Ebeveynler için, zaman yöneticilerit her zaman yanıltıcıdır. Ancak şimdi, COVID pandemisinin ortasında, her şey daha da zor. Pandemi başladığında ve birçok ebeveynin hepsi bir çıkmaza sürüklendiğinde evden çalışmak-Çocuklarla girdap, profesyonel yaşam ve aile hayatı "Eff Up" olarak ayarlanmış kozmik bir karıştırıcıya atıldı. İkisi arasında kurduğumuz tüm sınırlar yok edildi. Şimdiye kadar, bu açıklama toz topladı. Ama yine de doğru - ve hepimiz yapılması gereken her şeyi başarmak için kendimizi organize etmenin yollarını arıyoruz.
Ebeveynler için özellikle yararlı olan bir zaman yönetimi tekniği, zaman sınırlamasıdır. Timeboxing, önceden belirlenmiş zaman blokları (kutular) ile gününüze (zamanınıza) yeniden sınırlar koyan, takvime dayalı bir uygulamadır. Sadece belirli bir göreve belirli bir zaman kutusu adarsınız. Bunun etkisi, çalıştığınız ve ebeveyn olduğunuz ve olmadığınızda dinlendiğiniz zamanlar için üretkenliktir. Ses basit mi? İyi - çünkü öyle. Ama bu onu daha az kullanışlı yapmaz. İşte bu yüzden ebeveynler kutuya nasıl zaman ayıracaklarını öğrenmelidir.
Peki, Timeboxing Nedir?
Zaman sınırlaması, bir faaliyete veya göreve önceden sabit zaman birimleri atamayı ve ardından bu faaliyet veya görevi belirlenen zaman çerçevesinde tamamlamayı içeren bir zaman yönetimi tekniğidir. Ne kadar büyük veya küçük olursa olsun, her göreve, son teslim tarihi olarak hizmet eden belirli bir zaman kutusu verilir. Bunu başarmanın zamanı geldi. Ne yapmanız gerektiğinin ve buna ne kadar zaman ayırmanız gerektiğinin tam olarak farkında olmanızı sağlayan hem bir düzenleme ilkesi hem de zaman yönetimi tekniğidir. Uygulamada, yapılacaklar listesini bir takvimle değiştiren görevlerin belirlenmesi: yapmanız gereken yeni bir etkinlik olduğunda, üstesinden gelmek için programınızda belirli bir süre (yani, takviminize koyun) ve ardından o “zaman kutusunda” yapmayı taahhüt edin.
Zaman Bölmesi Neden Çalışır?
Verimlilik uzmanı, "Zaman kutusu, Parkinson yasasını çiğnediği için işe yarıyor" diyor Paul Rulkens, müşterileri arasında McKinsey, Uber ve ExxonMobil bulunan Agrippa Consulting International'ın başkanı. Parkinson yasası, bir aktiviteyi yapmak için kullandığınız zamanın, aktivite için planladığınız zaman olduğunu belirtir. Bir saat için bir toplantı planlıyorsanız, ihtiyacınız olanı sadece 10 dakikada tamamlamış olsanız da olmasanız da, bir saatliğine toplanacaksınız.
Rulkens, "Zaman kutusuyla, zamanınıza 80-20 kuralını uyguluyorsunuz - değerinizin yüzde 80'ini zamanınızın yüzde 20'sinden elde ediyorsunuz" diyor. “Bir göreve harcayacağınız süreyi sınırladığınızda, zamanınızın değerinin yüzde 90 ila 95'ini alırsınız. Bunun üzerine zaman eklemek boşa giden değerdir; Bir şeyler yapmak için harcadığınız zamanın arka ucu, en az üretken olduğunuz zamandır.”
Zaman sınırlaması, sizi bir görevin ne kadar zaman gerektirdiğini düşünmeye zorlar. Ve bunu yapmak için takviminizde zamanı engelleyerek, gerekli zamanı ayırdınız. Takviminizi iş arkadaşlarınızla paylaşıyorsanız, bu süre içinde sizi başka bir şey için programlayamazlar. Aynı şekilde, evde çocuk yetiştirme görevlerini eşinizle paylaşıyorsanız, size kesintisiz çalışmanız için gereken zamanı vermelidirler.
