Ας βαθμονομήσουμε τις προσδοκίες, εδώ, στην κορυφή. Πιθανότατα δεν πρόκειται να ξυπνήσετε στις 4 και να τελειώσετε με το διαλογισμό, την άσκηση και το ημερολόγιο μέχρι τις 8. Συγνώμη. Αυτό δεν είναι ρεαλιστικό για εσάς ή τους περισσότερους ανθρώπους, πόσο μάλλον για τους γονείς. Η ανάγνωση αυτών των τεχνικών διαχείρισης χρόνου δεν θα σας μεταμορφώσει σε κάποιον που να είναι.
Τώρα που το έχουμε ξεφύγει: ας μιλήσουμε για το χρόνο. Μάλλον τα σπαταλάς πολλά. Ολοι το κάνουμε. Η σύγχρονη τεχνολογία δυσκολεύει τους ανθρώπους να παραμείνουν συγκεντρωμένοι σε ένα μόνο κομμάτι για μεγάλο χρονικό διάστημα. Τη στιγμή που θέτουμε μια προτεραιότητα, ασυνείδητα πιάνουμε τα τηλέφωνά μας ή ανοίγουμε μια καρτέλα του προγράμματος περιήγησης επειδή μας έγνεψε μια ειδοποίηση ή επειδή ενεργούμε χωρίς σκέψη.
Ευτυχώς, είναι δυνατό να ανακτήσετε τον χρόνο που χάθηκε από συσκευές και άλλους περισπασμούς με δημιουργικότητα και συνειδητή προσπάθεια. Προπονητής διαχείρισης χρόνου στην Καλιφόρνια Αλέξις Χάσελμπεργκερ, των οποίων οι πελάτες περιλαμβάνουν τεχνολογικούς γίγαντες όπως η Google και η Lyft, λέει ότι ενώ προσπαθεί να αποσπάσει τη μέγιστη παραγωγικότητα από κάθε δευτερόλεπτο συνήθως οδηγεί σε απογοήτευση και εξάντληση, η συνετή χρήση του περιορισμένου χρόνου μας μπορεί να οδηγήσει όχι μόνο σε μεγαλύτερη παραγωγικότητα αλλά και σε προσωπική εκπλήρωση. «Στο τέλος κάθε μέρας, θα έπρεπε να νιώθουμε ότι τα πράγματα που κάναμε σήμερα ήταν πιο σημαντικά από αυτά που δεν κάναμε», λέει.
Ζητήσαμε από τον Haselberger και άλλους εμπειρογνώμονες παραγωγικότητας συμβουλές για τη διαχείριση χρόνου, τις συμβουλές τους κυμαίνονταν από τον σωματικό διαχωρισμό του εαυτού σας από τις χρονοβόρες συσκευές έως τη λήψη του χρόνου που χρειάζεστε επαναφόρτιση. Να τι συνέστησαν.
1. Απενεργοποιήστε τις Ειδοποιήσεις… Για πάντα
Οι συσκευές μας χτυπούν πάνω μας όλη την ημέρα με νέα email, μηνύματα κειμένου, ειδήσεις, δραστηριότητα στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και πολλά άλλα. Με τον καιρό, μειώνει την ικανότητά μας να οδηγούμε τις δικές μας ατζέντες και να θέτουμε τις δικές μας προτεραιότητες. «Όταν είμαστε συνεχώς αντιδραστικοί, είναι εύκολο να αφήσεις τη μέρα να σου συμβεί», λέει ο Haselberger. «Ξυπνάς, ελέγχεις τα μηνύματά σου, απαντάς σε αυτά και μετά προσπαθείς να ολοκληρώσεις τα πράγματα. Μετά είναι 6 μ.μ. και εργάζεσαι σκληρά όλη μέρα, αλλά δεν έχεις διαγράψει ούτε ένα πράγμα από τη λίστα των υποχρεώσεων σου».
