להורים, מנהלי זמןזה תמיד מסובך. אבל עכשיו, בתוך מגיפת הקורונה, זה קשה עוד יותר. כשהתחילה המגיפה, והורים רבים נשאבו כולם לתוך א לעבוד מהבית-מערבולת עם ילדים, עם חיי מקצוע וחיי משפחה זרוקים לתוך בלנדר קוסמי סט ל-"Eff Up". כל גבולות שקבענו בין השניים הושמדו. עד עכשיו, האמירה הזו אספה אבק. אבל זה עדיין נכון - וכולנו מחפשים דרכים לארגן את עצמנו כדי להשיג את כל מה שצריך לעשות.
טכניקת ניהול זמן שימושית במיוחד להורים היא טיים בוקס. Timeboxing הוא תרגול מבוסס לוח שנה שמטיל מחדש גבולות על היום שלך (הזמן שלך) עם בלוקים קבועים מראש של זמן (קופסאות). אתה פשוט מקדיש תיבת זמן מסוימת למשימה מסוימת. ההשפעה היא פרודוקטיביות כאשר אתה עובד והורה ומנוחה כאשר אתה לא. נשמע פשוט? טוב - כי זה כן. אבל זה לא הופך את זה לפחות שימושי. הנה הסיבה שהורים צריכים ללמוד איך לתאם זמן.
אז מה זה טיימבוקסינג?
Timeboxing היא טכניקת ניהול זמן הכוללת הקצאת יחידות זמן קבועות לפעילות או משימה מראש ולאחר מכן השלמת אותה פעילות או משימה במהלך מסגרת הזמן המיועדת. לכל משימה, לא משנה כמה גדולה או קטנה, ניתנת תיבת זמן ספציפית המשמשת כתאריך יעד. זה הזמן שלך לעשות את זה. זה גם עיקרון מארגן וגם טכניקת ניהול זמן שגורמת לך להיות מודע היטב למה שאתה צריך לעשות וכמה זמן אתה צריך להקדיש לזה. בפועל, ייעוד משימות החלפת רשימת מטלות בלוח שנה: בכל פעם שיש פעילות חדשה שתוכל לעשות, אתה מקדיש פרק זמן מסוים בלוח הזמנים שלך כדי להתמודד עם זה (כלומר, לשים את זה בלוח השנה שלך), ולאחר מכן להתחייב לעשות את זה ב"קופסת הזמן".
למה Timeboxing עובד
"טיימבוקס עובד כי הוא מפר את חוק פרקינסון", אומר מומחה לפריון פול רולקנס, נשיא Agrippa Consulting International, שלקוחותיה כוללים את McKinsey, Uber ו-ExxonMobil. חוק פרקינסון קובע שהזמן שאתה מנצל לפעילות הוא הזמן שתכננת לפעילות. אם אתם מתכננים פגישה למשך שעה אחת, תיפגשו לשעה אחת - ללא קשר אם השלמתם את מה שהייתם צריכים תוך 10 דקות בלבד.
"עם Timeboxing, אתה מיישם את כלל 80-20 על הזמן שלך - אתה שואב 80 אחוז מהערך שלך מ-20 אחוז מהזמן שלך", אומר רולקנס. "כשאתה מגביל את כמות הזמן שתשקיע במשימה, תקבל 90 עד 95 אחוזים מערך הזמן שלך. הוספת זמן מעבר לכך היא ערך מבוזבז; סוף הזמן שלך בעשיית משהו הוא הכי פחות פרודוקטיבי שלך."
Timeboxing מאלץ אותך לחשוב כמה זמן משימה דורשת. ועל ידי חסימת הזמן בלוח השנה שלך לעשות זאת, גזרת את הזמן הדרוש. אם אתה משתף את היומן שלך עם עמיתים לעבודה, הם לא אמורים להיות מסוגלים לתזמן אותך לשום דבר אחר במהלך הזמן הזה. באופן דומה, אם אתה חולק חובות גידול ילדים בבית עם בן הזוג שלך, הם צריכים לתת לך את הזמן שאתה צריך לעבוד, ללא הפרעה.
