za roditelje, upravitelji vremenat je uvijek zeznuto. Ali sada, usred pandemije COVID-a, sve je teže. Kada je pandemija počela, i mnogi roditelji su svi bili uvučeni u a rad od kuće-with-kids vortex, s profesionalnim i obiteljskim životom ubačenim u kozmički blender postavljen na “Eff Up”. Sve granice koje smo uspostavili između njih dvoje su uništene. Do sada je ova izjava skupila prašinu. Ali to je još uvijek istina - i svi tražimo načine da se organiziramo kako bismo postigli sve što treba učiniti.
Tehnika upravljanja vremenom koja je posebno korisna za roditelje je timeboxing. Timeboxing je praksa temeljena na kalendaru koja ponovno postavlja granice vašem danu (vašem vremenu) s unaprijed određenim vremenskim blokovima (kutijama). Jednostavno posvetite određeni vremenski okvir određenom zadatku. Učinak je produktivnost kada radite i roditelj i odmarate se kada niste. Zvuči jednostavno? Dobro — jer jest. Ali to ga ne čini manje korisnim. Evo zašto bi roditelji trebali naučiti kako tempirati.
Dakle, što je timeboxing?
Timeboxing je tehnika upravljanja vremenom koja uključuje dodjeljivanje fiksnih jedinica vremena aktivnosti ili zadatku unaprijed, a zatim dovršavanje te aktivnosti ili zadatka tijekom određenog vremenskog okvira. Svaki zadatak, bez obzira koliko velik ili mali, dobiva određeni vremenski okvir koji služi kao rok. To je vaše vrijeme da to učinite. To je i organizacijski princip i tehnika upravljanja vremenom koja vas čini svjesnim onoga što trebate učiniti i koliko vremena biste tome trebali posvetiti. U praksi, određivanje zadataka zamjenjujući popis obaveza kalendarom: kad god imate novu aktivnost koju trebate obaviti, posvetite se određeno vrijeme u vašem rasporedu za rješavanje toga (tj. stavite ga u svoj kalendar), a zatim se posvetite tome da ćete to učiniti u tom "vremenskom okviru".
Zašto Timeboxing funkcionira
“Timeboxing funkcionira jer krši Parkinsonov zakon”, kaže stručnjak za produktivnost Paul Rulkens, predsjednik Agrippa Consulting Internationala, čiji su klijenti McKinsey, Uber i ExxonMobil. Parkinsonov zakon kaže da je vrijeme koje koristite za obavljanje aktivnosti vrijeme koje ste planirali za aktivnost. Ako planirate sastanak na jedan sat, sastat ćete se jedan sat - bez obzira na to jeste li dovršili ono što ste trebali za samo 10 minuta.
"S timeboxingom, primjenjujete pravilo 80-20 na svoje vrijeme - 80 posto svoje vrijednosti izvodite iz 20 posto svog vremena", kaže Rulkens. “Kada ograničite količinu vremena koje ćete potrošiti na zadatak, dobit ćete 90 do 95 posto vrijednosti svog vremena. Dodavanje vremena izvan toga je izgubljena vrijednost; kraj vašeg vremena provedenog radeći nešto je najmanje produktivan.”
Timeboxing vas tjera da razmislite koliko vremena je potrebno za zadatak. A blokiranjem vremena u svom kalendaru za to, izdvojili ste vrijeme potrebno. Ako svoj kalendar dijelite sa suradnicima, oni vam ne bi trebali moći zakazati ništa drugo tijekom tog vremena. Isto tako, ako sa svojim partnerom dijelite obveze odgoja djece kod kuće, trebao bi vam dati vrijeme koje vam je potrebno za rad, bez prekida.
Kada se bavite time boxom, prekidate odugovlačenje na prolazu; čak i zadaci koje ne želite raditi imaju dodijeljeno vrijeme u vašem kalendaru, tako da biste mogli potrošiti vrijeme na njihovo obavljanje.
Vremenski okviri su koraci od jedne do dvije minute ili od nekoliko sati - ali ne bi trebali biti toliko dugi da bi bili zastrašujući. Dio onoga što vremenski okviri čini učinkovitima jest to što su ograničeni – perfekcionisti ne mogu prekoračiti vrijeme koje je dodijeljeno kako bi bilo kako treba, a kreativci će se bolje usredotočiti s obzirom na dodatni osjećaj hitnosti.
“Važno je da se fokusirate na uspjeh, a ne na savršenstvo”, kaže Rulken.
Kako napraviti vremenski okvir: 10 pravila kojih se treba pridržavati
Timeboxing izgleda jednostavno - i jest. Ali da biste to učinili ispravno, morate imati na umu neka načela. Ovdje su, po Rulkenu, nekoliko savjeta za poboljšanje produktivnosti pri određivanju vremena.
- Primijenite pravilo dvije minute: Ako možete poslati poruku e-pošte za dvije minute ili manje, odgovorite odmah nakon čitanja. Ako je potrebno više od dvije minute, odgovorite kasnije i stavite bilješku o radnji na popis radnji. "Upotrijebite mjerač vremena za jaja ili svoj telefon da se naučite držati se pravila dvije minute", kaže Rulken.
- Prekršite Parkinsonov zakon: Parkinsonov zakon kaže da će zadatak trajati cijelo vrijeme koje stavite na raspolaganje. Odvojite pola uobičajenog vremena za svoju e-poštu, a rezultati će biti isti ili čak bolji.