Γι' αυτό συνιστά να απενεργοποιούμε σχεδόν όλες τις ειδοποιήσεις συσκευών εκτός από τις ειδοποιήσεις συσκέψεων που μας βοηθούν να εκπληρώσουμε τις υποχρεώσεις που έχουμε αναλάβει προς άλλα άτομα. Μην ανησυχείτε μήπως χάσετε κάτι επείγον χωρίς ειδοποιήσεις. Αν κάποιος χρειάζεται πραγματικά την άμεση προσοχή μας θα καλέσει. «Κανείς δεν βασίζεται στη γραπτή επικοινωνία σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης», λέει ο Haselberger, προσθέτοντας: «Δεν ζήτησα ποτέ από κάποιον να ενεργοποιήσει ξανά όλες τις ειδοποιήσεις του στη συνέχεια».
2. Ρυθμίστε χρονοδιακόπτες συντονισμένους στο διάστημα προσοχής σας
Το σύστημα διαχείρισης χρόνου Pomodoro ενθαρρύνει τους ανθρώπους να επικεντρωθούν σε μια μεμονωμένη εργασία θέτοντας ρητά χρονικά όρια για το χρονικό διάστημα που εργάζεστε. Το Pomodoro είναι ιταλικό για ντομάτα και πήρε το όνομά του από τους χαρακτηριστικούς χρονομετρητές που μοιάζουν με ντομάτα που χρησιμοποιούνται από τον εφευρέτη της τεχνικής Φραντσέσκο Τσιρίλο.
Ο Cirillo υποστήριξε για 25λεπτες ριπές χρονομετρημένης εργασίας, αλλά ο Haselberger σημειώνει ότι δεν χρειάζεται να κλειδωθείτε σε 25 λεπτά, εάν αυτός ο χρόνος δεν είναι κατάλληλος για εσάς ή για την εργασία.
«Όχι ότι πολλοί άνθρωποι μπορούν να χωρίσουν ολόκληρη την ημέρα τους σε κομμάτια 25 λεπτών», λέει. Αντίθετα, συμβουλεύει να ταιριάξετε τη χρονική περίοδο με το εύρος της προσοχής σας. «Αν έχεις 45 λεπτά κράτησης, τότε γιατί το διαλύεις στη μέση», ρωτάει. «Ή αν έχετε 10 λεπτά προσοχής, γιατί προσπαθείτε να το διπλασιάσετε, αν αυτό είναι απλώς χαμένη προσπάθεια;»
3. Gamify Everything
Η πρόκληση της προσπάθειας να νικήσεις το ρολόι μπορεί να προσθέσει ευπρόσδεκτη ένταση και δράμα σε κατά τα άλλα βαρετές εργασίες. Η ρύθμιση ενός χρονοδιακόπτη και η βιασύνη για να ολοκληρώσετε τη σύνταξη ενός email ή να διπλώσετε τα ρούχα πριν χτυπήσει το ξυπνητήρι μπορεί να είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος για να επιταχύνουμε τον ρυθμό μας και να αποφύγουμε να παρασυρθούμε σε περισπασμούς που χάνουμε χρόνο.
«Πολλά πράγματα μπορούν να μας βοηθήσουν να σκεφτούμε κάτι σαν ένα μικρό παιχνίδι», λέει ο Haselberger. «Αν έχω 15 λεπτά, πόσα email μπορώ να λάβω; Μπορώ να περάσω περισσότερα από όσα πέρασα την τελευταία φορά που είχα 15 λεπτά;» Ακόμα κι αν το χρονόμετρο σβήσει πριν τελειώσετε, θα το κάνετε κερδίστε, καθώς τα 15 λεπτά που αφιερώσατε δουλεύοντας χωρίς διακοπή σχεδόν σίγουρα σας βάζουν σε καλύτερη θέση από πριν ξεκίνησε.
