Untuk orang tua, manajemen waktut selalu rumit. Tapi sekarang, di tengah pandemi COVID, semuanya menjadi lebih sulit. Ketika pandemi dimulai, dan banyak orang tua tersedot ke dalam bekerja dari rumah-with-kids vortex, dengan kehidupan profesional dan kehidupan keluarga dilemparkan ke dalam blender kosmik yang disetel ke "Eff Up". Batas apa pun yang kami buat di antara keduanya dihancurkan. Sekarang, pernyataan ini telah mengumpulkan debu. Tapi itu masih benar — dan kita semua mencari cara untuk mengatur diri kita sendiri untuk mencapai semua yang perlu diselesaikan.
Teknik manajemen waktu yang sangat berguna bagi orang tua adalah timeboxing. Timeboxing adalah praktik berbasis kalender yang menerapkan kembali batasan pada hari Anda (waktu Anda) dengan blok waktu yang telah ditentukan (kotak). Anda cukup mencurahkan kotak waktu tertentu untuk tugas tertentu. Efeknya adalah produktivitas ketika Anda bekerja dan menjadi orang tua dan beristirahat ketika Anda tidak bekerja. Terdengar sederhana? Bagus — karena memang begitu. Tapi itu tidak membuatnya kurang berguna. Inilah mengapa orang tua harus belajar bagaimana mengatur waktu.
Jadi, Apa itu Timeboxing?
Timeboxing adalah teknik manajemen waktu yang melibatkan penetapan unit waktu tetap untuk suatu aktivitas atau tugas sebelumnya dan kemudian menyelesaikan aktivitas atau tugas itu selama kerangka waktu yang ditentukan. Setiap tugas, tidak peduli seberapa besar atau kecil, diberikan kotak waktu tertentu yang berfungsi sebagai tenggat waktu. Itulah waktu Anda untuk menyelesaikannya. Ini adalah prinsip pengorganisasian dan teknik manajemen waktu yang membuat Anda sangat sadar akan apa yang perlu Anda lakukan dan berapa banyak waktu yang harus Anda curahkan untuk itu. Dalam praktiknya, penetapan tugas menggantikan daftar tugas dengan kalender: setiap kali ada aktivitas baru yang harus Anda lakukan, Anda mencurahkan jumlah waktu tertentu dalam jadwal Anda untuk mengatasinya (yaitu, masukkan ke dalam kalender Anda), dan kemudian berkomitmen untuk melakukannya di "kotak waktu" itu.
Mengapa Timeboxing Bekerja?
“Timeboxing berfungsi karena melanggar hukum Parkinson,” kata pakar produktivitas Paul Rulkens, presiden Agrippa Consulting International, yang kliennya termasuk McKinsey, Uber, dan ExxonMobil. Hukum Parkinson menyatakan bahwa waktu yang Anda gunakan untuk melakukan suatu aktivitas adalah waktu yang Anda rencanakan untuk aktivitas tersebut. Jika Anda merencanakan rapat selama satu jam, Anda akan bertemu selama satu jam — terlepas dari apakah Anda telah menyelesaikan apa yang Anda perlukan hanya dalam 10 menit.
“Dengan timeboxing, Anda menerapkan aturan 80-20 pada waktu Anda — Anda memperoleh 80 persen nilai Anda dari 20 persen waktu Anda,” kata Rulkens. “Ketika Anda membatasi jumlah waktu yang akan Anda habiskan untuk suatu tugas, Anda akan mendapatkan 90 hingga 95 persen dari nilai waktu Anda. Menambahkan waktu di luar itu adalah nilai yang terbuang; akhir dari waktu yang Anda habiskan untuk melakukan sesuatu adalah yang paling tidak produktif.”
Timeboxing memaksa Anda untuk memikirkan berapa banyak waktu yang dibutuhkan suatu tugas. Dan dengan memblokir waktu di kalender Anda untuk melakukannya, Anda telah mengukir waktu yang diperlukan. Jika Anda berbagi kalender dengan rekan kerja, mereka seharusnya tidak dapat menjadwalkan Anda untuk hal lain selama waktu tersebut. Demikian juga, jika Anda berbagi tugas mengasuh anak di rumah dengan pasangan Anda, mereka akan memberi Anda waktu yang Anda butuhkan untuk bekerja, tanpa gangguan.
