Então, você contratou um babá. Ao contrário de sua sobrinha de 15 anos, que cobra US $ 10 por hora e o máximo do sorvete na geladeira como ela quer cuidar de seu filho por uma noite, sua babá é profissional e deve ser paga como tal. Isso significa contabilizar itens da folha de pagamento, como impostos e benefícios. Isso fornece proteções e bônus de longo prazo para você e para a pessoa que está empregando. A babá ganha acesso a benefícios como Medicare e Previdência Social, enquanto você sabe que tem tudo sob controle - incluindo os impostos da babá - no dia 15 de abril.
Então, como você paga uma babá da maneira certa e que papelada precisa ser preenchida? Aqui está o que você precisa saber.
Impostos para babás e como pagá-los
Se você planeja pagar à sua babá mais de US $ 2.200 por ano - ou uma média de pelo menos US $ 183 por mês - você precisa pagar impostos. E, sim, você deve pagá-los. Na verdade, você e sua babá estão em uma posição melhor ao pagar e relatar impostos - com incentivos fiscais para você e benefícios para eles. Também é a lei.
“Fazemos isso não apenas para seguir a lei, mas porque é a coisa moralmente certa a se fazer”, diz pai e especialista em direito do trabalho Michael Oswalt, Professor Associado da Northern Illinois University College of Law. “As babás são funcionárias, não contratadas independentes”.
Como todas as nossas proteções de emprego dependem do status de emprego, acrescenta Oswalt, classificar incorretamente uma babá nega a elas as poucas proteções de rede de segurança que existem. “O trabalho de assistência domiciliar já é precário e, muitas vezes, mal pago”, diz ele. “A classificação errada aumenta a vulnerabilidade.” Por que fazer isso com alguém - especialmente com alguém que cuida de seu filho?
O pagamento de impostos de babá qualifica sua babá para subsídios de saúde, seguro-desemprego caso ela perca o emprego sem culpa de seu próprio (ou seja, uma pandemia), histórico de emprego verificável para solicitar empréstimos e Seguro Social e Medicare para quando eles se aposentar.
Além da economia potencial de impostos, pagar impostos sobre babás permite que você fique tranquilo, pois o IRS não vai bater à sua porta. Se você for pego por não pagar - como quando sua ex-babá se candidata ao desemprego depois que seu filho entra na escola em tempo integral e o O escritório de desemprego vê que você não pagou nenhum imposto - você pode esperar uma auditoria, impostos atrasados mais multas e juros e, potencialmente, impostos acusações de evasão. Isso não termina bem para ninguém.
Como pagar uma babá: pagamento, papelada e impostos
Agora que você está convencido de que deve pagar impostos sobre babás, há um pouco de papelada para resolver. Embora dependa, o cenário mais provável é que a papelada seja necessária para os impostos federais e estaduais.
“Muitas leis trabalhistas variam em cada estado, então as proteções fornecidas pelo status do funcionário podem ser diferentes”, diz Oswalt. Por exemplo, em Illinois, onde Oswalt reside, ele é obrigado a conceder licença médica remunerada à babá. Isso não é verdade em outros lugares.
Um serviço como HomePay da Care.com vai cuidar da maioria dos detalhes (depósito direto, gerando o W-2, repartir todos os impostos, te falar se você precisa comprar comp (s) de trabalho (s), etc.), mas se você está indo pelo caminho do faça-você-mesmo, é importante seguir estes degraus:
1. Obtenha um EIN e preencha um formulário I-9, um W-4 e um formulário de retenção na fonte do estado
Como empregador da sua babá, você precisa de um Número de Identificação do Empregador (EIN) federal. Inscreva-se para um online. Sua babá deve preencher um I-9, uma formulário W-4 federal (PDF), e um formulário de retenção na fonte se o seu estado cobra imposto de renda.
2. Pague o salário da sua babá
Calcule as horas de sua babá, multiplique pela taxa horária e adicione o pagamento das horas extras para obter o valor bruto (antes de impostos) que você deve. Subtraia os impostos da Previdência Social e do Medicare, impostos de renda e quaisquer outros impostos estaduais ou locais que possam ser aplicados - geralmente cerca de 10% do salário bruto. A rede é o pagamento líquido de sua babá, então corte esse cheque.
3. Pague os impostos da babá
O que você deduziu do pagamento de sua babá é o que você precisa enviar para o IRS e para a agência tributária do seu estado. Pague seus impostos federais estimados (1040) online ou pelo correio - faça isso a cada três meses para evitar multas por pagamento insuficiente e juros. Os requisitos do seu estado podem ser diferentes, portanto, verifique-os e pague também, se necessário.
4. Preparação para declaração de impostos
Assim que o ano terminar, você precisará preencher mais alguns formulários para o prazo final de impostos de abril. Forneça à sua babá um W-2 para suas declarações de imposto de renda e apresentar uma cópia W-2 A e W-3 à Administração da Segurança Social. Você também pode precisar preencher um Formulário de Reconciliação Anual se seu estado assim exigir. Finalmente, você precisará enviar um Anexo H, que permite que você relate os impostos sobre o emprego doméstico, com sua declaração de imposto de renda federal.
Usando um compartilhamento de babá? Aqui está Como Impostos e Pagamentos Trabalhar
Você está usando um serviço de babá compartilhado para dividir os custos de creche com outra família? Vocês dois precisarão seguir as etapas acima para se estabelecerem como empregadores domésticos com o IRS e seu estado, pague a babá separadamente, retenha e remeta os impostos apropriados ao IRS e Estado. E certifique-se de que as taxas combinadas que você está pagando somam o salário mínimo em sua área.
Seguir as regras quando se trata de pagar uma babá ou zelador de forma justa e de acordo com os livros garante que eles recebam todos os benefícios legais do trabalho que realizam. Esses funcionários muitas vezes se tornam membros da família; é importante ver que eles recebem o máximo que você pode dar.
