בואו לכייל ציפיות, ממש כאן, בראש. סביר להניח שלא תתעורר ב-4 ותסיים לעשות מדיטציה, פעילות גופנית ורישום ביומן עד 8. מצטער. זה פשוט לא ריאלי עבורך או עבור רוב האנשים, שלא לדבר על ההורים. קריאה על טכניקות ניהול זמן אלו לא תהפוך אותך למישהו שכן.
עכשיו, כשזה לא מסתדר לנו: בואו נדבר על זמן. אתה כנראה מבזבז הרבה מזה. כולנו עושים. הטכנולוגיה המודרנית מקשה על בני אדם להישאר ממוקדים במסלול בודד לאורך זמן. ברגע שקבענו סדר עדיפויות, אנו מושיטים יד לטלפונים שלנו באופן לא מודע או פותחים כרטיסיית דפדפן כי קיבלנו התראה או כי אנו פועלים ללא מחשבה.
למרבה המזל, אפשר להחזיר את הזמן שאבד למכשירים והסחות דעת אחרות ביצירתיות ובמאמץ מודע. מאמן ניהול זמן בקליפורניה אלכסיס האסלברגר, שלקוחותיו כוללים ענקיות טכנולוגיה כמו גוגל וליפט, אומר שבעוד שהוא מנסה לסחוט את הפרודוקטיביות המקסימלית מכל שנייה בדרך כלל גורם לאכזבה ושחיקה, ניצול מושכל של הזמן המוגבל שלנו יכול להוביל לא רק ליותר פרודוקטיביות אלא גם לאישיות הַגשָׁמָה. "בסופו של כל יום, אנחנו צריכים להרגיש שהדברים שעשינו היום היו חשובים יותר מהדברים שלא עשינו", היא אומרת
ביקשנו מהסלברגר וממומחי פרודוקטיביות אחרים טיפים לניהול זמן מהקופסה, לעצות שלהם החל מהפרדה פיזית ממכשירים שגוזלים זמן ועד להקדיש את הזמן שאתה צריך להטעין מחדש. הנה מה שהם המליצו.
1. כבה את ההתראות... לנצח
המכשירים שלנו מצלצלים אלינו כל היום עם חדשות במיילים, הודעות טקסט, חדשות, פעילות במדיה חברתית ועוד. עם הזמן, זה פוגע ביכולת שלנו להניע את האג'נדות שלנו ולקבוע את סדרי העדיפויות שלנו. "כשאנחנו מגיבים כל הזמן, קל לתת ליום לקרות לך", אומר האסלברגר. "אתה מתעורר, בודק את ההודעות שלך, מגיב להן ואז מנסה לעשות דברים. ואז השעה 6 בערב. ועבדת קשה כל היום אבל לא חצית דבר אחד מרשימת המטלות שלך."
לכן היא ממליצה לכבות כמעט את כל ההתראות במכשירים מלבד הודעות פגישות שעוזרות לנו לעמוד בהתחייבויות שנטלנו על אנשים אחרים. אל תדאג להחמיץ משהו דחוף ללא התראות. אם מישהו באמת צריך את תשומת הלב המיידית שלנו הוא יתקשר. "אף אחד לא מסתמך על תקשורת כתובה בשעת חירום", אומר האסלברגר, ומוסיף: "מעולם לא היה לי מישהו להפעיל מחדש את כל ההתראות שלו לאחר מכן."
2. הגדר טיימרים מכוונים לטווח הקשב שלך
מערכת ניהול הזמן של Pomodoro מעודדת אנשים להתמקד במשימה אחת על ידי קביעת מגבלות זמן מפורשות למשך זמן העבודה. פומודורו הוא עגבניה באיטלקית ומקבל את שמה מהטיימרים המיוחדים דמויי העגבניות המשמשים את ממציא הטכניקה פרנצ'סקו צ'ירילו.
