Tėvams, laiko valdytojait visada sudėtinga. Tačiau dabar, per COVID pandemiją, tai dar sunkiau. Kai prasidėjo pandemija, daugelis tėvų buvo įtraukiami į a darbas iš namų- sūkurys su vaikais, profesinis ir šeimyninis gyvenimas įmestas į kosminį maišytuvą, kuris yra „Eff Up“. Visos ribos, kurias nustatėme tarp jų, buvo sunaikintos. Iki šiol šis teiginys surinko dulkes. Bet tai vis tiek tiesa – ir mes visi ieškome būdų, kaip susitvarkyti, kad padarytume viską, ką reikia padaryti.
Laiko valdymo metodas, ypač naudingas tėvams, yra laiko planavimas. „Timeboxing“ yra kalendoriumi pagrįsta praktika, kuri iš naujo nustato jūsų dienos (jūsų laiko) ribas su iš anksto nustatytais laiko blokais (langeliais). Jūs tiesiog skiriate tam tikrą laiko langelį tam tikrai užduočiai. Poveikis yra produktyvumas, kai dirbate ir auginate, ir ilsitės, kai nesate. Skamba paprastai? Gerai – nes yra. Tačiau tai nepadaro jo mažiau naudingo. Štai kodėl tėvai turėtų išmokti skaičiuoti laiką.
Taigi, kas yra „Timeboxing“?
„Timeboxing“ yra laiko valdymo metodas, apimantis fiksuotų laiko vienetų priskyrimą veiklai ar užduočiai iš anksto ir tos veiklos ar užduoties atlikimą per nurodytą laikotarpį. Kiekvienai užduočiai, nesvarbu, kokia didelė ar maža, suteikiamas konkretus laiko langelis, kuris yra galutinis terminas. Atėjo laikas tai padaryti. Tai ir organizavimo principas, ir laiko valdymo technika, leidžianti puikiai suvokti, ką reikia daryti ir kiek laiko tam turėtumėte skirti. Praktiškai užduočių nustatymas, pakeičiantis darbų sąrašą kalendoriumi: kai turite atlikti naują veiklą, skiriate tam tikrą laiko tarpą savo tvarkaraštyje, kad tai išspręstumėte (t. y. įtraukite jį į kalendorių), o tada įsipareigokite tai padaryti tame „laiko langelyje“.
Kodėl Timeboxing veikia
„Timeboxing veikia, nes pažeidžia Parkinsono dėsnį“, – sako produktyvumo ekspertas Paulius Rulkensas, „Agrippa Consulting International“, kurios klientai yra „McKinsey“, „Uber“ ir „ExxonMobil“, prezidentas. Parkinsono įstatyme teigiama, kad laikas, kurį naudojate veiklai, yra laikas, kurį suplanavote veiklai. Jei planuojate susitikimą vienai valandai, susitiksite vieną valandą – nepaisant to, ar tai, ko reikėjo, atlikote vos per 10 minučių.
„Naudodami laiko dėžutę savo laikui taikote 80–20 taisyklę – 80 procentų vertės gaunate iš 20 procentų savo laiko“, – sako Rulkensas. „Kai apribosite laiką, kurį skirsite užduočiai, gausite 90–95 procentus savo laiko vertės. Papildomas laikas yra švaistoma vertė; Jūsų laiko, praleisto ką nors darant, pabaiga yra mažiausiai produktyvi.
„Timeboxing“ verčia gerai apgalvoti, kiek laiko reikalauja užduotis. O kalendoriuje užblokavę laiką, skirtą tai padaryti, išskyrėte reikiamą laiką. Jei dalijatės kalendoriumi su bendradarbiais, per tą laiką jie negalės jums planuoti nieko kito. Panašiai, jei su partneriu dalijatės vaikų auklėjimo namuose pareigomis, jis turėtų nepertraukiamai suteikti jums laiko, reikalingo darbui.
Kai jūs laiko langelį, jūs nutraukite atidėliojimą išjungti; net užduotys, kurių nenorite atlikti, yra paskirstytos jūsų kalendoriuje, todėl taip pat galite skirti laiko joms atlikti.
Laiko langeliai yra nuo vienos iki dviejų minučių arba kelių valandų, tačiau neturėtų būti tokie ilgi, kad baugintų. Iš dalies laiko juostos veiksmingos yra tai, kad jos yra ribotos – perfekcionistai negali viršyti skirto laiko, kad jį tinkamai sutvarkytų, o kūrybingieji geriau sutelks dėmesį, atsižvelgiant į papildomą skubos jausmą.
„Svarbu, kad sutelkiate dėmesį į sėkmę, o ne į tobulumą“, - sako Rulkenas.
Kaip naudoti „Timebox“: 10 taisyklių, kurių reikia laikytis
„Timeboxing“ atrodo paprasta – ir taip yra. Tačiau norint tai padaryti teisingai, reikia atsiminti kai kuriuos principus. Rulkenui pateikiami keli patarimai, kaip pagerinti produktyvumą naudojant laiko dėžę.
- Taikykite dviejų minučių taisyklę: Jei galite išsiųsti el. laišką per dvi minutes ar mažiau, perskaitę atsakykite iš karto. Jei tai užtrunka ilgiau nei dvi minutes, atsakykite vėliau ir į savo veiksmų sąrašą įtraukite veiksmų pastabą. „Naudokite kiaušinių laikmatį arba telefoną, kad išmokytumėte laikytis dviejų minučių taisyklės“, - sako Rulkenas.
- Sulaužykite Parkinsono dėsnį: Parkinsono įstatyme teigiama, kad užduotis truks visą laiką, kurį padarysite. Skirkite pusę įprasto laiko savo el. paštui, ir jūsų rezultatai bus tokie patys arba net geresni.
