Pour les parents, gestion du tempsc'est toujours délicat. Mais maintenant, au milieu de la pandémie de COVID, c'est d'autant plus difficile. Lorsque la pandémie a commencé et que de nombreux parents ont tous été aspirés dans un travail à domicile-un vortex avec des enfants, avec une vie professionnelle et une vie de famille jetées dans un mélangeur cosmique réglé sur « Eff Up ». Toutes les frontières que nous avions établies entre les deux ont été détruites. À ce jour, cette déclaration a pris la poussière. Mais c'est toujours vrai - et nous cherchons tous des moyens de nous organiser afin d'accomplir tout ce qui doit être fait.
Une technique de gestion du temps particulièrement utile pour les parents est le timeboxing. Le timeboxing est une pratique basée sur le calendrier qui réimpose des limites à votre journée (votre temps) avec des blocs de temps prédéterminés (boîtes). Vous consacrez simplement une certaine zone de temps à une certaine tâche. L'effet est la productivité lorsque vous travaillez et êtes parent et vous reposez lorsque vous ne l'êtes pas. Cela semble simple? Bien - parce que c'est le cas. Mais cela ne le rend pas moins utile. Voici pourquoi les parents devraient apprendre à chronométrer.
Alors, qu'est-ce que le timeboxing ?
Le timeboxing est une technique de gestion du temps qui consiste à attribuer à l'avance des unités de temps fixes à une activité ou à une tâche, puis à terminer cette activité ou cette tâche dans le délai imparti. Chaque tâche, quelle que soit sa taille, se voit attribuer une plage horaire spécifique qui sert de date limite. C'est à vous de le faire. C'est à la fois un principe d'organisation et une technique de gestion du temps qui vous rend parfaitement conscient de ce que vous devez faire et du temps que vous devez y consacrer. En pratique, la désignation de tâches remplaçant une liste de tâches par un calendrier: chaque fois qu'il y a une nouvelle activité à faire, vous consacrez un laps de temps spécifique dans votre emploi du temps pour y faire face (c'est-à-dire, mettez-le dans votre calendrier), puis engagez-vous à le faire dans cette "zone de temps".
Pourquoi le Timeboxing fonctionne
« Le timeboxing fonctionne parce qu'il enfreint la loi de Parkinson », déclare un expert en productivité Paul Rülkens, président d'Agrippa Consulting International, dont les clients incluent McKinsey, Uber et ExxonMobil. La loi de Parkinson stipule que le temps que vous utilisez pour faire une activité est le temps que vous avez prévu pour l'activité. Si vous planifiez une réunion pendant une heure, vous vous rencontrerez pendant une heure, que vous ayez ou non terminé ce dont vous aviez besoin en seulement 10 minutes.
"Avec le timeboxing, vous appliquez la règle 80-20 à votre temps - vous tirez 80% de votre valeur de 20% de votre temps", explique Rulkens. « Lorsque vous limitez le temps que vous consacrerez à une tâche, vous obtiendrez 90 à 95 % de la valeur de votre temps. Ajouter du temps au-delà est de la valeur perdue; la fin de votre temps passé à faire quelque chose est la moins productive.
Le timeboxing vous oblige à réfléchir au temps qu'une tâche nécessite. Et en bloquant le temps sur votre calendrier pour le faire, vous avez gagné le temps nécessaire. Si vous partagez votre calendrier avec des collègues, ils ne devraient pas être en mesure de vous programmer pour autre chose pendant cette période. De même, si vous partagez les tâches d'éducation des enfants à la maison avec votre partenaire, il devrait vous donner le temps dont vous avez besoin pour travailler, sans interruption.
Lorsque vous chronométrez, vous coupez la procrastination au col; même les tâches que vous ne voulez pas faire ont du temps sur votre calendrier, alors autant passer du temps à les faire.
Les boîtes de temps sont des incréments aussi petits qu'une à deux minutes ou aussi grands que plusieurs heures - mais ne devraient pas être si longs qu'ils soient intimidants. Une partie de ce qui rend les boîtes de temps efficaces, c'est qu'elles sont limitées - les perfectionnistes ne peuvent pas dépasser le temps alloué pour bien faire les choses, et les créatifs se concentreront mieux compte tenu du sentiment d'urgence supplémentaire.
« Il est important de vous concentrer sur le succès plutôt que sur la perfection », explique Rulken.
Comment Timebox: 10 règles à suivre
Timeboxing semble simple - et c'est le cas. Mais pour le faire correctement, il y a quelques principes à garder à l'esprit. Voici, selon Rulken, quelques conseils pour améliorer la productivité lors du timeboxing.
- Appliquez la règle des deux minutes : Si vous pouvez adresser un e-mail en deux minutes ou moins, répondez immédiatement après la lecture. Si cela prend plus de deux minutes, répondez plus tard et mettez une note d'action sur votre liste d'action. « Utilisez un sablier ou votre téléphone pour vous entraîner à respecter la règle des deux minutes », explique Rulken.
- Briser la loi de Parkinson: La loi de Parkinson stipule qu'une tâche durera tout le temps que vous mettez à disposition. Réservez la moitié du temps habituel pour votre e-mail et vos résultats seront les mêmes, voire meilleurs.
