Voor ouders, time managementt is altijd lastig. Maar nu, te midden van de COVID-pandemie, is het des te moeilijker. Toen de pandemie begon, en veel ouders werden allemaal meegezogen in een... thuiswerken-met-kinderen vortex, met het professionele leven en het gezinsleven gegooid in een kosmische blender ingesteld op "Eff Up". Alle grenzen die we tussen de twee hadden vastgesteld, werden vernietigd. Inmiddels heeft deze verklaring stof verzameld. Maar het is nog steeds waar - en we zijn allemaal op zoek naar manieren om onszelf te organiseren om alles te bereiken wat gedaan moet worden.
Een tijdmanagementtechniek die vooral handig is voor ouders, is timeboxing. Timeboxing is een op kalender gebaseerde praktijk die uw dag (uw tijd) opnieuw begrenst met vooraf bepaalde tijdsblokken (boxen). Je besteedt simpelweg een bepaalde tijdbox aan een bepaalde taak. Het effect is productiviteit voor wanneer u werkt en ouder en rust wanneer u dat niet bent. Klinkt simpel? Goed - omdat het zo is. Maar dat maakt het niet minder handig. Dit is waarom ouders moeten leren timeboxen.
Dus, wat is timeboxing?
Timeboxing is een tijdmanagementtechniek waarbij vooraf vaste tijdseenheden aan een activiteit of taak worden toegewezen en die activiteit of taak vervolgens binnen het aangegeven tijdsbestek wordt voltooid. Elke taak, hoe groot of klein ook, krijgt een specifiek tijdvak dat als deadline dient. Dat is jouw tijd om het voor elkaar te krijgen. Het is zowel een organiserend principe als een tijdmanagementtechniek die je scherp bewust maakt van wat je moet doen en hoeveel tijd je eraan moet besteden. In de praktijk vervangt het aanwijzen van taken een takenlijst door een kalender: wanneer er een nieuwe activiteit voor u is, besteedt u een specifieke hoeveelheid tijd in je schema om het aan te pakken (d.w.z. zet het in je agenda), en beloof het dan in die "tijdbox" te doen.
Waarom timeboxen werkt
"Timeboxing werkt omdat het de wet van Parkinson overtreedt", zegt productiviteitsexpert Paul Rulkens, president van Agrippa Consulting International, met als klanten McKinsey, Uber en ExxonMobil. De wet van Parkinson stelt dat de tijd die u gebruikt om een activiteit uit te voeren, de tijd is die u voor de activiteit hebt gepland. Als u een vergadering van een uur plant, vergadert u een uur lang, ongeacht of u in slechts 10 minuten hebt gedaan wat u moest doen.
"Met timeboxing pas je de 80-20-regel toe op je tijd - je haalt 80 procent van je waarde uit 20 procent van je tijd", zegt Rulkens. "Als je de hoeveelheid tijd die je aan een taak besteedt, beperkt, krijg je 90 tot 95 procent van de waarde van je tijd. Meer tijd toevoegen is verspilde waarde; het laatste deel van je tijd die je aan iets besteedt, is je minst productieve.”
Timeboxing dwingt je om na te denken over hoeveel tijd een taak kost. En door de tijd in uw agenda te blokkeren om het te doen, heeft u de benodigde tijd vrijgemaakt. Als u uw agenda deelt met collega's, mogen zij u gedurende die tijd niet voor iets anders inplannen. Evenzo, als u de opvoedingstaken thuis deelt met uw partner, moeten zij u de tijd geven die u nodig hebt om ononderbroken te werken.
Wanneer u timeboxt, snijdt u uitstelgedrag af bij de pas; zelfs de taken die u niet wilt doen, krijgen tijd in uw agenda, dus u kunt net zo goed de tijd besteden om ze gedaan te krijgen.
Timeboxen zijn stappen van slechts één tot twee minuten of zo groot als enkele uren, maar mogen niet zo lang zijn dat ze intimiderend zijn. Een deel van wat timeboxen effectief maakt, is dat ze beperkt zijn: perfectionisten kunnen de toegewezen tijd niet overschrijden om het precies goed te krijgen, en creatievelingen zullen zich beter concentreren gezien het extra gevoel van urgentie.
"Belangrijk is dat je je focust op succes in plaats van perfectie", zegt Rulken.
Timebox: 10 regels om te volgen
Timeboxing lijkt eenvoudig - en dat is het ook. Maar om het goed te doen, zijn er enkele principes om in gedachten te houden. Hier zijn per Rulken enkele tips voor het verbeteren van de productiviteit bij het timeboxen.
- Pas de twee-minutenregel toe: Als u een e-mail binnen twee minuten of minder kunt adresseren, reageer dan onmiddellijk na het lezen. Als het langer dan twee minuten duurt, reageer dan later en zet een actienotitie op je actielijst. "Gebruik een eierwekker of je telefoon om jezelf te trainen om je aan de regel van twee minuten te houden", zegt Rulken.
- Breek de wet van Parkinson: De wet van Parkinson stelt dat een taak de hele tijd duurt die je beschikbaar stelt. Reserveer de helft van de gebruikelijke tijd voor uw e-mail en uw resultaten zullen hetzelfde of zelfs beter zijn.
