Per i genitori, gestione del tempoè sempre difficile. Ma ora, in mezzo alla pandemia di COVID, è ancora più difficile. Quando è iniziata la pandemia e molti genitori sono stati tutti risucchiati in un lavoro da casa-con-bambini vortice, con la vita professionale e la vita familiare gettate in un frullatore cosmico impostato su "Eff Up". Tutti i confini che avevamo stabilito tra i due furono distrutti. Ormai, questa affermazione ha raccolto polvere. Ma è ancora vero - e siamo tutti alla ricerca di modi per organizzarci per realizzare tutto ciò che deve essere fatto.
Una tecnica di gestione del tempo particolarmente utile per i genitori è il timeboxing. Il timeboxing è una pratica basata sul calendario che reimpone i limiti alla tua giornata (il tuo tempo) con blocchi di tempo predeterminati (riquadri). Dedichi semplicemente un certo periodo di tempo a un determinato compito. L'effetto è la produttività per quando lavori e fai i genitori e riposi quando non lo sei. Sembra semplice? Bene — perché lo è. Ma questo non lo rende meno utile. Ecco perché i genitori dovrebbero imparare a fare il time box.
Allora, cos'è il Timeboxing?
Il timeboxing è una tecnica di gestione del tempo che prevede l'assegnazione anticipata di unità di tempo fisse a un'attività o un'attività e il completamento di tale attività o attività durante l'intervallo di tempo designato. A ogni attività, non importa quanto grande o piccola, viene assegnata una finestra temporale specifica che funge da scadenza. Questo è il tuo momento per farlo. È sia un principio organizzativo che una tecnica di gestione del tempo che ti rende profondamente consapevole di ciò che devi fare e di quanto tempo dovresti dedicarci. In pratica, la designazione delle attività sostituendo una lista di cose da fare con un calendario: ogni volta che c'è una nuova attività da svolgere, la dedichi una quantità specifica di tempo nel tuo programma per affrontarlo (cioè, mettilo nel tuo calendario), e poi impegnati a farlo in quella "scatola del tempo".
Perché Timeboxing funziona?
"Il timeboxing funziona perché infrange la legge sul Parkinson", afferma l'esperto di produttività Paul Rulkens, presidente di Agrippa Consulting International, i cui clienti includono McKinsey, Uber ed ExxonMobil. La legge sul Parkinson afferma che il tempo che impieghi per svolgere un'attività è il tempo che hai pianificato per l'attività. Se pianifichi una riunione per un'ora, ti incontrerai per un'ora, indipendentemente dal fatto che tu abbia completato ciò di cui avevi bisogno in soli 10 minuti.
"Con il timeboxing, stai applicando la regola 80-20 al tuo tempo: ottieni l'80% del tuo valore dal 20% del tuo tempo", afferma Rulkens. "Quando limiti la quantità di tempo che dedichi a un'attività, otterrai dal 90 al 95% del valore del tuo tempo. Aggiungere tempo oltre è valore sprecato; la fine del tuo tempo speso a fare qualcosa è la tua meno produttiva.”
Il timeboxing ti costringe a pensare quanto tempo richiede un'attività. E bloccando il tempo sul tuo calendario per farlo, hai ritagliato il tempo necessario. Se condividi il tuo calendario con i colleghi, non dovrebbero essere in grado di programmarti per nient'altro durante quel periodo. Allo stesso modo, se condividi i compiti di educazione dei figli a casa con il tuo partner, dovrebbe darti il tempo necessario per lavorare, senza interruzioni.
Quando fai il time box, elimini la procrastinazione al passaggio; anche le attività che non vuoi svolgere hanno tempo assegnato sul tuo calendario, quindi potresti anche dedicare del tempo a svolgerle.
I timebox sono incrementi piccoli da uno a due minuti o grandi fino a diverse ore, ma non dovrebbero essere così lunghi da intimidire. Parte di ciò che rende efficaci i timebox è che sono limitati: i perfezionisti non possono superare il tempo assegnato per farlo nel modo giusto e i creativi si concentreranno meglio dato il senso di urgenza aggiunto.
"È importante sottolineare che ti concentri sul successo piuttosto che sulla perfezione", afferma Rulken.
Come Timebox: 10 regole da seguire
Il timeboxing sembra semplice - e lo è. Ma per farlo bene ci sono alcuni principi da tenere a mente. Ecco, secondo Rulken, alcuni suggerimenti per migliorare la produttività durante il timeboxing.
- Applica la regola dei due minuti: Se riesci a indirizzare un'e-mail in due minuti o meno, rispondi subito dopo aver letto. Se ci vogliono più di due minuti, rispondi più tardi e inserisci una nota di azione nell'elenco delle azioni. "Usa un timer per le uova o il tuo telefono per allenarti a rispettare la regola dei due minuti", dice Rulken.
