สำหรับผู้ปกครอง ผู้จัดการเวลาt เป็นเรื่องยากเสมอ แต่ตอนนี้ท่ามกลางการระบาดของ COVID มันยากขึ้นทั้งหมด เมื่อการระบาดใหญ่เริ่มต้นขึ้นและผู้ปกครองหลายคนต่างก็ถูกดูดเข้าไปใน ทำงานที่บ้าน- กระแสน้ำวนกับเด็ก ๆ ที่มีชีวิตการทำงานและชีวิตครอบครัวถูกโยนลงในเครื่องปั่นจักรวาลที่ตั้งค่าเป็น "Eff Up" ขอบเขตใด ๆ ที่เราตั้งขึ้นระหว่างทั้งสองถูกทำลาย ถึงตอนนี้ คำสั่งนี้ได้รวบรวมฝุ่นแล้ว แต่มันก็ยังคงเป็นจริง — และเราทุกคนกำลังค้นหาวิธีการจัดระเบียบตัวเองเพื่อที่จะทำทุกอย่างที่จำเป็นต้องทำให้เสร็จลุล่วง
เทคนิคการบริหารเวลาที่มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับผู้ปกครองคือการบอกเวลา Timeboxing เป็นแนวทางปฏิบัติตามปฏิทินที่กำหนดขอบเขตใหม่ให้กับวันของคุณ (เวลาของคุณ) ด้วยกรอบเวลา (กล่อง) ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า คุณเพียงแค่อุทิศกล่องเวลาให้กับงานบางอย่าง ผลที่ได้คือประสิทธิภาพการทำงานเมื่อคุณทำงานและเป็นผู้ปกครองและพักผ่อนเมื่อคุณไม่ได้อยู่ ฟังดูง่าย? ดี — เพราะมันเป็น แต่นั่นไม่ได้ทำให้มีประโยชน์น้อยลง นี่คือเหตุผลที่พ่อแม่ควรเรียนรู้วิธีบอกเวลา
ดังนั้น Timeboxing คืออะไร?
Timeboxing เป็นเทคนิคการจัดการเวลาที่เกี่ยวข้องกับการกำหนดหน่วยเวลาคงที่ให้กับกิจกรรมหรืองานล่วงหน้า จากนั้นทำกิจกรรมหรืองานนั้นให้เสร็จภายในกรอบเวลาที่กำหนด งานแต่ละงาน ไม่ว่าจะมากหรือน้อย จะได้รับกล่องเวลาเฉพาะที่ทำหน้าที่เป็นกำหนดเวลา นั่นเป็นเวลาของคุณที่จะทำมันให้เสร็จ เป็นทั้งหลักการจัดระเบียบและเทคนิคการบริหารเวลาที่ทำให้คุณตระหนักดีถึงสิ่งที่คุณต้องทำและเวลาที่คุณควรอุทิศให้กับมัน ในทางปฏิบัติ การกำหนดงานแทนที่รายการสิ่งที่ต้องทำด้วยปฏิทิน: เมื่อใดก็ตามที่มีกิจกรรมใหม่ให้คุณทำ คุณต้องทุ่มเท ระยะเวลาที่กำหนดในตารางเวลาของคุณเพื่อจัดการกับมัน (เช่น ใส่ไว้ในปฏิทินของคุณ) จากนั้นให้สัญญาว่าจะทำใน "กล่องเวลา" นั้น
ทำไม Timeboxing ถึงได้ผล
“ไทม์บ็อกซ์ได้ผลเพราะมันละเมิดกฎของพาร์กินสัน” ผู้เชี่ยวชาญด้านการผลิตกล่าว Paul Rulkensประธานของ Agrippa Consulting International ซึ่งมีลูกค้า ได้แก่ McKinsey, Uber และ ExxonMobil กฎของพาร์กินสันระบุว่าเวลาที่คุณใช้ทำกิจกรรมคือเวลาที่คุณวางแผนไว้สำหรับกิจกรรมนั้น หากคุณวางแผนการประชุมเป็นเวลาหนึ่งชั่วโมง คุณจะพบกันเป็นเวลาหนึ่งชั่วโมง ไม่ว่าคุณจะทำสิ่งที่ต้องการเสร็จภายในเวลาเพียง 10 นาทีหรือไม่ก็ตาม
