टाइमबॉक्सिंग समय प्रबंधन रणनीति है जिसे सभी माता-पिता को जानना आवश्यक है

माँ बाप के लिए, समय प्रबंधनटी हमेशा मुश्किल है। लेकिन अब, COVID महामारी के बीच, यह और भी कठिन है। जब महामारी शुरू हुई, और कई माता-पिता सभी को चूसा गया घर से काम-साथ-बच्चों के भंवर, पेशेवर जीवन और पारिवारिक जीवन के साथ "इफ अप" पर सेट एक ब्रह्मांडीय ब्लेंडर में फेंक दिया गया। हमने दोनों के बीच जो भी सीमाएँ स्थापित की थीं, वे नष्ट हो गईं। अब तक यह बयान धूल फांक चुका है। लेकिन यह अभी भी सच है - और हम सब कुछ पूरा करने के लिए खुद को व्यवस्थित करने के तरीकों की तलाश कर रहे हैं।

माता-पिता के लिए विशेष रूप से उपयोगी समय प्रबंधन तकनीक टाइमबॉक्सिंग है। टाइमबॉक्सिंग एक कैलेंडर-आधारित अभ्यास है जो आपके दिन (आपके समय) पर पूर्व निर्धारित समय (बॉक्स) के साथ सीमाओं को फिर से लागू करता है। आप बस एक निश्चित समय बॉक्स को एक निश्चित कार्य के लिए समर्पित करते हैं। प्रभाव उत्पादकता है जब आप काम करते हैं और माता-पिता और जब आप नहीं होते हैं तो आराम करते हैं। सरल ध्वनि? अच्छा - क्योंकि यह है। लेकिन यह इसे कम उपयोगी नहीं बनाता है। यहां बताया गया है कि माता-पिता को टाइम बॉक्स कैसे सीखना चाहिए।

तो, टाइमबॉक्सिंग क्या है?

टाइमबॉक्सिंग एक समय प्रबंधन तकनीक है जिसमें किसी गतिविधि या कार्य के लिए समय की निश्चित इकाइयों को पहले से निर्दिष्ट करना और फिर निर्दिष्ट समय सीमा के दौरान उस गतिविधि या कार्य को पूरा करना शामिल है। प्रत्येक कार्य, चाहे वह कितना भी बड़ा या छोटा क्यों न हो, एक विशिष्ट समय बॉक्स दिया जाता है जो एक समय सीमा के रूप में कार्य करता है। इसे पूरा करने का आपका समय है। यह एक आयोजन सिद्धांत और समय प्रबंधन तकनीक दोनों है जो आपको इस बात से पूरी तरह अवगत कराती है कि आपको क्या करना है और आपको इसे कितना समय देना चाहिए। व्यवहार में, एक कैलेंडर के साथ टू-डू सूची को बदलने वाले कार्यों का निर्धारण: जब भी आपके लिए कोई नई गतिविधि होती है, तो आप इसे समर्पित करते हैं इससे निपटने के लिए आपके शेड्यूल में एक विशिष्ट समय (यानी, इसे अपने कैलेंडर में रखें), और फिर इसे उस "टाइम बॉक्स" में करने के लिए प्रतिबद्ध करें।

टाइमबॉक्सिंग क्यों काम करता है

"टाइमबॉक्सिंग काम करती है क्योंकि यह पार्किंसंस के नियम को तोड़ती है," उत्पादकता विशेषज्ञ कहते हैं पॉल रूल्केन्स, अग्रिप्पा कंसल्टिंग इंटरनेशनल के अध्यक्ष, जिनके ग्राहकों में मैकिन्से, उबर और एक्सॉनमोबिल शामिल हैं। पार्किंसन का नियम कहता है कि जिस समय आप किसी गतिविधि को करने के लिए उपयोग करते हैं वह वह समय है जब आपने गतिविधि के लिए योजना बनाई है। यदि आप एक घंटे के लिए बैठक की योजना बनाते हैं, तो आप एक घंटे के लिए मिलेंगे - भले ही आपने वह पूरा कर लिया हो जो आपको केवल 10 मिनट में पूरा करना था।