- Votre boîte de réception n'est pas votre liste d'actions : Créez une liste d'actions distincte. Utilisez votre e-mail comme entrée pour cette liste d'actions. Et n'utilisez pas votre boîte de réception pour des rappels d'action.
- Appliquer impitoyablement « arrêter de fumer stratégique »: Votre capacité à arrêter stratégiquement est égale à votre capacité à réussir. « « Plus de travail » n'est plus la réponse à « trop de travail » », déclare Rulken. Par conséquent, concentrez-vous toujours sur l'arrêt des activités existantes qui ne constituent pas l'utilisation la plus élevée et la meilleure de votre temps. "En conséquence, plus de temps, d'énergie et d'argent sont disponibles pour se concentrer sur des choses plus précieuses", explique Rulken.
- Pratiquer et adapter : « Le timeboxing est une habitude », dit Rulken. « Une fois que vous commencez à prendre l’habitude, vous vous améliorez. Les premières fois que vous le faites, vous devrez vous adapter – calibrer. Vous répondez à la question « Combien de temps prend une tâche particulière? » Une fois que vous êtes dans l'état d'esprit du timeboxing, vous vous améliorez et devenez habile à estimer le temps dont vous avez besoin pour atteindre 80 à 90 pour cent de la valeur de votre temps, pour réussir. Ne vous inquiétez pas, cela ne prendra pas longue. Attendez-vous à améliorer vos capacités d'estimation en quelques jours.
- Soyez flexible, surtout au début : Que faites-vous si vous avez sous-estimé le temps dont vous avez besoin pour accomplir une tâche? Faites une autre boîte de temps. "Si vous vous heurtez à un mur et constatez qu'après votre délai de deux heures, disons, votre rapport n'est pas terminé, placez un autre délai autour de" Finaliser le rapport "", explique Rulken. « Vous serez beaucoup plus concentré sur les résultats et la finition. »
- Connaissez votre « heure d'or » : Non, l'heure d'or n'est pas quand aller photographier votre enfant - c'est quand vous êtes le plus productif. « Le mien est entre 7 h 00 et 10 h 00 », dit Rulken. « Si vous comprenez le vôtre, vous serez exponentiellement plus productif en planifiant des tâches pendant cette période. »
- Prioriser : Bien que vous puissiez appliquer le timeboxing à toutes les tâches entrantes, vous devez faire une distinction entre le travail significatif et les activités non essentielles, ainsi que le temps consacré aux relations. "La pire utilisation de votre temps est de faire quelque chose qui n'a pas besoin d'être fait en premier lieu", explique Rulken. « Appliquez le timeboxing aux priorités élevées. » Rulken prend un moment à la fin de chaque journée pour définir les trois choses les plus importantes qu'il doit accomplir le lendemain. « Mon objectif est: « Je ne me reposerai pas tant que ces trois choses ne seront pas terminées », dit Rulken. Et tandis que le timeboxing devrait s'appliquer aux tâches ménagères et aux activités ménagères – déplacer la pelouse, par exemple – ne timeboxez pas votre temps avec vos enfants. « Les enfants accordent la priorité au temps que vous passez avec eux », explique Rulken. « Ce n’est pas la qualité du temps qui compte pour eux. Passer du temps avec votre enfant ne consiste pas à accomplir une tâche.
- "Avalez la grenouille": Lorsque vous planifiez votre horaire, planifiez votre activité ou votre projet le plus redouté comme la première chose que vous faites ce jour-là. « Commencez votre journée en mangeant votre grenouille – la chose à laquelle vous résistez ou craignez le plus », dit Rulken. "En mangeant cette grenouille, vous aurez l'impression que rien ne peut vous abattre - vous serez beaucoup plus productif et cela vous aidera à faire le plus de progrès sur les choses que vous devez faire le plus."
Outils pour le Timeboxing: trois applications de gestion du temps à essayer
Rulken utilise un sablier et un calendrier en ligne pour timebox. « Un minuteur est un excellent outil pour vous limiter à deux minutes pour votre boîte de réception », explique Rulken. « Finalement, votre cerveau comprendra ce que sont deux minutes et comment se concentrer. Jusqu'à ce que vous construisiez votre horloge interne, entraînez votre cerveau avec un sablier. Mais il existe également des applications qui peuvent vous aider tout au long du processus. Voici trois applications de timeboxing à essayer.
Clockify est une application de suivi du temps qui vous permet de définir et de suivre le temps que vous passez sur des tâches en temps réel, puis d'analyser si vous avez atteint vos objectifs.
Booster de concentration est une application de suivi du temps pour appliquer la technique Pomodoro, une technique de productivité qui complète le timeboxing en fractionnant le travail en sessions de 25 minutes suivies de pauses de cinq minutes.
Focusmate est un outil de co-travail virtuel qui assure la responsabilité de faire avancer les choses. Les séances sont auto-programmées, d'une durée de 50 minutes, et commencent par vous saluer votre partenaire et déclarer votre objectif. Vous travaillez en tandem et vous vous enregistrez à la fin de la session.
