För föräldrar, tidsförvaltaredet är alltid knepigt. Men nu, mitt i covid-pandemin, är det desto svårare. När pandemin började, och många föräldrar sögs alla in i en arbeta hemifrån-med-barn vortex, med yrkesliv och familjeliv kastat in i en kosmisk mixer inställd på "Eff Up". Alla gränser vi hade etablerat mellan de två förstördes. Vid det här laget har detta uttalande samlat damm. Men det är fortfarande sant - och vi letar alla efter sätt att organisera oss för att åstadkomma allt som behöver göras.
En tidshanteringsteknik som är särskilt användbar för föräldrar är timeboxing. Timeboxing är en kalenderbaserad praxis som återinför gränser för din dag (din tid) med förutbestämda tidsblock (rutor). Du ägnar helt enkelt en viss tidslåda åt en viss uppgift. Effekten är produktivitet när du arbetar och förälder och vila när du inte är det. Låter det enkelt? Bra - för det är det. Men det gör det inte mindre användbart. Här är anledningen till att föräldrar bör lära sig att tidsboxa.
Så, vad är timeboxing?
Timeboxing är en tidshanteringsteknik som innebär att i förväg tilldela fasta tidsenheter till en aktivitet eller uppgift och sedan slutföra den aktiviteten eller uppgiften under den angivna tidsramen. Varje uppgift, oavsett hur stor eller liten, får en specifik tidsruta som fungerar som en deadline. Det är din tid att få det gjort. Det är både en organiseringsprincip och tidshanteringsteknik som gör dig akut medveten om vad du behöver göra och hur mycket tid du bör ägna åt det. I praktiken, utpekandet av uppgifter som ersätter en att göra-lista med en kalender: närhelst det finns en ny aktivitet för dig att göra, ägnar du en viss tid i ditt schema för att ta itu med det (d.v.s. lägg in det i din kalender), och förbind dig sedan att göra det i den "tidsrutan".
Varför Timeboxing fungerar
"Timeboxing fungerar eftersom det bryter mot Parkinsons lag", säger produktivitetsexpert Paul Rulkens, VD för Agrippa Consulting International, vars kunder inkluderar McKinsey, Uber och ExxonMobil. Parkinsons lag säger att tiden du använder för att göra en aktivitet är den tid du har planerat för aktiviteten. Om du planerar ett möte på en timme träffas du i en timme – oavsett om du har slutfört det du behövde på bara 10 minuter.
"Med timeboxing tillämpar du 80-20-regeln på din tid - du får 80 procent av ditt värde från 20 procent av din tid", säger Rulkens. "När du begränsar mängden tid du lägger på en uppgift får du 90 till 95 procent av din tidsvärde. Att lägga till tid utöver det är bortkastat värde; slutet av din tid som ägnas åt något är din minst produktiva.”
Timeboxing tvingar dig att tänka igenom hur mycket tid en uppgift kräver. Och genom att blockera tiden i din kalender för att göra det, har du tagit fram den tid som behövs. Om du delar din kalender med kollegor borde de inte kunna schemalägga dig för något annat under den tiden. På samma sätt, om du delar barnuppfostran hemma med din partner, bör de ge dig den tid du behöver för att arbeta, utan avbrott.
När du tidsboxar klipper du förhalandet vid passet; även de uppgifter du inte vill göra tilldelas tid i din kalender, så du kan lika gärna lägga tiden på att göra dem gjorda.
Tidlådor är steg så små som en till två minuter eller så stora som flera timmar - men bör inte vara så långa att de är skrämmande. En del av det som gör tidslådor effektiva är att de är begränsade – perfektionister kan inte gå över den tid som tilldelas för att få det helt rätt, och annonsmaterial kommer att fokusera bättre med tanke på den extra känslan av brådska.
"Viktigt, du fokuserar på framgång snarare än perfektion," säger Rulken.
Hur man Timebox: 10 regler att följa
Timeboxing verkar enkelt – och det är det. Men för att göra det rätt finns det några principer att tänka på. Här är per Rulken några tips för att förbättra produktiviteten vid timeboxning.
- Tillämpa tvåminutersregeln: Om du kan adressera ett e-postmeddelande på två minuter eller mindre, svara direkt efter att du har läst. Om det tar mer än två minuter, svara senare och lägg en åtgärdsanteckning på din åtgärdslista. "Använd en äggklocka eller din telefon för att träna dig själv att hålla dig till tvåminutersregeln," säger Rulken.
- Bryt mot Parkinsons lag: Parkinsons lag säger att en uppgift kommer att pågå under hela den tid du gör tillgänglig. Avsätt hälften av den vanliga tiden för ditt e-postmeddelande, så blir dina resultat desamma eller ännu bättre.