Ketika Anda kotak waktu, Anda memotong penundaan di celah; bahkan tugas yang tidak ingin Anda lakukan dialokasikan waktu di kalender Anda, jadi sebaiknya Anda meluangkan waktu untuk menyelesaikannya.
Timebox adalah penambahan sekecil satu hingga dua menit atau sebesar beberapa jam — tetapi tidak boleh terlalu lama untuk mengintimidasi. Bagian dari apa yang membuat kotak waktu efektif adalah bahwa mereka terbatas — perfeksionis tidak dapat menghabiskan waktu yang dialokasikan untuk melakukannya dengan benar, dan materi iklan akan fokus lebih baik dengan tambahan rasa urgensi.
“Yang penting, Anda fokus pada kesuksesan daripada kesempurnaan,” kata Rulken.
Cara Timebox: 10 Aturan untuk Diikuti
Timeboxing tampaknya sederhana — dan memang demikian. Tetapi untuk melakukannya dengan benar, ada beberapa prinsip yang perlu diingat. Di sini, per Rulken adalah beberapa tip untuk meningkatkan produktivitas saat timeboxing.
- Terapkan aturan dua menit: Jika Anda dapat menjawab email dalam dua menit atau kurang, segera tanggapi setelah membaca. Jika dibutuhkan lebih dari dua menit, tanggapi nanti dan letakkan catatan tindakan di daftar tindakan Anda. “Gunakan pengatur waktu telur atau telepon Anda untuk melatih diri Anda agar tetap berpegang pada aturan dua menit,” kata Rulken.
- Melanggar hukum Parkinson: Hukum Parkinson menyatakan bahwa tugas akan berlangsung sepanjang waktu yang Anda sediakan. Sisihkan separuh waktu yang biasa untuk email Anda, dan hasilnya akan sama atau bahkan lebih baik.
- Kotak masuk Anda bukan daftar tindakan Anda: Buat daftar tindakan terpisah. Gunakan email Anda sebagai masukan untuk daftar tindakan ini. Dan jangan gunakan kotak masuk Anda untuk pengingat tindakan.
- Terapkan "berhenti strategis" dengan kejam: Kemampuan Anda untuk berhenti secara strategis sama dengan kemampuan Anda untuk berhasil. “‘Lebih banyak pekerjaan’ bukan lagi jawaban untuk ‘terlalu banyak yang harus dilakukan,'” kata Rulken. Oleh karena itu, selalu fokus untuk menghentikan aktivitas yang ada yang bukan penggunaan waktu Anda yang tertinggi dan terbaik. “Akibatnya, lebih banyak waktu, energi, dan uang tersedia untuk fokus melakukan hal-hal yang lebih berharga,” kata Rulken.
- Berlatih dan beradaptasi: “Timeboxing adalah kebiasaan,” kata Rulken. “Begitu Anda mulai membangun kebiasaan, Anda menjadi lebih baik dalam hal itu. Beberapa kali pertama Anda melakukannya, Anda harus beradaptasi – untuk mengkalibrasi. Anda menjawab pertanyaan, 'Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk tugas tertentu?' Setelah Anda berada dalam pola pikir timeboxing, Anda menjadi lebih baik dan lebih baik dan menjadi mahir dalam memperkirakan jumlah waktu yang Anda butuhkan untuk mencapai 80 hingga 90 persen dari nilai waktu Anda, untuk berhasil.” Jangan khawatir — itu tidak akan memakan waktu panjang. Berharap untuk meningkatkan kemampuan memperkirakan Anda dalam beberapa hari.