- Je inbox is niet je actielijst: Maak een aparte actielijst. Gebruik je e-mailadres als input voor deze actielijst. En gebruik je inbox niet voor actieherinneringen.
- Meedogenloos “strategisch stoppen” toepassen: Uw vermogen om strategisch te stoppen is gelijk aan uw vermogen om te slagen. “‘Meer werk’ is niet langer het antwoord op ‘te veel te doen’”, zegt Rulken. Richt u daarom altijd op het stoppen van bestaande activiteiten die niet de hoogste en beste besteding van uw tijd zijn. “Hierdoor komt er meer tijd, energie en geld vrij om te focussen op het doen van waardevollere dingen”, zegt Rulken.
- Oefen en pas aan: "Timeboxen is een gewoonte", zegt Rulken. “Als je eenmaal een gewoonte begint op te bouwen, word je er beter in. De eerste paar keer dat je het doet, moet je je aanpassen - om te kalibreren. Je beantwoordt de vraag: 'Hoeveel tijd kost een bepaalde taak?' Als je eenmaal in de timebox-mindset bent, word je steeds beter en word bedreven in het inschatten van de hoeveelheid tijd die je nodig hebt om 80 tot 90 procent van je tijdswaarde te bereiken om te slagen.” Maak je geen zorgen - het duurt niet lang. Verwacht binnen een paar dagen uw inschattingsvermogen te verbeteren.
- Wees flexibel, vooral in het begin: Wat doe je als je hebt onderschat hoe lang je nodig had om een taak te voltooien? Doe nog een timebox. "Als je tegen een muur aanloopt en merkt dat je rapport na je, laten we zeggen, twee uur durende timebox niet klaar is, plaats dan een andere timebox rond 'Rapport voltooien'", zegt Rulken. “Je bent veel meer gefocust op het resultaat en de afwerking.”
- Ken uw "gouden uur": Nee, het gouden uur is niet wanneer je je kind moet gaan fotograferen - het is wanneer je het meest productief bent. "De mijne is tussen 07.00 en 10.00 uur", zegt Rulken. "Als je de jouwe begrijpt, zul je exponentieel productiever zijn door taken in deze tijd te plannen."
- Prioriteren: Hoewel je timeboxing zou kunnen toepassen op alle binnenkomende taken, moet je een onderscheid maken tussen zinvol werk en niet-essentiële activiteiten, evenals tijd besteed aan relaties. "Het slechtste gebruik van je tijd is iets doen dat helemaal niet gedaan hoeft te worden", zegt Rulken. "Pas timeboxing toe op hoge prioriteiten." Rulken neemt aan het einde van elke dag even de tijd om de drie belangrijkste dingen te definiëren die hij de volgende dag moet voltooien. "Mijn focus is: 'Ik zal niet rusten voordat deze drie dingen zijn gedaan'", zegt Rulken. En hoewel timeboxing van toepassing zou moeten zijn op klusjes en huishoudelijke activiteiten - bijvoorbeeld het gazon verplaatsen - moet u uw tijd met uw kinderen niet timeboxen. "Kinderen geven prioriteit aan de hoeveelheid tijd die je met hen doorbrengt", zegt Rulken. “Het is niet de kwaliteit van de tijd die voor hen belangrijk is. Tijd doorbrengen met je kind gaat niet over het voltooien van een taak."
- “Slik de kikker door”: Wanneer u timeboxt, plant u uw meest gevreesde activiteit of project als het eerste dat u die dag doet. "Begin je dag door je kikker te eten - datgene waar je je het meest tegen verzet of waar je het meest bang voor bent", zegt Rulken. "Door die kikker te eten, zul je het gevoel hebben dat niets je naar beneden kan halen - je zult veel productiever zijn en het zal je helpen om de meeste vooruitgang te boeken bij de dingen die je het meest moet doen."
Tools voor Timeboxing: Drie Time Management Apps om te proberen
Rulken gebruikt een eierwekker en een online kalender om te timeboxen. "Een eierwekker is een geweldig hulpmiddel om jezelf te beperken tot twee minuten voor je inbox", zegt Rulken. “Uiteindelijk zullen je hersenen begrijpen wat twee minuten is en hoe je je moet concentreren. Train je hersenen met een eierwekker totdat je je interne klok hebt opgebouwd.” Maar er zijn ook enkele apps die u tijdens het hele proces kunnen helpen. Hier zijn drie timeboxing-apps om te proberen.
Clockify is een tijdregistratie-app waarmee je de tijd die je aan taken besteedt in realtime kunt definiëren en bijhouden en vervolgens kunt analyseren of je je doelen hebt bereikt.
Focus-booster is een tijdregistratie-app voor het toepassen van de Pomodoro-techniek, een productiviteitstechniek die timeboxing aanvult door werk op te delen in sessies van 25 minuten gevolgd door pauzes van vijf minuten.
Focusmate is een virtuele samenwerkingstool die verantwoordelijkheid biedt om dingen voor elkaar te krijgen. Sessies zijn zelf gepland, 50 minuten lang, en beginnen met het begroeten van je partner en het bekendmaken van je doel. Je werkt in tandem en checkt in aan het einde van de sessie.
