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Fare le cose è fantastico, quindi perché le liste di cose da fare sembrano sempre tali? Quando otteniamo i nostri obiettivi e risoluzioni specifici identificati su carta, c'è la tendenza ad affrontare il processo facendo elenchi di cose che dovremmo fare per raggiungere quegli obiettivi. Ma questo può essere controproducente per il successo. C'è un modo migliore per raggiungere i tuoi obiettivi ed essere più efficiente.
La strategia a due liste, resa famosa da Warren Buffet, è un trucco di vita testato nel tempo che aiuta a mantenere le attività quotidiane concentrate su ciò che conta davvero. Ecco come funziona: in primo luogo, scrivi 25 obiettivi e poi identifica le prime cinque priorità (ad esempio il piano per il futuro finanziario della mia famiglia) e inseriscili in un elenco separato. Dai un'occhiata ai venti che rimangono. Ora buttali fuori. Non dovresti assolutamente eliminare nessuno di essi, almeno non fino a quando non avrai raggiunto i tuoi primi cinque obiettivi. Stabilire le priorità e creare un sottoinsieme organizzato e facilmente digeribile di "cose da fare", crei l'opportunità di affrontare i tuoi obiettivi più grandi e rimanere motivato. Quei venti elementi erano le distrazioni che ostacolavano i tuoi obiettivi più grandi.
Questo non vuol dire che destreggiarsi tra i tuoi primi cinque obiettivi e le altre cose da fare quotidiane con bambini, coniugi e capi che si contendono la tua attenzione sia facile. I genitori, in particolare, potrebbero usare un po' di guida per tenere d'occhio i cinque grandi. Abbiamo parlato con gli esperti di come far funzionare una lista di cose da fare a lungo termine per le famiglie che lavorano.
Scuoti le distrazioni
Che si tratti di un lavoro intenso, e-mail o di un capo bisognoso, la chiave per sentirsi produttivi è eliminare il rumore. Elimina le complicazioni e questo diventa così semplice. “Una delle principali distrazioni che fa sentire le persone improduttive è l'avvento della tecnologia, che ironicamente doveva aiutarci e renderci più produttivi", afferma Mark Gardner, autore del best-seller prenotare, Alla tua famiglia manchi: strategie di gestione del tempo che liberano due ore al giorno e ti fanno amare di nuovo. “Le persone rispondono costantemente a e-mail, social media, messaggi di testo e non si concentrano sulle cose che dovrebbero fare. Tutte queste cose sono interruzioni che ci rubano il tempo”.
Come ogni cosa, il nostro rapporto con la tecnologia deve essere gestito per rimanere efficiente. "Nel momento in cui hai letto l'e-mail, hai deciso cosa farne e sei tornato completamente a concentrarti sul compito che stavi svolgendo", dice Gardner, "ci sono venti minuti".
Ecco un solido trucco per sbarazzarsi del lavoro occupato: pianifica un orario più tardi nel corso della giornata per tutte le attività che richiedono meno di 10 minuti. In questo modo le piccole cose non arrivano nemmeno su di te elenco. Eliminare queste piccole distrazioni fa una grande differenza quando si tratta di essere in grado di concentrarsi sulle cose importanti.
Semplifica le tue azioni quotidiane
Quando consideri ciò che devi fare ogni giorno, crea un elenco di azioni di ciò che devi veramente realizzare per ottenere lo slancio in avanti. Identifica tre o quattro attività, al massimo, che devono essere avviate o completate entro la fine della giornata. Per ogni compito chiediti: "È essenziale per i miei obiettivi?" e "Completare questo compito rimuoverà le distrazioni o è una distrazione?" "Pensa a questo come a un elenco di attività, niente di più", afferma Gardner. Mettere insieme questo prima di iniziare a lavorare per la giornata ti aiuta a concentrarti su ciò che devi veramente fare.
Ripensa al tuo rapporto con le scadenze
Quello che fai con il tempo limitato che hai è importante. Due regole, il principio di Pareto e la legge di Parkinson, sono guide eccellenti su come sfruttare al meglio la giornata. "Il principio di Pareto afferma che il 20 percento dei tuoi sforzi ti dà l'80 percento dei risultati", spiega Gardner. “Sì, puoi ridurre un po' il tuo carico di lavoro e ottenere risultati migliori e maggiori. Tutto quello che devi fare è fare più del 20 percento di cose".
La Legge di Parkinson, invece, è un vecchio adagio che recita: “il lavoro si dilata per riempire il tempo disponibile per il suo completamento”. In altre parole, se hai tutto il giorno per pulire la casa, ti ci vorrà tutto il giorno. Se hai un avviso di 45 minuti prima che gli amici si presentino, verrà (magicamente) fatto in 45 minuti. "La pulizia di 45 minuti potrebbe non essere una pulizia profonda quanto il lavoro di tutto il giorno, ma la tua casa sarà molto più pulita di quanto non fosse un'ora prima", afferma Gardner.
Per utilizzare questi principi quotidianamente e vedere i risultati, devi essere disposto a rispettare una scadenza su base regolare. Prendi un timer da cucina o usa un'app sul telefono e inizia a utilizzare il timer per avere una scadenza per tutte le tue attività, che si tratti di rispondere a un'e-mail o di cucinare la cena. "Sfida te stesso a fare le cose molto più velocemente di quanto non lo sia ora", dice Gardner. "Ti costringerà a concentrarti, a smettere di perdere tempo e aumenterà la tua produttività." In altre parole, otterrai molto di più in molto meno tempo. Non è questa la pozione magica per la produttività che stiamo tutti cercando?
Sii il più efficiente possibileUn'ultima cosa che puoi fare per raggiungere gli obiettivi più facilmente è cercare modi più efficienti per fare le cose. È qui che la tecnologia può essere tua amica invece di una distrazione. Cerca fornitori che organizzano e semplificano il modo in cui gestisci la tua vita, se è lì che tieni i tuoi appunti, come investi i tuoi soldi, come acquisti l'assicurazione o come ti occupi di attività ricorrenti come pagare le bollette e ordinare drogheria.
La vita può essere complicata, ma vivere con successo non deve esserlo. Semplificare e concentrare l'approccio alle attività può aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi.