- Gautieji nėra jūsų veiksmų sąrašas: Sukurkite atskirą veiksmų sąrašą. Naudokite savo el. paštą kaip įvestį šiame veiksmų sąraše. Ir nenaudokite gautųjų veiksmų priminimams.
- Negailestingai taikykite „strateginį pasitraukimą“: Jūsų gebėjimas strategiškai mesti rūkyti prilygsta jūsų gebėjimui pasiekti sėkmės. „Daugiau darbo“ nebėra atsakymas į „per daug darbo“, – sako Rulkenas. Todėl visada sutelkite dėmesį į esamos veiklos sustabdymą, kuri nėra didžiausias ir geriausias jūsų laiko panaudojimas. „Dėl to atsiranda daugiau laiko, energijos ir pinigų, kad būtų galima sutelkti dėmesį į vertingesnius dalykus“, - sako Rulken.
- Praktikuokite ir prisitaikykite: „Timeboxing yra įprotis“, - sako Rulkenas. „Kai pradedi ugdyti įprotį, tau tai pavyksta geriau. Pirmus kelis kartus tai darydami turėsite prisitaikyti – sukalibruoti. Jūs atsakote į klausimą: „Kiek laiko užtrunka tam tikra užduotis? išmokite įvertinti, kiek laiko jums reikia, kad pasiektumėte 80–90 procentų savo laiko vertės, kad pasisektų. Nesijaudinkite – to neprireiks ilgas. Tikėtis, kad per kelias dienas pagerėsite savo gebėjimus įvertinti.
- Būkite lankstūs, ypač pradžioje: Ką daryti, jei neįvertinote, kiek laiko prireikė užduočiai atlikti? Atlikite kitą laiko laukelį. „Jei atsitrenkiate į sieną ir pastebėsite, kad praėjus, tarkime, dviejų valandų laiko juostai, jūsų ataskaita nepadaryta, įdėkite kitą laiko langelį šalia „Užbaigti ataskaitą“, – sako Rulkenas. „Būsite daug labiau susikoncentravę į rezultatus ir finišą.
- Žinokite savo „auksinę valandą“: Ne, auksinė valanda nėra kada eiti fotografuoti savo vaiką – tai tada, kai esi produktyviausias. „Mano yra nuo 7 iki 10 val.“, - sako Rulkenas. „Jei suprasite savo, būsite eksponentiškai produktyvesni planuodami užduotis per šį laiką.
- Suteikite pirmenybę: Nors galite taikyti laiko dėžutę visoms gaunamoms užduotims, turėtumėte atskirti prasmingą darbą ir neesminę veiklą, taip pat laiką, skiriamą santykiams. „Blogiausiai išnaudojate savo laiką, kai darote tai, ko nereikia daryti iš pradžių“, – sako Rulkenas. "Apply timeboxing to high priorities." Kiekvienos dienos pabaigoje Rulkenas skiria akimirką, kad nustatytų tris svarbiausius dalykus, kuriuos jis turi atlikti kitą dieną. „Aš sutelkiu dėmesį į tai, kad aš nepailsėsiu, kol nebus atlikti šie trys dalykai“, - sako Rulkenas. Ir nors laiko skirstymas turėtų būti taikomas namų ruošos darbams ir namų ruošai, pavyzdžiui, vejos perkėlimui, neskirkite laiko savo vaikams. „Vaikai teikia pirmenybę laikui, kurį praleidžiate su jais“, - sako Rulken. „Jiems svarbu ne laiko kokybė. Laiko praleidimas su vaiku nėra susijęs su užduoties atlikimu.
- „Nurykite varlę“: Kai įtraukiate laiką, suplanuokite savo baisiausią veiklą ar projektą kaip pirmą dalyką, kurį atliksite tą dieną. „Pradėkite savo dieną valgydami savo varlę – tai, ko labiausiai priešinatės ar bijote“, – sako Rulkenas. „Valgydami tą varlę pajusite, kad niekas negali jūsų nuvilti – būsite daug produktyvesni ir tai padės jums padaryti didžiausią pažangą atliekant dalykus, kuriuos jums reikia padaryti labiausiai“.
„Timeboxing“ įrankiai: trys laiko valdymo programos, kurias reikia išbandyti
Rulkenas naudoja kiaušinių laikmatį ir internetinį kalendorių, skirtą laiko dėžutei. „Kiaušinių laikmatis yra puiki priemonė, leidžianti apsiriboti dviem minutėmis savo pašto dėžutėje“, – sako Rulkenas. „Galų gale jūsų smegenys supras, kas yra dvi minutės ir kaip sutelkti dėmesį. Kol nesukursite savo vidinio laikrodžio, treniruokite savo smegenis su kiaušinių laikmačiu. Tačiau yra ir kai kurių programų, kurios gali padėti viso proceso metu. Čia yra trys laiko dėžės programos, kurias reikia išbandyti.
Laikrodis yra laiko stebėjimo programa, leidžianti apibrėžti ir stebėti laiką, kurį praleidžiate užduotims realiuoju laiku, ir tada analizuoti, ar pasiekėte savo tikslus.
Fokuso stiprintuvas yra laiko stebėjimo programa, skirta pritaikyti Pomodoro techniką – produktyvumo techniką, kuri papildo laiko dėžutę suskirstydama darbą į 25 minučių sesijas, po kurių daromos penkių minučių pertraukos.
Sutelkti dėmesį yra virtualus bendro darbo įrankis, suteikiantis atskaitomybės už atliktus darbus. Užsiėmimai yra suplanuoti savarankiškai, trunka 50 minučių ir prasideda nuo to, kad pasisveikinate su savo partneriu ir paskelbiate savo tikslą. Dirbate kartu ir užsiregistruojate sesijos pabaigoje.
