Mari kita kalibrasi ekspektasi, di sini, di atas. Anda mungkin tidak akan bangun jam 4 dan selesai bermeditasi, berolahraga, dan membuat jurnal pada jam 8. Maaf. Hal ini tidak realistis bagi Anda atau kebanyakan orang, apalagi orang tua. Membaca tentang teknik manajemen waktu ini tidak akan mengubah Anda menjadi seseorang yang mampu.
Sekarang kita sudah menyelesaikannya: mari kita bicara tentang waktu. Anda mungkin membuang banyak hal. Kita semua melakukannya. Teknologi modern membuat manusia sulit untuk tetap fokus pada satu jalur dalam waktu lama. Saat kita menetapkan prioritas, tanpa sadar kita meraih ponsel atau membuka tab browser karena diberi isyarat atau karena kita bertindak tanpa berpikir.
Untungnya, waktu yang hilang karena perangkat dan gangguan lainnya dapat diperoleh kembali dengan kreativitas dan upaya sadar. Pelatih manajemen waktu California Alexis Haselberger, yang kliennya mencakup raksasa teknologi seperti Google dan Lyft, mengatakan bahwa ketika mencoba memaksimalkan produktivitas setiap detiknya, biasanya menghasilkan kekecewaan dan kelelahan, memanfaatkan waktu kita yang terbatas secara bijaksana tidak hanya dapat meningkatkan produktivitas tetapi juga pribadi pemenuhan. “Pada akhirnya, kita harus merasa bahwa hal-hal yang kita lakukan hari ini lebih penting daripada hal-hal yang tidak kita lakukan,” katanya.
Kami meminta Haselberger dan pakar produktivitas lainnya untuk memberikan tip manajemen waktu yang unik dan saran mereka berkisar dari memisahkan diri secara fisik dari perangkat yang memakan waktu hingga meluangkan waktu yang Anda perlukan mengisi ulang. Inilah yang mereka rekomendasikan.
1. Matikan Notifikasi… Selamanya
Perangkat kita mengganggu kita sepanjang hari dengan berita, email, SMS, berita, aktivitas media sosial, dan banyak lagi. Seiring berjalannya waktu, hal ini melemahkan kemampuan kita untuk mengatur agenda dan menetapkan prioritas kita sendiri. “Saat kita bersikap reaktif sepanjang waktu, mudah untuk membiarkan hari itu terjadi pada Anda,” kata Haselberger. “Anda bangun, memeriksa pesan-pesan Anda, membalasnya, lalu mencoba menyelesaikan sesuatu. Lalu jam 6 sore. dan kamu telah bekerja keras sepanjang hari tetapi belum mencoret satu hal pun dari daftar tugasmu.”
Itu sebabnya dia merekomendasikan untuk mematikan hampir semua peringatan perangkat selain pemberitahuan rapat yang membantu kita memenuhi kewajiban yang telah kita buat kepada orang lain. Jangan khawatir kehilangan sesuatu yang mendesak tanpa pemberitahuan. Jika seseorang benar-benar membutuhkan perhatian kita, mereka akan menelepon. “Tidak ada seorang pun yang bergantung pada komunikasi tertulis dalam keadaan darurat,” kata Haselberger, sambil menambahkan: “Saya belum pernah melihat seseorang mengaktifkan kembali semua notifikasi mereka setelahnya.”
2. Atur Pengatur Waktu Sesuai Rentang Perhatian Anda
Sistem manajemen waktu Pomodoro mendorong orang untuk fokus pada satu tugas dengan menetapkan batas waktu yang jelas untuk berapa lama Anda bekerja. Pomodoro adalah bahasa Italia untuk tomat dan mendapatkan namanya dari pengatur waktu mirip tomat yang digunakan oleh penemu teknik tersebut Francesco Cirillo.
Cirillo menganjurkan kerja jangka waktu 25 menit, tetapi Haselberger mencatat bahwa Anda tidak harus dibatasi waktu 25 menit jika waktu tersebut tidak tepat untuk Anda atau tugas tersebut.
“Tidak banyak orang yang dapat membagi hari mereka menjadi 25 menit,” katanya. Sebaliknya, dia menyarankan untuk menyesuaikan periode waktu dengan rentang perhatian Anda. “Jika Anda mempunyai masa penahanan 45 menit, lalu mengapa Anda memecahnya di tengah-tengah waktu tersebut,” tanyanya. “Atau jika Anda memiliki rentang perhatian 10 menit, mengapa Anda mencoba melipatgandakannya jika itu hanya akan membuang-buang tenaga?”
3. Gamifikasi Segalanya
Tantangan untuk mencoba mengalahkan waktu dapat menambah intensitas dan drama pada tugas-tugas yang membosankan. Menyetel pengatur waktu dan bergegas menyelesaikan penulisan email atau melipat cucian sebelum alarm berbunyi dapat menjadi cara yang efektif untuk mempercepat langkah kita dan menghindari gangguan yang membuang-buang waktu.
“Banyak hal yang dapat membantu kita menganggap sesuatu sebagai permainan kecil,” kata Haselberger. “Jika saya punya waktu 15 menit, berapa banyak email yang bisa saya terima? Bisakah saya melewati lebih dari yang saya lalui terakhir kali saya punya waktu 15 menit?” Meskipun pengatur waktunya berbunyi sebelum Anda selesai, Anda akan tetap melakukannya menang, karena 15 menit yang Anda habiskan untuk bekerja tanpa gangguan hampir pasti menempatkan Anda pada posisi yang lebih baik daripada sebelumnya dimulai.
