Για γονείς, διαχειριστές χρόνουείναι πάντα δύσκολο. Αλλά τώρα, εν μέσω της πανδημίας του COVID, είναι ακόμα πιο δύσκολο. Όταν ξεκίνησε η πανδημία, και πολλοί γονείς βυθίστηκαν όλοι σε α δουλειά από το σπίτι-με τα παιδιά δίνη, με την επαγγελματική ζωή και την οικογενειακή ζωή σε ένα κοσμικό μπλέντερ που έχει οριστεί στο "Eff Up". Τα όποια όρια είχαμε θέσει μεταξύ των δύο καταστράφηκαν. Μέχρι τώρα, αυτή η δήλωση έχει μαζέψει σκόνη. Αλλά εξακολουθεί να είναι αλήθεια - και όλοι αναζητούμε τρόπους να οργανωθούμε ώστε να επιτύχουμε όλα όσα πρέπει να γίνουν.
Μια τεχνική διαχείρισης χρόνου που είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για τους γονείς είναι το timeboxing. Το Timeboxing είναι μια πρακτική που βασίζεται στο ημερολόγιο που επιβάλλει εκ νέου τα όρια στην ημέρα σας (την ώρα σας) με προκαθορισμένα χρονικά τμήματα (κουτιά). Απλώς αφιερώνετε ένα συγκεκριμένο χρονικό πλαίσιο σε μια συγκεκριμένη εργασία. Το αποτέλεσμα είναι παραγωγικότητα όταν εργάζεστε και γονείς και ξεκουράζεστε όταν δεν είστε. Ακούγεται απλό; Καλό — γιατί είναι. Αλλά αυτό δεν το καθιστά λιγότερο χρήσιμο. Να γιατί οι γονείς πρέπει να μάθουν πώς να χρονομετρούν.
Λοιπόν, Τι είναι το Timeboxing;
Το Timeboxing είναι μια τεχνική διαχείρισης χρόνου που περιλαμβάνει εκ των προτέρων εκχώρηση σταθερών μονάδων χρόνου σε μια δραστηριότητα ή εργασία και στη συνέχεια ολοκλήρωση αυτής της δραστηριότητας ή εργασίας κατά τη διάρκεια του καθορισμένου χρονικού πλαισίου. Σε κάθε εργασία, ανεξάρτητα από το πόσο μεγάλη ή μικρή, δίνεται ένα συγκεκριμένο χρονικό πλαίσιο που χρησιμεύει ως προθεσμία. Αυτή είναι η ώρα σας να το κάνετε. Είναι τόσο μια αρχή οργάνωσης όσο και μια τεχνική διαχείρισης χρόνου που σας κάνει να συνειδητοποιήσετε πολύ καλά τι πρέπει να κάνετε και πόσο χρόνο πρέπει να αφιερώσετε σε αυτό. Στην πράξη, ο καθορισμός εργασιών που αντικαθιστούν μια λίστα υποχρεώσεων με ένα ημερολόγιο: κάθε φορά που υπάρχει μια νέα δραστηριότητα για να κάνετε, αφιερώνετε ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα στο πρόγραμμά σας για να το αντιμετωπίσετε (δηλαδή, να το βάλετε στο ημερολόγιό σας) και, στη συνέχεια, δεσμευτείτε να το κάνετε σε αυτό το «χρονοδιάγραμμα».
Γιατί λειτουργεί το Timeboxing
«Το timeboxing λειτουργεί γιατί παραβιάζει το νόμο του Πάρκινσον», λέει ο ειδικός παραγωγικότητας Paul Rulkens, πρόεδρος της Agrippa Consulting International, στους πελάτες της οποίας περιλαμβάνονται οι McKinsey, Uber και ExxonMobil. Ο νόμος του Πάρκινσον ορίζει ότι ο χρόνος που χρησιμοποιείτε για να κάνετε μια δραστηριότητα είναι ο χρόνος που έχετε προγραμματίσει για τη δραστηριότητα. Εάν σχεδιάζετε μια συνάντηση για μία ώρα, θα συναντηθείτε για μία ώρα - ανεξάρτητα από το αν έχετε ολοκληρώσει αυτό που χρειαζόσασταν σε μόλις 10 λεπτά.