“ด้วยการทำไทม์บ็อกซ์ คุณกำลังใช้กฎ 80-20 กับเวลาของคุณ — คุณได้รับ 80 เปอร์เซ็นต์ของมูลค่าจาก 20 เปอร์เซ็นต์ของเวลาของคุณ” Rulkens กล่าว “เมื่อคุณจำกัดเวลาที่จะใช้กับงาน คุณจะได้รับ 90 ถึง 95 เปอร์เซ็นต์ของมูลค่าเวลาของคุณ การเพิ่มเวลาเกินกว่านั้นคือค่าที่สูญเปล่า ส่วนท้ายของเวลาที่คุณใช้ทำบางสิ่งนั้นมีประสิทธิภาพน้อยที่สุด”
Timeboxing บังคับให้คุณนึกถึงเวลาที่งานต้องการ และด้วยการบล็อกเวลาในปฏิทินของคุณให้ทำอย่างนั้น คุณได้ตัดเวลาที่จำเป็นออกไปแล้ว หากคุณกำลังแชร์ปฏิทินกับเพื่อนร่วมงาน พวกเขาไม่ควรกำหนดเวลาสำหรับสิ่งอื่นในช่วงเวลานั้น ในทำนองเดียวกัน หากคุณแบ่งปันหน้าที่การเลี้ยงลูกที่บ้านกับคู่ของคุณ พวกเขาควรให้เวลาที่คุณต้องการทำงานโดยไม่ขาดตอน
เมื่อคุณไทม์บ็อกซ์ คุณตัดการผัดวันประกันพรุ่งที่ผ่าน; แม้แต่งานที่คุณไม่ต้องการทำก็ยังจัดสรรเวลาในปฏิทินของคุณ ดังนั้นคุณจึงอาจใช้เวลาทำสิ่งนั้นให้เสร็จ
กล่องเวลาจะเพิ่มขึ้นทีละน้อยเพียง 1-2 นาทีหรือใหญ่หลายชั่วโมง แต่ไม่ควรยาวจนน่ากลัว ส่วนหนึ่งของสิ่งที่ทำให้กล่องเวลามีประสิทธิภาพคือกล่องเวลามีจำกัด ผู้ชอบความสมบูรณ์แบบไม่สามารถใช้เวลาที่จัดสรรให้เหมาะสมได้ และครีเอทีฟโฆษณาจะโฟกัสได้ดีขึ้นเมื่อพิจารณาถึงความเร่งด่วนที่เพิ่มขึ้น
“สิ่งสำคัญคือ คุณต้องมุ่งเน้นไปที่ความสำเร็จมากกว่าความสมบูรณ์แบบ” Rulken กล่าว
วิธี Timebox: 10 กฎที่ต้องปฏิบัติตาม
Timeboxing ดูเหมือนง่าย — และก็เป็นเช่นนั้น แต่การทำอย่างถูกต้องมีหลักการบางอย่างที่ต้องจำไว้ Rulken เป็นเคล็ดลับบางประการในการปรับปรุงประสิทธิภาพเมื่อทำ Timeboxing
- ใช้กฎสองนาที: หากคุณสามารถระบุอีเมลได้ภายในสองนาทีหรือน้อยกว่านั้น ให้ตอบกลับทันทีหลังจากอ่าน หากใช้เวลานานกว่าสองนาที ให้ตอบกลับในภายหลังและใส่หมายเหตุการดำเนินการในรายการการดำเนินการของคุณ "ใช้เครื่องจับเวลาไข่หรือโทรศัพท์ของคุณเพื่อฝึกตัวเองให้ปฏิบัติตามกฎสองนาที" Rulken กล่าว
