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Hacer las cosas se siente genial, entonces, ¿por qué las listas de tareas siempre se sienten como tales tareas? Cuando identificamos nuestras metas y resoluciones específicas en papel, existe una tendencia a abordar el proceso haciendo listas de lavado de las cosas que debemos hacer para lograr esas metas. Pero esto puede resultar contraproducente para el éxito. Existe una mejor manera de lograr sus objetivos y ser más eficiente.
La estrategia de dos listas, que se hizo famosa por Warren Buffet, es un truco de vida probado que ayuda a mantener las tareas diarias enfocadas en lo que realmente importa. Así es como funciona: Primero, escriba 25 metas y luego identifique las cinco prioridades principales (es decir, planifique el futuro financiero de mi familia) y colóquelas en una lista separada. Fíjate bien en los veinte que quedan. Ahora tírelos. De ninguna manera debe socavar ninguno de ellos, al menos no hasta que haya logrado sus cinco objetivos principales. Al establecer prioridades y crear un subconjunto organizado y fácilmente digerible de "tareas pendientes", crea la oportunidad de abordar sus mayores objetivos y mantenerse motivado. Esos veinte elementos fueron las distracciones que se interpusieron en el camino de sus mayores objetivos.
Eso no quiere decir que sea fácil hacer malabarismos con sus cinco objetivos principales y sus otras tareas diarias con los hijos, los cónyuges y los jefes que compiten por su atención. Los padres, especialmente, podrían necesitar un poco de orientación para mantener a los cinco grandes en la mira. Hablamos con los expertos sobre cómo hacer que una lista de tareas a largo plazo funcione para las familias trabajadoras.
Sacude las distracciones
Ya sea que se trate de un trabajo ajetreado, correos electrónicos o un jefe necesitado, la clave para sentirse productivo es eliminar el ruido. Elimina las complicaciones y esto se vuelve así de simple. "Una de las principales distracciones que hace que las personas se sientan improductivas es el advenimiento de la tecnología, que irónicamente, estaba destinado a ayudarnos y hacernos más productivos ", dice Mark Gardner, autor del best-seller libro, Su familia lo extraña: estrategias de administración del tiempo que liberan dos horas al día y lo vuelven a amar. “Las personas responden constantemente correos electrónicos, redes sociales, mensajes de texto y no se concentran en las cosas que deberían estar haciendo. Todas estas cosas son interrupciones que nos roban el tiempo ".
Como todo, nuestra relación con la tecnología debe gestionarse para seguir siendo eficiente. "Para cuando haya leído el correo electrónico, haya decidido qué hacer con él y haya vuelto a concentrarse por completo en la tarea que estaba haciendo", dice Gardner, "ya son veinte minutos".
Aquí hay un truco sólido para deshacerse del trabajo ajetreado: programe una hora más tarde en el día para todas las tareas que demoren menos de 10 minutos. De esa manera, las pequeñas cosas ni siquiera llegan a tu lista. Eliminar estas pequeñas distracciones hace una gran diferencia cuando se trata de poder concentrarse en las cosas importantes.
Optimice sus acciones diarias
Cuando considere lo que tiene que hacer cada día, cree una lista de acciones de lo que realmente necesita lograr para lograr un impulso hacia adelante. Identifique tres o cuatro tareas, como máximo, que deben iniciarse o completarse al final del día. Para cada tarea, pregúntese: "¿Es esto esencial para mis objetivos?" y "¿Completar esta tarea eliminará las distracciones o es una distracción?" “Piense en esto como una lista de tareas, nada más”, dice Gardner. Reunir todo esto antes de empezar a trabajar por el día le ayuda a concentrarse en lo que realmente necesita hacer.
Reconsidere su relación con los plazos
Lo que haces con el tiempo limitado del que dispones es importante. Dos reglas, el principio de Pareto y la ley de Parkinson, son guías excelentes sobre cómo aprovechar al máximo su día. “El Principio de Pareto establece que el 20 por ciento de sus esfuerzos le dan el 80 por ciento de los resultados”, explica Gardner. “Sí, puede reducir su carga de trabajo bastante y terminar con más y mejores resultados. Todo lo que necesitas hacer es hacer más del 20 por ciento de las cosas ".
La Ley de Parkinson, por otro lado, es un viejo adagio que dice: "el trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para su finalización ". En otras palabras, si tienes todo el día para limpiar la casa, te llevará todo el dia. Si tienes una advertencia de 45 minutos antes de que aparezcan tus amigos, se hará (mágicamente) en 45 minutos. “El barrido de 45 minutos puede no ser una limpieza tan profunda como el trabajo de todo el día, pero su casa estará mucho más limpia de lo que estaba una hora antes”, dice Gardner.
Para hacer uso de estos principios a diario y ver resultados, debe estar dispuesto a fijarse en una fecha límite de forma regular. Tome un temporizador de cocina o use una aplicación en su teléfono y comience a usar el temporizador para tener una fecha límite para todas sus tareas, ya sea responder a un correo electrónico o preparar la cena. “Ponte a prueba para hacer las cosas mucho más rápido de lo que estás ahora”, dice Gardner. "Te obligará a concentrarte, dejar de perder el tiempo y aumentará tu productividad". En otras palabras, podrá hacer mucho más en mucho menos tiempo. ¿No es esa la poción mágica de productividad que todos estamos buscando?
Sea lo más eficiente posibleUna última cosa que puede hacer para lograr los objetivos con mayor facilidad es buscar formas más eficientes de hacer las cosas. Aquí es donde la tecnología puede ser su amiga en lugar de una distracción. Busque proveedores que organicen y simplifiquen la forma en que administra su vida, ya sea allí donde guarda sus notas, cómo usted invierte su dinero, cómo compra un seguro o cómo se ocupa de tareas recurrentes como pagar facturas y hacer pedidos comestibles.
La vida puede ser complicada, pero vivir con éxito no tiene por qué serlo. Agilizar y enfocar la forma en que aborda las tareas puede ayudarlo a lograr sus objetivos.
