За родителите, мениджъри на времеt винаги е сложно. Но сега, на фона на пандемията на COVID, това е още по-трудно. Когато започна пандемията и много родители бяха всмукани в работа от вкъщи-with-kids vortex, с професионалния и семейния живот, хвърлени в космически блендер, настроен на “Eff Up”. Всички граници, които бяхме установили между двете, бяха унищожени. Досега това изявление е събрало прах. Но това все още е вярно - и всички ние търсим начини да се организираме, за да постигнем всичко, което трябва да свършим.
Техника за управление на времето, която е особено полезна за родителите, е таймбоксът. Timeboxing е календарно базирана практика, която отново налага граници на вашия ден (вашето време) с предварително определени блокове от време (кутии). Вие просто отделяте определено време за определена задача. Ефектът е производителност, когато работите и родител и почивате, когато не сте. Звучи ли просто? Добре - защото е така. Но това не го прави по-малко полезен. Ето защо родителите трябва да се научат как да определят времето.
И така, какво е Timeboxing?
Timeboxing е техника за управление на времето, която включва предварително присвояване на фиксирани единици време на дейност или задача и след това завършване на тази дейност или задача през определения период от време. Всяка задача, без значение колко голяма или малка, получава специфично времево поле, което служи като краен срок. Това е вашето време да го направите. Това е както принцип на организиране, така и техника за управление на времето, която ви кара да осъзнаете остро какво трябва да направите и колко време трябва да отделите за това. На практика определянето на задачи замества списъка със задачи с календар: всеки път, когато има нова дейност, която трябва да направите, вие посвещавате определен период от време във вашия график, за да се справите с него (т.е. да го поставите в календара си), и след това се ангажирайте да го направите в това „времево поле“.
Защо Timeboxing работи
„Timeboxing работи, защото нарушава закона на Паркинсон“, казва експертът по производителността Пол Рулкенс, президент на Agrippa Consulting International, чиито клиенти включват McKinsey, Uber и ExxonMobil. Законът на Паркинсон гласи, че времето, което използвате за извършване на дейност, е времето, което сте планирали за дейността. Ако планирате среща за един час, ще се срещнете за един час – независимо дали сте завършили това, което е необходимо само за 10 минути.
„С timeboxing прилагате правилото 80-20 към времето си – извличате 80 процента от стойността си от 20 процента от времето си“, казва Рулкенс. „Когато ограничите времето, което ще отделите за дадена задача, ще получите 90 до 95 процента от стойността на времето си. Добавянето на време извън това е пропиляна стойност; краят на времето, прекарано в нещо, е най-малко продуктивно."
Timeboxing ви принуждава да мислите колко време изисква една задача. И като блокирате времето в календара си, за да го направите, вие сте отделили необходимото време. Ако споделяте календара си с колеги, те не трябва да могат да ви насрочват за нищо друго през това време. По същия начин, ако споделяте задълженията за отглеждане на деца у дома с партньора си, той трябва да ви даде необходимото време за работа, без прекъсване.
Когато поставяте таймбокс, вие прекъсвате отлагането при паса; дори задачите, които не искате да вършите, са разпределено време в календара ви, така че можете да отделите време, за да ги свършите.
Времевите кутии са стъпки от една до две минути или до няколко часа - но не трябва да са толкова дълги, че да са смущаващи. Част от това, което прави времевите кутии ефективни, е, че те са ограничени – перфекционистите не могат да надхвърлят времето, което е определено, за да го направят точно, а творците ще се съсредоточат по-добре, като се има предвид допълнителното чувство за неотложност.
„Важното е, че се фокусирате върху успеха, а не върху съвършенството“, казва Рулкен.
Как да използвате Timebox: 10 правила, които да следвате
Timeboxing изглежда просто - и е така. Но за да го направите правилно, трябва да имате предвид някои принципи. Тук, според Rulken, са някои съвети за подобряване на производителността при времеви бокс.
- Приложете правилото за две минути: Ако можете да адресирате имейл за две минути или по-малко, отговорете веднага след като прочетете. Ако отнема повече от две минути, отговорете по-късно и поставете бележка за действие в списъка си с действия. „Използвайте таймер за яйца или телефона си, за да се тренирате да се придържате към правилото за две минути“, казва Рулкен.
- Нарушете закона на Паркинсон: Законът на Паркинсон гласи, че една задача ще продължи цялото време, което предоставяте. Отделете половината от обичайното време за имейла си и резултатите ви ще бъдат същите или дори по-добри.
