Calibriamo le aspettative, proprio qui, in alto. Probabilmente non ti sveglierai alle 4 e non finirai di meditare, fare esercizio e scrivere sul diario entro le 8. Scusa. Questo non è realistico per te o per la maggior parte delle persone, per non parlare dei genitori. Leggere queste tecniche di gestione del tempo non ti trasformerà in qualcuno che lo è.
Ora che abbiamo chiarito questo argomento: parliamo di tempo. Probabilmente ne stai sprecando molto. Noi tutti facciamo. La tecnologia moderna rende difficile per gli esseri umani rimanere concentrati a lungo su un unico binario. Nel momento in cui stabiliamo una priorità, inconsciamente prendiamo il nostro telefono o apriamo una scheda del browser perché siamo stati richiamati da un avviso o perché stiamo agendo senza pensarci.
Fortunatamente, è possibile recuperare il tempo perso con dispositivi e altre distrazioni con creatività e sforzo consapevole. Allenatore di gestione del tempo in California Alexis Haselberger, i cui clienti includono giganti della tecnologia come Google e Lyft, afferma che mentre si cerca di ottenere la massima produttività da ogni secondo, di solito provoca delusione ed esaurimento, fare un uso saggio del nostro tempo limitato può portare non solo a una maggiore produttività ma anche a livello personale compimento. "Alla fine di ogni giornata, dovremmo sentire che le cose che abbiamo fatto oggi erano più importanti di quelle che non abbiamo fatto", afferma
Abbiamo chiesto a Haselberger e ad altri esperti di produttività suggerimenti pratici per la gestione del tempo e il loro consiglio spaziavano dal separarsi fisicamente dai dispositivi che richiedono molto tempo al prendersi il tempo necessario ricaricare. Ecco cosa hanno consigliato.
1. Disattiva le notifiche... per sempre
I nostri dispositivi ci attaccano tutto il giorno con notizie via e-mail, SMS, notizie, attività sui social media e altro ancora. Nel corso del tempo, indebolisce la nostra capacità di guidare i nostri programmi e stabilire le nostre priorità. "Quando siamo sempre reattivi, è facile lasciare che la giornata accada a te", afferma Haselberger. “Ti svegli, controlli i messaggi, rispondi e poi provi a portare a termine le cose. Poi sono le 18:00 e hai lavorato sodo tutto il giorno ma non hai cancellato una sola cosa dalla tua lista di cose da fare.
Ecco perché consiglia di disattivare quasi tutti gli avvisi sui dispositivi, ad eccezione delle notifiche di incontro che ci aiutano a rispettare gli obblighi che abbiamo assunto nei confronti di altre persone. Non preoccuparti di perdere qualcosa di urgente senza notifiche. Se qualcuno ha davvero bisogno della nostra attenzione immediata, chiamerà. "Nessuno fa affidamento sulla comunicazione scritta in caso di emergenza", afferma Haselberger, aggiungendo: "Non ho mai visto nessuno riattivare tutte le notifiche in seguito."
2. Imposta i timer sintonizzati sulla tua capacità di attenzione
Il sistema di gestione del tempo Pomodoro incoraggia le persone a concentrarsi su un singolo compito impostando limiti di tempo espliciti per quanto tempo si lavora. Pomodoro significa pomodoro e prende il nome dai caratteristici timer simili al pomodoro utilizzati dall'inventore della tecnica Francesco Cirillo.
Cirillo ha sostenuto raffiche di 25 minuti di lavoro cronometrato, ma Haselberger sottolinea che non devi essere bloccato in 25 minuti se quel tempo non è adatto a te o al compito.
"Non sono molte le persone che riescono a suddividere l'intera giornata in porzioni di 25 minuti", afferma. Invece, consiglia di abbinare il periodo di tempo alla tua capacità di attenzione. "Se hai un periodo di detenzione di 45 minuti, allora perché lo interrompi nel mezzo", chiede. "Oppure se hai una capacità di attenzione di 10 minuti, perché stai cercando di raddoppiarla se sarà solo uno sforzo sprecato?"
3. Gamifica tutto
La sfida di provare a battere il tempo può aggiungere intensità e drammaticità a compiti altrimenti noiosi. Impostare un timer e affrettarsi a finire di scrivere un'e-mail o di piegare il bucato prima che suoni la sveglia può essere un modo efficace per accelerare il ritmo ed evitare di cadere in distrazioni che fanno perdere tempo.
"Molte cose possono aiutarci a pensare a qualcosa come a un piccolo gioco", afferma Haselberger. “Se ho 15 minuti, quante email posso ricevere? Posso superare più di quanto ho passato l'ultima volta che ho avuto 15 minuti? Anche se il timer suona prima che tu abbia finito, lo farai vinci, poiché i 15 minuti trascorsi a lavorare senza interruzioni ti mettono quasi sicuramente in una posizione migliore rispetto a prima iniziato.
