Όταν άκουγα τον όρο «διαχείριση», πάντα σκεφτόμουν έναν χαρακτήρα τύπου Ferris Bueller, κάποιον στο τηλέφωνο με τον μάνατζέρ του, λέγοντας τις λέξεις που γνωρίζουν αφεντικό θα φάει, ενώ δεν πιστεύει πραγματικά σε αυτά που λένε — ή θα κάνει σχέδια να κάνει κάτι εντελώς διαφορετικό μόλις το κλείσουν. Νόμιζα ότι ήταν ένας άλλος όρος για τη χειραγώγηση, ένας τρόπος να ξεγελάσεις ένα αφεντικό για να το κάνεις δουλειά-ζωή ευκολότερη.
Αλλά άλλαξα τη μελωδία μου. Μέσα από την προοπτική του χρόνου (και μερικά τηλεφωνήματα με εμπειρογνώμονες διαχείρισης) γνωρίζω τώρα ότι η διαχείριση είναι μια ισχυρή επιδεξιότητα — και απλώς ισοδυναμεί με πιο ξεκάθαρο βλέμμα σχετικά με την αμφίδρομη σχέση που είναι η σχέση διευθυντή-εργαζομένου. Για να διαχειριστείτε σωστά, πρέπει να αλλάξετε από το να βλέπετε τον εαυτό σας ως έναν παθητικό χαρακτήρα που σας περιμένει αναθέσεις σε κάποιον που μπορεί να κατανοήσει τη θέση του διευθυντή του και να έρθει σε μια συνάντηση οπλισμένος με λύσεις.
Ως γονιός, αυτό είναι ζωτικής σημασίας να το καταλάβετε, γιατί έχετε λιγότερο χρόνο για μαλακίες. Αναγκαστικά, ψάχνετε να βρείτε τρόπους για να φτάσετε στην καλύτερη λύση πιο γρήγορα με την ομάδα σας, ώστε να έχετε τη μέγιστη δυνατή ικανότητα να χειρίζεστε τα καθήκοντα και τις αποφάσεις σας στο σπίτι.
Το να μάθετε πώς να διαχειρίζεστε με επιτυχία βοηθά σε όλα αυτά και πολλά άλλα. Για να γίνει αυτό μπορεί να χρειαστεί μια νοητική αλλαγή στην εργασία, λέει ο Scott Mautz, εκπαιδευτής ηγεσίας και συγγραφέας του Leading From the Middle. «Για να φτάσετε σε ένα προληπτικό μέρος όπου καταφέρνετε περισσότερα, πιο γρήγορα, πρέπει να τολμήσετε να είστε αρκετά τολμηροί για να οδηγήσετε τη σκέψη του αφεντικού σας», λέει. «Πρέπει να αλλάξετε από μια προσέγγιση «φροντίζοντας το κατάστημα» σε μια προσέγγιση ηγεσίας».
Δείτε πώς να το κάνετε ακριβώς αυτό.
1. Μάθετε να διαβάζετε τον προϊστάμενό σας
Για να τα καταφέρετε με επιτυχία, πρέπει να υπολογίσετε τις πληροφορίες που χρειάζεται και δεν λαμβάνει το αφεντικό σας. «Συχνά, ένα αφεντικό ή ένας προϊστάμενος πιστεύει ότι ξέρουν τι πρέπει να γίνει για το γενικότερο όραμα. Αλλά η πραγματικότητα είναι ότι απλά δεν έχουν όλο το πλαίσιο», λέει ο Dan Owolabi, εκτελεστικός προπονητής και συγγραφέας του Αυθεντική Ηγεσία. «Η διαχείριση είναι για ανθρώπους που έχουν νόμιμα προοπτική αλλά δεν έχουν εξουσία».
