Så du har anställt en barnflicka. Till skillnad från din 15-åriga systerdotter som debiterar dig 10 USD i timmen och lika mycket av glassen i kylen eftersom hon vill titta på ditt barn för en kväll, är din barnflicka en professionell och bör få betalt som sådan. Det innebär att redovisa löneposter som skatter och förmåner. Detta ger långsiktiga skydd och bonusar för både dig och den person du anställer. Barnskötaren får tillgång till sådana förmåner som Medicare och social trygghet, medan du vet att du har allt uppspärrat - inklusive barnskötareskatter - den 15 april.
Så hur betalar du en barnskötare på rätt sätt och vilka papper behöver fyllas i? Här är vad du behöver veta.
Nanny-skatter och hur man betalar dem
Om du planerar att betala din barnskötare mer än 2 200 USD år – eller i genomsnitt minst 183 USD per månad – måste du betala skatt. Och ja, du borde betala dem. Faktum är att både du och din barnflicka har det bättre när du betalar och rapporterar skatter – med skattelättnader för dig och förmåner för dem. Det är också lagen.
"Vi gör det inte bara för att följa lagen utan för att det är det moraliskt rätta att göra", säger pappa och expert på arbetsrätt. Michael Oswalt, docent vid Northern Illinois University College of Law. "Nannies är anställda, inte oberoende entreprenörer."
Eftersom alla våra anställningsskydd beror på anställningsstatus, tillägger Oswalt, felklassificering av en barnflicka förnekar dem de få skyddsnät som finns. "Hemvården är redan osäkra och ofta dåligt betalt", säger han. "Felklassificering förvärrar sårbarheten." Varför göra det mot någon - speciellt mot någon som tar hand om ditt barn?
Att betala barnskötare skatt kvalificerar din barnskötare för sjukvårdssubventioner, arbetslöshetsersättning om de skulle förlora jobbet på grund av sin egen (d.v.s. en pandemi), verifierbar anställningshistorik för att ansöka om lån, och Social Security och Medicare när de avgå.
Förutom potentiella skattebesparingar kan du genom att betala nannyskatter vara lugn så att IRS inte kommer att knacka på. Om du åker fast för att du inte betalade — som när din före detta barnskötare ansöker om arbetslöshet efter att ditt barn går in i skolan på heltid och arbetslöshetskontoret ser att du inte har betalat några skatter - du kan förvänta dig en revision, restskatter plus straffavgifter och räntor och eventuellt skatt skatteflykt. Det slutar inte bra för någon.
Hur man betalar en barnskötare: betalning, pappersarbete och skatter
Nu när du är övertygad om att du ska betala barnskötareskatter finns det lite pappersarbete att ta itu med. Även om det beror på, är det mest troliga scenariot att pappersarbete behövs för både federala och statliga skatter.
"Många anställningslagar varierar beroende på stat, så skyddet som tillhandahålls av anställds status kan skilja sig åt," säger Oswalt. Till exempel, i Illinois där Oswalt bor, måste han förse deras barnflicka med betald sjukskrivning. Det är inte sant någon annanstans.
En tjänst som Care.coms HomePay kommer att ta hand om de flesta detaljerna (direkt insättning, generering av W-2, fördela alla skatter, berätta om du behöver köpa arbetarkompetens, etc.), men om du går DIY-vägen är det viktigt att följa dessa steg:
1. Skaffa ett EIN och fyll i ett I-9, ett W-4 och ett statligt källskatteformulär
Som din barnskötares arbetsgivare behöver du ett federalt arbetsgivarnummer (EIN). Ansök om en online. Din barnskötare bör fylla i en I-9, a federalt W-4-formulär (PDF), och ett statligt innehållsformulär om ditt tillstånd samlar in inkomstskatt.
2. Betala din barnskötares lön
Räkna din barnskötares timmar, multiplicera det med deras timpris och lägg till övertidsersättning för att få det bruttobelopp (före skatt) du är skyldig. Subtrahera socialförsäkrings- och Medicare-skatter, inkomstskatter och andra statliga eller lokala skatter som kan gälla - i allmänhet cirka 10 procent av bruttolönen. Nätet är din barnflickors hemlön, så klipp av den checken.
3. Betala Nanny-skatter
Det du drar av från din barnskötares lön är vad du behöver skicka till IRS och din statliga skattemyndighet. Betala dina beräknade federala skatter (1040) online eller via post — Gör det var tredje månad för att undvika underbetalningsavgifter och räntor. Din delstats krav kan skilja sig, så dubbelkolla dem och betala det också, om det behövs.
4. Förberedelse för skattedeklaration
När året är slut måste du fylla i några fler formulär för aprils skattedeadline. Ge din barnflicka en W-2 för sina inkomstdeklarationer och lämna in en W-2 kopia A och W-3 till Social Security Administration. Du kan också behöva fylla i ett årligt avstämningsformulär om din stat kräver det. Slutligen måste du skicka in en Schema H, vilket gör att du kan rapportera hushållens sysselsättningsskatter, med din federala inkomstdeklaration.
Använder du en Nanny Share? Här är Hur skatter och betalningar Arbete
Använder du en nanny share-tjänst för att dela barnomsorgskostnader med en annan familj? Ni måste båda följa stegen ovan för att etablera er som hushållsarbetsgivare hos IRS och din stat, betala barnskötaren separat, och hålla inne och betala in lämpliga skatter till IRS och stat. Och se till att de kombinerade priserna du betalar stämmer överens med minimilönen i ditt område.
Att följa reglerna när det gäller att betala en barnskötare eller vaktmästare rättvist och enligt böckerna säkerställer att de får alla juridiska fördelar av det arbete de utför. Dessa anställda blir ofta medlemmar av familjen; det är viktigt att se att de ges det mesta du kan ge.
