za starše, upravljavci časat je vedno težavno. Toda zdaj, sredi pandemije COVID-a, je vse težje. Ko se je začela pandemija in so bili številni starši vsi zavzeti v a delo z doma-with-kids vortex, s poklicnim in družinskim življenjem, vrženim v kozmični mešalnik, nastavljen na “Eff Up”. Vse meje, ki smo jih vzpostavili med obema, so bile uničene. Do zdaj je ta izjava pobrala prah. Vendar je še vedno res - in vsi iščemo načine, kako se organizirati, da bi dosegli vse, kar je treba narediti.
Tehnika upravljanja s časom, ki je še posebej uporabna za starše, je timeboxing. Timeboxing je praksa, ki temelji na koledarju, ki ponovno postavlja meje na vaš dan (vaš čas) z vnaprej določenimi časovnimi bloki (polji). Določeni časovni okvir preprosto namenite določeni nalogi. Učinek je produktivnost, ko delaš in starš in počivaš, ko nisi. Se sliši preprosto? Dobro - ker je. Vendar to ne pomeni, da je manj uporaben. Tukaj je razlog, zakaj bi se starši morali naučiti časovnega okvirja.
Torej, kaj je Timeboxing?
Timeboxing je tehnika upravljanja časa, ki vključuje vnaprejšnjo dodelitev določenih časovnih enot dejavnosti ali nalogi in nato dokončanje te dejavnosti ali naloge v določenem časovnem okviru. Vsaka naloga, ne glede na to, kako velika ali majhna, ima določeno časovno polje, ki služi kot rok. To je vaš čas, da to storite. Je tako organizacijsko načelo kot tehnika upravljanja s časom, zaradi katere se močno zavedate, kaj morate storiti in koliko časa bi morali temu nameniti. V praksi določitev nalog nadomesti seznam opravil s koledarjem: kadar koli je za vas nova dejavnost, se posvetite določeno količino časa v vašem urniku, da se tega lotite (tj. vnesite v svoj koledar), nato pa se zavežite, da boste to storili v tem »časovnem polju«.
Zakaj Timeboxing deluje
"Timeboxing deluje, ker krši Parkinsonov zakon," pravi strokovnjak za produktivnost Paul Rulkens, predsednik Agrippa Consulting International, katerega stranke so McKinsey, Uber in ExxonMobil. Parkinsonov zakon pravi, da je čas, ki ga porabite za opravljanje dejavnosti, čas, ki ste ga načrtovali za dejavnost. Če načrtujete sestanek za eno uro, se boste srečali eno uro – ne glede na to, ali ste opravili, kar ste potrebovali, v samo 10 minutah.
"S časovnim boksom uporabljaš pravilo 80-20 za svoj čas - 80 odstotkov svoje vrednosti izpelješ iz 20 odstotkov svojega časa," pravi Rulkens. »Ko omejite količino časa, ki ga boste porabili za opravilo, boste prejeli 90 do 95 odstotkov vrednosti svojega časa. Dodajanje časa preko tega je zapravljena vrednost; Konec vašega časa, ki ga porabite za nekaj, je najmanj produktiven."
Timeboxing vas prisili, da razmislite, koliko časa zahteva naloga. In z blokiranjem časa na koledarju, da to storite, ste izrezali potreben čas. Če svoj koledar delite s sodelavci, vam v tem času ne bi smeli razporediti ničesar drugega. Podobno, če si s partnerjem delite naloge vzgoje otrok doma, bi vam moral dati čas, ki ga potrebujete za delo, nemoteno.
Ko boksaš s časom, prekineš odlašanje pri podaji; tudi opravilom, ki jih ne želite opravljati, je v vašem koledarju dodeljen čas, zato lahko porabite čas za njihovo dokončanje.
Časovni okvirji so koraki tako majhni kot ena do dve minuti ali veliki kot nekaj ur – vendar ne bi smeli biti tako dolgi, da bi bili zastrašujoči. Del tega, zaradi česar so časovni okvirji učinkoviti, je, da so omejeni – perfekcionisti ne morejo preseči dodeljenega časa, da bi ga naredili prav, kreativci pa se bodo bolje osredotočili glede na dodaten občutek nujnosti.
"Pomembno je, da se osredotočate na uspeh in ne na popolnost," pravi Rulken.
Kako shraniti časovni okvir: 10 pravil, ki jih je treba upoštevati
Timeboxing se zdi preprost - in je. Toda, če želite to narediti pravilno, morate upoštevati nekaj načel. Tukaj je po Rulken nekaj nasvetov za izboljšanje produktivnosti pri časovnem boksu.
- Uporabite pravilo dveh minut: Če lahko naslovite e-pošto v dveh minutah ali manj, odgovorite takoj po branju. Če traja več kot dve minuti, odgovorite pozneje in na seznam dejanj dajte opombo o dejanju. "Uporabite časovnik za jajca ali telefon, da se naučite držati pravila dveh minut," pravi Rulken.
- Kršite Parkinsonov zakon: Parkinsonov zakon pravi, da bo naloga trajala ves čas, ki ga daste na voljo. Vzemite si polovico običajnega časa za svojo e-pošto in vaši rezultati bodo enaki ali celo boljši.
