Szülőknek, időgazdálkodókt mindig trükkös. De most, a COVID-járvány közepette ez még nehezebb. Amikor a járvány elkezdődött, és sok szülőt beszívott a otthonról dolgozni-gyerekekkel örvény, a szakmai élettel és a családi élettel egy kozmikus turmixgépbe dobva, „Eff Up”-ra. Bármilyen határvonalat, amelyet a kettő között felállítottunk, megsemmisültek. Mára ez a kijelentés port gyűjtött. De ez még így is igaz – és mindannyian keressük a módját, hogy megszervezzük magunkat annak érdekében, hogy mindent elérjünk, amit el kell végezni.
A szülők számára különösen hasznos időgazdálkodási technika a timeboxing. A Timeboxing egy naptár alapú gyakorlat, amely előre meghatározott időblokkokkal (dobozokkal) újból határokat szab a napnak (az időnek). Egyszerűen csak egy bizonyos időkeretet szentel egy bizonyos feladatnak. A hatás a termelékenység, amikor dolgozik és szülő, és pihen, amikor nem. Egyszerűen hangzik? Jó – mert az. De ettől nem lesz kevésbé hasznos. A szülőknek ezért meg kell tanulniuk időzítést.
Szóval, mi az a Timeboxing?
A Timeboxing egy időgazdálkodási technika, amely magában foglalja előre meghatározott időegységek hozzárendelését egy tevékenységhez vagy feladathoz, majd ezt a tevékenységet vagy feladatot a megadott időkereten belül befejezik. Minden feladathoz, függetlenül attól, hogy milyen nagy vagy kicsi, van egy meghatározott időkeret, amely határidőként szolgál. Itt az ideje, hogy elvégezze. Ez egyszerre szervező elv és időgazdálkodási technika, amely pontosan tudatában van annak, hogy mit kell tenned, és mennyi időt kell rá szánnod. A gyakorlatban a teendők listáját naptárral helyettesítő feladatok kijelölése: valahányszor új tevékenységet kell elvégezned, szánsz rá meghatározott időt az ütemtervben, hogy foglalkozzon vele (azaz írja be a naptárába), majd kötelezze el magát, hogy megteszi az „idődobozban”.
Miért működik a Timeboxing?
„A Timebox azért működik, mert megszegi a Parkinson-törvényt” – mondja a termelékenységi szakértő Paul Rulkens, az Agrippa Consulting International elnöke, amelynek ügyfelei közé tartozik a McKinsey, az Uber és az ExxonMobil. A Parkinson-törvény kimondja, hogy az az idő, amelyet egy tevékenység végzésére használ, az az idő, amelyet a tevékenységre tervezett. Ha egy órára tervez egy találkozót, akkor egy órát fog találkozni – függetlenül attól, hogy mindössze 10 perc alatt elvégezte-e azt, amit kellett.
„A timeboxing használatakor a 80-20 szabályt alkalmazza az idejére – értékének 80 százalékát az idő 20 százalékából vezeti le” – mondja Rulkens. „Ha korlátozza az adott feladatra fordítandó időt, az idő értékének 90-95 százalékát megkapja. Ezen túlmenő idő hozzáadása elpazarolt érték; a valamivel töltött idő vége a legkevésbé produktív.”
A Timebox arra készteti, hogy végiggondolja, mennyi időt igényel egy feladat. Azzal pedig, hogy letiltotta a naptárában ennek megtételéhez szükséges időt, megszabta a szükséges időt. Ha megosztja a naptárát a munkatársaival, akkor erre az időre nem tudnak beütemezni mást. Hasonlóképpen, ha megosztja az otthoni gyermeknevelési feladatokat a partnerével, akkor megszakítás nélkül biztosítania kell a munkához szükséges időt.
Amikor bejelölöd az időt, levágod a halogatást a passznál; még azokra a feladatokra is van idő a naptárban, amelyeket nem szeretne elvégezni, így akár ezek elvégzésére is fordíthat időt.
Az időkeretek egy-két perces lépések, vagy akár több órás lépések – de nem lehetnek olyan hosszúak, hogy megfélemlítőek legyenek. Az időkereteket részben az teszi hatékonnyá, hogy korlátozottak – a perfekcionisták nem tudják túllépni a megfelelő időt, és a kreatívok jobban tudnak összpontosítani, tekintettel a sürgősségre.
„Fontos, hogy a sikerre összpontosítson a tökéletesség helyett” – mondja Rulken.
A Timebox használata: 10 betartandó szabály
A Timebox egyszerűnek tűnik – és az is. De ahhoz, hogy ezt helyesen tegyük, néhány alapelvet szem előtt kell tartani. Íme Rulken szerint néhány tipp a termelékenység növelésére timeboxolás közben.
- Alkalmazza a kétperces szabályt: Ha egy e-mailt két percen belül vagy kevesebben tud címezni, azonnal válaszoljon az olvasás után. Ha ez több mint két percet vesz igénybe, válaszoljon később, és tegyen fel egy műveletet a műveletlistára. „Használjon tojásidőzítőt vagy telefonját, hogy megtanítsa magát a kétperces szabály betartására” – mondja Rulken.
- A Parkinson-törvény megszegése: A Parkinson-törvény kimondja, hogy egy feladat a rendelkezésre álló teljes időtartamig kitart. Szánja félre a szokásos idő felét az e-mailekre, és az eredmények ugyanolyanok vagy még jobbak lesznek.
