Dla rodziców, zarządzanie czasemt zawsze jest trudne. Ale teraz, podczas pandemii COVID, jest to jeszcze trudniejsze. Kiedy wybuchła pandemia i wielu rodziców zostało wciągniętych w Praca w domu-z dziecięcym wirem, z życiem zawodowym i rodzinnym wrzuconym do kosmicznego blendera ustawionego na „Eff Up”. Wszelkie granice, które ustaliliśmy między nimi zostały zniszczone. Do tej pory to stwierdzenie zebrało kurz. Ale to wciąż prawda — i wszyscy szukamy sposobów na zorganizowanie się, aby osiągnąć wszystko, co trzeba zrobić.
Techniką zarządzania czasem, która jest szczególnie przydatna dla rodziców, jest timebox. Timeboxing to praktyka oparta na kalendarzu, która ponownie nakłada granice na Twój dzień (Twój czas) za pomocą z góry określonych bloków czasu (pola). Po prostu poświęcasz określoną ramkę czasową na określone zadanie. Efektem jest produktywność, gdy pracujesz, a rodzic i odpoczywasz, gdy nie ma cię. Brzmi prosto? Dobrze — bo jest. Ale to nie czyni go mniej użytecznym. Oto dlaczego rodzice powinni nauczyć się oszczędzać czas.
Czym więc jest Timeboxing?
Timeboxing to technika zarządzania czasem, która polega na przypisaniu z wyprzedzeniem stałych jednostek czasu do działania lub zadania, a następnie ukończenie tego działania lub zadania w wyznaczonym przedziale czasowym. Każde zadanie, bez względu na to, jak duże czy małe, ma określony przedział czasowy, który służy jako termin. To twój czas, aby to zrobić. Jest to zarówno zasada organizowania, jak i technika zarządzania czasem, które sprawiają, że doskonale zdajesz sobie sprawę z tego, co musisz zrobić i ile czasu powinieneś na to poświęcić. W praktyce oznaczanie zadań zastępujących listę rzeczy do zrobienia kalendarzem: ilekroć pojawia się nowa czynność do wykonania, poświęcasz określoną ilość czasu w swoim harmonogramie, aby rozwiązać ten problem (tj. Umieść to w swoim kalendarzu), a następnie zobowiąż się do zrobienia tego w tym „pudełku czasu”.
Dlaczego Timebox działa
„Timeboxing działa, ponieważ łamie prawo Parkinsona” — mówi ekspert ds. produktywności Paul Rulkens, prezes Agrippa Consulting International, którego klientami są McKinsey, Uber i ExxonMobil. Prawo Parkinsona stanowi, że czas, który poświęcasz na aktywność, to czas, który zaplanowałeś na aktywność. Jeśli planujesz spotkanie na godzinę, spotkasz się na godzinę — niezależnie od tego, czy wykonałeś to, czego potrzebowałeś, w zaledwie 10 minut.
„Dzięki timeboxingowi stosujesz zasadę 80-20 do swojego czasu – 80 procent swojej wartości czerpiesz z 20 procent swojego czasu” – mówi Rulkens. „Kiedy ograniczysz ilość czasu, jaką poświęcisz na zadanie, uzyskasz 90-95% wartości swojego czasu. Dodanie czasu poza to jest wartością zmarnowaną; koniec czasu spędzonego na robieniu czegoś jest najmniej produktywny”.
Timeboxing zmusza do przemyślenia, ile czasu wymaga zadanie. A blokując czas w kalendarzu, aby to zrobić, wykroiłeś niezbędny czas. Jeśli udostępniasz swój kalendarz współpracownikom, nie powinni oni być w stanie zaplanować niczego innego w tym czasie. Podobnie, jeśli dzielisz ze swoim partnerem obowiązki związane z wychowywaniem dzieci w domu, powinien on dać ci czas na nieprzerwaną pracę.
Kiedy ograniczasz czas, odcinasz prokrastynację na przełęczy; nawet zadania, których nie chcesz wykonywać, są przydzielone w Twoim kalendarzu, więc równie dobrze możesz poświęcić czas na ich wykonanie.
Timeboxy to przyrosty tak małe, jak jedna do dwóch minut lub tak duże, jak kilka godzin – ale nie powinny być tak długie, aby były onieśmielające. Częścią tego, co sprawia, że ramy czasowe są skuteczne, jest to, że są one ograniczone — perfekcjoniści nie mogą przekroczyć wyznaczonego czasu, aby je odpowiednio dopasować, a twórcy będą się lepiej koncentrować, biorąc pod uwagę dodatkowe poczucie pilności.
„Co ważne, skupiasz się na sukcesie, a nie na perfekcji” – mówi Rulken.
How to Timebox: 10 zasad, których należy przestrzegać
Timeboxing wydaje się prosty — i taki jest. Ale aby zrobić to dobrze, należy pamiętać o kilku zasadach. Oto kilka wskazówek, jak poprawić produktywność podczas timeboxów.
- Zastosuj zasadę dwóch minut: Jeśli możesz zaadresować e-mail w dwie minuty lub mniej, odpowiedz natychmiast po przeczytaniu. Jeśli zajmie to więcej niż dwie minuty, odpowiedz później i umieść notatkę dotyczącą działania na swojej liście działań. „Użyj minutnika lub telefonu, aby nauczyć się trzymać zasady dwóch minut” – mówi Rulken.
- Złam prawo Parkinsona: Prawo Parkinsona stanowi, że zadanie będzie trwało przez cały czas, który udostępnisz. Poświęć połowę zwykłego czasu na e-mail, a Twoje wyniki będą takie same lub nawet lepsze.
