Kalibroidaan odotuksia täällä, ylhäällä. Et luultavasti aio herätä kello 4 ja lopettaa meditoinnin, harjoituksen ja päiväkirjan pitämisen 8 mennessä. Anteeksi. Se ei vain ole realistista sinulle tai useimmille ihmisille, saati vanhemmille. Näistä ajanhallintatekniikoista lukeminen ei tee sinusta sellaista, joka on.
Nyt kun se on poissa tieltä: puhutaan ajasta. Hukkaat siitä todennäköisesti paljon. Me kaikki teemme. Moderni tekniikka vaikeuttaa ihmisten keskittymistä yhteen kappaleeseen pitkään. Sillä hetkellä, kun asetamme tärkeysjärjestyksen, kurkotamme tiedostamatta puhelimiamme tai avaamme selaimen välilehden, koska saimme hälytyksen tai toimimme ajattelematta.
Onneksi laitteille ja muille häiriötekijöille menetetty aika on mahdollista saada takaisin luovuudella ja tietoisella ponnistelulla. Kalifornian ajanhallintavalmentaja Alexis Haselberger, jonka asiakkaita ovat muun muassa Googlen ja Lyftin kaltaiset teknologiajättiläiset, sanoo, että yrittäessään vääntää maksimaalisen tuottavuuden joka sekunnista johtaa pettymykseen ja loppuunpalamiseen, rajallisen aikamme viisas käyttö voi johtaa tuottavuuden lisäämiseen, mutta myös henkilökohtaiseen täyttymys. "Jokaisen päivän lopussa meidän pitäisi tuntea, että asiat, joita teimme tänään, olivat tärkeämpiä kuin asiat, joita emme tehneet", hän sanoo.
Pyysimme Haselbergeriltä ja muilta tuottavuuden asiantuntijoilta valmiita ajanhallintavinkkejä, heidän neuvojaan vaihteli fyysisesta erottamisesta aikaa vievistä laitteista tarvitsemasi ajan ottamiseen ladata. Tässä on mitä he suosittelivat.
1. Poista ilmoitukset käytöstä… Ikuisesti
Laitteemme soivat meitä koko päivän uutisten sähköpostien, tekstiviestien, uutisten, sosiaalisen median toiminnan ja muiden kanssa. Ajan myötä se heikentää kykyämme ajaa omia tavoitteitamme ja asettaa omat prioriteettimme. "Kun olemme reaktiivisia koko ajan, on helppoa antaa päivän tapahtua sinulle", Haselberger sanoo. "Heräät, tarkistat viestisi, vastaat niihin ja yrität sitten saada asiat tehtyä. Sitten on kello 18. ja olet työskennellyt kovasti koko päivän, mutta et ole ohittanut yhtään asiaa tehtävälistaltasi."
Siksi hän suosittelee sulkemaan melkein kaikki laitehälytykset paitsi kokousilmoitukset, jotka auttavat meitä täyttämään muille ihmisille asettamamme velvoitteen. Älä huoli siitä, että menetät mitään kiireellistä ilman ilmoituksia. Jos joku todella tarvitsee välitöntä huomiotamme, hän soittaa. "Kukaan ei luota kirjalliseen viestintään hätätilanteissa", Haselberger sanoo ja lisää: "En ole koskaan saanut kenenkään ottamaan kaikki ilmoituksensa takaisin päälle jälkeenpäin."
2. Aseta ajastimet, jotka on viritetty huomiosi ajaksi
Pomodoro-ajanhallintajärjestelmä rohkaisee ihmisiä keskittymään yhteen tehtävään asettamalla selkeät aikarajat työskentelyllesi. Pomodoro on italiaa ja tarkoittaa tomaattia, ja se on saanut nimensä tekniikan keksijän käyttämistä erottuvista tomaattimaisista ajastimista. Francesco Cirillo.
Cirillo kannatti 25 minuutin jaksoja ajoitettua työtä, mutta Haselberger huomauttaa, että sinun ei tarvitse olla lukittuna 25 minuuttiin, jos se ei ole oikea sinulle tai tehtävälle.
"Eivät kovin monet ihmiset pysty jakamaan koko päivää 25 minuutin osiin", hän sanoo. Sen sijaan hän neuvoo sovittamaan ajanjakson huomiosi kanssa. "Jos sinulla on 45 minuutin pidätysaika, niin miksi rikot sen kesken sen", hän kysyy. "Tai jos sinulla on 10 minuutin keskittymiskyky, miksi yrität tuplata sen, jos se on vain turhaa vaivaa?"
3. Pelillistää kaikki
Kellon lyönnin haaste voi lisätä tervetullutta intensiteettiä ja dramatiikkaa muuten tylsiin tehtäviin. Ajastimen asettaminen ja sähköpostin kirjoittamisen tai pyykin taittamisen kiirehtiminen ennen hälytyksen soimista voi olla tehokas tapa vauhdittaa vauhtiamme ja välttää ajautumasta häiriötekijöiden hukkaan.
"Monet asiat voivat auttaa meitä ajattelemaan jotain pieneksi peliksi", Haselberger sanoo. "Jos minulla on 15 minuuttia aikaa, kuinka monta sähköpostia saan läpi? Voinko selvitä enemmän kuin selvisin viime kerralla, kun minulla oli 15 minuuttia?” Vaikka ajastin sammuisi ennen kuin olet valmis, niin teet sen voita, sillä keskeytyksettä työskentelyyn viettämäsi 15 minuuttia asettavat sinut lähes varmasti parempaan asemaan kuin ennen alkoi.