Zaman kutusu yaptığınızda, geçişte ertelemeyi kesersiniz; Yapmak istemediğiniz görevler bile takviminizde zaman ayrılmıştır, bu yüzden onları yapmak için zaman harcayabilirsiniz.
Zaman kutuları bir ila iki dakika kadar küçük veya birkaç saat kadar büyük artışlardır - ancak göz korkutucu olacak kadar uzun olmamalıdır. Zaman çizelgelerini etkili kılan şeylerden biri de sınırlı olmalarıdır - mükemmeliyetçiler, onu tam olarak doğru yapmak için ayrılan süreyi aşamazlar ve eklenen aciliyet duygusu göz önüne alındığında, yaratıcılar daha iyi odaklanacaktır.
Rulken, “Mükemmellikten çok başarıya odaklanıyorsunuz” diyor.
Zaman Kutusu Nasıl Yapılır: Uyulması Gereken 10 Kural
Timeboxing basit görünüyor - ve öyle. Ancak bunu doğru yapmak için akılda tutulması gereken bazı ilkeler vardır. Burada, Rulken'e göre timeboxing yaparken üretkenliği artırmak için bazı ipuçları.
- İki dakika kuralını uygulayın: Bir e-postayı iki dakika veya daha kısa sürede yanıtlayabiliyorsanız, okuduktan hemen sonra yanıt verin. İki dakikadan uzun sürerse, daha sonra yanıt verin ve eylem listenize bir eylem notu koyun. Rulken, “İki dakika kuralına bağlı kalmak için kendinizi eğitmek için bir yumurta zamanlayıcı veya telefonunuzu kullanın” diyor.
- Parkinson yasasını çiğneyin: Parkinson yasası, bir görevin, kullanılabilir hale getirdiğiniz tüm süre boyunca süreceğini belirtir. E-postanız için normal sürenin yarısını ayırın ve sonuçlarınız aynı veya daha iyi olacaktır.
- Gelen kutunuz eylem listeniz değil: Ayrı bir eylem listesi oluşturun. Bu eylem listesi için giriş olarak e-postanızı kullanın. Ve eylem hatırlatıcıları için gelen kutunuzu kullanmayın.
- Acımasızca “stratejik bırakma” uygulayın: Stratejik olarak bırakma yeteneğiniz, başarılı olma yeteneğinize eşittir. Rulken, “'Daha fazla iş' artık 'yapılacak çok şey'in cevabı değil” diyor. Bu nedenle, her zaman zamanınızı en verimli ve en iyi şekilde kullanmayan mevcut faaliyetleri durdurmaya odaklanın. Rulken, "Sonuç olarak, daha değerli şeyler yapmaya odaklanmak için daha fazla zaman, enerji ve para kullanılabilir hale geliyor" diyor.
- Pratik yapın ve uyum sağlayın: Rulken, "Zaman kutusu bir alışkanlıktır" diyor. “Bir kez alışkanlığı oluşturmaya başladığınızda, bunda daha iyi olursunuz. Bunu ilk birkaç kez yaptığınızda, uyum sağlamanız – kalibre etmeniz gerekir. 'Belirli bir görev ne kadar zaman alır?' sorusuna cevap veriyorsunuz. Başarılı olmak için zamanınızın değerinin yüzde 80 ila 90'ına ulaşmanız için gereken süreyi tahmin etme konusunda ustalaşın." Endişelenme - almayacak uzun. Birkaç gün içinde tahmin yeteneklerinizi geliştirmeyi bekleyin.
- Esnek olun, özellikle başlangıçta: Bir görevi tamamlamak için ne kadar zamana ihtiyacınız olduğunu hafife aldıysanız ne yaparsınız? Başka bir zaman kutusu yapın. Rulken, "Bir duvara çarparsanız ve örneğin iki saatlik zaman diliminizden sonra raporunuzun tamamlanmadığını görürseniz, "Raporu sonlandır"ın etrafına başka bir zaman çizelgesi koyun" diyor. "Sonuçlara ve bitirmeye çok daha fazla odaklanacaksınız."
