Para os pais, gerenciamento de tempot é sempre complicado. Mas agora, em meio à pandemia COVID, é ainda mais difícil. Quando a pandemia começou, muitos pais foram sugados para um trabalho a partir de casa-with-kids vortex, com vida profissional e vida familiar lançada em um liquidificador cósmico definido como “Eff Up”. Todos os limites que estabelecemos entre os dois foram destruídos. Até agora, esta declaração acumulou poeira. Mas ainda é verdade - e todos nós estamos procurando maneiras de nos organizar a fim de realizar tudo o que precisa ser feito.
Uma técnica de gerenciamento de tempo que é particularmente útil para os pais é a limitação do tempo. Timeboxing é uma prática baseada em calendário que impõe limites em seu dia (seu tempo) com blocos de tempo predeterminados (caixas). Você simplesmente dedica um determinado período de tempo a uma determinada tarefa. O efeito é a produtividade para quando você trabalha e cuida dos pais e descansa quando você não está. Parece simples? Bom - porque é. Mas isso não o torna menos útil. É por isso que os pais devem aprender a cronometrar.
Então, o que é Timeboxing?
Timeboxing é uma técnica de gerenciamento de tempo que envolve a atribuição de unidades fixas de tempo para uma atividade ou tarefa com antecedência e, em seguida, a conclusão dessa atividade ou tarefa durante o período de tempo designado. Cada tarefa, não importa o quão grande ou pequena, é dada uma caixa de tempo específica que serve como um prazo. Essa é a sua hora de fazer isso. É um princípio de organização e uma técnica de gerenciamento de tempo que o torna perfeitamente ciente do que você precisa fazer e de quanto tempo deve dedicar a isso. Na prática, a designação de tarefas substituindo uma lista de afazeres por um calendário: sempre que há uma nova atividade para você fazer, você dedica uma quantidade específica de tempo em sua programação para lidar com isso (ou seja, colocar em sua agenda) e, em seguida, comprometa-se a fazê-lo nessa "caixa de tempo".
Por que o Timeboxing funciona
“Timeboxing funciona porque infringe a lei de Parkinson”, diz o especialista em produtividade Paul Rulkens, presidente da Agrippa Consulting International, cujos clientes incluem McKinsey, Uber e ExxonMobil. A lei de Parkinson estabelece que o tempo que você usa para fazer uma atividade é o tempo que você planejou para ela. Se você planeja uma reunião para uma hora, você se reunirá por uma hora - independentemente de você ter concluído o que precisava em apenas 10 minutos.
“Com o cronograma, você está aplicando a regra 80-20 ao seu tempo - você obtém 80% do valor de 20% do seu tempo”, diz Rulkens. “Quando você limita a quantidade de tempo que você gasta em uma tarefa, você obtém de 90 a 95 por cento do valor do seu tempo. Adicionar tempo além disso é valor desperdiçado; o final do seu tempo gasto fazendo algo é o menos produtivo. ”
Timeboxing força você a pensar em quanto tempo uma tarefa requer. E ao bloquear o tempo em sua agenda para fazer isso, você reservou o tempo necessário. Se você estiver compartilhando sua agenda com colegas de trabalho, eles não devem ser capazes de programá-lo para mais nada durante esse período. Da mesma forma, se você estiver compartilhando os deveres de criação de filhos em casa com seu parceiro, eles devem dar-lhe o tempo de que você precisa para trabalhar, sem interrupções.
Quando você marca o tempo, você corta a procrastinação na passagem; até mesmo as tarefas que você não quer fazer têm um tempo alocado em sua agenda, então você também pode gastar o tempo realizando-as.
Timeboxes são incrementos tão pequenos quanto um a dois minutos ou tão grandes quanto várias horas - mas não devem ser tão longos a ponto de serem intimidantes. Parte do que torna os timeboxes eficazes é que eles são limitados - os perfeccionistas não podem ultrapassar o tempo alocado para acertar, e os criativos se concentrarão melhor devido ao senso adicional de urgência.
“É importante ressaltar que você se concentra no sucesso em vez da perfeição”, diz Rulken.
Como fazer o Timebox: 10 regras a seguir
Timeboxing parece simples - e é. Mas, para fazer isso direito, existem alguns princípios a serem considerados. Aqui, de acordo com Rulken, estão algumas dicas para melhorar a produtividade durante a redução do tempo.
- Aplique a regra de dois minutos: Se você puder enviar um e-mail em dois minutos ou menos, responda imediatamente após a leitura. Se demorar mais de dois minutos, responda mais tarde e coloque uma nota de ação em sua lista de ações. “Use um cronômetro de ovo ou seu telefone para treinar para seguir a regra dos dois minutos”, diz Rulken.
- Quebrar a lei de Parkinson: A lei de Parkinson afirma que uma tarefa durará todo o tempo que você disponibilizar. Reserve metade do tempo normal para seu e-mail e seus resultados serão iguais ou até melhores.