Cirillo דגל בפרצי עבודה של 25 דקות של עבודה מתוזמנת אבל האסלברגר מציין שלא צריך להיות נעול ל-25 דקות אם הזמן הזה לא מתאים לך או למשימה.
"לא כל כך הרבה אנשים יכולים לחלק את כל היום שלהם לנתחים של 25 דקות", היא אומרת. במקום זאת, היא ממליצה להתאים את פרק הזמן לטווח הקשב שלך. "אם יש לך תקופת מעצר של 45 דקות, אז למה אתה מפרק את זה באמצע זה", היא שואלת. "או אם יש לך טווח קשב של 10 דקות, למה אתה מנסה להכפיל את זה אם זה רק יהיה בזבוז מאמץ?"
3. Gamify הכל
האתגר של לנסות לנצח את השעון יכול להוסיף אינטנסיביות ודרמה מבורכים למשימות משעממות אחרת. הגדרת טיימר וממהר לסיים לכתוב מייל או לקפל כביסה לפני שהאזעקה מופעלת יכולים להיות דרך יעילה להגביר את הקצב שלנו ולהימנע מהיסחפות לבזבוז זמן של הסחות דעת.
"דברים רבים יכולים לעזור לנו לחשוב על משהו כעל משחק קטן", אומר האסלברגר. "אם יש לי 15 דקות, כמה אימיילים אוכל לעבור? האם אני יכול לעבור יותר ממה שעברתי בפעם האחרונה שהיו לי 15 דקות?" גם אם הטיימר כבה לפני שתסיים, תעשה זאת לנצח, שכן 15 הדקות שהשקעת בעבודה ללא הפרעה כמעט בוודאות מציבות אותך בעמדה טובה יותר מאשר לפניך התחיל.
4. משימות אצווה
קפיצה בין סוגים שונים של עבודה עולה יותר זמן ומאמץ ממה שרובנו חושדים, ומחקרים מראים שזה דורש 25 דקות לאנשים להסתגל למשימה חדשה. משימות אצווה, שבה אנשים מתכננים את לוח הזמנים שלהם כדי לקבץ משימות דומות יחדיו, יכולה להחזיר את הזמן הזה. כאשר העבודה שלך מצפה ממך להיות כוננית כל הזמן, יצירת לוח זמנים של משימות אצווה יכולה להיות מאתגרת אבל זה יכול להיות אפשרי עם יצירתיות.
יועץ עסקי בטקסס דניאל לנגטון מספרת שחלק מהלקוחות שלה הצליחו לקבל את ימיהם עם שיחות טלפון/שיחות זום עד ליומיים בשבוע. "הם הציבו גבולות סביב הזמן שבו היו מוכנים לתזמן שיחות", אומר לנגטון. "זה משאיר את ימי הלא-שיחה פתוחים למשימות שונות לחלוטין."
5. הכפלת גוף
הכפלת הגוף כרוכה בכך שאדם אחר עובד לצידך, באופן אישי או וירטואלי, ששומר עליך דין וחשבון ועומד במשימה. זה מומלץ לעתים קרובות לאנשים המאובחנים עם הפרעת קשב וריכוז ונאבקים בתפקוד ניהולי, ה תהליכים נפשיים מאחורי תכנון, קשב, זיכרון וריבוי משימות. באופן אידיאלי, השותף שלך למתן דין וחשבון מתנהג כמו משגיח צונן אבל עדיין קשוח שנשאר יושב מעל שלך כתף כדי לוודא שאתה לא יורד יותר מדי מהמסלול תוך כדי שהעבודה תהיה נעימה יותר חֶברָה. "זו עשויה להיות אסטרטגיית פרודוקטיביות מועילה לכל מי שנאבק עם ייזום והשלמת משימות", מטפל בקליפורניה נעמי פרננדס אומר.