- Infrangere la legge di Parkinson: La legge sul Parkinson afferma che un'attività durerà per tutto il tempo che metti a disposizione. Metti da parte metà del tempo normale per la tua e-mail e i risultati saranno gli stessi o addirittura migliori.
- La tua casella di posta non è la tua lista di azioni: Crea un elenco di azioni separato. Usa la tua email come input per questo elenco di azioni. E non usare la tua casella di posta per promemoria di azioni.
- Applicare spietatamente "l'abbandono strategico": La tua capacità di smettere strategicamente è uguale alla tua capacità di avere successo. "'Più lavoro' non è più la risposta a 'troppo da fare'", dice Rulken. Pertanto, concentrati sempre sull'interruzione delle attività esistenti che non sono il massimo e il miglior uso del tuo tempo. "Di conseguenza, più tempo, energia e denaro diventano disponibili per concentrarsi su cose di maggior valore", afferma Rulken.
- Pratica e adatta: "Il timeboxing è un'abitudine", afferma Rulken. “Una volta che inizi a costruire l'abitudine, diventi migliore. Le prime volte che lo fai, dovrai adattarti, calibrare. Stai rispondendo alla domanda: "Quanto tempo richiede un particolare compito?" Una volta che sei nella mentalità del timeboxing, diventi sempre migliore e diventa abile a stimare la quantità di tempo necessaria per ottenere dall'80 al 90% del valore del tuo tempo, per avere successo. Non preoccuparti, non ci vorrà lungo. Aspettati di migliorare le tue capacità di stima entro pochi giorni.
- Sii flessibile, soprattutto all'inizio: Cosa fai se hai sottovalutato il tempo necessario per completare un'attività? Fai un altro timebox. "Se colpisci un muro e scopri che dopo il tuo, diciamo, timebox di due ore il tuo rapporto non è stato completato, metti un altro timebox intorno a 'Finalizza rapporto'", dice Rulken. "Sarai molto più concentrato sui risultati e sulla finitura".
- Conosci la tua "ora d'oro": No, l'ora d'oro non è quando andare a fotografare tuo figlio, è quando sei più produttivo. "Il mio è tra le 7:00 e le 10:00", dice Rulken. "Se capisci il tuo, sarai esponenzialmente più produttivo pianificando le attività durante questo periodo."
- Priorità: Sebbene tu possa applicare il timeboxing a tutte le attività in arrivo, dovresti fare una distinzione tra lavoro significativo e attività non essenziali, così come il tempo dedicato alle relazioni. "Il peggior uso del tuo tempo è fare qualcosa che non ha bisogno di essere fatto in primo luogo", dice Rulken. "Applica il timeboxing alle priorità elevate." Rulken si prende un momento alla fine di ogni giornata per definire le tre cose più importanti per lui da completare il giorno successivo. "Il mio obiettivo è: 'Non mi fermerò finché queste tre cose non saranno terminate'", dice Rulken. E mentre il timeboxing dovrebbe applicarsi alle faccende domestiche e alle attività domestiche, ad esempio spostare il prato, non cronometrare il tuo tempo con i tuoi figli. "I bambini danno la priorità alla quantità di tempo che trascorri con loro", afferma Rulken. “Non è la qualità del tempo che è importante per loro. Trascorrere del tempo con tuo figlio non significa portare a termine un compito”.
- “Ingoia la rana”: Quando fai timebox, pianifica la tua attività o il tuo progetto più temuto come prima cosa che fai quel giorno. "Inizia la giornata mangiando la tua rana, la cosa a cui resisti o temi di più", dice Rulken. "Mangiando quella rana, ti sentirai come se niente potesse abbatterti: sarai molto più produttivo e ti aiuterà a fare i maggiori progressi nelle cose che devi fare di più".
Strumenti per il timeboxing: tre app di gestione del tempo da provare
Rulken utilizza un timer per le uova e un calendario online per timebox. "Un timer per le uova è un ottimo strumento per limitarti a due minuti per la tua casella di posta", afferma Rulken. “Alla fine il tuo cervello capirà cosa sono due minuti e come concentrarsi. Fino a quando non costruisci il tuo orologio interno, allena il tuo cervello con un timer per le uova". Ma ci sono anche alcune app che possono aiutarti durante tutto il processo. Ecco tre app di timeboxing da provare.
Clockify è un'app di monitoraggio del tempo che ti consente di definire e tenere traccia del tempo che dedichi alle attività in tempo reale e quindi analizzare se hai raggiunto i tuoi obiettivi.
Potenziatore di concentrazione è un'app di monitoraggio del tempo per l'applicazione della tecnica del pomodoro, una tecnica di produttività che integra il timeboxing suddividendo il lavoro in sessioni di 25 minuti seguite da pause di cinque minuti.
Focusmate è uno strumento di co-working virtuale che fornisce la responsabilità per fare le cose. Le sessioni sono auto-programmate, durano 50 minuti e iniziano con il saluto del tuo partner e la dichiarazione del tuo obiettivo. Lavori in tandem e fai il check-in alla fine della sessione.