"टाइमबॉक्सिंग के साथ, आप अपने समय के लिए 80-20 नियम लागू कर रहे हैं - आप अपने मूल्य का 80 प्रतिशत अपने समय के 20 प्रतिशत से प्राप्त करते हैं," रूलकेंस कहते हैं। "जब आप किसी कार्य पर खर्च किए जाने वाले समय को सीमित करते हैं, तो आपको अपने समय के मूल्य का 90-से-95 प्रतिशत प्राप्त होगा। इससे आगे समय जोड़ना व्यर्थ मूल्य है; कुछ करने में बिताए आपके समय का अंतिम छोर आपका सबसे कम उत्पादक है। ”

टाइमबॉक्सिंग आपको यह सोचने के लिए मजबूर करती है कि किसी कार्य के लिए कितना समय चाहिए। और इसे करने के लिए अपने कैलेंडर पर समय को अवरुद्ध करके, आपने आवश्यक समय निकाल लिया है। यदि आप अपना कैलेंडर सहकर्मियों के साथ साझा कर रहे हैं, तो वे उस दौरान आपको किसी और चीज़ के लिए शेड्यूल नहीं कर पाएंगे। इसी तरह, यदि आप अपने साथी के साथ घर पर बच्चे के पालन-पोषण के कर्तव्यों को साझा कर रहे हैं, तो उन्हें आपको बिना किसी रुकावट के काम करने के लिए समय देना चाहिए।

जब आप टाइम बॉक्स करते हैं, तो आप विलंब को पास पर काट देते हैं; यहां तक ​​कि जिन कार्यों को आप नहीं करना चाहते हैं उन्हें भी आपके कैलेंडर पर समय आवंटित किया जाता है, इसलिए आप उन्हें पूरा करने में भी समय व्यतीत कर सकते हैं।

टाइमबॉक्स एक से दो मिनट जितना छोटा या कई घंटों जितना बड़ा होता है - लेकिन इतना लंबा नहीं होना चाहिए कि डराने वाला हो। टाइमबॉक्स को प्रभावी बनाने का एक हिस्सा यह है कि वे सीमित हैं - पूर्णतावादी इसे सही तरीके से प्राप्त करने के लिए आवंटित समय से अधिक नहीं जा सकते हैं, और क्रिएटिव तात्कालिकता की अतिरिक्त भावना को देखते हुए बेहतर ध्यान केंद्रित करेंगे।

"महत्वपूर्ण रूप से, आप पूर्णता के बजाय सफलता पर ध्यान केंद्रित करते हैं," रुलकेन कहते हैं।

टाइमबॉक्स कैसे करें: पालन करने के लिए 10 नियम

Timeboxing सरल लगता है - और यह है। लेकिन इसे सही तरीके से करने के लिए कुछ सिद्धांतों को ध्यान में रखना होगा। यहाँ, टाइमबॉक्सिंग के दौरान उत्पादकता में सुधार के लिए रुलकेन के अनुसार कुछ सुझाव दिए गए हैं।

• दो मिनट का नियम लागू करें: यदि आप किसी ईमेल को दो मिनट या उससे कम समय में संबोधित कर सकते हैं, तो पढ़ने के तुरंत बाद जवाब दें। यदि इसमें दो मिनट से अधिक समय लगता है, तो बाद में जवाब दें और अपनी कार्य सूची पर एक कार्रवाई नोट डालें। रूलकेन कहते हैं, "दो मिनट के नियम से चिपके रहने के लिए खुद को प्रशिक्षित करने के लिए अंडे के टाइमर या अपने फोन का उपयोग करें।"

• पार्किंसन का नियम तोड़ें: पार्किंसन का नियम कहता है कि एक कार्य आपके द्वारा उपलब्ध कराए जाने के पूरे समय तक चलेगा। अपने ईमेल के लिए सामान्य समय का आधा समय अलग रखें, और आपके परिणाम समान या उससे भी बेहतर होंगे।

