For foreldre, tidsstyreret er alltid vanskelig. Men nå, midt i COVID-pandemien, er det desto vanskeligere. Da pandemien startet, og mange foreldre ble alle sugd inn i en jobbe hjemmefra-virvel med barn, med yrkesliv og familieliv kastet inn i en kosmisk blender satt til "Eff Up". Eventuelle grenser vi hadde etablert mellom de to ble ødelagt. Nå har denne uttalelsen samlet støv. Men det er fortsatt sant - og vi leter alle etter måter å organisere oss på for å oppnå alt som må gjøres.
En tidsstyringsteknikk som er spesielt nyttig for foreldre er timeboxing. Timeboxing er en kalenderbasert praksis som gjeninnfører grenser for dagen din (din tid) med forhåndsbestemte tidsblokker (bokser). Du bruker ganske enkelt en bestemt tidsboks til en bestemt oppgave. Effekten er produktivitet når du jobber og foreldre og hvile når du ikke er det. Høres enkelt ut? Bra - fordi det er det. Men det gjør det ikke mindre nyttig. Her er grunnen til at foreldre bør lære å tidsbokse.
Så, hva er timeboxing?
Timeboxing er en tidsstyringsteknikk som innebærer å tilordne faste tidsenheter til en aktivitet eller oppgave på forhånd og deretter fullføre den aktiviteten eller oppgaven i løpet av den angitte tidsrammen. Hver oppgave, uansett hvor stor eller liten, får en bestemt tidsboks som fungerer som en deadline. Det er din tid for å få det gjort. Det er både et organiseringsprinsipp og tidsstyringsteknikk som gjør deg oppmerksom på hva du trenger å gjøre og hvor mye tid du bør bruke til det. I praksis, utpeking av oppgaver som erstatter en gjøremålsliste med en kalender: hver gang det er en ny aktivitet for deg å gjøre, bruker du en bestemt mengde tid i timeplanen din for å takle det (dvs. legg det inn i kalenderen din), og forplikt deg deretter til å gjøre det i den "tidsboksen".
Hvorfor Timeboxing fungerer
"Timeboxing fungerer fordi det bryter Parkinsons lov," sier produktivitetsekspert Paul Rulkens, president for Agrippa Consulting International, hvis kunder inkluderer McKinsey, Uber og ExxonMobil. Parkinsons lov sier at tiden du bruker til å gjøre en aktivitet er tiden du har planlagt for aktiviteten. Hvis du planlegger et møte på én time, møtes du i én time – uansett om du har fullført det du trengte på bare 10 minutter.
"Med timeboxing bruker du 80-20-regelen på tiden din - du henter 80 prosent av verdien fra 20 prosent av tiden din," sier Rulkens. "Når du begrenser hvor lang tid du vil bruke på en oppgave, får du 90 til 95 prosent av tidsverdien. Å legge til tid utover det er bortkastet verdi; slutten av tiden du bruker på å gjøre noe er det minst produktive.»
Timeboxing tvinger deg til å tenke gjennom hvor mye tid en oppgave krever. Og ved å blokkere tiden på kalenderen din for å gjøre det, har du skåret ut den nødvendige tiden. Hvis du deler kalenderen din med kolleger, bør de ikke kunne planlegge deg for noe annet i løpet av den tiden. På samme måte, hvis du deler barneoppdragelsesoppgaver hjemme med partneren din, bør de gi deg den tiden du trenger til å jobbe, uavbrutt.
Når du tidsbokser, avskjærer du utsettelse ved passet; til og med oppgavene du ikke vil gjøre er tildelt tid på kalenderen din, så du kan like gjerne bruke tiden på å få dem gjort.
Tidsbokser er trinn så små som ett til to minutter eller så store som flere timer - men bør ikke være så lange at de er skremmende. Noe av det som gjør tidsbokser effektive, er at de er begrenset – perfeksjonister kan ikke gå over tiden som er tildelt for å få det helt riktig, og reklamene vil fokusere bedre gitt den ekstra følelsen av at det haster.
"Det er viktig at du fokuserer på suksess i stedet for perfeksjon," sier Rulken.
Slik Timebox: 10 regler å følge
Timeboxing virker enkelt - og det er det. Men for å gjøre det riktig er det noen prinsipper å huske på. Her, per Rulken, er noen tips for å forbedre produktiviteten ved timeboxing.
- Bruk to-minutters regelen: Hvis du kan adressere en e-post på to minutter eller mindre, svar umiddelbart etter å ha lest. Hvis det tar mer enn to minutter, svar senere og legg et handlingsnotat på handlingslisten. "Bruk en eggeklokke eller telefonen din for å trene deg selv til å holde deg til to-minutters-regelen," sier Rulken.
- Bryt Parkinsons lov: Parkinsons lov sier at en oppgave vil vare hele tiden du gjør tilgjengelig. Sett av halvparten av den vanlige tiden til e-posten din, så blir resultatene de samme eller enda bedre.