4. Εργασίες παρτίδας
Το άλμα μεταξύ διαφορετικών τύπων εργασίας κοστίζει περισσότερο χρόνο και προσπάθεια από όσο υποψιαζόμαστε οι περισσότεροι από εμάς, με την έρευνα να υποδεικνύει ότι χρειάζεται 25 λεπτά για να εγκλιματιστούν οι άνθρωποι σε μια νέα εργασία. Η ομαδική εργασία, όπου οι άνθρωποι σχεδιάζουν το πρόγραμμά τους για να ομαδοποιήσουν παρόμοιες εργασίες μαζί, θα μπορούσε να πάρει αυτό το χρόνο πίσω. Όταν η δουλειά σας περιμένει από εσάς να είστε σε ετοιμότητα όλη την ώρα, η δημιουργία ενός προγράμματος ομαδικών εργασιών μπορεί να είναι δύσκολη, αλλά μπορεί να είναι δυνατή με τη δημιουργικότητα.
Σύμβουλος επιχειρήσεων του Τέξας Ντανιέλ Λάνγκτον λέει ότι ορισμένοι από τους πελάτες της μπόρεσαν να κάνουν τις μέρες τους με τηλεφωνικές κλήσεις/κλήσεις Zoom σε δύο ημέρες την εβδομάδα. «Έθεσαν όρια γύρω από το χρόνο που ήταν πρόθυμοι να προγραμματίσουν κλήσεις», λέει ο Langton. "Αφήνει τις ημέρες εκτός κλήσης ανοιχτές για εντελώς διαφορετικές εργασίες."
5. Διπλασιασμός Σώματος
Ο διπλασιασμός του σώματος περιλαμβάνει ένα άλλο άτομο που εργάζεται δίπλα σας, είτε αυτοπροσώπως είτε εικονικά, το οποίο σας κρατά υπόλογους και εν ενεργεία. Συχνά συνιστάται σε άτομα που έχουν διαγνωστεί με ΔΕΠΥ και αγωνίζονται με εκτελεστική λειτουργία, το νοητικές διεργασίες πίσω από τον προγραμματισμό, την προσοχή, τη μνήμη και το multitasking. Στην ιδανική περίπτωση, ο σύντροφός σας για τη λογοδοσία λειτουργεί σαν ένας ψύχραιμος, αλλά παρόλα αυτά αυστηρός επόπτης που μένει σκαρφαλωμένος πάνω σας ώμου για να βεβαιωθείτε ότι δεν βγαίνετε πολύ εκτός τροχιάς, ενώ κάνετε τη δουλειά πιο ευχάριστη μέσω αυτών Εταιρία. «Μπορεί να είναι μια χρήσιμη στρατηγική παραγωγικότητας για όποιον δυσκολεύεται να ξεκινήσει και να ολοκληρώσει εργασίες», θεραπεύτρια από την Καλιφόρνια Νοέμι Φερνάντεθ λέει.
6. Κάντε τους περισπασμούς άβολους
Όταν σηκώνετε το τηλέφωνό σας, τουλάχιστον μισή ντουζίνα εξαιρετικά αποτελεσματικά μέσα απόσπασης της προσοχής εμφανίζονται κάτω από τον αντίχειρά σας. Η χρήση κινητού τηλεφώνου μπορεί να φάει τεράστια κομμάτια της ημέρας εργασίας σας αν τους επιτρέψεις. Ο Haselberger συνιστά την ομαδοποίηση εφαρμογών όπως το TikTok, το Instagram ή το Twitter σε έναν φάκελο με την ένδειξη «χρόνος είναι χάλια» που απέχει όσο το δυνατόν περισσότερα σάρωση από την αρχική οθόνη του τηλεφώνου.
«Μπορείτε ακόμα να φτάσετε σε αυτά τα πράγματα, αλλά πρέπει να πληκτρολογήσετε στο Instagram ή να σύρετε σε αυτό και να το εντοπίσετε σε έναν φάκελο», λέει. Και μετά το αφήνεις κάτω και συνειδητοποιείς ότι δεν έκανες αυτό που είχα σκοπό να κάνω όταν σήκωσα το τηλέφωνό μου. Μερικές φορές απλώς το να έχεις λίγη τριβή είναι πραγματικά χρήσιμο για να πάρεις μια απόφαση.
