Para padres, gestión del tiempoSiempre es complicado. Pero ahora, en medio de la pandemia de COVID, es aún más difícil. Cuando comenzó la pandemia, y muchos padres fueron absorbidos por un trabajar desde casa-con-niños vórtice, con la vida profesional y la vida familiar en una licuadora cósmica configurada en "Eff Up". Todos los límites que habíamos establecido entre los dos fueron destruidos. A estas alturas, esta declaración ha acumulado polvo. Pero sigue siendo cierto, y todos estamos buscando formas de organizarnos para lograr todo lo que hay que hacer.
Una técnica de gestión del tiempo que es particularmente útil para los padres es el timeboxing. Timeboxing es una práctica basada en el calendario que vuelve a imponer límites en su día (su tiempo) con bloques de tiempo predeterminados (casillas). Simplemente dedica un cuadro de tiempo determinado a una tarea determinada. El efecto es la productividad para cuando trabaja y es padre y descansa cuando no lo está. ¿Suena simple? Bueno, porque lo es. Pero eso no lo hace menos útil. He aquí por qué los padres deberían aprender a marcar el tiempo.
Entonces, ¿qué es el timeboxing?
El timeboxing es una técnica de administración del tiempo que implica asignar unidades fijas de tiempo a una actividad o tarea por adelantado y luego completar esa actividad o tarea durante el período de tiempo designado. A cada tarea, sin importar cuán grande o pequeña sea, se le asigna un cuadro de tiempo específico que sirve como fecha límite. Ese es tu momento de hacerlo. Es tanto un principio organizativo como una técnica de administración del tiempo que lo hace consciente de lo que debe hacer y cuánto tiempo debe dedicarle. En la práctica, la designación de tareas reemplaza una lista de tareas por hacer con un calendario: cada vez que hay una nueva actividad para hacer, dedica una cantidad específica de tiempo en su horario para abordarlo (es decir, ponerlo en su calendario), y luego comprometerse a hacerlo en ese "cuadro de tiempo".
Por qué funciona Timeboxing
"El timeboxing funciona porque infringe la ley de Parkinson", dice un experto en productividad. Paul Rulkens, presidente de Agrippa Consulting International, cuyos clientes incluyen McKinsey, Uber y ExxonMobil. La ley de Parkinson establece que el tiempo que usa para hacer una actividad es el tiempo que ha planeado para la actividad. Si planea una reunión durante una hora, se reunirá durante una hora, independientemente de si ha completado lo que necesitaba en solo 10 minutos.
"Con el timeboxing, estás aplicando la regla 80-20 a tu tiempo; obtienes el 80% de tu valor del 20% de tu tiempo", dice Rulkens. "Cuando limita la cantidad de tiempo que dedica a una tarea, obtiene del 90 al 95 por ciento del valor de su tiempo. Sumar tiempo más allá de eso es valor desperdiciado; el final de su tiempo dedicado a hacer algo es el menos productivo ".
El timeboxing te obliga a pensar en cuánto tiempo requiere una tarea. Y al bloquear el tiempo en su calendario para hacerlo, se ha labrado el tiempo necesario. Si comparte su calendario con compañeros de trabajo, no deberían poder programarlo para nada más durante ese tiempo. Del mismo modo, si comparte las tareas de crianza de los hijos en el hogar con su pareja, ellos deberían darle el tiempo que necesita para trabajar, sin interrupciones.
Cuando marca el tiempo, corta la procrastinación en el pase; incluso las tareas que no desea hacer tienen tiempo asignado en su calendario, por lo que también puede dedicar el tiempo a realizarlas.
Los intervalos de tiempo son incrementos tan pequeños como de uno a dos minutos o tan grandes como varias horas, pero no deben ser tan largos como para intimidar. Parte de lo que hace que los timeboxes sean efectivos es que son limitados: los perfeccionistas no pueden exceder el tiempo asignado para hacerlo bien, y los creativos se enfocarán mejor dado el sentido adicional de urgencia.
“Es importante destacar que te enfocas en el éxito en lugar de la perfección”, dice Rulken.
Cómo marcar el tiempo: 10 reglas a seguir
El timeboxing parece simple, y lo es. Pero para hacerlo bien hay algunos principios a tener en cuenta. Aquí, según Rulken, hay algunos consejos para mejorar la productividad en el timeboxing.
- Aplica la regla de los dos minutos: Si puede enviar un correo electrónico en dos minutos o menos, responda inmediatamente después de leerlo. Si toma más de dos minutos, responda más tarde y ponga una nota de acción en su lista de acciones. "Use un temporizador de huevos o su teléfono para entrenarse para cumplir con la regla de los dos minutos", dice Rulken.
- Romper la ley de Parkinson: La ley de Parkinson establece que una tarea durará todo el tiempo que esté disponible. Reserve la mitad del tiempo habitual para su correo electrónico y sus resultados serán los mismos o incluso mejores.
