Vamos calibrar as expectativas, aqui mesmo, no topo. Você provavelmente não vai acordar às 4 e terminar de meditar, fazer exercícios e registrar um diário às 8. Desculpe. Isso simplesmente não é realista para você ou para a maioria das pessoas, muito menos para os pais. Ler sobre essas técnicas de gerenciamento de tempo não o transformará em alguém que o é.
Agora que já esclarecemos isso: vamos falar sobre o tempo. Você provavelmente está desperdiçando muito. Todos nós fazemos. A tecnologia moderna torna difícil para os humanos manterem o foco em uma única pista por muito tempo. No momento em que definimos uma prioridade, inconscientemente pegamos nossos telefones ou abrimos uma aba do navegador porque recebemos um alerta ou porque estamos agindo sem pensar.
Felizmente, é possível recuperar o tempo perdido com dispositivos e outras distrações com criatividade e esforço consciente. Treinador de gerenciamento de tempo na Califórnia Alexis Haselberger, cujos clientes incluem gigantes da tecnologia como Google e Lyft, diz que, embora tente extrair o máximo de produtividade de cada segundo, geralmente resulta em decepção e esgotamento, fazer uso sábio de nosso tempo limitado pode levar não apenas a mais produtividade, mas também a pessoal cumprimento. “No final de cada dia, deveríamos sentir que as coisas que fizemos hoje foram mais importantes do que as coisas que não fizemos”, diz ela
Pedimos a Haselberger e a outros especialistas em produtividade dicas prontas para usar sobre gerenciamento de tempo, seus conselhos varia desde separar-se fisicamente de dispositivos demorados até dedicar o tempo necessário para recarrega. Aqui está o que eles recomendaram.
1. Desligue as notificações… para sempre
Nossos dispositivos nos acompanham o dia todo com notícias por e-mail, mensagens de texto, notícias, atividades nas redes sociais e muito mais. Com o tempo, isso prejudica a nossa capacidade de conduzir as nossas próprias agendas e definir as nossas próprias prioridades. “Quando somos reativos o tempo todo, é fácil deixar o dia acontecer com você”, diz Haselberger. “Você acorda, verifica suas mensagens, responde e depois tenta fazer as coisas. Então são 18h. e você trabalhou duro o dia todo, mas não riscou nada da sua lista de tarefas.”
É por isso que ela recomenda desligar quase todos os alertas do dispositivo, exceto as notificações de reuniões que nos ajudam a cumprir as obrigações que assumimos com outras pessoas. Não se preocupe em perder algo urgente sem notificações. Se alguém realmente precisar de nossa atenção imediata, ele ligará. “Ninguém depende da comunicação escrita em uma emergência”, diz Haselberger, acrescentando: “Nunca alguém reativou todas as notificações depois”.
2. Defina temporizadores ajustados à sua capacidade de atenção
O sistema de gerenciamento de tempo Pomodoro incentiva as pessoas a se concentrarem em uma única tarefa, estabelecendo limites de tempo explícitos para quanto tempo você trabalha. Pomodoro significa tomate em italiano e recebe o nome dos distintos cronômetros semelhantes a tomate usados pelo inventor da técnica. Francisco Cirillo.
Cirillo defendeu períodos de trabalho cronometrado de 25 minutos, mas Haselberger observa que você não precisa ficar preso a 25 minutos se esse tempo não for adequado para você ou para a tarefa.
“Poucas pessoas conseguem dividir o dia inteiro em pedaços de 25 minutos”, diz ela. Em vez disso, ela aconselha combinar o período de tempo com a sua capacidade de atenção. “Se você tem um período de detenção de 45 minutos, então por que você o interrompe no meio disso?”, ela pergunta. “Ou se você tem uma capacidade de atenção de 10 minutos, por que está tentando dobrar isso se isso vai ser apenas um esforço desperdiçado?”
3. Gamifique tudo
O desafio de tentar vencer o relógio pode adicionar intensidade e drama bem-vindos a tarefas que de outra forma seriam chatas. Definir um cronômetro e correr para terminar de escrever um e-mail ou dobrar a roupa antes que o alarme toque pode ser uma maneira eficaz de acelerar o ritmo e evitar distrações que desperdiçam tempo.
“Muitas coisas podem nos ajudar a pensar em algo como um joguinho”, diz Haselberger. “Se eu tiver 15 minutos, quantos e-mails posso receber? Posso passar mais do que da última vez que tive 15 minutos?” Mesmo que o cronômetro apague antes de terminar, você vencer, pois os 15 minutos que você passou trabalhando sem interrupção quase certamente o colocarão em uma posição melhor do que antes iniciado.