2. Να έχετε λίγη ενσυναίσθηση
Μπορεί να απογοητευτείτε που το αφεντικό σας δεν φαίνεται να βλέπει την πλήρη εικόνα ή δεν καταλαβαίνει ένα πρόβλημα από τη δική σας οπτική γωνία. Αυτό πιθανότατα δεν είναι μόνο επειδή είναι εξαρτημένοι από τις ανησυχίες σας. Συμβαίνουν πολλά που δεν βλέπετε. «Είναι πλάνη να πιστεύεις ότι όσο πιο ψηλά ανεβαίνεις στην ηγεσία, τόσο πιο εύκολα γίνεται», λέει ο Owolabi. «Όσο πιο ψηλά ανεβαίνεις, τόσο πιο διφορούμενα γίνονται τα προβλήματα και πρέπει να αντιμετωπίσεις μεγαλύτερα, περισσότερα δύσκολοι άνθρωποι». Όπως σε κάθε σενάριο, βοηθάει να καταλάβετε ότι βλέπετε μόνο ένα μέρος του εικόνα.
3. Ενθαρρύνετε τους να αναθέσουν
Πιθανότατα είχατε μια εμπειρία με ένα αφεντικό που πρέπει να αγγίξει κάθε έργο. Δεν μπορούν να τα αφήσουν, έτσι γίνονται εμπόδιο. Η ομάδα σας κάθεται σε κατάσταση μερικής παράλυσης έως ότου ο διευθυντής σας μπορεί να τυλίξει το κεφάλι του γύρω από ένα έργο και να υπαγορεύσει τα επόμενα βήματα. Και όταν τα «επόμενα βήματα» εκδοθούν την Παρασκευή, δεν είναι πολύ πιο εξελιγμένα από τα σχέδια που προτάθηκαν στη συνάντηση της Τρίτης. Τι κάνετε λοιπόν για να διορθώσετε ένα αφεντικό συμφόρησης; Ο Owolabi υποστηρίζει ότι πρέπει να κάνετε μια πρόταση. «Πείτε, "Γεια, έχετε σκεφτεί να αναθέσετε αυτό το καθήκον σε αυτούς τους ανθρώπους, ώστε να μπορείτε να αντιμετωπίσετε μεγαλύτερα πράγματα;" ή μπορείτε να πείτε "Γεια, χρειάζεται η Sally περισσότερη εκπαίδευση για να μπορεί να χειριστεί αυτές τις αποφάσεις;"
4. Έχετε μια ατζέντα (κυριολεκτικά.)
Ένα από τα καλύτερα πράγματα που μπορείτε να κάνετε για να τα καταφέρετε είναι να δείξετε στο αφεντικό σας ότι εκτιμάτε τον χρόνο του — και της ομάδας σας. Έτσι, όταν πραγματοποιείτε μια συνάντηση με το αφεντικό σας μόνο ή με πολλούς συναδέλφους, ξεκινήστε δηλώνοντας ακριβώς τι θέλετε να καλύψετε. Είναι τόσο απλό όσο να πεις «Σήμερα, θα ήθελα να σου μιλήσω για αυτά τα τρία πράγματα». Ξέρετε ότι πρόκειται για πράγματα διαχείρισης 101. Αλλά ξέρετε επίσης πόσο συχνά δεν συμβαίνει και οι συναντήσεις δεν έρχονται. «Αν αναφέρετε την ατζέντα σας στην κορυφή, μπορείτε κυριολεκτικά να παρακολουθήσετε τα πρόσωπα των ανθρώπων να ανακουφίζονται σαν να καταλαβαίνετε το μυστικό», λέει ο Owolabi.
5. Μην παραπονιέστε μόνο για προβλήματα. Δώστε Λύσεις.
Όταν γκρινιάζετε στο αφεντικό σας για hangups που αντιμετωπίζετε — με άλλο τμήμα, με εταιρική γραφειοκρατία, με κάποιο κομμάτι απογοητευτικού λογισμικού — το αφεντικό σας μπορεί να πιστεύει ότι ψαρεύετε για μια λύση που πρέπει να βρει με. Αντί να χρησιμοποιήσετε μια συνεδρία με τον προϊστάμενό σας για να σβήσετε τον ατμό, αφιερώστε λίγο χρόνο για να προσδιορίσετε ποια είναι τα προβλήματα και βρείτε μια χούφτα πιθανές λύσεις για να τα παρουσιάσετε. «Πολλές φορές, οι υπάλληλοι δεν κάνουν καλή δουλειά με την παρουσίαση πληροφοριών για να βοηθήσουν το αφεντικό να πάρει μια απόφαση, απλώς εισβάλλουν στο γραφείο με μια λίστα προβλημάτων και κρίσεων», λέει ο Mautz. «Αντίθετα, φέρτε μου αρκετές πληροφορίες, ώστε ως ομάδα, να αποφασίσουμε τι θα κάνουμε για το πρόβλημα».