- A beérkező levelek nem az Ön műveletlistája: Hozzon létre egy külön műveletlistát. Használja e-mail-címét ehhez a műveletlistához. És ne használja a beérkezett üzeneteket cselekvési emlékeztetőkre.
- Kíméletlenül alkalmazza a „stratégiai kilépést”: A stratégiai kilépés képessége egyenlő a sikerre való képességével. „A „több munka” már nem válasz a „túl sok tennivalóra” – mondja Rulken. Ezért mindig összpontosítson a meglévő tevékenységek leállítására, amelyek nem a legjobb és legjobb időfelhasználás. „Ennek eredményeként több idő, energia és pénz válik elérhetővé, hogy értékesebb dolgokra összpontosíthassunk” – mondja Rulken.
- Gyakorolj és alkalmazkodj: „A Timebox egy szokás” – mondja Rulken. „Ha elkezded kialakítani a szokásodat, jobban fogsz hozzá. Az első néhány alkalommal alkalmazkodnia kell – kalibrálnia kell. Arra a kérdésre válaszol, hogy „Mennyi időt vesz igénybe egy adott feladat?” Ha már az idődobozos gondolkodásmódba kerül, egyre jobb és jobb lesz. Legyen ügyes abban, hogy megbecsülje, mennyi időre van szüksége ahhoz, hogy elérje időértékének 80-90 százalékát a sikerhez." Ne aggódjon – nem fog tartani hosszú. Várhatóan néhány napon belül javulni fog a becslési képességei.
- Legyen rugalmas, különösen az elején: Mi a teendő, ha alábecsülte, mennyi időre van szüksége egy feladat elvégzéséhez? Csinálj másik időkeretet. „Ha falnak ütközik, és azt tapasztalja, hogy mondjuk kétórás időkeret után a jelentés nem készült el, tegyen egy másik időkeretet a „Jelentés véglegesítése” körül” – mondja Rulken. "Sokkal jobban az eredményekre és a befejezésre fogsz koncentrálni."
- Ismerje meg „aranyóráját”: Nem, az aranyóra nem az az idő, amikor fényképezni kell a gyereket, hanem az, amikor a legproduktívabb. „Az enyém reggel 7 és 10 óra között van” – mondja Rulken. "Ha megérti a sajátját, akkor exponenciálisan produktívabb lesz a feladatok ütemezésével ez idő alatt."
- Prioritás: Bár az időkeretet minden bejövő feladatra alkalmazhatja, különbséget kell tennie az értelmes munka és a nem alapvető tevékenységek, valamint a kapcsolatokra fordított idő között. „Az idő legrosszabb felhasználása, ha olyasvalamit csinálsz, amit eleve nem is kell” – mondja Rulken. "Alkalmazzon időkeretet a magas prioritásokra." Rulken minden nap végén szán egy kis időt, hogy meghatározza a három legfontosabb dolgot, amelyet a következő napon teljesítenie kell. „A fókuszom az, hogy „nem nyugszom, amíg ez a három dolog meg nem történik” – mondja Rulken. És bár az időkeretnek a házimunkára és a háztartási tevékenységekre – például a pázsit mozgatására – vonatkoznia kell, ne töltse időbe a gyerekeivel. „A gyerekek prioritást adnak a velük töltött időnek” – mondja Rulken. „Nem az idő minősége a fontos számukra. A gyermekeddel eltöltött idő nem egy feladat elvégzése.
- "Nyeld le a békát": Amikor időzít, ütemezze be a legféltettebb tevékenységét vagy projektjét aznapi első dolgaként. „Kezdje a napot azzal, hogy megeszi a békáját – amitől a legjobban ellenáll, vagy amitől a legjobban fél” – mondja Rulken. "Ha megette ezt a békát, úgy fogod érezni, hogy semmi sem tud tönkretenni – sokkal produktívabb leszel, és ez segít abban, hogy a legtöbbet elérd azon dolgok terén, amelyeket leginkább meg kell tenned."
Timeboxing eszközök: három kipróbálható időgazdálkodási alkalmazás
Rulken tojásidőzítőt és online naptárat használ az időmérőhöz. „A tojásidőzítő nagyszerű eszköz arra, hogy két percre korlátozza a beérkező leveleket” – mondja Rulken. „Végül az agyad megérti, mi az a két perc, és hogyan kell összpontosítani. Amíg meg nem építed a belső órádat, edd az agyadat egy tojásidőzítővel." De vannak olyan alkalmazások is, amelyek segíthetnek a folyamat során. Íme három timeboxing alkalmazás, amelyet érdemes kipróbálni.
Clockify egy időkövető alkalmazás, amellyel valós időben határozhatja meg és nyomon követheti a feladatokra fordított időt, majd elemzi, hogy elérte-e a céljait.
Fókuszerősítő egy időkövető alkalmazás a Pomodoro technika alkalmazásához, egy olyan termelékenységi technikához, amely kiegészíti a timeboxot azzal, hogy a munkát 25 perces munkamenetekre osztja fel, majd ötperces szünetekkel.
Fókuszban egy virtuális közös munkaeszköz, amely elszámoltathatóságot biztosít a dolgok elvégzéséért. A foglalkozások önállóan ütemezettek, 50 percesek, és azzal kezdődnek, hogy üdvözölöd partneredet, és kimondod a célodat. Tandemben dolgozol, és a foglalkozás végén bejelentkezel.