- Bersikaplah fleksibel, terutama di awal: Apa yang Anda lakukan jika Anda meremehkan berapa lama waktu yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan suatu tugas? Lakukan kotak waktu lain. “Jika Anda menabrak tembok dan menemukan bahwa setelah, katakanlah, kotak waktu dua jam laporan Anda belum selesai, letakkan kotak waktu lain di sekitar 'Selesaikan laporan,'” kata Rulken. “Anda akan jauh lebih fokus pada hasil dan finishing.”
- Ketahui "jam emas" Anda: Tidak, waktu emasnya bukanlah saat Anda harus memotret anak Anda — ini adalah saat Anda paling produktif. “Punya saya antara jam 7 pagi dan 10 pagi,” kata Rulken. “Jika Anda memahami tugas Anda, Anda akan menjadi lebih produktif secara eksponensial dengan menjadwalkan tugas selama waktu ini.”
- Prioritaskan: Meskipun Anda dapat menerapkan timeboxing untuk semua tugas yang masuk, Anda harus membuat perbedaan antara pekerjaan yang bermakna dan aktivitas yang tidak penting, serta waktu yang dihabiskan untuk hubungan. “Penggunaan waktu Anda yang paling buruk adalah melakukan sesuatu yang tidak perlu dilakukan sejak awal,” kata Rulken. “Terapkan timeboxing ke prioritas tinggi.” Rulken meluangkan waktu sejenak di penghujung hari untuk menentukan tiga hal terpenting yang harus dia selesaikan pada hari berikutnya. “Fokus saya adalah, ‘Saya tidak akan beristirahat sampai ketiga hal ini selesai,'” kata Rulken. Dan sementara timeboxing harus berlaku untuk tugas-tugas dan kegiatan rumah tangga - memindahkan halaman, misalnya - jangan mengatur waktu Anda dengan anak-anak Anda. “Anak-anak memprioritaskan jumlah waktu yang Anda habiskan bersama mereka,” kata Rulken. “Bukan kualitas waktu yang penting bagi mereka. Menghabiskan waktu bersama anak Anda bukan tentang menyelesaikan tugas.”
- "Menelan katak": Saat Anda mengatur waktu, jadwalkan aktivitas atau proyek Anda yang paling ditakuti sebagai hal pertama yang Anda lakukan hari itu. “Mulailah hari Anda dengan memakan katak Anda – hal yang paling Anda tolak atau takuti,” kata Rulken. "Dengan memakan katak itu, Anda akan merasa seperti tidak ada yang bisa menjatuhkan Anda - Anda akan jauh lebih produktif dan itu akan membantu Anda membuat kemajuan paling besar pada hal-hal yang paling perlu Anda lakukan."
Alat untuk Timeboxing: Tiga Aplikasi Manajemen Waktu untuk Dicoba
Rulken menggunakan pengatur waktu telur dan kalender online ke kotak waktu. “Pengatur waktu telur adalah alat yang hebat untuk membatasi diri Anda hingga dua menit untuk kotak masuk Anda,” kata Rulken. “Akhirnya otak Anda akan mengerti apa itu dua menit dan bagaimana fokus. Sampai Anda membangun jam internal Anda, latih otak Anda dengan pengatur waktu telur.” Tetapi ada juga beberapa aplikasi yang dapat membantu Anda selama proses berlangsung. Berikut adalah tiga aplikasi timeboxing untuk dicoba.
Clockify adalah aplikasi pelacak waktu yang memungkinkan Anda menentukan dan melacak waktu yang Anda habiskan untuk tugas secara real-time dan kemudian menganalisis apakah Anda telah mencapai tujuan Anda.
Penambah Fokus adalah aplikasi pelacak waktu untuk menerapkan teknik Pomodoro, teknik produktivitas yang melengkapi timeboxing dengan membagi pekerjaan menjadi sesi 25 menit diikuti dengan istirahat lima menit.
Teman fokus adalah alat kerja bersama virtual yang memberikan akuntabilitas untuk menyelesaikan sesuatu. Sesi dijadwalkan sendiri, berdurasi 50 menit, dan mulai dengan Anda menyapa pasangan Anda dan menyatakan tujuan Anda. Anda bekerja bersama-sama dan check-in di akhir sesi.
