Für Eltern, Zeitmanagementt ist immer knifflig. Aber jetzt, inmitten der COVID-Pandemie, ist es umso schwieriger. Als die Pandemie begann, und viele Eltern wurden alle in eine? Von zuhause aus arbeiten-mit-Kinder-Wirbel, mit Berufs- und Familienleben in einem kosmischen Mixer, der auf „Eff Up“ eingestellt ist. Alle Grenzen, die wir zwischen den beiden gezogen hatten, wurden zerstört. Inzwischen hat diese Aussage Staub gesammelt. Aber es ist immer noch wahr – und wir alle suchen nach Wegen, uns selbst zu organisieren, um alles zu erreichen, was getan werden muss.
Eine Zeitmanagement-Technik, die für Eltern besonders nützlich ist, ist Timeboxing. Timeboxing ist eine kalenderbasierte Praxis, die Ihrem Tag (Ihrer Zeit) mit vorgegebenen Zeitblöcken (Boxen) neue Grenzen setzt. Sie widmen einer bestimmten Aufgabe einfach eine bestimmte Zeitbox. Der Effekt ist Produktivität, wenn Sie arbeiten und Eltern sind und sich ausruhen, wenn Sie es nicht sind. Klingt einfach? Gut – weil es so ist. Aber das macht es nicht weniger nützlich. Hier ist, warum Eltern lernen sollten, wie man Zeitboxen spielt.
Also, was ist Timeboxing?
Timeboxing ist eine Zeitmanagementtechnik, bei der einer Aktivität oder Aufgabe im Voraus feste Zeiteinheiten zugewiesen werden und diese Aktivität oder Aufgabe dann innerhalb des festgelegten Zeitrahmens abgeschlossen wird. Jede Aufgabe, egal wie groß oder klein, erhält eine bestimmte Zeitbox, die als Frist dient. Das ist Ihre Zeit, es zu erledigen. Es ist sowohl ein Organisationsprinzip als auch eine Zeitmanagement-Technik, die Ihnen genau bewusst macht, was Sie tun müssen und wie viel Zeit Sie dafür aufwenden sollten. In der Praxis ersetzt die Benennung von Aufgaben eine To-Do-Liste durch einen Kalender: Wann immer Sie eine neue Aktivität zu erledigen haben, widmen Sie sich eine bestimmte Zeit in Ihrem Zeitplan, um es anzugehen (d.
Warum Timeboxing funktioniert
„Timeboxing funktioniert, weil es das Parkinson-Gesetz bricht“, sagt Produktivitätsexperte Paul Rulkens, Präsident von Agrippa Consulting International, zu dessen Kunden McKinsey, Uber und ExxonMobil gehören. Das Parkinson-Gesetz besagt, dass die Zeit, die Sie für eine Aktivität aufwenden, der Zeit entspricht, die Sie für die Aktivität geplant haben. Wenn Sie ein Meeting für eine Stunde planen, treffen Sie sich für eine Stunde – unabhängig davon, ob Sie das Gewünschte in nur 10 Minuten erledigt haben.
„Beim Timeboxing wenden Sie die 80-20-Regel auf Ihre Zeit an – Sie leiten 80 Prozent Ihres Wertes aus 20 Prozent Ihrer Zeit ab“, sagt Rulkens. „Wenn Sie die Zeit, die Sie für eine Aufgabe aufwenden, begrenzen, erhalten Sie 90 bis 95 Prozent Ihres Zeitwerts. Mehr Zeit darüber hinaus ist verschwendeter Wert; das Ende Ihrer Zeit, die Sie damit verbringen, etwas zu tun, ist am wenigsten produktiv.“
Timeboxing zwingt Sie dazu, zu überlegen, wie viel Zeit eine Aufgabe erfordert. Und indem Sie die Zeit in Ihrem Kalender dafür blockieren, haben Sie die erforderliche Zeit eingespart. Wenn Sie Ihren Kalender für Kollegen freigeben, sollten diese Sie während dieser Zeit für nichts anderes einplanen können. Ebenso, wenn Sie mit Ihrem Partner die Aufgaben der Kindererziehung zu Hause teilen, sollte er Ihnen die Zeit geben, die Sie für die Arbeit benötigen, ununterbrochen.
