La oss kalibrere forventningene her, på toppen. Du kommer sannsynligvis ikke til å våkne klokken 4 og være ferdig med å meditere, trene og journalføre innen 8. Beklager. Det er bare ikke realistisk for deg eller folk flest, enn si foreldre. Å lese om disse tidsstyringsteknikkene vil ikke forvandle deg til noen som er det.
Nå som vi har det ute av veien: la oss snakke om tid. Du kaster sannsynligvis bort mye av det. Det gjør vi alle. Moderne teknologi gjør det vanskelig for mennesker å holde fokus på et enkelt spor lenge. I det øyeblikket vi angir en prioritet, strekker vi oss ubevisst etter telefonene våre eller åpner en nettleserfane fordi vi ble vinket av et varsel eller fordi vi handler uten omtanke.
Heldigvis er det mulig å gjenvinne tiden tapt for enheter og andre distraksjoner med kreativitet og bevisst innsats. California time management coach Alexis Haselberger, hvis kunder inkluderer teknologigiganter som Google og Lyft, sier at mens de prøver å vri maksimal produktivitet ut av hvert sekund vanligvis resulterer i skuffelse og utbrenthet, en fornuftig bruk av vår begrensede tid kan føre til ikke bare mer produktivitet, men også personlig oppfyllelse. "På slutten av hver dag burde vi føle at de tingene vi gjorde i dag var viktigere enn de tingene vi ikke gjorde," sier hun
Vi spurte Haselberger og andre produktivitetseksperter om praktiske tips om tidsstyring for deres råd alt fra å fysisk skille deg fra tidkrevende enheter til å ta den tiden du trenger lade opp. Her er hva de anbefalte.
1. Slå av varsler... For alltid
Enhetene våre snurrer på oss hele dagen med e-postnyheter, tekstmeldinger, nyheter, aktivitet på sosiale medier og mer. Over tid taper det vår evne til å drive våre egne agendaer og sette våre egne prioriteringer. "Når vi er reaktive hele tiden, er det lett å la dagen skje med deg," sier Haselberger. «Du våkner, sjekker meldingene dine, svarer på dem, og prøver så å få ting gjort. Da er klokken 18.00. og du har jobbet hardt hele dagen, men har ikke krysset en eneste ting av oppgavelisten din.»
Derfor anbefaler hun å slå av nesten alle enhetsvarsler bortsett fra møtevarsler som hjelper oss med å oppfylle forpliktelser vi har påtatt oss overfor andre mennesker. Ikke bekymre deg for å gå glipp av noe som haster uten varsler. Hvis noen virkelig trenger vår umiddelbare oppmerksomhet, ringer de. "Ingen er avhengig av skriftlig kommunikasjon i en nødssituasjon," sier Haselberger, og legger til: "Jeg har aldri fått noen til å slå på alle varslene sine igjen etterpå."
2. Still inn timere innstilt på ditt oppmerksomhetsspenn
Pomodoros tidsstyringssystem oppfordrer folk til å fokusere på en enkelt oppgave ved å sette eksplisitte tidsbegrensninger for hvor lenge du jobber. Pomodoro er italiensk for tomat og har fått navnet sitt fra de karakteristiske tomatlignende tidtakerne brukt av teknikkens oppfinner Francesco Cirillo.
Cirillo tok til orde for 25-minutters utbrudd av tidsbestemt arbeid, men Haselberger bemerker at du ikke trenger å være låst til 25 minutter hvis den tiden ikke er riktig for deg eller oppgaven.
"Ikke så mange mennesker kan dele hele dagen i 25-minutters biter," sier hun. I stedet anbefaler hun å matche tidsperioden til oppmerksomhetsspennet ditt. "Hvis du har en varetektstid på 45 minutter, hvorfor bryter du den opp midt i det," spør hun. "Eller hvis du har 10 minutters oppmerksomhet, hvorfor prøver du å doble det hvis det bare vil være bortkastet innsats?"
3. Gamify alt
Utfordringen med å prøve å slå klokken kan legge til velkommen intensitet og drama til ellers kjedelige oppgaver. Å stille inn en tidtaker og skynde seg å skrive ferdig en e-post eller brette klesvask før alarmen går, kan være en effektiv måte å øke tempoet på og unngå å sløse med tid og kaste bort distraksjoner.
"Mange ting kan hjelpe oss å tenke på noe som et lite spill," sier Haselberger. "Hvis jeg har 15 minutter, hvor mange e-poster kan jeg komme igjennom? Kan jeg komme gjennom mer enn jeg kom gjennom forrige gang jeg hadde 15 minutter?» Selv om tidtakeren går av før du er ferdig, vil du det vinn, ettersom de 15 minuttene du brukte på å jobbe uten avbrudd nesten helt sikkert setter deg i en bedre posisjon enn før deg startet.