כאשר אתה מתאגרף זמן, אתה מפסיק את הדחיינות במעבר; אפילו המשימות שאינך רוצה לבצע מוקצה זמן בלוח השנה שלך, כך שאתה יכול באותה מידה להשקיע את הזמן בביצוען.
תיבות זמן הן מרווחים קטנים כמו דקה עד שתיים או גדולות כמו מספר שעות - אבל לא אמורות להיות ארוכות עד כדי אימה. חלק ממה שהופך את קופסאות הזמן ליעילות הוא שהן מוגבלות - פרפקציוניסטים לא יכולים לעבור על הזמן שהוקצב כדי לעשות את זה בדיוק כמו שצריך, והקריאייטיבים יתמקדו טוב יותר בהתחשב בתחושת הדחיפות הנוספת.
"חשוב, אתה מתמקד בהצלחה ולא בשלמות", אומר רולקן.
איך לתיבת זמן: 10 כללים שיש לעקוב אחריהם
טיימבוקס נראה פשוט - וזהו. אבל כדי לעשות את זה נכון יש כמה עקרונות שצריך לזכור. הנה, לפי Rulken, כמה טיפים לשיפור הפרודוקטיביות בזמן בוקסינג בזמן.
- החל את כלל שתי הדקות: אם אתה יכול להתייחס למייל תוך שתי דקות או פחות, השב מיד לאחר הקריאה. אם זה לוקח יותר משתי דקות, הגיבו מאוחר יותר והכנסו הערת פעולה לרשימת הפעולות שלכם. "השתמש בטיימר ביצה או בטלפון שלך כדי לאמן את עצמך לדבוק בכלל שתי הדקות", אומר רולקן.
- לשבור את חוק פרקינסון: חוק פרקינסון קובע שמשימה תימשך את כל הזמן שאתה מעמיד לרשותך. הקדישו מחצית מהזמן הרגיל למייל שלכם, והתוצאות שלכם יהיו זהות או אפילו טובות יותר.
- תיבת הדואר הנכנס שלך אינה רשימת הפעולות שלך: צור רשימת פעולות נפרדת. השתמש בדוא"ל שלך כקלט עבור רשימת פעולות זו. ואל תשתמש בתיבת הדואר הנכנס שלך לתזכורות פעולות.
- ליישם ללא רחמים "גמילה אסטרטגית": היכולת שלך לפרוש אסטרטגית שווה ליכולת שלך להצליח. "'עוד עבודה' היא כבר לא התשובה ל'יותר מדי מה לעשות'", אומר רולקן. לכן, התמקד תמיד בהפסקת פעילויות קיימות שאינן הניצול הגבוה והטוב ביותר של הזמן שלך. "כתוצאה מכך, יותר זמן, אנרגיה וכסף הופכים זמינים כדי להתמקד בעשיית דברים בעלי ערך רב יותר", אומר רולקן.
- תרגל והסתגל: "טיימבוקס הוא הרגל", אומר רולקן. "ברגע שאתה מתחיל לבנות את ההרגל אתה משתפר בזה. בפעמים הראשונות שאתה עושה את זה, תצטרך להסתגל - לכייל. אתה עונה על השאלה, 'כמה זמן לוקחת משימה מסוימת?' ברגע שאתה ב-timeboxing mindset, אתה משתפר יותר ויותר. להיות מיומנים בהערכת משך הזמן שאתה צריך כדי להגיע ל-80 עד 90 אחוזים מערך הזמן שלך כדי להצליח." אל תדאג - זה לא ייקח ארוך. צפו לשיפור יכולות האומדן שלכם תוך מספר ימים.
- היו גמישים, במיוחד בהתחלה: מה אתה עושה אם לא הערכת כמה זמן אתה צריך להשלים משימה? תעשה עוד תיבת זמן. "אם אתה פוגע בקיר ומגלה שאחרי תיבת הזמן שלך, נניח, שעתיים הדו"ח שלך לא נעשה, שים תיבת זמן נוספת סביב 'סיום דוח'", אומר רולקן. "אתה תהיה הרבה יותר מרוכז בתוצאות ובגמר."