4. Task in batch
Saltare tra diversi tipi di lavoro costa più tempo e fatica di quanto la maggior parte di noi sospetta, e la ricerca suggerisce che sia necessario 25 minuti affinché le persone si abituino a un nuovo compito. Il tasking batch, in cui le persone pianificano il proprio programma per raggruppare insieme attività simili, potrebbe recuperare quel tempo. Quando il tuo lavoro prevede che tu sia sempre reperibile, creare una pianificazione delle attività batch può essere impegnativo ma può essere possibile con la creatività.
Consulente aziendale del Texas Daniele Langton afferma che alcuni dei suoi clienti sono riusciti a ridurre la loro giornata lavorativa con telefonate/chiamate Zoom a due giorni alla settimana. "Hanno stabilito dei limiti riguardo al tempo in cui erano disposti a programmare le chiamate", afferma Langton. "Lascia aperti i giorni di non chiamata per compiti completamente diversi."
5. Raddoppio del corpo
Il raddoppio del corpo implica avere un'altra persona che lavora al tuo fianco, di persona o virtualmente, che ti mantiene responsabile e impegnato. È spesso raccomandato per le persone con diagnosi di ADHD e che lottano con le funzioni esecutive processi mentali alla base della pianificazione, dell’attenzione, della memoria e del multitasking. Idealmente, il tuo partner responsabile si comporta come un sorvegliante freddo ma comunque severo che rimane appollaiato su di te spalla per assicurarti di non andare troppo fuori strada rendendo il lavoro più piacevole attraverso il loro azienda. "Potrebbe essere un'utile strategia di produttività per chiunque abbia difficoltà ad avviare e completare le attività", terapista californiano Noemi Fernandez dice.
6. Rendi le distrazioni scomode
Quando prendi in mano il telefono, hai sotto il pollice almeno una mezza dozzina di mezzi di distrazione estremamente efficaci. L’uso del cellulare può divorare grandi porzioni della tua giornata lavorativa se glielo permetti. Haselberger consiglia di raggruppare app come TikTok, Instagram o Twitter in una cartella denominata "il tempo fa schifo" che si trova a quanti più passaggi possibili dalla schermata principale del telefono.
"Puoi ancora accedere a quelle cose, ma devi digitare Instagram o scorrere su di esso e individuarlo in una cartella", afferma. E poi metti giù il telefono e ti rendi conto che non hai fatto quello che intendevo fare quando ho preso in mano il telefono. A volte anche solo un po’ di attrito è davvero utile per prendere una decisione.
7. Condanna il tuo telefono in prigione
Con i telefoni cellulari, a volte non sono solo alcune app dannose a causare il problema. Anche se tratti le tue app con estrema cura, non puoi comunque fidarti di te stesso con un telefono. Haselberger afferma che molti dei suoi clienti utilizzano contenitori chiusi a tempo per impedire l'accesso ai propri telefoni mentre lavorano. La tecnica funziona perché bloccare il telefono elimina completamente la tentazione di sollevare il telefono. "Per gli esseri umani è molto più facile eliminare la tentazione che resistervi", afferma Haselberger.
8. Scommetti se finirai
Per alcuni, sapere che devi fare qualcosa e che trarrai beneficio dal farlo non è un incentivo sufficiente. A volte è necessario che siano in gioco l'approvazione sociale o il denaro affinché ciò sembri reale. App come Stickk consentire alle persone di scommettere denaro sul completamento delle attività in tempo. Fallo e vinci. Se non hai tagliato il traguardo, paghi. Oppure, se non vuoi scommettere soldi, designa un amico come partner responsabile per tenere traccia dei tuoi progressi e darti una risposta quando ti rilassi o non porti a termine. "Non lo farei mai personalmente, ma è efficace per alcune persone che sono in debito con aspettative esterne", dice Haselberger.
9. Dai priorità al riposo
Quando siamo occupati e sopraffatti, il sonno di solito diventa una vittima perché dobbiamo dedicare tutte le nostre ore di veglia al compito che dobbiamo completare. Ma, osserva Langton, lavorare di meno e riposare di più è spesso un uso migliore del nostro tempo rispetto a maratone di lavoro 24 ore su 24.
“Potrebbe sembrare controintuitivo, ma per alcune persone funziona meno in realtà li aiuta a esserlo Di più efficace”, afferma. "Di tanto in tanto, chiedo ai miei clienti se danno priorità al sonno, al movimento e al riposo in modo da poter essere super efficaci ed efficienti durante l'orario di lavoro."
Sebbene il bisogno di sonno vari, la ricerca mostra che le persone generalmente lo sono molto più produttivi quando sono ben riposati. "Il tuo cervello ha bisogno di sonno e quando non ce l'ha, sei più sbadato e più distraibile", dice Haselberger. Qualunque cosa tu stia cercando di fare, è solo un buon consiglio.