- ทำลายกฎของพาร์กินสัน: กฎของพาร์กินสันระบุว่างานจะคงอยู่ตลอดระยะเวลาที่คุณจัดเตรียมไว้ให้ จัดสรรเวลาปกติสำหรับอีเมลของคุณไว้ครึ่งหนึ่ง แล้วผลลัพธ์ของคุณจะเหมือนเดิมหรือดีขึ้น
- กล่องจดหมายของคุณไม่ใช่รายการการกระทำของคุณ: สร้างรายการการดำเนินการแยกต่างหาก ใช้อีเมลของคุณเป็นข้อมูลเข้าสำหรับรายการการดำเนินการนี้ และอย่าใช้กล่องจดหมายของคุณเพื่อเตือนความจำ
- ใช้ "การเลิกบุหรี่เชิงกลยุทธ์" อย่างไร้ความปราณี: ความสามารถในการเลิกใช้อย่างมีกลยุทธ์เท่ากับความสามารถในการประสบความสำเร็จ “การทำงานมากขึ้น ไม่ใช่คำตอบของ 'งานที่ต้องทำมากเกินไป' อีกต่อไป” Rulken กล่าว ดังนั้นควรเน้นที่การหยุดกิจกรรมที่มีอยู่ซึ่งไม่ใช่เวลาที่ดีที่สุดและใช้เวลาของคุณให้เกิดประโยชน์สูงสุด Rulken กล่าวว่า "ผลที่ได้คือมีเวลา พลังงาน และเงินมากขึ้นเพื่อมุ่งทำสิ่งมีค่ามากขึ้น
- ฝึกฝนและปรับตัว: “การจับเวลาเป็นนิสัย” Rulken กล่าว “เมื่อคุณเริ่มสร้างนิสัย คุณจะเก่งขึ้น ในสองสามครั้งแรกที่คุณทำ คุณจะต้องปรับตัวเพื่อปรับเทียบ คุณกำลังตอบคำถามว่า 'งานหนึ่งต้องใช้เวลาเท่าไร' เมื่อคุณอยู่ในกรอบความคิดเกี่ยวกับ timeboxing คุณจะดีขึ้นเรื่อย ๆ และ เชี่ยวชาญในการประมาณระยะเวลาที่คุณต้องได้รับ 80 ถึง 90 เปอร์เซ็นต์ของมูลค่าเวลาของคุณเพื่อประสบความสำเร็จ” ไม่ต้องกังวล — มันจะไม่ใช้ ยาว. คาดว่าจะปรับปรุงความสามารถในการประเมินของคุณภายในสองสามวัน
- ยืดหยุ่น โดยเฉพาะช่วงเริ่มต้น: คุณจะทำอย่างไรถ้าคุณประเมินต่ำไปว่าต้องทำงานให้เสร็จนานแค่ไหน? ทำกล่องเวลาอื่น “หากคุณชนเข้ากับกำแพงและพบว่าหลังจากที่คุณพูดว่า กล่องเวลาสองชั่วโมงที่รายงานของคุณยังไม่เสร็จ ให้ใส่กล่องเวลาอื่นรอบ 'สรุปรายงาน'” Rulken กล่าว “คุณจะจดจ่อกับผลลัพธ์และจบสกอร์มากขึ้น”
- รู้จัก "ชั่วโมงทอง" ของคุณ: ไม่ ชั่วโมงทองไม่ใช่เวลาที่คุณจะไปถ่ายรูปลูกของคุณ แต่เป็นช่วงที่คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด “ของฉันอยู่ระหว่าง 7.00 น. ถึง 10.00 น.” Rulken กล่าว “หากคุณเข้าใจงานของคุณ คุณจะมีประสิทธิผลมากขึ้นแบบทวีคูณด้วยการจัดตารางเวลางานในช่วงเวลานี้”