- Din inkorg är inte din åtgärdslista: Skapa en separat åtgärdslista. Använd din e-post som input för den här åtgärdslistan. Och använd inte din inkorg för åtgärdspåminnelser.
- Använd hänsynslöst "strategiskt sluta": Din förmåga att strategiskt sluta är lika med din förmåga att lyckas. "'Mer arbete' är inte längre svaret på 'för mycket att göra'", säger Rulken. Fokusera därför alltid på att stoppa befintliga aktiviteter som inte är den högsta och bästa användningen av din tid. "Som ett resultat blir mer tid, energi och pengar tillgängliga för att fokusera på att göra mer värdefulla saker," säger Rulken.
- Öva och anpassa: "Timeboxing är en vana", säger Rulken. "När du börjar bygga upp vanan blir du bättre på det. De första gångerna du gör det måste du anpassa dig – för att kalibrera. Du svarar på frågan, 'Hur mycket tid tar en viss uppgift?' När du väl är inne på timeboxing-tänket blir du bättre och bättre och bli skicklig på att uppskatta hur lång tid du behöver för att nå 80 till 90 procent av din tidsvärde för att lyckas.” Oroa dig inte - det tar inte lång. Räkna med att förbättra dina uppskattningsförmåga inom några dagar.
- Var flexibel, särskilt i början: Vad gör du om du har underskattat hur lång tid du behövde för att slutföra en uppgift? Gör en annan tidslåda. "Om du träffar en vägg och upptäcker att efter din, säg, två timmar långa timebox, din rapport inte är klar, lägg en annan timebox runt "Avsluta rapport", säger Rulken. "Du kommer att vara mycket mer fokuserad på resultaten och avslutningen."
- Känn din "gyllene timme": Nej, den gyllene timmen är inte när du ska fotografera ditt barn – det är när du är som mest produktiv. "Min är mellan 07.00 och 10.00", säger Rulken. "Om du förstår ditt kommer du att bli exponentiellt mer produktiv genom att schemalägga uppgifter under den här tiden."
- Prioritera: Även om du kan tillämpa timeboxing på alla inkommande uppgifter, bör du göra en skillnad mellan meningsfullt arbete och icke-nödvändiga aktiviteter, såväl som tid som spenderas på relationer. "Den värsta användningen av din tid är att göra något som inte behöver göras i första hand", säger Rulken. "Tillämpa timeboxing på höga prioriteringar." Rulken tar en stund i slutet av varje dag för att definiera de tre viktigaste sakerna för honom att slutföra följande dag. "Mitt fokus är, 'Jag kommer inte att vila förrän dessa tre saker är gjorda'", säger Rulken. Och även om timeboxing bör gälla sysslor och hushållsaktiviteter - flytta gräsmattan, till exempel - ska du inte timeboxa din tid med dina barn. "Barn prioriterar hur mycket tid du spenderar med dem", säger Rulken. "Det är inte kvaliteten på tiden som är viktig för dem. Att spendera tid med ditt barn handlar inte om att slutföra en uppgift.”
- "Svälj grodan": När du timebox, schemalägg din mest fruktade aktivitet eller projekt som det första du gör den dagen. "Börja dagen med att äta din groda - det du motstår eller fruktar mest", säger Rulken. "Genom att äta den där grodan kommer du att känna att ingenting kan ta dig ner - du kommer att bli mycket mer produktiv och det kommer att hjälpa dig att göra mest framsteg med de saker du behöver göra mest."
Verktyg för Timeboxing: Tre tidshanteringsappar att prova
Rulken använder en äggklocka och en onlinekalender för att timebox. "En äggklocka är ett utmärkt verktyg för att begränsa dig till två minuter för din inkorg," säger Rulken. "Så småningom kommer din hjärna att förstå vad två minuter är och hur man fokuserar. Tills du bygger din interna klocka, träna din hjärna med en äggklocka.” Men det finns också några appar som kan hjälpa dig genom hela processen. Här är tre timebox-appar att prova.
Clockify är en tidsspårningsapp som låter dig definiera och spåra den tid du lägger på uppgifter i realtid och sedan analysera om du har nått dina mål.
Fokus Booster är en tidsspårningsapp för att tillämpa Pomodoro-tekniken, en produktivitetsteknik som kompletterar timeboxing genom att dela upp arbete i 25-minuterspass följt av fem minuters pauser.
Fokuskamrat är ett virtuellt samarbetsverktyg som ger ansvar för att få saker gjorda. Sessionerna är självschemalagda, 50 minuter långa, och börjar med att du hälsar din partner och förklarar ditt mål. Du arbetar i tandem och checkar in i slutet av passet.