• आपका इनबॉक्स आपकी कार्य सूची नहीं है: एक अलग कार्रवाई सूची बनाएं। इस क्रिया सूची के लिए इनपुट के रूप में अपने ईमेल का उपयोग करें। और कार्रवाई अनुस्मारक के लिए अपने इनबॉक्स का उपयोग न करें।

• "रणनीतिक छोड़ने" को बेरहमी से लागू करें: रणनीतिक रूप से छोड़ने की आपकी क्षमता सफल होने की आपकी क्षमता के बराबर है। रूलकेन कहते हैं, "'अधिक काम' अब 'बहुत ज्यादा करने' का जवाब नहीं है।" इसलिए, हमेशा मौजूदा गतिविधियों को रोकने पर ध्यान केंद्रित करें जो आपके समय का उच्चतम और सर्वोत्तम उपयोग नहीं हैं। "परिणामस्वरूप, अधिक मूल्यवान चीजें करने पर ध्यान केंद्रित करने के लिए अधिक समय, ऊर्जा और धन उपलब्ध हो जाता है," रूलकेन कहते हैं।

• अभ्यास और अनुकूलन: "टाइमबॉक्सिंग एक आदत है," रूलकेन कहते हैं। "एक बार जब आप आदत बनाना शुरू कर देते हैं तो आप उसमें बेहतर हो जाते हैं। पहली बार जब आप इसे करते हैं, तो आपको अनुकूलित करने की आवश्यकता होगी - कैलिब्रेट करने के लिए। आप इस सवाल का जवाब दे रहे हैं, 'किसी विशेष कार्य में कितना समय लगता है?' एक बार जब आप टाइमबॉक्सिंग मानसिकता में आ जाते हैं, तो आप बेहतर और बेहतर हो जाते हैं और सफल होने के लिए आपको अपने समय के मूल्य का 80-से-90 प्रतिशत प्राप्त करने के लिए जितना समय चाहिए, उसका अनुमान लगाने में माहिर बनें।" चिंता न करें - इसमें समय नहीं लगेगा लंबा। कुछ दिनों के भीतर अपनी अनुमान लगाने की क्षमता में सुधार की अपेक्षा करें।
• लचीला बनें, खासकर शुरुआत में: यदि आप किसी कार्य को पूरा करने के लिए आवश्यक समय को कम करके आंकते हैं तो आप क्या करते हैं? एक और टाइमबॉक्स करें। "यदि आप एक दीवार से टकराते हैं और पाते हैं कि आपके दो घंटे के टाइमबॉक्स के बाद आपकी रिपोर्ट पूरी नहीं हुई है, तो 'रिपोर्ट को अंतिम रूप दें' के आसपास एक और टाइमबॉक्स लगाएं," रूलकेन कहते हैं। "आप परिणामों और परिष्करण पर अधिक ध्यान केंद्रित करेंगे।"
• अपने "सुनहरे घंटे" को जानें: नहीं, सुनहरा समय वह नहीं है जब आप अपने बच्चे के साथ फोटो खिंचवाते हैं - यह तब होता है जब आप सबसे अधिक उत्पादक होते हैं। "मेरा सुबह 7 बजे से 10 बजे के बीच है," रूलकेन कहते हैं। "यदि आप अपना समझते हैं, तो आप इस समय के दौरान कार्यों को शेड्यूल करके तेजी से अधिक उत्पादक होंगे।"
• प्राथमिकता दें: जबकि आप आने वाले सभी कार्यों के लिए टाइमबॉक्सिंग लागू कर सकते हैं, आपको सार्थक कार्य और गैर-आवश्यक गतिविधियों के साथ-साथ रिश्तों पर बिताए गए समय के बीच अंतर करना चाहिए। "आपके समय का सबसे खराब उपयोग कुछ ऐसा कर रहा है जिसे पहले स्थान पर करने की आवश्यकता नहीं है," रूलकेन कहते हैं। "उच्च प्राथमिकताओं के लिए टाइमबॉक्सिंग लागू करें।" Rulken प्रत्येक दिन के अंत में तीन सबसे महत्वपूर्ण चीजों को परिभाषित करने के लिए अगले दिन को पूरा करने के लिए एक पल लेता है। "मेरा ध्यान है, 'जब तक ये तीन चीजें पूरी नहीं हो जातीं, तब तक मैं आराम नहीं करूंगा," रूलकेन कहते हैं। और जबकि टाइमबॉक्सिंग को काम और घरेलू गतिविधियों पर लागू होना चाहिए - उदाहरण के लिए लॉन को हिलाना - अपने बच्चों के साथ अपना समय टाइमबॉक्स न करें। "बच्चे आपके साथ बिताए समय की मात्रा को प्राथमिकता देते हैं," रूलकेन कहते हैं। "यह उस समय की गुणवत्ता नहीं है जो उनके लिए महत्वपूर्ण है। अपने बच्चे के साथ समय बिताना कोई काम पूरा करने के बारे में नहीं है।"
• "मेंढक को निगलें": जब आप टाइमबॉक्स करते हैं, तो उस दिन सबसे पहले अपनी सबसे खतरनाक गतिविधि या प्रोजेक्ट को शेड्यूल करें। "अपने दिन की शुरुआत अपने मेंढक को खाकर करें - जिस चीज का आप सबसे ज्यादा विरोध करते हैं या उससे सबसे ज्यादा डरते हैं," रूलकेन कहते हैं। "उस मेंढक को खाने से, आपको लगेगा कि कुछ भी आपको नीचे नहीं ला सकता है - आप बहुत अधिक उत्पादक होंगे और यह आपको उन चीजों पर सबसे अधिक प्रगति करने में मदद करेगा जो आपको सबसे ज्यादा करने की ज़रूरत है।"