- Tu bandeja de entrada no es tu lista de acciones: Cree una lista de acciones separada. Utilice su correo electrónico como entrada para esta lista de acciones. Y no uses tu bandeja de entrada para recordatorios de acciones.
- Aplicar despiadadamente el "abandono estratégico": Su capacidad para dejar de fumar estratégicamente es igual a su capacidad para tener éxito. “'Más trabajo' ya no es la respuesta a 'demasiado que hacer'”, dice Rulken. Por lo tanto, concéntrese siempre en detener las actividades existentes que no son el mejor y más alto uso de su tiempo. “Como resultado, se dispone de más tiempo, energía y dinero para concentrarse en hacer cosas más valiosas”, dice Rulken.
- Practica y adapta: "El timeboxing es un hábito", dice Rulken. “Una vez que comienzas a desarrollar el hábito, lo haces mejor. Las primeras veces que lo haga, deberá adaptarse, calibrar. Estás respondiendo a la pregunta, "¿Cuánto tiempo toma una tarea en particular?" Una vez que estás en la mentalidad de timeboxing, te vuelves mejor y mejor conviértase en un experto en estimar la cantidad de tiempo que necesita para obtener del 80 al 90 por ciento del valor de su tiempo, para tener éxito ". No se preocupe, no se necesita largo. Espere mejorar sus habilidades de estimación dentro de unos días.
- Sea flexible, especialmente al principio: ¿Qué hace si ha subestimado cuánto tiempo necesitó para completar una tarea? Haz otra caja de tiempo. "Si choca contra una pared y descubre que después de, digamos, dos horas, su informe no está terminado, coloque otro período de tiempo alrededor de 'Finalizar informe'", dice Rulken. "Estarás mucho más concentrado en los resultados y el acabado".
- Conoce tu "hora dorada": No, la hora dorada no es cuando debes fotografiar a tu hijo, es cuando eres más productivo. "El mío es entre las 7 a. M. Y las 10 a. M.", Dice Rulken. "Si comprende el suyo, será exponencialmente más productivo al programar tareas durante este tiempo".
- Priorizar: Si bien puede aplicar el timeboxing a todas las tareas entrantes, debe hacer una distinción entre el trabajo significativo y las actividades no esenciales, así como el tiempo dedicado a las relaciones. "El peor uso de su tiempo es hacer algo que no es necesario hacer en primer lugar", dice Rulken. "Aplicar el timeboxing a las prioridades más altas". Rulken se toma un momento al final de cada día para definir las tres cosas más importantes que debe completar al día siguiente. "Mi enfoque es, 'No descansaré hasta que se hagan estas tres cosas'", dice Rulken. Y si bien el timeboxing debería aplicarse a las tareas del hogar y las actividades del hogar (mover el césped, por ejemplo), no bloquee el tiempo con sus hijos. “Los niños priorizan la cantidad de tiempo que pasas con ellos”, dice Rulken. “No es la calidad del tiempo lo que les importa. Pasar tiempo con su hijo no se trata de completar una tarea ".
- "Traga la rana": Cuando marque el tiempo, programe su actividad o proyecto más temido como lo primero que haga ese día. “Empiece el día comiendo su rana, lo que más resiste o teme”, dice Rulken. "Al comer esa rana, sentirá que nada puede derribarlo, será mucho más productivo y lo ayudará a progresar al máximo en las cosas que más necesita hacer".
Herramientas para Timeboxing: tres aplicaciones de gestión del tiempo para probar
Rulken usa un reloj de arena y un calendario en línea para marcar el tiempo. "Un temporizador de huevos es una gran herramienta para limitarse a dos minutos para su bandeja de entrada", dice Rulken. “Con el tiempo, su cerebro comprenderá qué son dos minutos y cómo concentrarse. Hasta que construyas tu reloj interno, entrena tu cerebro con un temporizador ". Pero también hay algunas aplicaciones que pueden ayudarte durante todo el proceso. Aquí hay tres aplicaciones de timeboxing para probar.
Clockify es una aplicación de seguimiento del tiempo que le permite definir y realizar un seguimiento del tiempo que dedica a las tareas en tiempo real y luego analizar si ha alcanzado sus objetivos.
Potenciador de enfoque es una aplicación de seguimiento de tiempo para aplicar la técnica Pomodoro, una técnica de productividad que complementa el timeboxing al dividir el trabajo en sesiones de 25 minutos seguidas de descansos de cinco minutos.
Focusmate es una herramienta de coworking virtual que brinda responsabilidad por hacer las cosas. Las sesiones son autoprogramadas, duran 50 minutos y comienzan con usted saludando a su pareja y declarando su objetivo. Trabaja en conjunto y se registra al final de la sesión.