«Με το timeboxing, εφαρμόζετε τον κανόνα 80-20 στον χρόνο σας — αντλείτε το 80 τοις εκατό της αξίας σας από το 20 τοις εκατό του χρόνου σας», λέει ο Rulkens. «Όταν περιορίζετε τον χρόνο που θα αφιερώσετε σε μια εργασία, θα λάβετε το 90 έως 95 τοις εκατό της αξίας του χρόνου σας. Η προσθήκη χρόνου πέρα από αυτό είναι χαμένη αξία. το τέλος του χρόνου που αφιερώνεις κάνοντας κάτι είναι λιγότερο παραγωγικό».
Το Timeboxing σας αναγκάζει να σκεφτείτε πόσο χρόνο απαιτεί μια εργασία. Και μπλοκάροντας την ώρα στο ημερολόγιό σας για να το κάνετε, έχετε χαράξει τον απαραίτητο χρόνο. Εάν μοιράζεστε το ημερολόγιό σας με συναδέλφους, δεν θα πρέπει να μπορούν να σας προγραμματίσουν για οτιδήποτε άλλο κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου. Ομοίως, εάν μοιράζεστε καθήκοντα ανατροφής παιδιών στο σπίτι με τον σύντροφό σας, θα πρέπει να σας δώσει τον χρόνο που χρειάζεστε για να εργαστείτε, χωρίς διακοπή.
Όταν μπαίνεις στο time box, κόβεις την αναβλητικότητα στο πέρασμα. Ακόμη και οι εργασίες που δεν θέλετε να κάνετε έχουν κατανεμηθεί χρόνος στο ημερολόγιό σας, επομένως μπορείτε επίσης να αφιερώσετε χρόνο για να τις ολοκληρώσετε.
Τα χρονικά πλαίσια είναι αυξήσεις τόσο μικρές όσο ένα έως δύο λεπτά ή αρκετές ώρες - αλλά δεν πρέπει να είναι τόσο μεγάλα ώστε να είναι τρομακτικά. Μέρος του γεγονότος που κάνει τα χρονικά πλαίσια αποτελεσματικά είναι ότι είναι περιορισμένα - οι τελειομανείς δεν μπορούν να υπερβούν τον χρόνο που διατίθεται για να το κάνουν σωστά και τα δημιουργικά θα εστιάσουν καλύτερα δεδομένης της πρόσθετης αίσθησης του επείγοντος.
«Το σημαντικό είναι ότι εστιάζεις στην επιτυχία παρά στην τελειότητα», λέει ο Rulken.
Πώς να κάνετε Timebox: 10 κανόνες που πρέπει να ακολουθήσετε
Το timeboxing φαίνεται απλό — και είναι. Αλλά για να το κάνετε σωστά, υπάρχουν ορισμένες αρχές που πρέπει να έχετε κατά νου. Εδώ, ανά Rulken είναι μερικές συμβουλές για τη βελτίωση της παραγωγικότητας κατά το timeboxing.
- Εφαρμόστε τον κανόνα των δύο λεπτών: Εάν μπορείτε να στείλετε ένα email σε δύο λεπτά ή λιγότερο, απαντήστε αμέσως μετά την ανάγνωση. Εάν χρειάζονται περισσότερα από δύο λεπτά, απαντήστε αργότερα και βάλτε μια σημείωση ενεργειών στη λίστα ενεργειών σας. «Χρησιμοποιήστε ένα χρονόμετρο αυγών ή το τηλέφωνό σας για να εκπαιδεύσετε τον εαυτό σας να τηρεί τον κανόνα των δύο λεπτών», λέει ο Rulken.
- Σπάστε το νόμο του Πάρκινσον: Ο νόμος του Πάρκινσον ορίζει ότι μια εργασία θα διαρκέσει για ολόκληρο το χρονικό διάστημα που θα διαθέσετε. Αφιερώστε τον μισό χρόνο για το email σας και τα αποτελέσματά σας θα είναι τα ίδια ή ακόμα καλύτερα.