- Innboksen din er ikke handlingslisten din: Lag en egen handlingsliste. Bruk e-posten din som input for denne handlingslisten. Og ikke bruk innboksen din til handlingspåminnelser.
- Bruk hensynsløst "strategisk slutte": Din evne til strategisk å slutte er lik din evne til å lykkes. "'Mer arbeid' er ikke lenger svaret på 'for mye å gjøre'," sier Rulken. Fokuser derfor alltid på å stoppe eksisterende aktiviteter som ikke er den høyeste og beste bruken av tiden din. "Som et resultat blir mer tid, energi og penger tilgjengelig for å fokusere på å gjøre mer verdifulle ting," sier Rulken.
- Øv og tilpass: "Timeboxing er en vane," sier Rulken. "Når du begynner å bygge vanen, blir du bedre på det. De første gangene du gjør det, må du tilpasse deg – for å kalibrere. Du svarer på spørsmålet «Hvor mye tid tar en bestemt oppgave?» Når du først er inne på timeboxing-tankegangen, blir du bedre og bedre og bli flink til å estimere hvor lang tid du trenger for å nå 80-90 prosent av tidsverdien for å lykkes." Ikke bekymre deg - det tar ikke lang. Forvent å forbedre estimeringsevnene dine innen noen få dager.
- Vær fleksibel, spesielt i begynnelsen: Hva gjør du hvis du har undervurdert hvor lang tid du trengte for å fullføre en oppgave? Gjør en annen tidsboks. "Hvis du treffer en vegg og finner ut at etter at for eksempel to-timers tidsboksen din ikke er ferdig, sett en annen tidsboks rundt "Fullfør rapport," sier Rulken. "Du vil være mye mer fokusert på resultatene og etterbehandlingen."
- Kjenn din "gyldne time": Nei, den gyldne timen er ikke når du skal fotografere barnet ditt – det er når du er mest produktiv. "Min er mellom 07.00 og 10.00," sier Rulken. "Hvis du forstår din, vil du bli eksponentielt mer produktiv ved å planlegge oppgaver i løpet av denne tiden."
- Prioriter: Selv om du kan bruke timeboxing på alle innkommende oppgaver, bør du skille mellom meningsfylt arbeid og ikke-essensielle aktiviteter, samt tid brukt på relasjoner. "Den verste bruken av tiden din er å gjøre noe som ikke trenger å gjøres i utgangspunktet," sier Rulken. "Bruk timeboxing på høye prioriteter." Rulken bruker et øyeblikk på slutten av hver dag for å definere de tre viktigste tingene han skal fullføre dagen etter. "Mitt fokus er: 'Jeg vil ikke hvile før disse tre tingene er gjort,'" sier Rulken. Og selv om timeboxing bør gjelde for husarbeid og husholdningsaktiviteter - flytting av plenen, for eksempel - ikke timebox tiden din med barna dine. "Barn prioriterer hvor mye tid du tilbringer med dem," sier Rulken. «Det er ikke kvaliteten på tiden som er viktig for dem. Å tilbringe tid med barnet ditt handler ikke om å fullføre en oppgave.»
- "Svelg frosken": Når du tidsbokser, planlegg din mest fryktede aktivitet eller prosjekt som det første du gjør den dagen. "Start dagen med å spise frosken din - det du motstår eller frykter mest," sier Rulken. "Ved å spise den frosken, vil du føle at ingenting kan bringe deg ned - du vil være mye mer produktiv og det vil hjelpe deg å gjøre mest mulig fremgang med de tingene du trenger å gjøre mest."
Verktøy for tidsboksing: Tre tidsstyringsapper å prøve
Rulken bruker en eggeklokke og en online kalender for å timebox. "En eggtimer er et flott verktøy for å begrense deg til to minutter for innboksen din," sier Rulken. «Til slutt vil hjernen din forstå hva to minutter er og hvordan man fokuserer. Før du bygger din indre klokke, tren hjernen din med en eggeklokke.» Men det er også noen apper som kan hjelpe deg gjennom hele prosessen. Her er tre timeboxing-apper du kan prøve.
Clockify er en tidssporingsapp som lar deg definere og spore tiden du bruker på oppgaver i sanntid og deretter analysere om du har nådd målene dine.
Fokusforsterker er en tidssporingsapp for å bruke Pomodoro-teknikken, en produktivitetsteknikk som kompletterer timeboxing ved å dele opp arbeid i 25-minutters økter etterfulgt av fem-minutters pauser.
Fokuskamerat er et virtuelt samarbeidsverktøy som gir ansvar for å få ting gjort. Økter er selvplanlagte, 50 minutter lange, og starter med at du hilser på partneren din og erklærer målet ditt. Du jobber i tandem og sjekker inn på slutten av økten.