- Twoja skrzynka odbiorcza nie jest Twoją listą działań: Utwórz osobną listę akcji. Użyj swojego adresu e-mail jako danych wejściowych dla tej listy działań. I nie używaj skrzynki odbiorczej do przypomnień o działaniach.
- Bezwzględnie stosuj „strategiczne rzucenie palenia”: Twoja zdolność do strategicznego rzucenia palenia równa się Twojej zdolności do odniesienia sukcesu. „‚Więcej pracy’ nie jest już odpowiedzią na ‘za dużo do zrobienia’” – mówi Rulken. Dlatego zawsze skupiaj się na zatrzymaniu dotychczasowych czynności, które nie są najwyższym i najlepszym wykorzystaniem Twojego czasu. „W rezultacie dostępnych jest więcej czasu, energii i pieniędzy, aby skoncentrować się na robieniu bardziej wartościowych rzeczy” – mówi Rulken.
- Ćwicz i dostosuj: „Timeboxing to nawyk” – mówi Rulken. „Kiedy zaczniesz budować nawyk, stajesz się w tym lepszy. Kilka pierwszych razy, gdy to zrobisz, będziesz musiał się dostosować – skalibrować. Odpowiadasz na pytanie: „Ile czasu zajmuje dane zadanie?”. naucz się szacować, ile czasu potrzebujesz, aby osiągnąć 80-90% wartości swojego czasu, aby odnieść sukces”. Nie martw się — to nie zajmie długie. Spodziewaj się poprawy swoich umiejętności szacowania w ciągu kilku dni.
- Bądź elastyczny, szczególnie na początku: Co zrobić, jeśli nie doceniłeś czasu potrzebnego na wykonanie zadania? Zrób inny timebox. „Jeśli uderzysz w ścianę i stwierdzisz, że po, powiedzmy, dwugodzinnym przedziale czasowym, Twój raport nie jest gotowy, umieść kolejne okno czasowe wokół„ Sfinalizuj raport ”- mówi Rulken. „Będziesz znacznie bardziej skoncentrowany na wynikach i zakończeniu”.
- Poznaj swoją „złotą godzinę”: Nie, złota godzina nie jest tym, kiedy fotografować swoje dziecko — to czas, kiedy jesteś najbardziej produktywny. „Mój jest między 7 rano a 10 rano” — mówi Rulken. „Jeśli zrozumiesz swoje, będziesz wykładniczo bardziej produktywny, planując zadania w tym czasie”.
- Priorytet: Chociaż możesz zastosować ramy czasowe do wszystkich przychodzących zadań, powinieneś odróżnić pracę sensowną od nieistotnych czynności, a także czas spędzony na relacjach. „Najgorszym sposobem wykorzystania czasu jest robienie czegoś, czego nie trzeba robić w pierwszej kolejności” – mówi Rulken. „Zastosuj timebox do wysokich priorytetów”. Pod koniec każdego dnia Rulken poświęca chwilę na zdefiniowanie trzech najważniejszych rzeczy, które powinien wykonać następnego dnia. „Koncentruję się na tym, że nie spocznę, dopóki te trzy rzeczy nie zostaną wykonane” – mówi Rulken. I chociaż podział czasu powinien dotyczyć prac domowych i czynności domowych – na przykład przenoszenia trawnika – nie ograniczaj czasu dla swoich dzieci. „Dzieci traktują priorytetowo ilość czasu, jaki z nimi spędzasz” – mówi Rulken. „To nie jakość czasu jest dla nich ważna. Spędzanie czasu z dzieckiem nie polega na wykonywaniu zadania.”
- „Połknij żabę”: Kiedy masz czas, zaplanuj swoją najbardziej przerażającą aktywność lub projekt jako pierwszą rzecz, którą zrobisz tego dnia. „Zacznij dzień od zjedzenia żaby – rzeczy, której najbardziej się opierasz lub której najbardziej się boisz” – mówi Rulken. „Jedząc tę żabę, poczujesz, że nic nie może cię przygnębić – będziesz znacznie bardziej produktywny i pomoże ci to zrobić największy postęp w rzeczach, które musisz zrobić najbardziej”.
Narzędzia do Timeboxingu: Trzy aplikacje do zarządzania czasem do wypróbowania
Rulken używa timera do jajek i kalendarza online do timeboxa. „Licznik do jajek to świetne narzędzie do ograniczenia swojej skrzynki odbiorczej do dwóch minut” – mówi Rulken. „W końcu twój mózg zrozumie, co to są dwie minuty i jak się skoncentrować. Dopóki nie zbudujesz swojego wewnętrznego zegara, trenuj swój mózg za pomocą minutnika. Ale jest też kilka aplikacji, które mogą Ci pomóc w całym procesie. Oto trzy aplikacje timeboxing do wypróbowania.
Zegarować to aplikacja do śledzenia czasu, która pozwala definiować i śledzić czas spędzany na zadaniach w czasie rzeczywistym, a następnie analizować, czy osiągnąłeś swoje cele.
Wzmacniacz ostrości to aplikacja do śledzenia czasu, służąca do stosowania techniki Pomodoro, techniki produktywności, która uzupełnia timeboxing, dzieląc pracę na 25-minutowe sesje, po których następują pięciominutowe przerwy.
Focusmate to wirtualne narzędzie do współpracy, które zapewnia odpowiedzialność za wykonanie zadań. Sesje są zaplanowane samodzielnie, trwają 50 minut i zaczynają się od powitania partnera i zadeklarowania celu. Pracujesz w tandemie i meldujesz się pod koniec sesji.