- Вашата входяща кутия не е вашият списък с действия: Създайте отделен списък с действия. Използвайте имейла си като вход за този списък с действия. И не използвайте входящата си кутия за напомняния за действие.
- Безмилостно прилагайте „стратегическо отказване“: Способността ви да се откажете стратегически е равна на способността ви да успеете. „„Повече работа“ вече не е отговорът на „твърде много за вършене“, казва Рулкен. Затова винаги се фокусирайте върху спирането на съществуващи дейности, които не са най-доброто и най-доброто използване на времето ви. „В резултат на това стават налични повече време, енергия и пари, за да се съсредоточите върху правенето на по-ценни неща“, казва Рулкен.
- Практикувайте и се адаптирайте: „Таймбоксът е навик“, казва Рулкен. „След като започнете да изграждате навика, ставате по-добри в него. Първите няколко пъти, когато го направите, ще трябва да се адаптирате – да калибрирате. Отговаряте на въпроса „Колко време отнема конкретна задача?“ След като сте в мисленето за таймбокс, ставате все по-добри и станете умели в оценката на времето, което ви е необходимо, за да стигнете до 80-90 процента от стойността на времето си, за да успеете." Не се притеснявайте - няма да отнеме дълго. Очаквайте да подобрите способностите си за оценка до няколко дни.
- Бъдете гъвкави, особено в началото: Какво правите, ако сте подценили колко време ви е необходимо, за да завършите дадена задача? Направете друго времева кутия. „Ако се ударите в стена и установите, че след вашия, да речем, двучасов график, вашият отчет не е готов, поставете друго времево поле около „Финализиране на отчета““, казва Рулкен. „Ще бъдете много по-фокусирани върху резултатите и финала.“
- Познайте своя „златен час“: Не, златният час не е кога да снимате детето си – това е, когато сте най-продуктивни. „Моят е между 7 сутринта и 10 сутринта“, казва Рулкен. „Ако разбирате вашите, ще бъдете експоненциално по-продуктивни, като планирате задачи през това време.“
- Дайте приоритет: Въпреки че бихте могли да приложите времеви бокс към всички входящи задачи, трябва да правите разлика между смислена работа и несъществени дейности, както и времето, прекарано във взаимоотношения. „Най-лошото използване на времето ви е да правите нещо, което не е необходимо да се прави на първо място“, казва Рулкен. „Прилагане на таймбокс към високи приоритети.“ Рулкен отделя момент в края на всеки ден, за да определи трите най-важни неща, които трябва да завърши на следващия ден. „Фокусът ми е „Няма да си почина, докато не свършат тези три неща“, казва Рулкен. И докато таймбоксът трябва да се прилага за домакински дейности - преместване на тревата, например - не отделяйте времето си с децата си. „Децата дават приоритет на времето, което прекарвате с тях“, казва Рулкен. „Не качеството на времето е важно за тях. Прекарването на време с детето ви не означава завършване на задача."
- „Погълни жабата“: Когато сте в график, насрочете най-страшната си дейност или проект като първото нещо, което правите този ден. „Започнете деня си, като изядете жабата си – нещото, от което се съпротивлявате или се страхувате най-много“, казва Рулкен. „Като ядете тази жаба, ще почувствате, че нищо не може да ви събори – ще бъдете много по-продуктивни и това ще ви помогне да постигнете най-голям напредък в нещата, които трябва да правите най-много.
Инструменти за Timeboxing: Три приложения за управление на времето, които да опитате
Rulken използва таймер за яйца и онлайн календар за времева кутия. „Таймерът за яйца е чудесен инструмент за ограничаване до две минути за входящата си поща“, казва Рулкен. „В крайна сметка мозъкът ви ще разбере какво са две минути и как да се фокусирате. Докато не изградите своя вътрешен часовник, тренирайте мозъка си с таймер за яйца." Но има и някои приложения, които могат да ви помогнат през целия процес. Ето три приложения за времеви бокс, които да опитате.
Clockify е приложение за проследяване на времето, което ви позволява да дефинирате и проследявате времето, което прекарвате в задачи в реално време и след това да анализирате дали сте постигнали целите си.
Усилвател на фокуса е приложение за проследяване на времето за прилагане на техниката Pomodoro, техника за производителност, която допълва таймбоксинга, като разделя работата на 25-минутни сесии, последвани от петминутни паузи.
Focusmate е виртуален инструмент за съвместна работа, който осигурява отговорност за извършване на нещата. Сесиите се планират самостоятелно, с продължителност 50 минути и започват с това, че поздравявате партньора си и декларирате целта си. Работите в тандем и се регистрирате в края на сесията.