- דע את "שעת הזהב" שלך: לא, שעת הזהב היא לא מתי ללכת לצלם את הילד שלך - זה כאשר אתה הכי פרודוקטיבי. "שלי בין 7 בבוקר ל-10 בבוקר", אומר רולקן. "אם אתה מבין את שלך, אתה תהיה פרודוקטיבי יותר באופן אקספוננציאלי על ידי תזמון משימות במהלך הזמן הזה."
- תעדוף: אמנם אתה יכול ליישם Timeboxing על כל המשימות הנכנסות, אבל אתה צריך לעשות הבחנה בין עבודה משמעותית לפעילויות לא חיוניות, כמו גם זמן המושקע במערכות יחסים. "השימוש הגרוע ביותר של הזמן שלך הוא לעשות משהו שלא צריך להיעשות מלכתחילה", אומר רולקן. "החל את Timeboxing בעדיפות גבוהה." לרולקן לוקח רגע בסוף כל יום להגדיר את שלושת הדברים החשובים ביותר שישלים לו למחרת. "ההתמקדות שלי היא, 'אני לא אנוח עד ששלושת הדברים האלה ייעשו'", אומר רולקן. ולמרות ש-timeboxing צריך לחול על מטלות ופעילויות ביתיות - הזזת הדשא, למשל - אל תארז את הזמן שלך עם ילדיך. "ילדים נותנים עדיפות לכמות הזמן שאתה מבלה איתם", אומר רולקן. "לא איכות הזמן חשובה להם. בילוי עם ילדך אינו עניין של השלמת משימה."
- "בלע את הצפרדע": כאשר אתה קופץ זמן, תזמן את הפעילות או הפרויקט הנוראים ביותר שלך כדבר הראשון שאתה עושה באותו היום. "התחל את היום שלך באכילת הצפרדע שלך - הדבר שאתה מתנגד לו או מפחד ממנו ביותר", אומר רולקן. "על ידי אכילת הצפרדע הזו, תרגיש ששום דבר לא יכול להפיל אותך - אתה תהיה הרבה יותר פרודוקטיבי וזה יעזור לך להתקדם הכי הרבה בדברים שאתה צריך לעשות הכי הרבה."
כלים ל-Timeboxing: שלוש אפליקציות לניהול זמן לנסות
Rulken משתמש בטיימר ביצה ולוח שנה מקוון כדי לתאם זמן. "טיימר ביצה הוא כלי נהדר להגביל את עצמך לשתי דקות עבור תיבת הדואר הנכנס שלך", אומר רולקן. "בסופו של דבר המוח שלך יבין מה זה שתי דקות ואיך להתמקד. עד שתבנה את השעון הפנימי שלך, תאמן את המוח שלך עם טיימר ביצים". אבל יש גם כמה אפליקציות שיכולות לעזור לך לאורך כל התהליך. הנה שלוש אפליקציות Timeboxing לנסות.
Clockify היא אפליקציית מעקב זמן המאפשרת לך להגדיר ולעקוב אחר הזמן שאתה מבלה במשימות בזמן אמת ולאחר מכן לנתח אם הגעת ליעדים שלך.
פוקוס בוסטר היא אפליקציית מעקב אחר זמן ליישום טכניקת Pomodoro, טכניקת פרודוקטיביות המשלימה את ה-timeboxing על ידי חלוקת העבודה למפגשים של 25 דקות ולאחר מכן הפסקות של חמש דקות.
מיקוד הוא כלי וירטואלי לעבודה משותפת המספק אחריות לביצוע דברים. המפגשים מתוזמנים באופן עצמי, באורך 50 דקות, ומתחילים בכך שאתה מברך את בן הזוג שלך ומצהיר על המטרה שלך. אתה עובד במקביל ועושה צ'ק אין בסוף הפגישה.