- Vaš nabiralnik ni vaš seznam dejanj: Ustvarite ločen seznam dejanj. Uporabite svoj e-poštni naslov kot vnos za ta seznam dejanj. In ne uporabljajte mape »Prejeto« za opomnike o dejanjih.
- Neusmiljeno uporabljajte »strateško opustitev«: Vaša sposobnost strateškega prenehanja je enaka vaši sposobnosti za uspeh. »Več dela« ni več odgovor na »preveč dela«,« pravi Rulken. Zato se vedno osredotočite na ustavitev obstoječih dejavnosti, ki niso najboljša in najboljša izraba vašega časa. "Zaradi tega je na voljo več časa, energije in denarja, da se osredotočimo na početje bolj vrednih stvari," pravi Rulken.
- Vadite in se prilagajajte: "Timeboxing je navada," pravi Rulken. »Ko enkrat začneš graditi navado, postaneš boljši. Prvih nekajkrat, ko to storite, se boste morali prilagoditi – kalibrirati. Odgovarjate na vprašanje: ‘Koliko časa vzame določena naloga?’ Ko ste v razmišljanju o časovnem boksu, postajate vedno boljši in postanite spretni pri ocenjevanju časa, ki ga potrebujete, da dosežete 80 do 90 odstotkov vrednosti vašega časa, da uspete." Ne skrbite - ne bo trajalo dolga. Pričakujte, da boste v nekaj dneh izboljšali svoje sposobnosti ocenjevanja.
- Bodite prilagodljivi, zlasti na začetku: Kaj storite, če ste podcenili, koliko časa potrebujete za dokončanje naloge? Naredite še en časovni okvir. "Če udarite v zid in ugotovite, da po vašem, recimo, dvournem časovnem okviru vaše poročilo ni končano, postavite drugo časovno polje okoli 'Dokončaj poročilo'," pravi Rulken. "Veliko bolj boste osredotočeni na rezultate in zaključek."
- Spoznajte svojo "zlato uro": Ne, zlata ura ni, ko morate fotografirati svojega otroka – takrat ste najbolj produktivni. "Moja je med 7. in 10. uro zjutraj," pravi Rulken. "Če razumete svoje, boste v tem času eksponentno bolj produktivni z razporejanjem nalog."
- Dajte prednost: Medtem ko bi časovni okvir lahko uporabili za vsa prihajajoča opravila, bi morali razlikovati med smiselnim delom in nebistvenimi dejavnostmi ter časom, porabljenim za odnose. "Najslabša poraba svojega časa je delati nekaj, česar sploh ni treba narediti," pravi Rulken. "Uporabi časovni okvir za visoke prioritete." Rulken si ob koncu vsakega dneva vzame trenutek, da opredeli tri najpomembnejše stvari, ki jih mora dokončati naslednji dan. "Moj poudarek je: 'Ne bom počival, dokler ne opravim teh treh stvari,'" pravi Rulken. In medtem ko bi moral časovni boks veljati za opravila in gospodinjske dejavnosti – na primer premikanje travnika –, ne omejujte časa s svojimi otroki. "Otroci dajejo prednost količini časa, ki ga preživite z njimi," pravi Rulken. »Za njih ni pomembna kakovost časa. Preživljanje časa s svojim otrokom ne pomeni dokončanja naloge."
- "Pogoltni žabo": Ko določite časovni okvir, načrtujte svojo najbolj grozljivo dejavnost ali projekt kot prvo stvar, ki jo naredite tisti dan. "Začnite svoj dan tako, da pojeste svojo žabo - stvar, ki se ji upirate ali jo je najbolj strah," pravi Rulken. "Če boste pojedli to žabo, se boste počutili, kot da vas nič ne more pokvariti - postali boste veliko bolj produktivni in pomagalo vam bo, da boste kar najbolj napredovali pri stvareh, ki jih morate največ narediti."
Orodja za Timeboxing: tri aplikacije za upravljanje časa, ki jih lahko preizkusite
Rulken uporablja časovnik za jajca in spletni koledar za časovni okvir. "Časovnik za jajca je odlično orodje, da se omejite na dve minuti za vaš nabiralnik," pravi Rulken. »Vaši možgani bodo sčasoma razumeli, kaj sta dve minuti in kako se osredotočiti. Dokler ne zgradite svoje notranje ure, trenirajte svoje možgane s časovnikom za jajca." Obstaja pa tudi nekaj aplikacij, ki vam lahko pomagajo skozi celoten proces. Tukaj so tri aplikacije za merjenje časa, ki jih lahko poskusite.
Clockify je aplikacija za sledenje časa, ki vam omogoča, da v realnem času definirate in spremljate čas, ki ga porabite za opravila, in nato analizirate, ali ste dosegli svoje cilje.
Focus Booster je aplikacija za sledenje časa za uporabo tehnike Pomodoro, tehnike produktivnosti, ki dopolnjuje časovni okvir tako, da delo razdeli na 25-minutne seje, ki jim sledijo petminutni odmori.
Focusmate je virtualno orodje za sodelovanje, ki zagotavlja odgovornost za opravljanje stvari. Seje so organizirane po lastnem urniku, dolge 50 minut in se začnejo tako, da pozdravite svojega partnerja in razglasite svoj cilj. Delate v tandemu in se prijavite na koncu seje.
