Skalibrujmy oczekiwania tutaj, na górze. Prawdopodobnie nie obudzisz się o czwartej i nie skończysz medytować, ćwiczyć i prowadzić dziennika o 8. Przepraszam. To po prostu nierealne dla ciebie i większości ludzi, nie mówiąc już o rodzicach. Czytanie o technikach zarządzania czasem nie sprawi, że staniesz się kimś, kto taki jest.
Skoro już to mamy za sobą: porozmawiajmy o czasie. Prawdopodobnie dużo tego marnujesz. Wszyscy robimy. Nowoczesna technologia utrudnia ludziom długotrwałe skupienie się na jednej ścieżce. W momencie, gdy ustalamy priorytet, nieświadomie sięgamy po telefon lub otwieramy kartę przeglądarki, bo przywołał nas alert lub działamy bez zastanowienia.
Na szczęście czas stracony na urządzeniach i innych rozrywkach można odzyskać dzięki kreatywności i świadomemu wysiłkowi. Kalifornijski trener zarządzania czasem Alexisa Haselbergera, której klientami są giganci technologiczni, tacy jak Google i Lyft, twierdzi, że próbując wycisnąć maksymalną produktywność z każdej sekundy, zwykle powoduje rozczarowanie i wypalenie, a mądre wykorzystanie naszego ograniczonego czasu może prowadzić nie tylko do większej produktywności, ale także osobistej spełnienie. „Pod koniec każdego dnia powinniśmy mieć poczucie, że to, co zrobiliśmy dzisiaj, było ważniejsze niż to, czego nie zrobiliśmy” – mówi
Poprosiliśmy Haselbergera i innych ekspertów ds. produktywności o gotowe wskazówki dotyczące zarządzania czasem rozciągało się od fizycznego oddzielenia się od czasochłonnych urządzeń po poświęcenie potrzebnego czasu naładować. Oto, co polecili.
1. Wyłącz powiadomienia… na zawsze
Nasze urządzenia wysyłają do nas wiadomości przez cały dzień, wysyłając e-maile, SMS-y, aktualności, aktywność w mediach społecznościowych i nie tylko. Z biegiem czasu osłabia to naszą zdolność do kierowania własnymi programami i ustalania własnych priorytetów. „Kiedy cały czas jesteśmy reaktywni, łatwo jest pozwolić, aby dzień przydarzył się Tobie” – mówi Haselberger. „Budzisz się, sprawdzasz wiadomości, odpowiadasz na nie, a potem próbujesz załatwić sprawę. Potem jest 18:00. i cały dzień ciężko pracowałeś, ale nie skreśliłeś ani jednej rzeczy ze swojej listy rzeczy do zrobienia.
Dlatego zaleca wyłączenie prawie wszystkich alertów na urządzeniu, z wyjątkiem powiadomień o spotkaniach, które pomagają nam wywiązać się z zobowiązań, które nałożyliśmy na inne osoby. Nie martw się, że przegapisz coś pilnego bez powiadomień. Jeśli ktoś naprawdę potrzebuje naszej natychmiastowej uwagi, zadzwoni. „W sytuacji awaryjnej nikt nie polega na komunikacji pisemnej” – mówi Haselberger i dodaje: „Nigdy nie zdarzyło mi się, żeby ktoś później ponownie włączył wszystkie powiadomienia”.
2. Ustaw timery dostosowane do zakresu Twojej uwagi
System zarządzania czasem Pomodoro zachęca ludzi do skupienia się na jednym zadaniu, wyznaczając wyraźne limity czasu pracy. Pomodoro to po włosku pomidor, a swoją nazwę zawdzięcza charakterystycznym timerom przypominającym pomidor, używanym przez wynalazcę tej techniki Francesco Cirillo.
Cirillo opowiadał się za 25-minutowymi przerwami w pracy w określonym czasie, ale Haselberger zauważa, że nie musisz ograniczać się do 25 minut, jeśli ten czas nie jest odpowiedni dla Ciebie lub zadania.
„Niewiele osób jest w stanie podzielić cały dzień na 25-minutowe fragmenty” – mówi. Zamiast tego radzi dopasować okres czasu do zakresu uwagi. „Jeśli masz 45 minut aresztu, to dlaczego przerywasz go w połowie” – pyta. „Albo jeśli masz 10 minut czasu na skupienie, dlaczego próbujesz go podwoić, jeśli będzie to po prostu zmarnowany wysiłek?”
3. Zgamifikuj wszystko
Wyzwanie polegające na próbie pokonania czasu może dodać intensywności i dramatyzmu do nudnych zadań. Ustawienie minutnika i pośpiech, aby zakończyć pisanie e-maila lub składać pranie, zanim włączy się alarm, może być skutecznym sposobem na przyspieszenie tempa i uniknięcie popadnięcia w rozpraszacze marnujące czas.
„Wiele rzeczy może pomóc nam myśleć o czymś jak o małej grze” – mówi Haselberger. „Jeśli mam 15 minut, ile e-maili mogę przesłać? Czy zdołam przetrwać więcej niż ostatnim razem, kiedy miałem 15 minut?” Nawet jeśli licznik czasu wyłączy się, zanim skończysz, tak się stanie wygraj, ponieważ 15 minut, które spędziłeś na pracy bez przerwy, prawie na pewno stawia cię w lepszej sytuacji niż wcześniej Rozpoczęty.
