אה, רשימת המטלות היומית. אין כמו רשימה של מטלות לבהות בזה באמת שולח הביתה את הרעיון שאתה מבוגר ויש לך דברים שצריך לעשות. לכתוב משימות מועילות מאוד. זה מאפשר לך לנקות את קן המשימות המרחפות בראשך, מפנה מקום נפשי ונותן לך דרך למיין פריטים בצורה רציונלית. עם זאת, הרבה רשימות ביצוע הן בדיוק זה: רשימות. אין להם שום מערכת או תוכנית. הם פשוט חבורה של משימות אקראיות. בהייה באחד היא דרך בטוחה להרגיש לחוץ ולא הישגית. רשימת המטלות הנכונה היא נותנת לך תוכנית משחק טובה ומקלה על הסרת החרא בסופו של יום. אז מהם העצות הטובות ביותר לזכור? רשימת טיפים זו יכולה לעזור לך להרגיע אותך ולהעניק לך את מה שצריך לעשות. ראה בזה קו מנחה להכנת רשימת המטלות שלך, ובכן, נִתַן לְבִצוּעַ.
התאם את הלך הרוח שלך
אין דרך לעקוף את זה: סריקת רשימה של כל המשימות שאתה צריך להשלים היא בלם, ובואו נודה באמת, קצת חונקת את הנפש. אחד הדברים החשובים ביותר לעשות, אם כן, הוא לבנות את רשימות המטלות שלך כך שהן יהיו פחות. "המפתח הוא לא להחזיק רשימת מטלות, אלא למצוא מה הופך את השלמת המשימות הללו למשמעותית ושווה את הזמן שלך", אומר קייל טלברט, MA, LPCC, NCC.
"כאשר אנו מסוגלים לזהות את ההבדל שעושה המשימה שהושגה, אנו מסוגלים לזהות בבירור את סדרי עדיפויות המספקים משמעות למאמץ ולאנרגיה (שלעתים קרובות אין לנו) לתת למשימות אלו", טלברט מוסיף. "אנחנו יודעים איפה להתמקד ולדחוף קדימה, וחשוב מכך, אנחנו יודעים איפה לשחרר." בסופו של דבר, החרא הזה בחשיבה עושה הרשימה שלך לא רק מטלות להשלמת אלא פריטים משמעותיים ומעשיים שאתה יכול לעשות כדי להפוך את החיים שלך - ולמישהו אחר קצת קל יותר.
להבין מה הכי מספק
אולי אתה אוהב לבצע קודם את המשימות הקשות ביותר. אולי אתה צריך לקבל ראש מלא של קיטור ולדפוק כמה משימות קטנות יותר לפני התמודדות עם הפריטים הגדולים. חשוב להבין מה עובד הכי טוב עבור המוח שלך. "יש אנשים שמרגישים שהצליחו כשהם דחו קודם את המשימות הקלות והמהירות ביותר ואחרים מרגישים הכי טוב כשהם טיפלו במשימה הקשה ביותר", אומר לורן קוק, מטפל זוגי ומשפחתי שעובד באוניברסיטת סן דייגו. "דע מה גורם לך להרגיש הכי מסופק ולהתחיל שם." בכל מקרה, עדיף לכתוב את הרשימה שלך בבוקר. כי מי רוצה לבהות ברשימה ענקית של מטלות ממש לפני השינה?
מצא את הכלי הטוב ביותר עבורך
אולי זו אפליקציית ההערות. אולי זה כרטיס אינדקס. אולי זה יומן מפואר עם גב עור עם רצועה אלסטית מגניבה כדי לוודא שהוא יישאר סגור. מה שזה לא יהיה, חשוב למצוא מה מתאים לך. שאל את עצמך: האם כתיבה ביד - והיכולת להכפיל קו תחתון או לצייר כוכבים ולחשוב באמת המשימה - הפוך את האחריות הרשומה שלך ליותר מכוונת ממה שהם היו מנקרים משהו באפליקציה עושה? האם אתה רוצה להיות מסוגל לראות את כל הרשימות הקודמות שיצרת כדי שתוכל לעקוב אחר ההישגים שלך לאורך זמן? האם אתה רוצה להיות מסוגל להכניס משהו בקלות לכיס הז'קט? מה שעובד הכי טוב זה השיחה שלך. אבל זה חיוני למצוא את הדבר הזה ולהיצמד אליו. אחרת, האקראיות של כל זה לא תעזור למערכת להיצמד.
זכרו: Less Is More
מטרתה של רשימת מטלות היא לשפוך ולארגן את ערבוביית המשימות הרוחשת במוח שלך למערכת שימושית. "כתיבת רשימת מטלות טובה יותר פירושה שימוש בתאריכים כדי לעקוב אחר מתי אתה באמת משלים את הפריטים", אומר האסלברגר. "כשאנחנו מסתכלים על רשימה ארוכה וגדולה, זה לרוב מכריע; להחליט מה תעשה מתי, ואז רק להסתכל על מה שאתה צריך לעשות היום יכול לצמצם את ההצפה ואת השיתוק האנליטי מאוד".
