For forældre, tidsstyreredet er altid vanskeligt. Men nu, midt i COVID-pandemien, er det endnu sværere. Da pandemien startede, og mange forældre blev alle suget ind i en arbejde hjemmefra-med-børns hvirvel, med professionelt liv og familieliv kastet ind i en kosmisk blender sat til "Eff Up". Alle grænser, vi havde etableret mellem de to, blev ødelagt. Denne udtalelse har nu samlet støv. Men det er stadig sandt - og vi søger alle efter måder at organisere os på for at opnå alt, hvad der skal gøres.
En tidsstyringsteknik, der er særlig nyttig for forældre, er timeboxing. Timeboxing er en kalenderbaseret praksis, der genindsætter grænser for din dag (din tid) med forudbestemte tidsblokke (kasser). Du afsætter simpelthen en bestemt tidsboks til en bestemt opgave. Effekten er produktivitet, når du arbejder, og forældre og hvile, når du ikke er det. Lyder det enkelt? Godt - for det er det. Men det gør det ikke mindre brugbart. Her er grunden til, at forældre bør lære at timeboks.
Så hvad er timeboxing?
Timeboxing er en tidsstyringsteknik, der involverer at tildele faste tidsenheder til en aktivitet eller opgave på forhånd og derefter fuldføre denne aktivitet eller opgave inden for den angivne tidsramme. Hver opgave, uanset hvor stor eller lille den er, får en bestemt tidsboks, der fungerer som en deadline. Det er din tid til at få det gjort. Det er både et organiseringsprincip og tidsstyringsteknik, der gør dig akut bevidst om, hvad du skal gøre, og hvor meget tid du bør afsætte til det. I praksis, udpegning af opgaver, der erstatter en huskeliste med en kalender: når der er en ny aktivitet, du skal udføre, afsætter du en bestemt mængde tid i din tidsplan til at tackle det (dvs. sætte det i din kalender), og derefter forpligte dig til at gøre det i den "tidsboks".
Hvorfor Timeboxing virker
"Timeboxing virker, fordi det bryder Parkinsons lov," siger produktivitetsekspert Paul Rulkens, præsident for Agrippa Consulting International, hvis kunder omfatter McKinsey, Uber og ExxonMobil. Parkinsons lov siger, at den tid, du bruger til at lave en aktivitet, er den tid, du har planlagt til aktiviteten. Hvis du planlægger et møde i en time, mødes du i en time – uanset om du har gennemført det, du skulle, på kun 10 minutter.
"Med timeboxing anvender du 80-20-reglen på din tid - du henter 80 procent af din værdi fra 20 procent af din tid," siger Rulkens. "Når du begrænser mængden af tid, du vil bruge på en opgave, får du 90-95 procent af din tidsværdi. At tilføje tid ud over det er spildt værdi; slutningen af din tid brugt på at gøre noget er din mindst produktive."
Timeboxing tvinger dig til at tænke igennem, hvor meget tid en opgave kræver. Og ved at blokere tiden i din kalender til at gøre det, har du skåret den nødvendige tid ud. Hvis du deler din kalender med kolleger, burde de ikke være i stand til at planlægge dig til noget andet i løbet af det tidsrum. Ligeledes, hvis du deler børneopdragelsesopgaver derhjemme med din partner, bør de give dig den tid, du har brug for, til at arbejde, uafbrudt.
Når du tidsbokser, afskærer du tøven ved passet; selv de opgaver, du ikke vil udføre, er tildelt tid i din kalender, så du kan lige så godt bruge tiden på at få dem gjort.
Tidskasser er intervaller så små som et til to minutter eller så store som flere timer - men bør ikke være så lange, at de er skræmmende. En del af det, der gør timeboxe effektive, er, at de er begrænsede - perfektionister kan ikke gå over den tid, der er tildelt for at få det helt rigtigt, og kreative vil fokusere bedre i betragtning af den ekstra følelse af, at det haster.
"Vigtigt, du fokuserer på succes frem for perfektion," siger Rulken.
Sådan Timebox: 10 regler at følge
Timeboxing virker simpelt - og det er det. Men for at gøre det rigtigt er der nogle principper at huske på. Her er per Rulken nogle tips til at forbedre produktiviteten ved timeboxing.
- Anvend to-minutters reglen: Hvis du kan adressere en e-mail på to minutter eller mindre, skal du svare umiddelbart efter læsning. Hvis det tager mere end to minutter, skal du svare senere og sætte en handlingsnote på din handlingsliste. "Brug en æggeur eller din telefon til at træne dig selv i at holde dig til to-minutters reglen," siger Rulken.
- Bryd Parkinsons lov: Parkinsons lov siger, at en opgave vil vare hele den tid, du stiller til rådighed. Sæt halvdelen af den sædvanlige tid af til din e-mail, og dine resultater vil være de samme eller endnu bedre.
