pro rodiče, manažeři časuto je vždy složité. Ale teď, uprostřed pandemie COVID, je to o to těžší. Když pandemie začala a mnoho rodičů bylo vtaženo do a práce z domova- vortex s dětmi, s profesionálním a rodinným životem vhozeným do kosmického mixéru nastaveného na „Eff Up“. Jakékoli hranice, které jsme mezi nimi stanovili, byly zničeny. Touhle dobou se na toto prohlášení zaprášilo. Ale stále to platí – a všichni hledáme způsoby, jak se zorganizovat, abychom dosáhli všeho, co je potřeba udělat.
Technikou řízení času, která je zvláště užitečná pro rodiče, je timeboxing. Timeboxing je praxe založená na kalendáři, která znovu ukládá hranice vašeho dne (váš čas) pomocí předem určených časových bloků (boxů). Jednoduše věnujete určitému úkolu určitou časovou schránku. Efektem je produktivita, když pracujete a máte rodiče a odpočíváte, když nejste. Zní to jednoduše? Dobré – protože je. Ale to neznamená, že je to méně užitečné. Zde je důvod, proč by se rodiče měli naučit, jak časovat.
Takže, co je timeboxing?
Timeboxing je technika řízení času, která zahrnuje přiřazení pevných jednotek času činnosti nebo úkolu předem a následné dokončení této činnosti nebo úkolu během určeného časového rámce. Každý úkol, bez ohledu na to, jak velký nebo malý, má konkrétní časový rámeček, který slouží jako konečný termín. To je váš čas to udělat. Je to jak princip organizace, tak technika řízení času, díky které si jasně uvědomíte, co musíte udělat a kolik času byste tomu měli věnovat. V praxi označení úkolů nahrazuje seznam úkolů kalendářem: kdykoli je pro vás nová činnost, kterou musíte udělat, věnujete konkrétní množství času ve vašem plánu, abyste to zvládli (tj. zapsali si to do kalendáře) a pak se zavázali, že to uděláte v tomto „časovém rámečku“.
Proč Timeboxing funguje
„Timeboxing funguje, protože porušuje Parkinsonův zákon,“ říká expert na produktivitu Paul Rulkens, prezident společnosti Agrippa Consulting International, mezi jejíž klienty patří McKinsey, Uber a ExxonMobil. Parkinsonův zákon říká, že čas, který využijete k nějaké aktivitě, je čas, který jste si na aktivitu naplánovali. Pokud naplánujete schůzku na jednu hodinu, setkáte se na jednu hodinu – bez ohledu na to, zda jste dokončili to, co jste potřebovali, za pouhých 10 minut.
„S timeboxingem aplikujete na svůj čas pravidlo 80-20 – 80 procent své hodnoty odvodíte z 20 procent vašeho času,“ říká Rulkens. „Když omezíte množství času, který strávíte nad úkolem, získáte 90 až 95 procent hodnoty vašeho času. Přidávání času navíc je promarněná hodnota; konec vašeho času stráveného něčím je vaše nejméně produktivní.“
Timeboxing vás nutí přemýšlet, kolik času úkol vyžaduje. A zablokováním času v kalendáři, abyste to udělali, jste získali potřebný čas. Pokud sdílíte svůj kalendář se spolupracovníky, neměli by mít možnost vám na tuto dobu naplánovat nic jiného. Podobně, pokud sdílíte domácí povinnosti týkající se výchovy dětí se svým partnerem, měli by vám poskytnout čas, který potřebujete na práci, bez přerušení.
Když dáte čas do boxu, přerušíte prokrastinaci na průsmyku; dokonce i úkoly, které nechcete dělat, máte v kalendáři vyhrazený čas, takže čas můžete věnovat i jejich plnění.
Časové intervaly jsou přírůstky tak malé, jako je jedna až dvě minuty nebo velké jako několik hodin – ale neměly by být tak dlouhé, aby byly zastrašující. Část toho, co dělá časové rámečky efektivní, je to, že jsou omezené – perfekcionisté nemohou překročit vyhrazený čas, aby to udělali tak akorát, a kreativci se lépe soustředí vzhledem k přidanému pocitu naléhavosti.
„Důležité je, že se soustředíte spíše na úspěch než na dokonalost,“ říká Rulken.
Jak na Timebox: 10 pravidel, která je třeba dodržovat
Timeboxing se zdá jednoduchý – a také je. Ale aby to bylo správně, je třeba mít na paměti několik zásad. Zde je podle Rulkena několik tipů pro zlepšení produktivity při timeboxu.
- Použijte pravidlo dvou minut: Pokud můžete e-mail adresovat do dvou minut nebo méně, odpovězte ihned po přečtení. Pokud to trvá déle než dvě minuty, odpovězte později a zapište poznámku k akci na seznam akcí. „Použijte časovač na vajíčka nebo telefon, abyste se naučili dodržovat pravidlo dvou minut,“ říká Rulken.
- Porušte Parkinsonův zákon: Parkinsonův zákon říká, že úkol bude trvat celou dobu, kterou mu dáte k dispozici. Vyhraďte si na svůj e-mail polovinu obvyklého času a vaše výsledky budou stejné nebo dokonce lepší.