4. Tarefas em lote
Pular entre diferentes tipos de trabalho custa mais tempo e esforço do que a maioria de nós suspeita, e pesquisas sugerem que é preciso 25 minutos para as pessoas se acostumarem com uma nova tarefa. As tarefas em lote, nas quais as pessoas projetam sua programação para agrupar tarefas semelhantes, podem recuperar esse tempo. Quando seu trabalho exige que você esteja de plantão o tempo todo, criar um cronograma de tarefas em lote pode ser desafiador, mas pode ser possível com criatividade.
Consultor de negócios Texas Danielle Langton diz que alguns de seus clientes conseguiram passar o dia com ligações / ligações Zoom até dois dias por semana. “Eles estabeleceram limites em torno do horário em que estavam dispostos a agendar ligações”, diz Langton. “Isso deixa os dias sem ligações abertos para tarefas completamente diferentes.”
5. Duplicação de corpo
A duplicação corporal envolve ter outra pessoa trabalhando ao seu lado, seja pessoalmente ou virtualmente, que o mantém responsável e concentrado na tarefa. Muitas vezes é recomendado para pessoas com diagnóstico de TDAH e que lutam com funções executivas, o processos mentais por trás do planejamento, atenção, memória e multitarefa. Idealmente, o seu parceiro de responsabilidade age como um supervisor frio, mas ainda severo, que permanece empoleirado sobre o seu ombro para ter certeza de que você não está se desviando muito e ao mesmo tempo tornando o trabalho mais agradável por meio de seus empresa. “Pode ser uma estratégia de produtividade útil para quem tem dificuldade em iniciar e concluir tarefas”, terapeuta da Califórnia Noemi Fernández diz.
6. Torne as distrações inconvenientes
Quando você pega o telefone, pelo menos meia dúzia de meios de distração extremamente eficazes aparecem sob seu controle. O uso do telefone celular pode consumir grandes partes do seu dia de trabalho se você permitir. Haselberger recomenda agrupar aplicativos como TikTok, Instagram ou Twitter em uma pasta chamada “o tempo é uma merda”, que fica o máximo possível de deslizar para longe da tela inicial do telefone.
“Você ainda pode acessar essas coisas, mas precisa digitar Instagram ou deslizar até ele e localizá-lo em uma pasta”, diz ela. E então você o larga e percebe que não fez o que eu pretendia fazer quando peguei meu telefone. Às vezes, apenas ter um pouco de atrito é realmente útil para tomar uma decisão.
7. Condene seu telefone à prisão
Com telefones celulares, às vezes não são apenas alguns aplicativos ruins que causam o problema. Mesmo que você organize seus aplicativos com extremo cuidado, ainda não poderá confiar em um telefone. Haselberger diz que vários de seus clientes usam contêineres bloqueados por tempo para evitar que acessem seus telefones enquanto trabalham. A técnica funciona porque bloquear o telefone elimina completamente a tentação de atender o telefone. “É muito mais fácil para os humanos eliminar a tentação do que resistir a ela”, diz Haselberger.
8. Aposte se você vai terminar
Para alguns, saber que você precisa fazer algo e que se beneficiará com isso não é incentivo suficiente. Às vezes, a aprovação social ou o dinheiro precisam estar em jogo para que pareçam reais. Aplicativos como Stickk permitir que as pessoas apostem dinheiro na conclusão de tarefas a tempo. Faça isso e você vencerá. Se você não cruzou a linha de chegada, você paga. Ou, se você não quiser apostar dinheiro, designe um amigo como parceiro de responsabilidade para acompanhar seu progresso e reagir quando você relaxar ou não prosseguir. “Eu nunca faria isso pessoalmente, mas é eficaz para algumas pessoas que estão em dívida com expectativas externas”, diz Haselberger.
9. Priorize o descanso
Quando estamos ocupados e sobrecarregados, o sono geralmente se torna uma vítima porque precisamos dedicar todas as nossas horas de vigília à tarefa que precisamos realizar. Mas, observa Langton, trabalhar menos e descansar mais costuma ser um uso melhor do nosso tempo do que maratonas de trabalho 24 horas por dia.
“Pode parecer contra-intuitivo, mas para algumas pessoas, trabalhar menos na verdade os ajuda a ser mais eficaz”, diz ela. “De vez em quando, pergunto aos meus clientes se eles estão priorizando o sono, o movimento e o descanso para que possam ser supereficazes e eficientes durante o horário de trabalho.”
Embora a necessidade de dormir varie, pesquisas mostram que as pessoas geralmente muito mais produtivos quando estão bem descansados. “Seu cérebro precisa dormir e quando não o dorme, você fica mais descuidado e mais distraído”, diz Haselberger. O que quer que você esteja procurando fazer, isso é apenas um bom conselho.