6. הפוך את הסחות הדעת לבלתי נוחות
כשאתה מרים את הטלפון שלך, לפחות חצי תריסר אמצעי הסחת דעת יעילים ביותר מופיעים מתחת לאגודל שלך. שימוש בטלפון סלולרי עלול להכיל את האוכל נתחים עצומים מיום העבודה שלך אם תאפשר להם. האסלברגר ממליץ לקבץ אפליקציות כמו TikTok, Instagram או Twitter בתיקייה שכותרתה "הזמן מבאס" במרחק כמה שיותר החלקות ממסך הבית של הטלפון.
"אתה עדיין יכול להגיע לדברים האלה, אבל אתה צריך להקליד באינסטגרם או להחליק אליו ולאתר אותו בתיקייה", היא אומרת. ואז אתה מניח את זה ומבין שלא עשית את הדבר שהתכוונתי לעשות כשהרמתי את הטלפון שלי. לפעמים רק קצת חיכוך עוזר מאוד לקבל החלטה.
7. גזר דינו של הטלפון שלך לכלא
עם טלפונים סלולריים, לפעמים זה לא רק כמה אפליקציות רעות שגורמות לבעיה. גם אם אתה אוצר את האפליקציות שלך בזהירות יתרה, אתה עדיין לא יכול לסמוך על עצמך עם טלפון. האסלברגר אומרת שכמה מהלקוחות שלה משתמשים במכולות נעולים בזמן כדי למנוע מעצמם לגשת לטלפונים שלהם בזמן שהם עובדים. הטכניקה עובדת כי נעילת הטלפון מסירה לחלוטין את הפיתוי להרים את הטלפון. "לבני אדם הרבה יותר קל להסיר פיתוי מאשר לעמוד בפניו", אומר האסלברגר.
8. הימר על האם תסיים
עבור חלק, הידיעה שאתה צריך לעשות משהו ושתרוויח מכך שתעשה את הדבר הזה אינה תמריץ מספיק. לפעמים אישור חברתי או כסף צריך להיות על הקו כדי שזה ירגיש אמיתי. אפליקציות כמו סטיקק לאפשר לאנשים להמר כסף על השלמת משימות בזמן. תעשה את זה ואתה מנצח. אם לא חצית את קו הסיום, אתה משלם. לחלופין, אם אינך רוצה להמר על כסף, קבע חבר כשותף למתן דין וחשבון כדי לעקוב אחר ההתקדמות שלך ולתת לך דחיפה לאחור כאשר אתה מתרפס או לא ממשיך. "לעולם לא הייתי עושה את זה באופן אישי, אבל זה יעיל עבור אנשים מסוימים שחובים לציפיות חיצוניות", אומר האסלברגר.
9. תעדוף מנוחה
כשאנחנו עסוקים ומוצפים, השינה הופכת בדרך כלל לנפגע מכיוון שאנחנו צריכים להקדיש את כל שעות הערות שלנו למשימה שאנחנו צריכים להשלים. אבל, מציין לנגטון, לעבוד פחות ולנוח יותר הוא לרוב ניצול טוב יותר של הזמן שלנו מאשר מפגשי עבודה במרתון מסביב לשעון.
"זה אולי נשמע מנוגד לאינטואיציה, אבל עבור אנשים מסוימים, עובד פָּחוֹת למעשה עוזר להם להיות יותר יעיל", היא אומרת. "מדי פעם, אני שואל את הלקוחות שלי אם הם נותנים עדיפות לשינה, תנועה ומנוחה כדי שיוכלו להיות סופר יעילים ויעילים במהלך שעות העבודה שלהם."
בעוד שהצורך בשינה משתנה, מחקרים מראים שאנשים הם בדרך כלל הרבה יותר פרודוקטיבי כשהם נחים היטב. "המוח שלך זקוק לשינה וכשאין לו את זה, אתה יותר רשלני ויותר מוסח", אומר האסלברגר. לא משנה מה אתה מחפש לעשות, זו רק עצה נכונה.