- Vaše doručená pošta není váš seznam akcí: Vytvořte samostatný seznam akcí. Použijte svůj e-mail jako vstup pro tento seznam akcí. A nepoužívejte doručenou poštu pro připomenutí akcí.
- Bezohledně aplikujte „strategické odvykání“: Vaše schopnost strategicky skončit se rovná vaší schopnosti uspět. „‚Více práce‘ už není odpovědí na ‚příliš mnoho práce‘,“ říká Rulken. Vždy se proto zaměřte na zastavení stávajících činností, které nejsou tím nejvyšším a nejlepším využitím vašeho času. „Výsledkem je, že je k dispozici více času, energie a peněz, abychom se mohli soustředit na vykonávání hodnotnějších věcí,“ říká Rulken.
- Cvičte a přizpůsobte se: "Timeboxing je zvyk," říká Rulken. „Jakmile si zvyk začnete budovat, zlepšíte se v něm. Když to uděláte poprvé, budete se muset přizpůsobit – zkalibrovat. Odpovídáte na otázku: ‚Kolik času zabere konkrétní úkol?‘ Jakmile se dostanete do režimu timeboxing, budete lepší a lepší a staňte se zběhlými v odhadu času, který potřebujete, abyste dosáhli 80 až 90 procent hodnoty vašeho času, abyste uspěli.“ Nebojte se – nezabere to dlouho. Očekávejte, že se během několika dní zlepšíte ve svých odhadovacích schopnostech.
- Buďte flexibilní, zejména na začátku: Co uděláte, když jste podcenili, jak dlouho jste potřebovali na dokončení úkolu? Udělejte další timebox. „Pokud narazíte na zeď a zjistíte, že po vašem, řekněme dvouhodinovém časovém okně, vaše zpráva není dokončena, dejte další časové pole kolem ‚Dokončit zprávu‘,“ říká Rulken. "Budete se mnohem více soustředit na výsledky a dokončení."
- Poznejte svou „zlatou hodinu“: Ne, zlatá hodina není doba, kdy jít fotografovat své dítě – je to doba, kdy jste nejproduktivnější. "Můj je mezi 7:00 a 10:00," říká Rulken. "Pokud budete rozumět svým, budete exponenciálně produktivnější díky plánování úkolů během této doby."
- Upřednostnit: I když byste mohli použít timeboxing na všechny příchozí úkoly, měli byste rozlišovat mezi smysluplnou prací a nepodstatnými činnostmi, stejně jako časem stráveným vztahy. „Nejhorší využití času je dělání něčeho, co vůbec není potřeba,“ říká Rulken. "Použít timeboxing na vysoké priority." Rulken si na konci každého dne najde chvilku, aby definoval tři nejdůležitější věci, které má dokončit následující den. „Zaměřuji se na: ‚Nebudu odpočívat, dokud nebudou tyto tři věci hotové‘,“ říká Rulken. A zatímco timeboxing by se měl vztahovat na domácí práce a činnosti v domácnosti – například stěhování trávníku – neškatulkujte čas se svými dětmi. "Děti upřednostňují množství času, které s nimi trávíte," říká Rulken. „Není pro ně důležitá kvalita času. Trávit čas se svým dítětem není o dokončení úkolu.“
- "Spolkněte žábu": Když si uděláte timebox, naplánujte si svou nejobávanější aktivitu nebo projekt jako první věc, kterou ten den uděláte. "Začněte svůj den tím, že sníte svou žábu - věc, které se nejvíc bráníte nebo se jí bojíte," říká Rulken. "Když sníte tu žábu, budete mít pocit, že vás nic nemůže srazit dolů - budete mnohem produktivnější a pomůže vám to dosáhnout co největšího pokroku ve věcech, které potřebujete dělat nejvíc."
Nástroje pro timeboxing: Vyzkoušejte tři aplikace pro správu času
Rulken používá časovač vajec a online kalendář do timeboxu. „Časovač vajec je skvělým nástrojem, jak omezit vaši schránku na dvě minuty,“ říká Rulken. „Váš mozek nakonec pochopí, co jsou dvě minuty a jak se soustředit. Dokud si nevybudujete své vnitřní hodiny, trénujte svůj mozek pomocí časovače na vajíčka.“ Existují však také některé aplikace, které vám mohou pomoci v celém procesu. Zde jsou tři aplikace pro timeboxing, které můžete vyzkoušet.
Clockify je aplikace pro sledování času, která vám umožní definovat a sledovat čas strávený plněním úkolů v reálném čase a poté analyzovat, zda jste dosáhli svých cílů.
Posilovač zaměření je aplikace pro sledování času pro aplikaci techniky Pomodoro, techniky produktivity, která doplňuje timebox rozdělením práce do 25minutových sezení následovaných pětiminutovými přestávkami.
Soustředěný kamarád je virtuální co-workingový nástroj, který poskytuje zodpovědnost za to, jak věci dokončit. Sezení jsou naplánována sami, 50 minut a začínají tím, že pozdravíte svého partnera a vyhlásíte svůj cíl. Pracujete v tandemu a na konci sezení se přihlásíte.