7. Καταδικάστε το τηλέφωνό σας στη φυλακή
Με τα κινητά τηλέφωνα, μερικές φορές δεν είναι μόνο μερικές κακές εφαρμογές που προκαλούν το πρόβλημα. Ακόμα κι αν επιμελείτε τις εφαρμογές σας με εξαιρετική προσοχή, δεν μπορείτε να εμπιστευτείτε τον εαυτό σας με ένα τηλέφωνο. Η Haselberger λέει ότι αρκετοί από τους πελάτες της χρησιμοποιούν κλειδωμένα κοντέινερ για να μην έχουν πρόσβαση στα τηλέφωνά τους ενώ εργάζονται. Η τεχνική λειτουργεί επειδή το κλείδωμα του τηλεφώνου απομακρύνει εντελώς τον πειρασμό να σηκώσετε το τηλέφωνο. «Είναι πολύ πιο εύκολο για τους ανθρώπους να απομακρύνουν τον πειρασμό παρά να τον αντισταθούν», λέει ο Haselberger.
8. Στοιχηματίστε στο αν θα τελειώσετε
Για κάποιους, το να γνωρίζουν ότι πρέπει να κάνετε κάτι και ότι θα ωφεληθείτε κάνοντας αυτό δεν είναι αρκετό κίνητρο. Μερικές φορές η κοινωνική έγκριση ή τα χρήματα πρέπει να είναι στη γραμμή για να αισθάνονται αληθινά. Εφαρμογές όπως Στικ επιτρέπουν στους ανθρώπους να στοιχηματίζουν χρήματα για την έγκαιρη ολοκλήρωση των εργασιών. Φτιάξτε το και κερδίζετε. Εάν δεν περάσατε τη γραμμή του τερματισμού, πληρώνετε. Εναλλακτικά, αν δεν θέλετε να στοιχηματίσετε χρήματα, ορίστε έναν φίλο ως συνεργάτη λογοδοσίας για να παρακολουθεί την πρόοδό σας και να σας κάνει πίσω όταν χαλαρώνετε ή δεν ακολουθείτε. «Δεν θα το έκανα ποτέ προσωπικά, αλλά είναι αποτελεσματικό για μερικούς ανθρώπους που είναι υπόχρεοι σε εξωτερικές προσδοκίες», λέει ο Haselberger.
9. Δώστε προτεραιότητα στην ξεκούραση
Όταν είμαστε απασχολημένοι και καταπονημένοι, ο ύπνος συνήθως γίνεται θύμα, επειδή πρέπει να αφιερώσουμε όλες τις ώρες αφύπνισης στην εργασία που πρέπει να ολοκληρώσουμε. Όμως, σημειώνει ο Langton, η λιγότερη εργασία και η περισσότερη ξεκούραση είναι συχνά μια καλύτερη χρήση του χρόνου μας από τις 24ωρες συνεδρίες μαραθωνίου εργασίας.
«Μπορεί να ακούγεται αντιφατικό, αλλά για μερικούς ανθρώπους λειτουργεί πιο λιγο πραγματικά τους βοηθά να είναι περισσότερο αποτελεσματική», λέει. «Κατά καιρούς, ρωτάω τους πελάτες μου αν δίνουν προτεραιότητα στον ύπνο, την κίνηση και την ανάπαυση, ώστε να είναι εξαιρετικά αποτελεσματικοί και αποδοτικοί κατά τις ώρες εργασίας τους».
Ενώ η ανάγκη για ύπνο ποικίλλει, η έρευνα δείχνει ότι οι άνθρωποι είναι γενικά πολύ πιο παραγωγικοί όταν είναι καλά ξεκούραστοι. «Ο εγκέφαλός σου χρειάζεται ύπνο και όταν δεν τον έχει, είσαι πιο απρόσεκτος και πιο αποσπασματικός», λέει ο Haselberger. Ό, τι κι αν θέλετε να κάνετε, αυτό είναι απλώς σωστή συμβουλή.