מוסיף קרלוטה צימרמן, עורך דין, דובר ציבור ומאמן מקצועי, "כשלקוחות מראים לי את רשימת המטלות שלהם שניים או שלושה עמודים, אני כבר יודע, לפני שהם אפילו אומרים זה, שהמילים הבאות מתוך החודש שלהם, ידברו על כמה הרשימה סוחפת או מתישה." במילים אחרות, אם אתה בוהה שלושה עמודים של מטלות, אתה יכול באותה מידה להוסיף את "קנה זנטאק" כי זה יגרום לאגיטה רבה כשאתה מסתכל על מה שנשאר לא גמור.
עם זאת, כתוב הכל
זה אולי נראה מנוגד לאינטואיציה אבל חשוב לכתוב את כל המשימות לטווח הקצר והארוך שאתה יודע שאתה צריך לבצע כדי שתוכל לראות את כולן במקום אחד ולנקות את המוח שלך. זו לא הרשימה בפועל, אלא מערכת מיון. כי ברגע שיש לך אותם מהסוג שלך, אתה יכול להסתכל עליהם ולארגן אותם לתוך המערכת בפועל במקום לנסות לערוך עצמי ברגע זה.
חלקו הכל למשימות קטנות יותר. ותהיה ספציפי.
נניח שאתה מתכנן לבנות שידת צעצועים לחדר הפעוט שלך. זה טיפשי לרשום "בנה תיבת צעצוע" ברשימת המטלות שלך, כי זה יגדל בראש שלך לגודל מצעד-מצעד כשאתה בוהה בו במשך שבועות. האפשרות הטובה והיעילה יותר, אם כן, היא לפרוס את המשימה לפריטים הקטנים יותר שאותם אתה מחלק במהלך השבוע. "קח מידות של מקום לארון בגדים" ו"קנה עץ" נשמע הרבה יותר בר ביצוע?
קבע את סדרי העדיפויות שלך
רשימת המטלות היומית האידיאלית היא כזו שאפשר, ובכן, באמת להסתיים. זה אומר שאתה צריך להיות חסר רחמים ומודע לעצמך כדי לא להציף את עצמך בבזיליון משימות שלא ניתן לבצע. המשימות הדחופות ביותר, קרי. אלה שצריך לעשות עַכשָׁיו צריך לעבור מרשימת המאסטר שלך לרשימה הקטנה. ודא שהם מוגדרים ככאלה. לאחר מכן, הוסף כמה משימות קטנות פחות דחופות - אבל מעין דוחקות - שאתה יודע שאתה יכול למחוק ולקבל תחושה נעימה של הישג לאורך היום. לבסוף, אתה רוצה למיין אותם למערכת נכונה. שאל: מה עליך לעשות קודם? באיזה שעה אתה צריך לעשות מה? מה הכי דחוף? מה חשוב? מה זה שניהם? זה חיוני להיות מודע לעצמך.
תן למוח שלך את מה שהוא צריך
"התת מודע שלנו אוהב כיוון", אומרת קימברלי פרידמוטר, מחברת הספר כוח תת מודע: השתמש במוח הפנימי שלך כדי ליצור את החיים שתמיד רצית. זו הסיבה שהיא מציעה בחוכמה להשתמש בתיאורי פעולה גדולים ברשימה שלך כמו "התקשר!", "עשה!" ו... צא!" כשאתה כותב רשימת מטלות כדי לתת למוח שלך את העידוד שהוא דורש. "הסיבה שזה עובד היא שזה מחלק את המשימה לפי אנרגיה ועניין", היא אומרת. "אם אתה יוצא לסידורים, ברשימה שלך יש את ה"לך!" לעשות. אם יש לך אנרגיה וזמן מוגבלים, אתה יכול פשוט לבצע שיחות טלפון. אם אתה ליד השולחן שלך כל היום אתה יכול לתקוף את ה"עשה!" רשימה המורכבת מהודעות דוא"ל לשלוח."
הולכת קצת יותר רחוק, היידי גרנט-הלבורסון, במאמר ב פסיכולוגיה היום, מציע תכנון "אם-אז". "הטריק", היא כותבת, "הוא לא רק להחליט מה אתה צריך לעשות, אלא גם להחליט מתי ואיפה תעשה את זה, מראש." זה פשוט כמו להגיד "כשהשעה תהיה 12 בצהריים היום, אני אפסיק את כל מה שאני עושה ואעבוד על הפרויקט הזה." למה? ובכן, הוכח שהפריצה המגובת מדעית הזו, לפי גרנט-הלבורסון, מגבירה באופן ניכר את הסבירות שהאדם יגיע ליעד שנקבע. “לימודים, להראות שסוג זה של תכנון יעזור למוח שלך לזהות ולנצל את ההזדמנות לנקוט בפעולה כשהיא תתעורר."
אל תסמן, תחצה
סימן ביקורת? מספק. חותם קו במשימה? כל כך הרבה יותר. וזה טוב יותר גם למוח שלך. "כאשר אתה משרטט קו דרך משימה שבוצעה היטב, הגיליון שלך מראה את הפרודוקטיביות שלך", אומר פרידמוטר. "תת מודע בריא אוהב להיות פרודוקטיבי אז הפוך את זה חזק וברור לאחר שהושג." ו לזהות ולהתחמם בהישגים זה מה שמיועדת לרשימת מטלות - ומה שהופך מערכת נכונה לכל כך מספק.
