Laten we de verwachtingen hier bovenaan afstemmen. Je wordt waarschijnlijk niet om vier uur wakker en bent om acht uur klaar met mediteren, sporten en bijhouden van een dagboek. Sorry. Dat is gewoon niet realistisch voor jou en voor de meeste mensen, laat staan voor ouders. Als u over deze tijdmanagementtechnieken leest, verandert u niet in iemand die dat wel is.
Nu we dat uit de weg hebben geruimd: laten we het over tijd hebben. Je verspilt er waarschijnlijk veel van. We doen het allemaal. Moderne technologie maakt het voor mensen moeilijk om zich lang op één spoor te concentreren. Op het moment dat we een prioriteit stellen, grijpen we onbewust naar onze telefoon of openen we een browsertabblad omdat we worden gewenkt door een waarschuwing of omdat we zonder nadenken handelen.
Gelukkig is het mogelijk om de tijd die verloren gaat aan apparaten en andere afleidingen terug te winnen met creativiteit en bewuste inspanning. Timemanagementcoach uit Californië Alexis Haselberger, wiens klanten onder meer technologiegiganten als Google en Lyft zijn, zegt dat terwijl ze proberen maximale productiviteit uit elke seconde te halen, ze meestal resulteert in teleurstelling en burn-out. Een verstandig gebruik van onze beperkte tijd kan niet alleen leiden tot meer productiviteit, maar ook tot meer persoonlijke resultaten vervulling. "Aan het eind van elke dag moeten we het gevoel hebben dat de dingen die we vandaag deden belangrijker waren dan de dingen die we niet deden", zegt ze
We vroegen Haselberger en andere productiviteitsexperts om out-of-the-box timemanagementtips voor hun advies varieerde van het fysiek afscheiden van tijdrovende apparaten tot het nemen van de tijd die nodig is opladen. Dit is wat ze hebben aanbevolen.
1. Schakel meldingen uit... Voor altijd
Onze apparaten blijven de hele dag op ons afkomen met nieuws uit e-mails, sms-berichten, nieuws, activiteiten op sociale media en meer. Na verloop van tijd ondermijnt het ons vermogen om onze eigen agenda’s te bepalen en onze eigen prioriteiten te stellen. “Als we de hele tijd reactief zijn, is het gemakkelijk om de dag over je heen te laten komen”, zegt Haselberger. “Je wordt wakker, controleert je berichten, reageert erop en probeert vervolgens dingen voor elkaar te krijgen. Dan is het 18.00 uur. en je hebt de hele dag hard gewerkt, maar je hebt nog niets van je to-do-lijst kunnen afstrepen.”
Daarom raadt ze aan bijna alle apparaatwaarschuwingen uit te schakelen, afgezien van vergaderingsmeldingen die ons helpen te voldoen aan verplichtingen die we tegenover andere mensen hebben gesteld. Maak je geen zorgen dat je iets dringends mist zonder meldingen. Als iemand echt onze onmiddellijke aandacht nodig heeft, bellen ze. “Niemand vertrouwt in geval van nood op schriftelijke communicatie”, zegt Haselberger, en voegt eraan toe: “Ik heb nog nooit iemand alle meldingen achteraf weer zien inschakelen.”
2. Stel timers in die zijn afgestemd op uw aandachtsspanne
Het tijdmanagementsysteem van Pomodoro moedigt mensen aan zich op één taak te concentreren door expliciete tijdslimieten in te stellen voor hoe lang u werkt. Pomodoro is Italiaans voor tomaat en dankt zijn naam aan de kenmerkende tomaatachtige timers die door de uitvinder van de techniek werden gebruikt Francesco Cirillo.
Cirillo pleitte voor uitbarstingen van 25 minuten getimed werk, maar Haselberger merkt op dat je niet aan 25 minuten hoeft te worden opgesloten als die tijd niet geschikt is voor jou of de taak.
"Niet veel mensen kunnen hun hele dag in stukjes van 25 minuten verdelen", zegt ze. In plaats daarvan adviseert ze om de tijdsperiode aan te passen aan uw aandachtsspanne. “Als je een detentieperiode van 45 minuten hebt, waarom verbreek je die dan middenin de periode”, vraagt ze. “Of als je een aandachtsspanne van tien minuten hebt, waarom probeer je dat dan te verdubbelen als dat alleen maar verspilde moeite is?”
3. Gamificeer alles
De uitdaging om de klok te verslaan kan een welkome intensiteit en drama toevoegen aan anderszins saaie taken. Het instellen van een timer en het haasten om een e-mail te schrijven of de was op te vouwen voordat de wekker afgaat, kan een effectieve manier zijn om ons tempo op te voeren en te voorkomen dat we afglijden naar tijdverspillende afleidingen.
“Er zijn veel dingen die ons kunnen helpen iets als een spelletje te zien”, zegt Haselberger. “Als ik 15 minuten heb, hoeveel e-mails kan ik dan verwerken? Kan ik meer doorstaan dan de laatste keer dat ik 15 minuten had? Zelfs als de timer afgaat voordat je klaar bent, gebeurt dat toch winnen, omdat de 15 minuten die u zonder onderbreking hebt doorgebracht, u vrijwel zeker in een betere positie brengen dan voorheen begonnen.