- Sua caixa de entrada não é sua lista de ações: Crie uma lista de ações separada. Use seu e-mail como entrada para esta lista de ações. E não use sua caixa de entrada para lembretes de ação.
- Aplique implacavelmente "desistência estratégica": Sua capacidade de parar estrategicamente é igual à sua capacidade de ter sucesso. “‘ Mais trabalho ’não é mais a resposta para‘ muito a fazer ’”, diz Rulken. Portanto, sempre concentre-se em interromper as atividades existentes que não são o máximo e melhor uso do seu tempo. “Como resultado, mais tempo, energia e dinheiro se tornam disponíveis para focar em fazer coisas mais valiosas”, diz Rulken.
- Pratique e adapte-se: “Timeboxing é um hábito”, diz Rulken. “Uma vez que você começa a construir o hábito, você fica melhor nisso. Nas primeiras vezes que você fizer isso, você precisará se adaptar - calibrar. Você está respondendo à pergunta: "Quanto tempo leva uma tarefa específica?" Uma vez que você está dentro da mentalidade de limitação de tempo, você fica cada vez melhor e torne-se perito em estimar a quantidade de tempo que você precisa para chegar a 80 a 90 por cento do valor do seu tempo, para ter sucesso. ” Não se preocupe - não vai demorar grande. Espere melhorar suas habilidades de estimativa dentro de alguns dias.
- Seja flexível, especialmente no início: O que você faria se subestimasse quanto tempo precisava para concluir uma tarefa? Faça outra caixa de tempo. “Se você bater em uma parede e descobrir que, depois de, digamos, uma caixa de tempo de duas horas, seu relatório não está pronto, coloque outra caixa de tempo em torno de‘ Finalizar relatório ’”, diz Rulken. “Você estará muito mais focado nos resultados e no acabamento.”
- Conheça a sua “hora de ouro”: Não, a hora de ouro não é quando você vai fotografar seu filho - é quando você é mais produtivo. “O meu é entre 7h e 10h”, diz Rulken. “Se você entende o seu, será exponencialmente mais produtivo agendando tarefas durante esse período.”
- Prioritizar: Embora seja possível aplicar cronogramas a todas as tarefas recebidas, você deve fazer uma distinção entre trabalho significativo e atividades não essenciais, bem como o tempo gasto em relacionamentos. “O pior uso do seu tempo é fazer algo que não precisa ser feito em primeiro lugar”, diz Rulken. “Aplicar cronometragem a altas prioridades.” Rulken reserva um momento no final de cada dia para definir as três coisas mais importantes para ele completar no dia seguinte. “Meu foco é,‘ Não vou descansar até que essas três coisas sejam feitas ’”, diz Rulken. E embora o limite de tempo deva ser aplicado a tarefas domésticas e atividades domésticas - mover o gramado, por exemplo - não limite o seu tempo com seus filhos. “As crianças priorizam a quantidade de tempo que você passa com elas”, diz Rulken. “Não é a qualidade do tempo que é importante para eles. Passar tempo com seu filho não é completar uma tarefa. ”
- “Engula o sapo”: Ao fazer o timebox, programe sua atividade ou projeto mais temido como a primeira coisa a fazer naquele dia. “Comece o dia comendo seu sapo - a coisa que você mais resiste ou teme”, diz Rulken. “Ao comer aquele sapo, você sentirá que nada pode te derrubar - você será muito mais produtivo e isso o ajudará a fazer o máximo progresso nas coisas que você mais precisa fazer.”
Ferramentas para Timeboxing: Três aplicativos de gerenciamento de tempo para experimentar
Rulken usa um cronômetro de ovo e um calendário online para timebox. “Um cronômetro de ovo é uma ótima ferramenta para limitar-se a dois minutos para sua caixa de entrada”, diz Rulken. “Eventualmente, seu cérebro vai entender o que são dois minutos e como se concentrar. Até que você construa seu relógio interno, treine seu cérebro com um cronômetro. ” Mas também existem alguns aplicativos que podem ajudá-lo em todo o processo. Aqui estão três aplicativos timeboxing para experimentar.
Clockify é um aplicativo de monitoramento de tempo que permite definir e monitorar o tempo que você gasta em tarefas em tempo real e, em seguida, analisar se você atingiu seus objetivos.
Focus Booster é um aplicativo de rastreamento de tempo para aplicar a técnica Pomodoro, uma técnica de produtividade que complementa o timeboxing dividindo o trabalho em sessões de 25 minutos seguidas de intervalos de cinco minutos.
Focusmate é uma ferramenta virtual de co-trabalho que fornece responsabilidade para fazer as coisas. As sessões são auto-agendadas, com 50 minutos de duração, e começam com você cumprimentando seu parceiro e declarando seu objetivo. Você trabalha em conjunto e faz o check-in no final da sessão.