टाइमबॉक्सिंग के लिए टूल: ट्राई करने के लिए थ्री टाइम मैनेजमेंट ऐप्स

Rulken टाइमबॉक्स के लिए एक अंडा टाइमर और एक ऑनलाइन कैलेंडर का उपयोग करता है। "एग टाइमर आपके इनबॉक्स के लिए खुद को दो मिनट तक सीमित रखने के लिए एक बेहतरीन टूल है," रूलकेन कहते हैं। "आखिरकार आपका दिमाग समझ जाएगा कि दो मिनट क्या हैं और कैसे ध्यान केंद्रित करना है। जब तक आप अपनी आंतरिक घड़ी का निर्माण नहीं कर लेते, तब तक अपने मस्तिष्क को एग टाइमर से प्रशिक्षित करें।" लेकिन कुछ ऐप ऐसे भी हैं जो इस पूरी प्रक्रिया में आपकी मदद कर सकते हैं। कोशिश करने के लिए यहां तीन टाइमबॉक्सिंग ऐप्स हैं।

घड़ी एक टाइम ट्रैकर ऐप है जो आपको वास्तविक समय में कार्यों पर खर्च किए गए समय को परिभाषित और ट्रैक करने देता है और फिर विश्लेषण करता है कि आप अपने लक्ष्यों तक पहुंच गए हैं या नहीं।

फोकस बूस्टर पोमोडोरो तकनीक को लागू करने के लिए एक टाइम ट्रैकर ऐप है, एक उत्पादकता तकनीक जो टाइमबॉक्सिंग को 25 मिनट के सत्रों में विभाजित करके पांच मिनट के ब्रेक के बाद पूरा करती है।

फोकसमेट एक वर्चुअल को-वर्किंग टूल है जो काम करने के लिए जवाबदेही प्रदान करता है। सत्र 50 मिनट लंबे स्व-निर्धारित होते हैं, और आप अपने साथी को बधाई देने और अपने लक्ष्य की घोषणा करने के साथ शुरू करते हैं। आप मिलकर काम करते हैं और सत्र के अंत में चेक-इन करते हैं।