Wenn Sie eine Zeitbox setzen, unterbrechen Sie das Aufschieben am Pass; Sogar die Aufgaben, die Sie nicht erledigen möchten, haben in Ihrem Kalender Zeit zugewiesen, sodass Sie die Zeit genauso gut damit verbringen können, sie zu erledigen.
Timeboxen sind Inkremente von ein bis zwei Minuten oder mehreren Stunden – sollten aber nicht so lang sein, dass sie einschüchternd wirken. Ein Teil dessen, was Timeboxen effektiv macht, ist, dass sie begrenzt sind – Perfektionisten können die zugewiesene Zeit nicht überschreiten, um es genau richtig zu machen, und Kreative werden sich angesichts der zusätzlichen Dringlichkeit besser konzentrieren.
„Wichtig ist, dass Sie sich eher auf Erfolg als auf Perfektion konzentrieren“, sagt Rulken.
Anleitung zur Timebox: 10 zu befolgende Regeln
Timeboxing scheint einfach zu sein – und das ist es auch. Aber um es richtig zu machen, gibt es einige Grundsätze zu beachten. Hier, per Rulken, gibt es einige Tipps zur Verbesserung der Produktivität beim Timeboxing.
- Wende die Zwei-Minuten-Regel an: Wenn Sie eine E-Mail in zwei Minuten oder weniger adressieren können, antworten Sie sofort nach dem Lesen. Wenn es länger als zwei Minuten dauert, antworten Sie später und setzen Sie eine Aktionsnotiz auf Ihre Aktionsliste. „Benutze eine Eieruhr oder dein Telefon, um dir beizubringen, die Zwei-Minuten-Regel einzuhalten“, sagt Rulken.
- Brechen Sie das Parkinson-Gesetz: Das Parkinson-Gesetz besagt, dass eine Aufgabe die gesamte Zeit dauert, die Sie zur Verfügung stellen. Nehmen Sie sich die Hälfte der üblichen Zeit für Ihre E-Mail und Ihre Ergebnisse werden gleich oder sogar besser sein.
- Ihr Posteingang ist nicht Ihre Aktionsliste: Erstellen Sie eine separate Aktionsliste. Verwenden Sie Ihre E-Mail als Eingabe für diese Aktionsliste. Und verwenden Sie Ihren Posteingang nicht für Aktionserinnerungen.
- „Strategisches Aufhören“ rücksichtslos anwenden: Ihre Fähigkeit, strategisch aufzuhören, entspricht Ihrer Fähigkeit, erfolgreich zu sein. „‚Mehr Arbeit‘ ist nicht mehr die Antwort auf ‚zu viel zu tun‘“, sagt Rulken. Konzentrieren Sie sich daher immer darauf, bestehende Aktivitäten zu beenden, die nicht die höchste und beste Nutzung Ihrer Zeit darstellen. „Dadurch stehen mehr Zeit, Energie und Geld zur Verfügung, um sich auf wertvollere Dinge zu konzentrieren“, sagt Rulken.
- Üben und anpassen: „Timeboxing ist eine Gewohnheit“, sagt Rulken. „Sobald du anfängst, die Gewohnheit aufzubauen, wirst du besser darin. Die ersten Male müssen Sie sich anpassen – kalibrieren. Du beantwortest die Frage „Wie viel Zeit nimmt eine bestimmte Aufgabe in Anspruch?“ Sobald man sich in der Timeboxing-Denkweise befindet, wird man immer besser und werden Sie geschickt darin, die Zeit einzuschätzen, die Sie benötigen, um 80 bis 90 Prozent Ihres Zeitwerts zu erreichen, um erfolgreich zu sein.“ Keine Sorge – es wird nicht dauern lang. Erwarten Sie, dass Sie Ihre Schätzfähigkeiten innerhalb weniger Tage verbessern werden.
- Seien Sie flexibel, vor allem am Anfang: Was tun, wenn Sie unterschätzt haben, wie lange Sie für eine Aufgabe benötigt haben? Mach eine andere Timebox. „Wenn Sie gegen eine Wand stoßen und feststellen, dass Ihr Bericht nach Ihrer beispielsweise zweistündigen Timebox noch nicht fertig ist, platzieren Sie eine weitere Timebox um ‚Bericht abschließen‘“, sagt Rulken. "Sie werden sich viel mehr auf die Ergebnisse und das Finish konzentrieren."