4. Batch Tasking
Å hoppe mellom ulike typer arbeidskraft koster mer tid og krefter enn de fleste av oss mistenker, med forskning som tyder på at det tar 25 minutter for folk å vænne seg til en ny oppgave. Batch tasking, der folk konstruerer timeplanen sin for å gruppere lignende oppgaver sammen, kan få den tiden tilbake. Når jobben din forventer at du skal være på vakt hele tiden, kan det være utfordrende å lage en gruppeoppgaveplan, men det kan være mulig med kreativitet.
Texas forretningskonsulent Danielle Langton sier at noen av hennes klienter har vært i stand til å få dagene med telefonsamtaler/Zoom-samtaler ned til to dager i uken. "De satte grenser rundt tidspunktet de var villige til å planlegge samtaler," sier Langton. "Det lar de ikke-anropsdagene være åpne for helt andre oppgaver."
5. Kroppsdobling
Kroppsdobling innebærer at en annen person jobber ved siden av deg, enten personlig eller virtuelt, som holder deg ansvarlig og i gang med oppgaven. Det anbefales ofte for personer som er diagnostisert med ADHD og sliter med eksekutiv funksjon mentale prosesser bak planlegging, oppmerksomhet, hukommelse og multitasking. Ideelt sett opptrer ansvarlighetspartneren din som en kald, men likevel streng tilsynsmann som holder seg plassert over skulder for å sørge for at du ikke kommer for mye av sporet samtidig som du gjør arbeidet mer behagelig gjennom deres selskap. "Det kan være en nyttig produktivitetsstrategi for alle som sliter med å starte og fullføre oppgaver," California-terapeut Noemi Fernandez sier.
6. Gjør distraksjoner ubeleilig
Når du tar opp telefonen, dukker minst et halvt dusin ekstremt effektive distraksjonsmidler opp under tommelen. Mobilbruk kan spise opp store deler av arbeidsdagen din hvis du lar dem. Haselberger anbefaler å gruppere apper som TikTok, Instagram eller Twitter i en mappe merket "time suger" som er så mange sveip unna telefonens startskjerm som mulig.
"Du kan fortsatt komme til det, men du må skrive på Instagram eller sveipe til det og finne det i en mappe," sier hun. Og så legger du den fra deg og innser at du ikke gjorde det jeg hadde tenkt å gjøre da jeg tok telefonen. Noen ganger er det veldig nyttig å bare ha litt friksjon for å ta en avgjørelse.
7. Døm telefonen til fengsel
Med mobiltelefoner er det noen ganger ikke bare noen få dårlige apper som forårsaker problemet. Selv om du kuraterer appene dine med ekstrem forsiktighet, kan du fortsatt ikke stole på deg selv med en telefon. Haselberger sier at flere av hennes klienter bruker tidsbestemte låste containere for å hindre at de får tilgang til telefonene sine mens de jobber. Teknikken fungerer fordi låsing av telefonen fjerner fristelsen til å ta telefonen fullstendig. "Det er mye lettere for mennesker å fjerne fristelser enn det er å motstå det," sier Haselberger.
8. Sats på om du blir ferdig
For noen er det ikke nok insentiv å vite at du trenger å gjøre noe og at du vil ha nytte av å gjøre det. Noen ganger må sosial godkjenning eller penger være på spill for at det skal føles ekte. Apper som Stickk la folk satse penger på å fullføre oppgaver i tide. Få det gjort og du vinner. Hvis du ikke krysset målstreken, betaler du. Eller, hvis du ikke vil satse penger, utpek en venn som ansvarlig partner for å spore fremgangen din og gi deg push-back når du slapper av eller ikke følger opp. "Jeg ville aldri gjort dette personlig, men det er effektivt for noen mennesker som står i gjeld til eksterne forventninger," sier Haselberger.
9. Prioriter hvile
Når vi er travle og overveldet, blir søvn vanligvis et offer fordi vi må vie alle våre våkne timer til oppgaven vi må fullføre. Men, bemerker Langton, å jobbe mindre og hvile mer er ofte en bedre bruk av tiden enn døgnet rundt maratonarbeid.
"Det høres kanskje motintuitivt ut, men for noen mennesker fungerer det mindre faktisk hjelper dem å være mer effektivt, sier hun. "Fra tid til annen spør jeg kundene mine om de prioriterer søvn, bevegelse og hvile slik at de kan være supereffektive og effektive i arbeidstiden."
Mens behovet for søvn varierer, viser forskning at folk generelt er det langt mer produktive når de er godt uthvilt. "Hjernen din trenger søvn, og når den ikke har det, er du mer uforsiktig og mer distraherbar," sier Haselberger. Uansett hva du ønsker å gjøre, er det bare gode råd.