4. Batchtaken
Het wisselen tussen verschillende soorten arbeid kost meer tijd en moeite dan de meesten van ons vermoeden, en uit onderzoek blijkt dat dit nodig is 25 minuten waarin mensen kunnen wennen aan een nieuwe taak. Batch-tasking, waarbij mensen hun planning opstellen om soortgelijke taken te groeperen, zou die tijd terug kunnen winnen. Wanneer uw baan van u verwacht dat u de hele tijd bereikbaar bent, kan het maken van een batchtakenschema een uitdaging zijn, maar met creativiteit kan dit wel mogelijk zijn.
Bedrijfsadviseur uit Texas Danielle Langton zegt dat sommige van haar klanten hun dagen hebben kunnen vullen met telefoontjes/Zoom-oproepen tot twee dagen per week. "Ze stelden grenzen rond de tijd dat ze bereid waren telefoongesprekken te plannen", zegt Langton. “Het laat de niet-oproepdagen open voor heel andere taken.”
5. Lichaamsverdubbeling
Bij lichaamsverdubbeling gaat het om het hebben van een andere persoon die naast u werkt, persoonlijk of virtueel, die ervoor zorgt dat u verantwoordelijk en gefocust blijft op uw taak. Het wordt vaak aanbevolen voor mensen met de diagnose ADHD en die worstelen met de uitvoerende functie mentale processen achter planning, aandacht, geheugen en multitasking. In het ideale geval gedraagt uw verantwoordingspartner zich als een kille maar toch strenge opzichter die boven uw hoofd blijft zitten schouder om ervoor te zorgen dat u niet te veel van het goede spoor afraakt en tegelijkertijd het werk aangenamer maakt bedrijf. “Het kan een nuttige productiviteitsstrategie zijn voor iedereen die moeite heeft met het initiëren en voltooien van taken”, zegt een Californische therapeut Noëmi Fernandez zegt.
6. Maak afleiding ongemakkelijk
Wanneer je je telefoon oppakt, verschijnen er minstens een zestal uiterst effectieve afleidingsproducten onder je duim. Het gebruik van mobiele telefoons kan opvreten grote delen van uw werkdag als je ze toelaat. Haselberger raadt aan om apps zoals TikTok, Instagram of Twitter te groeperen in een map met de naam ‘time sucks’, die zoveel mogelijk veegbewegingen verwijderd is van het startscherm van de telefoon.
"Je kunt nog steeds bij dat spul komen, maar je moet Instagram intypen of ernaartoe swipen en het in een map lokaliseren", zegt ze. En dan leg je het neer en besef je dat je niet hebt gedaan wat ik van plan was te doen toen ik mijn telefoon pakte. Soms kan een klein beetje wrijving heel nuttig zijn om een beslissing te nemen.
7. Veroordeel uw telefoon tot de gevangenis
Bij mobiele telefoons zijn het soms niet alleen een paar slechte apps die het probleem veroorzaken. Zelfs als je je apps met uiterste zorg beheert, kun je jezelf nog steeds niet vertrouwen met een telefoon. Haselberger zegt dat verschillende van haar klanten getimede, vergrendelde containers gebruiken om te voorkomen dat ze toegang krijgen tot hun telefoons terwijl ze werken. De techniek werkt omdat het vergrendelen van de telefoon de verleiding om de telefoon op te nemen volledig wegneemt. “Het is voor mensen veel gemakkelijker om de verleiding weg te nemen dan om er weerstand aan te bieden”, zegt Haselberger.
8. Wed dat je klaar bent
Voor sommigen is de wetenschap dat je iets moet doen en dat je daar baat bij hebt, niet voldoende stimulans. Soms moet er sociale goedkeuring of geld op het spel staan om het echt te laten voelen. Apps zoals Stokk mensen in staat stellen geld in te zetten om taken op tijd af te ronden. Doe het en je wint. Als je de finish niet haalt, betaal je. Of, als u geen geld wilt inzetten, wijs dan een vriend aan als verantwoordingspartner om uw voortgang bij te houden en u een duwtje in de rug te geven als u niet doorgaat of niet doorgaat. “Persoonlijk zou ik dit nooit doen, maar het is effectief voor sommige mensen die afhankelijk zijn van externe verwachtingen”, zegt Haselberger.
9. Geef prioriteit aan rust
Als we het druk hebben en overweldigd zijn, wordt de slaap meestal een slachtoffer, omdat we al onze wakkere uren moeten besteden aan de taak die we moeten voltooien. Maar, merkt Langton op, minder werken en meer rusten is vaak een betere besteding van onze tijd dan 24-uurs marathonwerksessies.
“Het klinkt misschien contra-intuïtief, maar voor sommige mensen werkt het minder helpt ze daar eigenlijk bij meer effectief”, zegt ze. “Af en toe vraag ik mijn cliënten of ze prioriteit geven aan slaap, beweging en rust, zodat ze tijdens hun werkuren super effectief en efficiënt kunnen zijn.”
Hoewel de behoefte aan slaap varieert, blijkt uit onderzoek dat mensen dat over het algemeen ook doen veel productiever als ze goed uitgerust zijn. “Je brein heeft slaap nodig, en als dat niet het geval is, ben je zorgelozer en sneller afgeleid”, zegt Haselberger. Wat u ook wilt doen, dat is slechts een goed advies.