- Kennen Sie Ihre „goldene Stunde“: Nein, die goldene Stunde ist nicht die Zeit, um Ihr Kind zu fotografieren – es ist die Zeit, in der Sie am produktivsten sind. „Meins ist zwischen 7 und 10 Uhr morgens“, sagt Rulken. „Wenn Sie Ihre verstehen, werden Sie exponentiell produktiver, wenn Sie Aufgaben in dieser Zeit planen.“
- Priorisieren: Während Sie Timeboxing auf alle eingehenden Aufgaben anwenden könnten, sollten Sie zwischen sinnvoller Arbeit und nicht wesentlichen Aktivitäten sowie Zeitaufwand für Beziehungen unterscheiden. „Der schlimmste Gebrauch Ihrer Zeit besteht darin, etwas zu tun, das gar nicht erst getan werden muss“, sagt Rulken. „Wende Timeboxing auf hohe Prioritäten an.“ Rulken nimmt sich am Ende jedes Tages einen Moment Zeit, um die drei wichtigsten Dinge zu definieren, die er am nächsten Tag erledigen muss. „Mein Fokus ist: ‚Ich werde nicht ruhen, bis diese drei Dinge erledigt sind‘“, sagt Rulken. Und während Timeboxing für Hausarbeiten und Haushaltsaktivitäten gelten sollte – zum Beispiel den Rasen bewegen – sollten Sie Ihre Zeit mit Ihren Kindern nicht timeboxen. „Kinder legen Wert auf die Zeit, die Sie mit ihnen verbringen“, sagt Rulken. „Es ist nicht die Qualität der Zeit, die ihnen wichtig ist. Wenn Sie Zeit mit Ihrem Kind verbringen, geht es nicht darum, eine Aufgabe zu erledigen.“
- „Schluck den Frosch“: Planen Sie bei Ihrer Timebox Ihre am meisten gefürchtete Aktivität oder Ihr Projekt als das Erste, was Sie an diesem Tag tun. „Beginnen Sie Ihren Tag mit dem Essen Ihres Frosches – dem, wovor Sie sich am meisten wehren oder fürchten“, sagt Rulken. „Wenn du diesen Frosch isst, wirst du das Gefühl haben, dass dich nichts herunterbringen kann – du wirst viel produktiver sein und es wird dir helfen, den größten Fortschritt bei den Dingen zu machen, die du am meisten tun musst.“
Tools für Timeboxing: Drei Zeitmanagement-Apps zum Ausprobieren
Rulken verwendet eine Eieruhr und einen Online-Kalender für die Timebox. „Eine Eieruhr ist ein großartiges Werkzeug, um sich auf zwei Minuten für Ihren Posteingang zu beschränken“, sagt Rulken. „Irgendwann wird Ihr Gehirn verstehen, was zwei Minuten sind und wie es sich konzentrieren soll. Trainiere dein Gehirn mit einer Eieruhr, bis du deine innere Uhr aufgebaut hast.“ Es gibt aber auch einige Apps, die Ihnen während des gesamten Prozesses helfen können. Hier sind drei Timeboxing-Apps zum Ausprobieren.
Clockify ist eine Zeiterfassungs-App, mit der Sie die Zeit, die Sie für Aufgaben aufwenden, in Echtzeit definieren und verfolgen und dann analysieren können, ob Sie Ihre Ziele erreicht haben.
Fokus-Booster ist eine Zeiterfassungs-App zur Anwendung der Pomodoro-Technik, einer Produktivitätstechnik, die das Timeboxing durch Aufteilen der Arbeit in 25-minütige Sitzungen mit anschließenden fünfminütigen Pausen ergänzt.
Focusmate ist ein virtuelles Co-Working-Tool, das Rechenschaftspflicht für die Erledigung von Aufgaben bietet. Die Sitzungen sind selbst geplant, dauern 50 Minuten und beginnen damit, dass Sie Ihren Partner begrüßen und Ihr Ziel erklären. Sie arbeiten im Tandem und checken am Ende der Sitzung ein.
