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Fazer as coisas é ótimo, então por que listas de tarefas sempre parecem tarefas desse tipo? Quando identificamos nossos objetivos e resoluções específicas no papel, há uma tendência de lidar com o processo fazendo listas de coisas que devemos fazer para atingir esses objetivos. Mas isso pode ser contraproducente para o sucesso. Existe uma maneira melhor de atingir seus objetivos e ser mais eficiente.
A estratégia de duas listas, que ficou famosa por Warren Buffet, é um hack de vida testado pelo tempo que ajuda a manter as tarefas diárias focadas no que realmente importa. Funciona assim: primeiro, escreva 25 objetivos e, em seguida, identifique as cinco principais prioridades (ou seja, planeje o futuro financeiro da minha família) e coloque-as em uma lista separada. Dê uma boa olhada nas vinte que restam. Agora, jogue-os fora. De forma alguma você deve diminuir qualquer um deles - pelo menos não até que você tenha obtido sucesso em seus cinco principais objetivos. Ao estabelecer prioridades e criar um subconjunto de tarefas a fazer, organizado e de fácil digestão, você cria a oportunidade de atingir seus maiores objetivos e permanecer motivado. Esses vinte itens foram as distrações que atrapalharam seus maiores objetivos.
Isso não quer dizer que conciliar seus cinco principais objetivos e suas outras tarefas diárias com filhos, cônjuges e chefes, todos competindo por sua atenção, seja fácil. Os pais, especialmente, podem usar um pouco de orientação para manter os cinco grandes em sua mira. Conversamos com os especialistas sobre como fazer uma lista de tarefas de longo prazo funcionar para as famílias trabalhadoras.
Sacuda as distrações
Quer se trate de um trabalho ocupado, e-mails ou um chefe carente, a chave para se sentir produtivo é eliminar o ruído. Elimine as complicações e isso se torna tão simples. “Uma das principais distrações que fazem as pessoas se sentirem improdutivas é o advento da tecnologia, que ironicamente, pretendia nos ajudar e nos tornar mais produtivos ”, diz Mark Gardner, autor do best-seller livro, Sua família sente sua falta: estratégias de gerenciamento de tempo que liberam duas horas por dia e fazem você ser amado novamente. “As pessoas estão constantemente respondendo a e-mails, mídias sociais, mensagens de texto e não se concentram nas coisas que deveriam estar fazendo. Todas essas coisas são interrupções que roubam nosso tempo. ”
Como tudo, nosso relacionamento com a tecnologia precisa ser gerenciado para permanecer eficiente. “No momento em que você leu o e-mail, decidiu o que fazer com ele e voltou a se concentrar na tarefa que estava fazendo”, diz Gardner, “lá se vão vinte minutos”.
Aqui está um truque sólido para se livrar do trabalho intenso: agende um horário no final do dia para todas as tarefas que levem menos de 10 minutos. Dessa forma, as pequenas coisas nunca chegam ao seu Lista. Eliminar essas pequenas distrações faz uma grande diferença quando se trata de ser capaz de se concentrar nas coisas importantes.
Simplifique suas ações diárias
Quando você considera o que você tem que fazer a cada dia, crie uma lista de ações do que você realmente precisa realizar para alcançar o impulso para a frente. Identifique três ou quatro tarefas - no máximo - que devem ser iniciadas ou concluídas até o final do dia. Para cada tarefa, pergunte-se: “Isso é essencial para meus objetivos?” e, “A conclusão desta tarefa removerá as distrações ou é uma distração?” “Pense nisso como uma lista de tarefas, nada mais”, diz Gardner. Reunir tudo isso antes de começar a trabalhar o dia ajuda você a se concentrar no que realmente precisa ser feito.
Repense seu relacionamento com prazos
O que você faz com o tempo limitado é importante. Duas regras - o Princípio de Pareto e a Lei de Parkinson - são excelentes guias sobre como aproveitar ao máximo o seu dia. “O Princípio de Pareto afirma que 20% de seus esforços geram 80% dos resultados”, explica Gardner. “Sim, você pode reduzir um pouco sua carga de trabalho e acabar com mais e melhores resultados. Tudo o que você precisa fazer é fazer mais dos 20 por cento. ”
A Lei de Parkinson, por outro lado, é um velho ditado que afirma: "o trabalho se expande para preencher o tempo disponível para sua conclusão. ” Em outras palavras, se você tem o dia todo para limpar a casa, vai demorar dia todo. Se você receber um aviso de 45 minutos antes que os amigos apareçam, isso será (magicamente) concluído em 45 minutos. “A limpeza de 45 minutos pode não ser tão profunda quanto o trabalho do dia todo, mas sua casa estará muito mais limpa do que estava uma hora antes”, diz Gardner.
Para fazer uso desses princípios diariamente e ver os resultados, você precisa estar disposto a cumprir prazos regulares. Pegue um cronômetro de cozinha ou use um aplicativo em seu telefone e comece a usar o cronômetro para ter um prazo para todas as suas tarefas - seja responder a um e-mail ou preparar o jantar. “Desafie-se a fazer as coisas muito mais rápido do que você está agora”, diz Gardner. “Isso o forçará a se concentrar, pare de perder tempo e aumentará sua produtividade.” Em outras palavras, você fará muito mais em muito menos tempo. Não é essa a poção mágica de produtividade que todos procuramos?
Seja o mais eficiente possívelUma última coisa que você pode fazer para atingir as metas com mais facilidade é procurar maneiras mais eficientes de realizar as coisas. É aqui que a tecnologia pode ser sua amiga em vez de uma distração. Procure fornecedores que organizem e simplifiquem a forma como você gerencia sua vida, seja onde você mantém suas anotações, como você investe seu dinheiro, como compra seguro ou como cuida de tarefas recorrentes, como pagar contas e fazer pedidos mercearias.
A vida pode ser complicada, mas viver com sucesso não precisa ser. Simplificar e focar em como você aborda as tarefas pode ajudá-lo a atingir seus objetivos.