- “Altın saatinizi” bilin: Hayır, altın saat, çocuğunuzun fotoğrafını çekmeye ne zaman gideceğiniz değil, en üretken olduğunuz zamandır. Rulken, "Benimki sabah 7 ile 10:00 arasında" diyor. "Kendinizi anlarsanız, bu süre zarfında görevleri planlayarak katlanarak daha üretken olursunuz."
- Öncelik ver: Gelen tüm görevlere zaman sınırlaması uygulayabilseniz de, anlamlı işler ve zorunlu olmayan faaliyetler ile ilişkilere harcanan zaman arasında bir ayrım yapmalısınız. Rulken, "Zamanınızın en kötü kullanımı, ilk etapta yapılması gerekmeyen bir şey yapmaktır" diyor. "Zaman sınırlamasını yüksek önceliklere uygulayın." Rulken, her günün sonunda, ertesi gün tamamlaması gereken en önemli üç şeyi tanımlamak için biraz zaman ayırır. Rulken, “Odak noktam, 'Bu üç şey bitene kadar dinlenmem'” diyor. Ve zaman sınırlaması ev işleri ve ev aktiviteleri için geçerli olsa da - örneğin çimleri hareket ettirmek - zamanınızı çocuklarınızla zaman sınırlamayın. Rulken, “Çocuklar, onlarla geçirdiğiniz süreye öncelik veriyor” diyor. “Onlar için önemli olan zamanın kalitesi değil. Çocuğunuzla vakit geçirmek, bir görevi tamamlamakla ilgili değildir.”
- "Kurbağayı yut": Zaman kutusuna gittiğinizde, o gün yaptığınız ilk şey olarak en korkulan aktivitenizi veya projenizi planlayın. Rulken, “Güne en çok direndiğiniz veya korktuğunuz şey olan kurbağanızı yiyerek başlayın” diyor. "O kurbağayı yiyerek, hiçbir şeyin sizi yıkamayacağını hissedeceksiniz - çok daha üretken olacaksınız ve en çok yapmanız gereken şeylerde en fazla ilerlemeyi sağlamanıza yardımcı olacak."
Timeboxing için Araçlar: Denenecek Üç Zaman Yönetimi Uygulaması
Rulken, zaman kutusuna bir yumurta zamanlayıcı ve çevrimiçi bir takvim kullanır. Rulken, "Bir yumurta zamanlayıcı, gelen kutunuz için kendinizi iki dakikayla sınırlamak için harika bir araçtır" diyor. “Sonunda beyniniz iki dakikanın ne olduğunu ve nasıl odaklanılacağını anlayacaktır. İç saatinizi oluşturana kadar beyninizi bir yumurta zamanlayıcıyla eğitin.” Ancak süreç boyunca size yardımcı olabilecek bazı uygulamalar da var. İşte denemek için üç zaman ayırma uygulaması.
Saatleştir görevlere harcadığınız zamanı gerçek zamanlı olarak tanımlamanıza ve izlemenize ve ardından hedeflerinize ulaşıp ulaşmadığınızı analiz etmenize olanak tanıyan bir zaman takip uygulamasıdır.
Odak Güçlendirici Pomodoro tekniğini uygulamak için bir zaman takip uygulaması, işi 25 dakikalık seanslara ve ardından beş dakikalık aralara bölerek zaman sınırlamasını tamamlayan bir üretkenlik tekniğidir.
Odak arkadaşı işlerin yapılması için hesap verebilirlik sağlayan sanal bir ortak çalışma aracıdır. Oturumlar 50 dakika uzunluğunda kendi kendine planlanır ve eşinizi selamlamanız ve hedefinizi ilan etmenizle başlar. Tandem olarak çalışırsınız ve oturumun sonunda check-in yaparsınız.