- จัดลำดับความสำคัญ: แม้ว่าคุณจะสามารถนำไทม์บ็อกซ์ไปใช้กับงานที่เข้ามาทั้งหมดได้ คุณควรแยกความแตกต่างระหว่างงานที่มีความหมายกับกิจกรรมที่ไม่จำเป็น รวมถึงเวลาที่ใช้ไปกับความสัมพันธ์ “การใช้เวลาที่แย่ที่สุดของคุณคือการทำสิ่งที่ไม่จำเป็นต้องทำตั้งแต่แรก” Rulken กล่าว “นำไทม์บ็อกซ์ไปใช้กับลำดับความสำคัญสูง” Rulken ใช้เวลาชั่วขณะในตอนท้ายของแต่ละวันเพื่อกำหนดสิ่งที่สำคัญที่สุดสามประการให้เขาทำให้เสร็จในวันรุ่งขึ้น “จุดสนใจของฉันคือ 'ฉันจะไม่พักจนกว่าสามสิ่งนี้จะเสร็จสิ้น'” Rulken กล่าว และในขณะที่การบอกเวลาควรใช้กับงานบ้านและกิจกรรมในบ้าน เช่น การย้ายสนามหญ้า อย่าใส่กล่องเวลากับลูกๆ ของคุณ “เด็กๆ ให้ความสำคัญกับระยะเวลาที่คุณใช้ไปกับพวกเขา” Rulken กล่าว “ไม่ใช่คุณภาพของเวลาที่สำคัญสำหรับพวกเขา การใช้เวลากับลูกไม่ใช่การทำภารกิจให้สำเร็จ”
- “ กลืนกบ”: เมื่อคุณจัดตารางเวลากิจกรรมหรือโครงการที่น่ากลัวที่สุดของคุณเป็นสิ่งแรกที่คุณทำในวันนั้น “เริ่มต้นวันใหม่ด้วยการกินกบของคุณ — สิ่งที่คุณต่อต้านหรือกลัวที่สุด” Rulken กล่าว “การกินกบตัวนั้น คุณจะรู้สึกเหมือนไม่มีอะไรมาทำให้คุณผิดหวังได้ คุณจะมีประสิทธิผลมากขึ้น และมันจะช่วยให้คุณก้าวหน้าที่สุดในสิ่งที่คุณต้องทำมากที่สุด”
เครื่องมือสำหรับ Timeboxing: แอพจัดการเวลาสามตัวที่ต้องลอง
Rulken ใช้ตัวจับเวลาไข่และปฏิทินออนไลน์กับกล่องเวลา Rulken กล่าวว่า "ตัวจับเวลาไข่เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการจำกัดตัวเองให้เหลือเพียงสองนาทีสำหรับกล่องจดหมายของคุณ “ในที่สุดสมองของคุณจะเข้าใจว่าสองนาทีคืออะไรและจะโฟกัสอย่างไร จนกว่าคุณจะสร้างนาฬิกาภายใน ฝึกสมองด้วยเครื่องจับเวลาไข่” แต่ยังมีแอพบางตัวที่สามารถช่วยคุณได้ตลอดกระบวนการ นี่คือแอพ timeboxing สามตัวที่ต้องลอง
Clockify เป็นแอปติดตามเวลาที่ให้คุณกำหนดและติดตามเวลาที่คุณใช้ไปกับงานแบบเรียลไทม์ แล้ววิเคราะห์ว่าคุณบรรลุเป้าหมายหรือไม่
โฟกัส Booster เป็นแอพติดตามเวลาสำหรับการใช้เทคนิค Pomodoro ซึ่งเป็นเทคนิคการทำงานที่ช่วยเสริมการทำ timeboxing โดยแบ่งงานออกเป็นช่วง ๆ 25 นาทีตามด้วยการพักห้านาที
โฟกัสเมท เป็นเครื่องมือทำงานร่วมกันเสมือนที่ให้ความรับผิดชอบในการทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จ เซสชั่นสามารถกำหนดเวลาได้เอง โดยมีความยาว 50 นาที และเริ่มต้นด้วยการทักทายคู่ของคุณและประกาศเป้าหมายของคุณ คุณทำงานควบคู่และเช็คอินเมื่อสิ้นสุดเซสชัน