- Vaša pristigla pošta nije vaš popis radnji: Napravite zaseban popis radnji. Koristite svoju e-poštu kao unos za ovaj popis radnji. I nemojte koristiti svoju pristiglu poštu za podsjetnike na akciju.
- Nemilosrdno primjenjivati "strateško odustajanje": Vaša sposobnost da strateški odustanete jednaka je vašoj sposobnosti za uspjeh. „'Više posla' više nije odgovor na 'previše posla'", kaže Rulken. Stoga se uvijek usredotočite na zaustavljanje postojećih aktivnosti koje nisu najbolje i najbolje iskoristite vaše vrijeme. "Kao rezultat toga, više vremena, energije i novca postaje dostupno za usredotočenje na vrijednije stvari", kaže Rulken.
- Vježbajte i prilagodite se: “Timeboxing je navika”, kaže Rulken. “Kada počnete stvarati naviku, postajete bolji u tome. Prvih nekoliko puta kada to učinite, morat ćete se prilagoditi - kalibrirati. Odgovarate na pitanje: ‘Koliko vremena traje određeni zadatak?’ Nakon što ste u razmišljanju o vremenskom boksu, postajete sve bolji i bolji i postanite vješti u procjeni količine vremena koja vam je potrebna da dođete do 80 do 90 posto vrijednosti svog vremena, da biste uspjeli." Ne brinite - neće potrajati dugo. Očekujte da ćete poboljšati svoje sposobnosti procjene u roku od nekoliko dana.
- Budite fleksibilni, posebno na početku: Što učiniti ako ste podcijenili koliko vam je vremena potrebno da izvršite zadatak? Napravite drugi vremenski okvir. "Ako udarite u zid i otkrijete da nakon vašeg, recimo, dvosatnog vremenskog okvira vaše izvješće nije gotovo, stavite drugi vremenski okvir oko 'Završi izvještaj'", kaže Rulken. "Bit ćete puno više usredotočeni na rezultate i završetak."
- Upoznajte svoj "zlatni sat": Ne, zlatni sat nije kada idete fotografirati svoje dijete – to je kada ste najproduktivniji. “Moja je između 7 i 10 ujutro”, kaže Rulken. "Ako razumijete svoje, bit ćete eksponencijalno produktivniji ako planirate zadatke tijekom tog vremena."
- dati prioritet: Iako biste vremenski okvir mogli primijeniti na sve dolazne zadatke, trebali biste napraviti razliku između smislenog rada i nebitnih aktivnosti, kao i vremena provedenog na odnosima. “Najgore iskoristiti svoje vrijeme je raditi nešto što uopće ne treba raditi”, kaže Rulken. "Primijenite vremenski okvir na visoke prioritete." Rulken odvoji trenutak na kraju svakog dana da definira tri najvažnije stvari koje treba dovršiti sljedeći dan. "Moj fokus je: 'Neću mirovati dok ove tri stvari ne budu gotove'", kaže Rulken. I dok bi se vremenski okvir trebao odnositi na poslove i kućanske aktivnosti - na primjer, premještanje travnjaka - nemojte rasporediti vrijeme sa svojom djecom. "Djeca daju prednost količini vremena koje provodite s njima", kaže Rulken. “Nije im važna kvaliteta vremena. Provođenje vremena sa svojim djetetom ne znači dovršavanje zadatka.”
- "Progutaj žabu": Kada postavite vremenski okvir, zakažite svoju najstrašniju aktivnost ili projekt kao prvu stvar koju učinite tog dana. “Započnite dan jedući svoju žabu – stvar kojoj se najviše opirete ili se najviše bojite”, kaže Rulken. “Jedući tu žabu, osjećat ćete se kao da vas ništa ne može pokvariti – bit ćete mnogo produktivniji i pomoći će vam da ostvarite najveći napredak u stvarima koje najviše trebate raditi.”
Alati za vremenski okvir: tri aplikacije za upravljanje vremenom koje možete isprobati
Rulken koristi mjerač vremena za jaja i online kalendar za vremenski okvir. “Mjerač vremena za jaja izvrstan je alat za ograničavanje na dvije minute za svoju pristiglu poštu,” kaže Rulken. “Na kraju će vaš mozak shvatiti što su dvije minute i kako se usredotočiti. Dok ne izgradite svoj unutarnji sat, trenirajte svoj mozak pomoću mjerača vremena za jaja.” Ali postoje i neke aplikacije koje vam mogu pomoći tijekom cijelog procesa. Evo tri aplikacije za mjerenje vremena koje možete isprobati.
Clockify je aplikacija za praćenje vremena koja vam omogućuje da definirate i pratite vrijeme koje provodite na zadacima u stvarnom vremenu, a zatim analizirate jeste li postigli svoje ciljeve.
Focus Booster je aplikacija za praćenje vremena za primjenu tehnike Pomodoro, tehnike produktivnosti koja nadopunjuje timeboxing tako što rad dijeli na 25-minutne sesije nakon kojih slijede petominutne pauze.
Focusmate je virtualni alat za suradnju koji pruža odgovornost za obavljanje stvari. Sesije se sami zakazuju, traju 50 minuta, a započinju tako što ćete pozdraviti partnera i objaviti svoj cilj. Radite u tandemu i prijavite se na kraju sesije.