- Din indbakke er ikke din handlingsliste: Opret en separat handlingsliste. Brug din e-mail som input til denne handlingsliste. Og brug ikke din indbakke til handlingspåmindelser.
- Anvend hensynsløst "strategisk ophør": Din evne til strategisk at stoppe er lig med din evne til at lykkes. "'Mere arbejde' er ikke længere svaret på 'for meget at gøre'," siger Rulken. Fokuser derfor altid på at stoppe eksisterende aktiviteter, som ikke er den højeste og bedste udnyttelse af din tid. "Som et resultat bliver mere tid, energi og penge til rådighed til at fokusere på at gøre mere værdifulde ting," siger Rulken.
- Øv og tilpas: "Timeboxing er en vane," siger Rulken. "Når du først begynder at opbygge vanen, bliver du bedre til det. De første par gange, du gør det, skal du tilpasse dig – for at kalibrere. Du svarer på spørgsmålet: ‘Hvor meget tid tager en bestemt opgave?’ Når du først er i timeboxing-tankegangen, bliver du bedre og bedre og Bliv dygtig til at estimere mængden af tid, du skal bruge for at nå 80-90 procent af din tidsværdi for at få succes." Bare rolig - det tager ikke lang. Forvent at forbedre dine estimeringsevner inden for et par dage.
- Vær fleksibel, især i begyndelsen: Hvad gør du, hvis du har undervurderet, hvor lang tid du havde brug for at udføre en opgave? Lav en anden tidsboks. "Hvis du rammer en væg og finder ud af, at efter din for eksempel to-timers timebox, din rapport ikke er færdig, så sæt en anden timebox omkring 'Afslut rapport'," siger Rulken. "Du vil være meget mere fokuseret på resultaterne og efterbehandlingen."
- Kend din "gyldne time": Nej, den gyldne time er ikke hvornår du skal fotografere dit barn - det er når du er mest produktiv. "Min er mellem 07.00 og 10.00," siger Rulken. "Hvis du forstår dit, vil du være eksponentielt mere produktiv ved at planlægge opgaver i løbet af denne tid."
- Prioriter: Selvom du kunne anvende timeboxing til alle indgående opgaver, bør du skelne mellem meningsfuldt arbejde og ikke-essentielle aktiviteter samt tid brugt på relationer. "Den værste brug af din tid er at gøre noget, der ikke behøver at blive gjort i første omgang," siger Rulken. "Anvend timeboxing til høje prioriteter." Rulken bruger et øjeblik i slutningen af hver dag til at definere de tre vigtigste ting, som han skal gennemføre den følgende dag. "Mit fokus er, 'Jeg vil ikke hvile, før disse tre ting er færdige'," siger Rulken. Og mens timeboxing bør gælde for gøremål og husholdningsaktiviteter - flytning af græsplænen, for eksempel - skal du ikke timebox din tid med dine børn. "Børn prioriterer den tid, du bruger sammen med dem," siger Rulken. »Det er ikke kvaliteten af tiden, der er vigtig for dem. At tilbringe tid med dit barn handler ikke om at udføre en opgave.”
- "Sluk frøen": Når du timebox, planlæg din mest frygtede aktivitet eller projekt som det første, du gør den dag. "Start din dag med at spise din frø - den ting, du modstår eller frygter mest," siger Rulken. "Ved at spise den frø, vil du føle, at intet kan bringe dig ned - du vil være meget mere produktiv, og det vil hjælpe dig til at gøre størst fremskridt med de ting, du har mest brug for."
Værktøjer til Timeboxing: Tre tidsstyringsapps at prøve
Rulken bruger en æggeur og en online kalender til at timebox. "En æggeur er et fantastisk værktøj til at begrænse dig selv til to minutter til din indbakke," siger Rulken. "Til sidst vil din hjerne forstå, hvad to minutter er, og hvordan man fokuserer. Indtil du bygger dit indre ur, skal du træne din hjerne med en æggeur." Men der er også nogle apps, der kan hjælpe dig gennem hele processen. Her er tre timeboxing-apps, du kan prøve.
Clockify er en tidsregistreringsapp, der lader dig definere og spore den tid, du bruger på opgaver i realtid og derefter analysere, om du har nået dine mål.
Fokus Booster er en tidsregistreringsapp til anvendelse af Pomodoro-teknikken, en produktivitetsteknik, der komplementerer timeboxing ved at dele arbejde i 25-minutters sessioner efterfulgt af fem-minutters pauser.
Fokuskammerat er et virtuelt samarbejdsværktøj, der giver ansvar for at få tingene gjort. Sessioner er selvplanlagte, 50 minutter lange, og starter med, at du hilser på din partner og erklærer dit mål. Du arbejder i tandem og tjekker ind i slutningen af sessionen.