- Τα εισερχόμενά σας δεν είναι η λίστα ενεργειών σας: Δημιουργήστε μια ξεχωριστή λίστα ενεργειών. Χρησιμοποιήστε το email σας ως είσοδο για αυτήν τη λίστα ενεργειών. Και μην χρησιμοποιείτε τα εισερχόμενά σας για υπενθυμίσεις ενεργειών.
- Εφαρμόστε αδίστακτα τη «στρατηγική παραίτηση»: Η ικανότητά σας να σταματήσετε στρατηγικά ισούται με την ικανότητά σας να πετύχετε. «Η «περισσότερη δουλειά» δεν είναι πλέον η απάντηση στο «πάρα πολλή δουλειά», λέει ο Ρούλκεν. Επομένως, εστιάζετε πάντα στη διακοπή των υπαρχουσών δραστηριοτήτων που δεν αξιοποιούν καλύτερα τον χρόνο σας. «Ως αποτέλεσμα, περισσότερος χρόνος, ενέργεια και χρήματα είναι διαθέσιμα για να επικεντρωθείτε στο να κάνετε πιο πολύτιμα πράγματα», λέει ο Rulken.
- Εξάσκηση και προσαρμογή: «Το timeboxing είναι μια συνήθεια», λέει ο Rulken. «Μόλις αρχίσετε να χτίζετε τη συνήθεια, γίνεστε καλύτεροι σε αυτήν. Τις πρώτες φορές που θα το κάνετε, θα χρειαστεί να προσαρμοστείτε - να βαθμονομήσετε. Απαντάτε στην ερώτηση, «Πόσο χρόνο χρειάζεται μια συγκεκριμένη εργασία;» Μόλις είστε στη νοοτροπία του timeboxing, γίνεστε όλο και καλύτεροι και γίνετε ικανοί στην εκτίμηση του χρόνου που χρειάζεστε για να φτάσετε στο 80-90% της αξίας του χρόνου σας, για να πετύχετε». Μην ανησυχείτε - δεν θα πάρει μακρύς. Αναμένετε να βελτιώσετε τις ικανότητές σας στην εκτίμηση μέσα σε λίγες μέρες.
- Να είστε ευέλικτοι, ειδικά στην αρχή: Τι κάνετε αν έχετε υποτιμήσει πόσο χρόνο χρειαζόσασταν για να ολοκληρώσετε μια εργασία; Κάντε ένα άλλο χρονικό πλαίσιο. "Αν χτυπήσετε έναν τοίχο και διαπιστώσετε ότι μετά το χρονικό πλαίσιο δύο ωρών, ας πούμε, η αναφορά σας δεν έχει ολοκληρωθεί, τοποθετήστε ένα άλλο πλαίσιο χρόνου γύρω από το "Ολοκλήρωση αναφοράς", λέει ο Rulken. «Θα είστε πολύ πιο συγκεντρωμένοι στα αποτελέσματα και στον τερματισμό».
- Γνωρίστε τη «χρυσή ώρα» σας: Όχι, η χρυσή ώρα δεν είναι όταν πρέπει να φωτογραφίσετε το παιδί σας - είναι όταν είστε πιο παραγωγικοί. «Το δικό μου είναι μεταξύ 7 π.μ. και 10 π.μ.», λέει ο Ρούλκεν. «Αν καταλαβαίνετε τη δική σας, θα είστε εκθετικά πιο παραγωγικοί προγραμματίζοντας εργασίες κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου».
