γονείς κάνουν γραφήματα, αγγαρεία τροχοί, και γραφικά για να ακολουθήσουν τα παιδιά τους, αλλά κάτι που τείνει να παραβλέπεται είναι το στοιχείο της ιδιοκτησίας. Το αγόρι μου έπρεπε να συμμετάσχει στη δημιουργία του πίνακα για να λειτουργήσει αυτό το εικαστικό.
Για παράδειγμα, διάλεξε όλες τις εικόνες για το διάγραμμα. Έκανα την αναζήτηση αυτού που ήθελα να μεταφέρω, και διάλεξε τις εικόνες που καταλάβαινε καλύτερα (και φυσικά, οι πιο αστείες φωτογραφίες ήταν οι αγαπημένες του).
Με βοήθησε επίσης να πλαστικοποιήσω τις φωτογραφίες, να εκτυπώσω τις εικόνες, να κόψω τις κάρτες, να βάλω μαγνήτες στο πίσω μέρος για να κολλήσουν στο σανίδι — όλα αυτά σήμαιναν ότι ένιωθε ότι ήταν δικό του και τα κατάφερε, δεν ήταν κάτι που του έδινε αυτόν. Τους διαλέξαμε για να μεταφέρουν το μήνυμα επειδή δεν μπορεί να διαβάσει ακόμα, αλλά και επειδή αδύνατα προσπαθούμε πάντα να χρησιμοποιούμε εικόνες (ακόμα και για ενήλικες) επειδή ο εγκέφαλος επεξεργάζεται τις εικόνες πιο γρήγορα από το κείμενο. Οι εικόνες είναι ιδιαίτερα χρήσιμες σε έναν χώρο εργασίας με διεθνείς πελάτες ή συναδέλφους των οποίων η γνώση μιας δεδομένης γλώσσας μπορεί να ποικίλλει.
Όλες οι εικόνες είναι προσαρτημένες σε μαγνήτες, ώστε να μπορούμε να προσθέτουμε ή να αφαιρούμε πράγματα με την πάροδο του χρόνου. Ο πίνακας αλλάζει, και αυτός κυλά με τις αλλαγές. Αυτό τον έκανε ταυτόχρονα να αισθάνεται πιο άνετα τόσο με τη δομή όσο και με την αλλαγή. Όχι μόνο αυτό, αλλά βλέπει τι έρχεται για την επόμενη εβδομάδα και μπορεί να προετοιμαστεί ανάλογα. Προηγουμένως, ένιωθε ανήσυχος να πάει στο νηπιαγωγείο. Τώρα, βλέπει τις μέρες της προσχολικής ηλικίας να πλησιάζουν και έτσι όταν φτάσει η μέρα είναι απόλυτα έτοιμος.
- Η κορυφή του πίνακα είναι οι ημέρες της εβδομάδας. Παρατίθενται με την εικόνα του θεού από τον οποίο πήρε το όνομά της η ημέρα και με τον πλανήτη με τον οποίο συνδέεται η ημέρα. Αυτό τον κάνει πιο εύκολο να κατανοήσει τις διαφορετικές μέρες και να θυμάται πιο εύκολα από μια λέξη. Επίσης, οι μέρες έχουν το όνομα γραμμένο στα αγγλικά και στα ισπανικά, οπότε του λέω και τα δύο ονόματα για να βελτιώσει τα ισπανικά του.
- Το κάτω δεξιά μέρος του γραφήματος είναι η απογευματινή του λίστα ελέγχου.
- Το κάτω αριστερό μέρος του γραφήματος είναι μια πρωινή λίστα ελέγχου. Κοιτάζει την εικόνα και μετά κάνει τη δράση, ας πούμε βουρτσίζει τα δόντια. Μετά ελέγχει ότι έχει γίνει. Η πράξη του να ελέγχει κάτι που έχει γίνει για αυτόν φαίνεται να είναι εξίσου σημαντική όσο και για έναν ενήλικα: νιώθει πραγματικά ένα καλό συναίσθημα από αυτό.
Το καλύτερο είναι ότι απολαμβάνει σοβαρά όλα αυτά τώρα. Πριν από αυτό, ήταν μια τεράστια αγγαρεία να τον κάνω να βουρτσίσει τα δόντια του και να ντυθεί το πρωί, και ώρα ύπνου ήταν και λίγο πολύ ένας εφιάλτης. Τώρα, αντί να πω «Ήρθε η ώρα να προετοιμαστούμε για το σχολείο» ή «Είναι ώρα να πάω για ύπνο», το μόνο που έχω να πω είναι, «Έλα να κάνουμε το σανίδι» και του αρέσει — Πραγματικά το αγαπάει.
Επιπλέον, είναι πιο εύκολο να τον βοηθήσετε με τα καθήκοντά του, καθώς γνωρίζει ήδη τι πρέπει να συμβεί και είναι διασκεδαστικό να τον βλέπετε να τα απολαμβάνει. Ένα πρόσθετο πλεονέκτημα είναι ότι η γυναίκα μου και εγώ μπορούμε να κοιτάξουμε τον πίνακα για να δούμε τι πρέπει να γίνει, αντί ο καθένας από εμάς να υποθέσει εσφαλμένα ότι ο άλλος το φρόντισε.
Τώρα χρειάζονται περίπου 15 λεπτά για να τον ετοιμάσουμε το πρωί, με μηδενικό τσακωμό, γκρίνια ή νευράκια. Και το άλλο βράδυ ήθελε να κοιμηθεί νωρίς μόνο για να κάνει τη σανίδα. Γονείς, ξέρετε για τι πράγμα μιλάω εδώ - αυτά τα λεπτά χωρίς εκρήξεις στην εποχή σας είναι καθαρό χρυσάφι.
Ο Matt Girvan είναι συνιδρυτής και πρόεδρος της My Gung Ho, LLC, η οποία δημιουργεί εφαρμογές που βοηθούν τα άτομα να ευδοκιμήσουν στην προσωπική και επαγγελματική τους ζωή. Είναι επίσης Lean Management Consultant που ειδικεύεται στο σχεδιασμό, τις λειτουργίες και την εφοδιαστική αλυσίδα.