6. Και μην φέρετε κάθε μικρό πρόβλημα
Το να καταλαβαίνεις ποια προβλήματα πρέπει να αντιμετωπίσεις με το αφεντικό σου και ποια να καταλάβεις μόνος σου είναι μια ικανότητα που προκύπτει από την εμπειρία. Αλλά υπάρχει επίσης ένας καλός εμπειρικός κανόνας, λέει ο Mautz. "Εάν το πρόβλημα έχει υλική επίδραση σε μια στρατηγική, κύριο στόχο ή στόχο, αξίζει να αναφερθεί στο αφεντικό με το πλαίσιο και τις πιθανές λύσεις", λέει. «Αν είναι απλώς ένα εκτελεστικό, καθημερινό πρόβλημα, όσο περισσότερα από αυτά μπορείτε να λύσετε μόνοι σας, τόσο περισσότερο θα φτάσετε».
7. Αναγκάστε τους να μοιραστούν την άποψή σας
Εάν αισθάνεστε ότι το αφεντικό σας δεν δεσμεύεται σε μια συγκεκριμένη πρόκληση που περιγράφετε, παρουσιάστε του μια σειρά από ιδέες ή λύσεις, μαζί με το «Αν ήσουν στη θέση μου, τι θα έκανες;» Είναι ένα πανάρχαιο κόλπο που θα τους στηρίξει στη λήψη αποφάσεων τρόπος.
8. Δείτε τον εαυτό σας ως επέκταση χωρητικότητας
«Αν είσαι πραγματικά καλός σε αυτό που κάνεις, επεκτείνεις την ικανότητα του αφεντικού σου», λέει ο Mautz. «Το αφεντικό σας θα αρχίσει να καταλαβαίνει ότι μπορούν να αναθέσουν όχι μόνο εκτελεστικές εργασίες, αλλά και να το σχεδιάσουν μπορείτε να σκεφτείτε στρατηγικά και με όραμα — επεκτείνοντας τις δυνατότητές τους αντί να τους καταναλώνουν τους."
9. Να είστε ειλικρινείς σχετικά με τις ικανότητές σας - αλλά μέχρι έναν βαθμό
Καθώς προχωράτε στην καριέρα σας, πιθανότατα θα συναντήσετε έργα που δεν ξέρετε πώς να τα καταφέρετε. Αντί να αστειεύεστε στο αφεντικό και την ομάδα σας ότι φοβάστε ένα συγκεκριμένο έργο ή ότι ποτέ δεν το έχετε κάνει πριν, να είστε ειλικρινείς σχετικά με το σύνολο των δεξιοτήτων σας και να το πλαισιώσετε με τρόπο που να λέει ότι θα το δοκιμάσετε και θα γίνετε καλύτεροι το. «Θέλετε να είστε ειλικρινείς με το αφεντικό σας. Αλλά δεν θέλετε να είστε τόσο ειλικρινείς ώστε οι άνθρωποι να χάσουν την εμπιστοσύνη στις ικανότητές σας», λέει ο Owolabi.
10. Πάρτε κάτι από ένα κακό αφεντικό
Μερικές φορές θα πιάσετε έναν χαζό. Αντί να βράζει συνεχώς, πάρτε τη μακρινή θέα και δείτε τη συνεργασία με ένα κακό αφεντικό ως ευκαιρία μάθησης. Δεν θα κρατήσει για πάντα. Θα μάθετε τι να μην κάνετε και πώς να μην ενεργήσετε. Μετατρέψτε τις αδυναμίες τους σε ευκαιρίες. «Μπορείτε να γίνετε φαύλος και φάρος ενσυναίσθησης στον οργανισμό σας εάν καλύψετε τα αδύνατα σημεία του αφεντικού σας και μάθετε να ενισχύετε την κουλτούρα μόνοι σας», λέει ο Mautz. «Απλώς να θυμάσαι ότι «θα περάσει κι αυτό».