4. Zadania wsadowe
Przeskakiwanie między różnymi rodzajami pracy kosztuje więcej czasu i wysiłku, niż większość z nas przypuszcza, co sugerują badania 25 minut na aklimatyzację do nowego zadania. Zadania wsadowe, podczas których ludzie opracowują swój harmonogram w celu grupowania podobnych zadań, mogą odzyskać ten czas. Jeśli Twoja praca wymaga, abyś był pod telefonem przez cały czas, utworzenie harmonogramu zadań wsadowych może być wyzwaniem, ale przy odrobinie kreatywności może być możliwe.
Konsultant biznesowy w Teksasie Danielle Langton mówi, że niektórym jej klientom udało się skrócić czas rozmów telefonicznych/rozmów przez Zoom do dwóch dni w tygodniu. „Wyznaczali granice czasu, w którym chcieli planować rozmowy” – mówi Langton. „Dzięki temu dni wolne od dyżurów pozostają otwarte na zupełnie inne zadania”.
5. Podwojenie ciała
Podwajanie ciała polega na współpracy z drugą osobą, osobiście lub wirtualnie, dzięki której jesteś odpowiedzialny i wywiązujesz się z zadania. Często jest zalecany osobom ze zdiagnozowanym ADHD i zmagającymi się z funkcjami wykonawczymi, np procesy mentalne odpowiedzialne za planowanie, uwagę, pamięć i wielozadaniowość. Idealnie byłoby, gdyby Twój odpowiedzialny partner zachowywał się jak spokojny, ale wciąż surowy nadzorca, który pozostaje nad Tobą ramię, aby mieć pewność, że nie zboczysz za bardzo z właściwej ścieżki, a jednocześnie sprawisz, że praca będzie dzięki nim przyjemniejsza firma. „Może to być pomocna strategia produktywności dla każdego, kto ma problemy z rozpoczynaniem i kończeniem zadań” – terapeuta z Kalifornii Noemi Fernandez mówi.
6. Spraw, aby rozproszenie uwagi stało się niewygodne
Kiedy podnosisz telefon, pod Twoim kciukiem pojawia się co najmniej pół tuzina niezwykle skutecznych środków odwrócenia uwagi. Korzystanie z telefonu komórkowego może pochłonąć ogromne fragmenty dnia pracy jeśli im pozwolisz. Haselberger zaleca grupowanie aplikacji, takich jak TikTok, Instagram czy Twitter, w folderze o nazwie „Czas do bani”, który mieści się w odległości możliwie największej liczby przeciągnięć palcem od ekranu głównego telefonu.
„Nadal możesz uzyskać dostęp do tych rzeczy, ale musisz wpisać je na Instagramie lub przesunąć palcem i zlokalizować je w folderze” – mówi. A potem odkładasz to i zdajesz sobie sprawę, że nie zrobiłeś tego, co miałem zamiar zrobić, gdy podniosłem słuchawkę. Czasami samo odrobina tarcia jest naprawdę pomocna w podjęciu decyzji.
7. Skazuj swój telefon na więzienie
W przypadku telefonów komórkowych czasami przyczyną problemu nie jest tylko kilka złych aplikacji. Nawet jeśli dobierasz aplikacje ze szczególną starannością, nadal nie możesz ufać sobie telefonem. Haselberger twierdzi, że kilku jej klientów korzysta z kontenerów zamykanych czasowo, aby uniemożliwić sobie dostęp do telefonów podczas pracy. Ta technika jest skuteczna, ponieważ zablokowanie telefonu całkowicie eliminuje pokusę jego podniesienia. „Ludziom znacznie łatwiej jest pozbyć się pokusy, niż się jej oprzeć” – mówi Haselberger.
8. Postaw na to, czy ukończysz
Dla niektórych świadomość, że musisz coś zrobić i że odniesiesz korzyści, robiąc to, nie jest wystarczającą zachętą. Czasami w grę wchodzi akceptacja społeczna lub pieniądze, aby całość wydawała się realna. Aplikacje takie jak Stickk pozwalają ludziom stawiać pieniądze na wykonanie zadań na czas. Zrób to, a wygrasz. Jeżeli nie dotarłeś do mety, płacisz. Lub, jeśli nie chcesz stawiać pieniędzy, wyznacz przyjaciela jako partnera odpowiedzialnego za śledzenie Twoich postępów i udzielającego pomocy, gdy osłabniesz lub nie dotrzymasz kroku. „Osobiście nigdy bym tego nie zrobił, ale jest to skuteczne w przypadku niektórych osób zadłużonych w obliczu zewnętrznych oczekiwań” – mówi Haselberger.
9. Priorytetowo traktuj odpoczynek
Kiedy jesteśmy zajęci i przytłoczeni, sen zwykle staje się ofiarą, ponieważ musimy poświęcić całą godzinę na zadanie, które musimy wykonać. Jednak, jak zauważa Langton, mniej pracy i więcej odpoczynku często pozwala lepiej wykorzystać nasz czas niż całodobowe maratony pracy.
„Może to brzmieć sprzecznie z intuicją, ale dla niektórych osób jest to praca mniej faktycznie pomaga im być więcej skuteczne” – mówi. „Od czasu do czasu pytam moich klientów, czy dla nich priorytetem jest sen, ruch i odpoczynek, aby móc być wyjątkowo skutecznymi i wydajnymi w godzinach pracy”.
Chociaż zapotrzebowanie na sen jest zróżnicowane, badania pokazują, że ludzie zazwyczaj tak są znacznie bardziej produktywni, gdy są dobrze wypoczęci. „Twój mózg potrzebuje snu, a kiedy go nie ma, jesteś bardziej nieostrożny i bardziej rozproszony” – mówi Haselberger. Cokolwiek chcesz zrobić, to po prostu rozsądna rada.