4. Erätehtäviä
Erilaisten työvoimatyyppien välillä hyppääminen maksaa enemmän aikaa ja vaivaa kuin useimmat meistä epäilevät, ja tutkimusten mukaan se vie 25 minuuttia aikaa ihmisille tottua uuteen tehtävään. Erätehtävä, jossa ihmiset suunnittelevat aikataulunsa ryhmittelemään samankaltaisia tehtäviä yhteen, voisi saada tuon ajan takaisin. Kun työsi odottaa sinun olevan päivystys koko ajan, erätyöaikataulun luominen voi olla haastavaa, mutta se voi olla mahdollista luovuudella.
Texasin yrityskonsultti Danielle Langton sanoo, että jotkut hänen asiakkaistaan ovat saaneet päivänsä puheluilla/zoom-puheluilla kahdeksi päiväksi viikossa. "He asettivat rajat ajalle, jolloin he olivat valmiita ajoittamaan puheluita", Langton sanoo. "Se jättää vapaat päivät auki täysin erilaisille tehtäville."
5. Kehon tuplaantuminen
Kehon tuplaamiseen liittyy toinen henkilö, joka työskentelee rinnallasi joko henkilökohtaisesti tai virtuaalisesti, joka pitää sinut vastuullisena ja tehtävässäsi. Sitä suositellaan usein ihmisille, joilla on diagnosoitu ADHD ja jotka kamppailevat toimeenpanotehtävien kanssa henkiset prosessit suunnittelun, huomion, muistin ja moniajon takana. Ihannetapauksessa vastuukumppanisi toimii kuin kylmä, mutta silti ankara valvoja, joka pysyy kyydissäsi. olkapäätä varmistaaksesi, ettet ole liian raiteiltasi ja tekee työstä miellyttävämpää yhtiö. "Se voi olla hyödyllinen tuottavuusstrategia kaikille, jotka kamppailevat tehtävien aloittamisen ja suorittamisen kanssa", Kalifornian terapeutti Noemi Fernandez sanoo.
6. Tee häiriötekijöistä epämukavaa
Kun otat puhelimen käteen, peukalon alle ilmestyy vähintään puoli tusinaa erittäin tehokasta häiriötekijää. Matkapuhelimen käyttö voi syödä suuria paloja työpäivästäsi jos annat heille. Haselberger suosittelee ryhmittelemään sovellukset, kuten TikTok, Instagram tai Twitter, kansioon, jossa on merkintä "time sucks", joka on mahdollisimman monta pyyhkäisyä pois puhelimen aloitusnäytöltä.
"Voit silti päästä näihin asioihin, mutta sinun on kirjoitettava Instagramiin tai pyyhkäistävä siihen ja etsittävä se kansioon", hän sanoo. Ja sitten lasket sen alas ja huomaat, että et tehnyt sitä, mitä aioin tehdä, kun otin puhelimeni. Joskus pelkkä kitka on todella hyödyllistä päätöksenteossa.
7. Tuomita puhelimesi vankilaan
Matkapuhelimia käytettäessä ongelmaa ei joskus aiheuta vain muutama huono sovellus. Vaikka valitset sovelluksiasi erittäin huolellisesti, et silti voi luottaa itsellesi puhelimeen. Haselberger kertoo, että useat hänen asiakkaistaan käyttävät ajoitettuja lukittuja säiliöitä estääkseen itseään käyttämästä puhelimiaan työskennellessään. Tekniikka toimii, koska puhelimen lukitseminen poistaa kiusauksen nostaa puhelin kokonaan pois. "Ihmisten on paljon helpompi poistaa kiusaus kuin vastustaa sitä", Haselberger sanoo.
8. Lyö vetoa siitä, tuletko maaliin
Joillekin se, että tiedät, että sinun on tehtävä jotain ja että sinä hyödyt tekemästä sitä, ei ole riittävä kannustin. Joskus sosiaalisen hyväksynnän tai rahan on oltava pelissä, jotta se tuntuu todelliselta. Sovellukset, kuten Stickk antaa ihmisten lyödä vetoa tehtävien suorittamisesta ajoissa. Tee se ja voitat. Jos et ylittänyt maaliviivaa, maksat. Tai jos et halua lyödä vetoa rahasta, nimeä ystäväsi vastuulliseksi kumppaniksi seuraamaan edistymistäsi ja antamaan sinulle ponnistuksia, kun löysät tai et noudata. "En koskaan tekisi tätä henkilökohtaisesti, mutta se on tehokasta joillekin ihmisille, jotka ovat velkaa ulkoisten odotusten", Haselberger sanoo.
9. Priorisoi lepo
Kun olemme kiireisiä ja ylikuormituneita, unesta tulee yleensä uhri, koska meidän on käytettävä kaikki valveillaoloaikamme tehtävään, joka meidän on suoritettava. Mutta Langton huomauttaa, että vähemmän työskentely ja enemmän lepääminen on usein parempi aikamme käyttö kuin ympärivuorokautinen maratontyöskentely.
"Se saattaa kuulostaa ristiriitaiselta, mutta joillekin ihmisille toimiva Vähemmän todella auttaa heitä olemaan lisää tehokas", hän sanoo. "Ajoittain kysyn asiakkailtani, asettavatko he unen, liikkumisen ja lepoa etusijalle, jotta he voivat olla erittäin tehokkaita ja tehokkaita työaikansa aikana."
Vaikka unen tarve vaihtelee, tutkimukset osoittavat, että ihmiset ovat yleensä paljon tuottavampia, kun he ovat hyvin levänneet. "Aivosi tarvitsevat unta, ja kun niillä ei ole sitä, olet huolimattomampi ja hajamielisempi", Haselberger sanoo. Mitä ikinä aiotkaan tehdä, se on vain hyvä neuvo.