- Προτεραιότητα: Ενώ θα μπορούσατε να εφαρμόσετε το timeboxing σε όλες τις εισερχόμενες εργασίες, θα πρέπει να κάνετε διάκριση μεταξύ ουσιαστικής εργασίας και μη βασικών δραστηριοτήτων, καθώς και του χρόνου που αφιερώνεται σε σχέσεις. «Η χειρότερη χρήση του χρόνου σας είναι να κάνετε κάτι που δεν χρειάζεται να γίνει εξαρχής», λέει ο Rulken. "Εφαρμογή timeboxing σε υψηλές προτεραιότητες." Ο Ρούλκεν αφιερώνει μια στιγμή στο τέλος κάθε μέρας για να ορίσει τα τρία πιο σημαντικά πράγματα που πρέπει να ολοκληρώσει την επόμενη μέρα. «Η εστίασή μου είναι «Δεν θα ησυχάσω μέχρι να γίνουν αυτά τα τρία πράγματα», λέει ο Rulken. Και ενώ το timeboxing θα πρέπει να ισχύει για τις δουλειές και τις οικιακές δραστηριότητες - τη μετακίνηση του χλοοτάπητα, για παράδειγμα - μην ρυθμίζετε το χρόνο σας με τα παιδιά σας. «Τα παιδιά δίνουν προτεραιότητα στον χρόνο που περνάτε μαζί τους», λέει ο Rulken. «Δεν είναι η ποιότητα του χρόνου που τους έχει σημασία. Το να περνάς χρόνο με το παιδί σου δεν είναι να ολοκληρώσεις μια εργασία».
- «Κατάπιε τον βάτραχο»: Όταν βάζετε το timebox, προγραμματίστε την πιο επίφοβη δραστηριότητα ή έργο σας ως το πρώτο πράγμα που κάνετε εκείνη την ημέρα. "Ξεκινήστε τη μέρα σας τρώγοντας τον βάτραχο σας - αυτό που αντιστέκεστε ή φοβάστε περισσότερο", λέει ο Rulken. «Τρώγοντας αυτόν τον βάτραχο, θα νιώθετε ότι τίποτα δεν μπορεί να σας μειώσει – θα είστε πολύ πιο παραγωγικοί και θα σας βοηθήσει να σημειώσετε τη μεγαλύτερη πρόοδο στα πράγματα που πρέπει να κάνετε περισσότερο».
Εργαλεία για Timeboxing: Τρεις εφαρμογές διαχείρισης χρόνου που πρέπει να δοκιμάσετε
Ο Rulken χρησιμοποιεί ένα χρονόμετρο αυγών και ένα διαδικτυακό ημερολόγιο στο timebox. "Ένας χρονοδιακόπτης αυγών είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για να περιορίσετε τον εαυτό σας σε δύο λεπτά για τα εισερχόμενά σας", λέει ο Rulken. «Τελικά ο εγκέφαλός σας θα καταλάβει τι είναι δύο λεπτά και πώς να εστιάσει. Μέχρι να φτιάξετε το εσωτερικό σας ρολόι, εκπαιδεύστε τον εγκέφαλό σας με ένα χρονόμετρο αυγών». Υπάρχουν όμως και ορισμένες εφαρμογές που μπορούν να σας βοηθήσουν σε όλη τη διαδικασία. Ακολουθούν τρεις εφαρμογές timeboxing που πρέπει να δοκιμάσετε.
Clockify είναι μια εφαρμογή παρακολούθησης χρόνου που σας επιτρέπει να ορίζετε και να παρακολουθείτε τον χρόνο που αφιερώνετε σε εργασίες σε πραγματικό χρόνο και στη συνέχεια να αναλύετε εάν έχετε επιτύχει τους στόχους σας.
Focus Booster είναι μια εφαρμογή παρακολούθησης χρόνου για την εφαρμογή της τεχνικής Pomodoro, μιας τεχνικής παραγωγικότητας που συμπληρώνει το timeboxing τεμαχίζοντας την εργασία σε συνεδρίες 25 λεπτών που ακολουθούνται από διαλείμματα πέντε λεπτών.
Focusmate είναι ένα εικονικό εργαλείο συνεργασίας που παρέχει υπευθυνότητα για την ολοκλήρωση των εργασιών. Οι συνεδρίες προγραμματίζονται μόνοι σας, διάρκειας 50 λεπτών και ξεκινούν με το να χαιρετάτε τον σύντροφό σας και να δηλώνετε τον στόχο σας. Εργάζεστε παράλληλα και κάνετε check in στο τέλος της συνεδρίας.