4. Tugas Batch
Beralih ke berbagai jenis pekerjaan membutuhkan lebih banyak waktu dan tenaga daripada yang kita perkirakan, berdasarkan penelitian yang menunjukkan hal itu diperlukan 25 menit bagi orang untuk menyesuaikan diri dengan tugas baru. Penugasan batch, di mana orang-orang mengatur jadwal mereka untuk mengelompokkan tugas-tugas serupa, dapat mempercepat waktu tersebut. Ketika pekerjaan Anda mengharuskan Anda untuk siap dihubungi sepanjang waktu, membuat jadwal tugas batch dapat menjadi tantangan, namun hal ini dapat dilakukan dengan kreativitas.
Konsultan bisnis Texas Danielle Langton mengatakan beberapa kliennya dapat menjalani hari-hari mereka dengan panggilan telepon/Zoom panggilan hingga dua hari dalam seminggu. “Mereka menetapkan batasan kapan mereka ingin menjadwalkan panggilan,” kata Langton. “Hal ini membuat hari-hari non-panggilan tetap terbuka untuk tugas-tugas yang sangat berbeda.”
5. Penggandaan Tubuh
Penggandaan tubuh melibatkan memiliki orang lain yang bekerja bersama Anda, baik secara langsung atau virtual, yang membuat Anda tetap bertanggung jawab dan mengerjakan tugas. Ini sering direkomendasikan untuk orang yang didiagnosis dengan ADHD dan kesulitan dengan fungsi eksekutif proses mental di balik perencanaan, perhatian, memori dan multitasking. Idealnya, mitra akuntabilitas Anda bertindak seperti pengawas yang dingin namun tetap tegas yang tetap berada di atas Anda bahu untuk memastikan Anda tidak keluar jalur sambil membuat pekerjaan lebih menyenangkan melalui mereka perusahaan. “Ini mungkin merupakan strategi produktivitas yang berguna bagi siapa saja yang kesulitan memulai dan menyelesaikan tugas,” terapis California Noemi Fernandez mengatakan.
6. Membuat Gangguan Menjadi Tidak Nyaman
Saat Anda mengangkat telepon, setidaknya setengah lusin cara pengalih perhatian yang sangat efektif muncul di tangan Anda. Penggunaan ponsel bisa menghabiskan banyak uang sebagian besar hari kerja Anda jika kamu membiarkan mereka. Haselberger merekomendasikan untuk mengelompokkan aplikasi seperti TikTok, Instagram, atau Twitter ke dalam folder berlabel “waktu menyebalkan” dengan jarak gesekan sebanyak mungkin dari layar beranda ponsel.
“Anda masih bisa mengaksesnya, tapi Anda harus mengetik di Instagram atau menggeseknya dan menemukannya di folder,” katanya. Dan kemudian Anda meletakkannya dan menyadari bahwa Anda tidak melakukan hal yang ingin saya lakukan ketika saya mengangkat telepon saya. Terkadang sedikit gesekan saja sudah sangat membantu dalam mengambil keputusan.
7. Hukuman Ponsel Anda ke Penjara
Pada ponsel, terkadang bukan hanya beberapa aplikasi buruk yang menyebabkan masalah. Meskipun Anda menyusun aplikasi dengan sangat hati-hati, Anda tetap tidak bisa mempercayai diri sendiri dengan ponsel. Haselberger mengatakan bahwa beberapa kliennya menggunakan wadah yang dikunci untuk mencegah mereka mengakses ponsel saat mereka bekerja. Teknik ini berhasil karena mengunci telepon sepenuhnya menghilangkan godaan untuk mengangkat telepon. “Lebih mudah bagi manusia untuk menghilangkan godaan daripada menolaknya,” kata Haselberger.
8. Taruhan Apakah Anda Akan Selesai
Bagi sebagian orang, mengetahui bahwa Anda perlu melakukan sesuatu dan bahwa Anda akan mendapat manfaat dengan melakukan hal tersebut tidaklah cukup sebagai insentif. Terkadang persetujuan sosial atau uang perlu dipertaruhkan agar terasa nyata. Aplikasi seperti Tongkat memungkinkan orang mempertaruhkan uang untuk menyelesaikan tugas tepat waktu. Selesaikan dan Anda menang. Jika Anda tidak melewati garis finis, Anda membayar. Atau, jika Anda tidak ingin mempertaruhkan uang, tunjuk seorang teman sebagai mitra akuntabilitas untuk melacak kemajuan Anda dan memberi Anda dorongan ketika Anda malas atau tidak menindaklanjutinya. “Saya pribadi tidak akan pernah melakukan hal ini, namun hal ini efektif bagi sebagian orang yang berhutang budi pada ekspektasi eksternal,” kata Haselberger.
9. Prioritaskan Istirahat
Saat kita sibuk dan kewalahan, tidur biasanya menjadi korban karena kita harus mencurahkan seluruh waktu bangun kita untuk tugas yang harus kita selesaikan. Namun, Langton mencatat, bekerja lebih sedikit dan lebih banyak istirahat seringkali merupakan penggunaan waktu yang lebih baik dibandingkan sesi kerja maraton sepanjang waktu.
“Ini mungkin terdengar berlawanan dengan intuisi, tetapi bagi sebagian orang, berhasil lebih sedikit sebenarnya membantu mereka lagi efektif,” katanya. “Dari waktu ke waktu, saya bertanya kepada klien saya apakah mereka memprioritaskan tidur, bergerak, dan istirahat agar mereka bisa bekerja sangat efektif dan efisien selama jam kerja.”
Meskipun kebutuhan tidur berbeda-beda, penelitian menunjukkan bahwa setiap orang pada umumnya demikian jauh lebih produktif ketika mereka cukup istirahat. “Otak Anda membutuhkan tidur dan jika tidak, Anda menjadi lebih ceroboh dan mudah teralihkan,” kata Haselberger. Apa pun yang ingin Anda lakukan, itu hanyalah nasihat yang masuk akal.
