Pentru parinti, managerii de timpeste întotdeauna complicat. Dar acum, în mijlocul pandemiei de COVID, este cu atât mai dificil. Când a început pandemia și mulți părinți au fost absorbiți de a lucru de acasă-vortex cu copiii, cu viața profesională și viața de familie aruncate într-un blender cosmic setat pe „Eff Up”. Orice graniță pe care am stabilit-o între cei doi au fost distruse. Până acum, această declarație a strâns praf. Dar este încă adevărat - și cu toții căutăm modalități de a ne organiza pentru a realiza tot ce trebuie făcut.
O tehnică de gestionare a timpului care este deosebit de utilă pentru părinți este timeboxing-ul. Timeboxing-ul este o practică bazată pe calendar care reimpune limite în ziua ta (ora ta) cu blocuri de timp predeterminate (casete). Pur și simplu dedici o anumită casetă de timp unei anumite sarcini. Efectul este productivitatea atunci când lucrezi și ești părinte și te odihnești atunci când nu ești. Sună simplu? Bine - pentru că este. Dar asta nu îl face mai puțin util. Iată de ce părinții ar trebui să învețe cum să cronometreze.
Deci, ce este Timeboxing?
Timeboxing este o tehnică de gestionare a timpului care implică alocarea de unități fixe de timp unei activități sau sarcini în avans și apoi finalizarea acelei activități sau sarcini în intervalul de timp stabilit. Fiecare sarcină, indiferent cât de mare sau mică, are o anumită casetă de timp care servește drept termen limită. Este timpul tău să o faci. Este atât un principiu de organizare, cât și o tehnică de gestionare a timpului, care te face să fii conștient de ceea ce trebuie să faci și de cât timp ar trebui să-l dedici. În practică, desemnarea sarcinilor înlocuind o listă de activități cu un calendar: ori de câte ori aveți o activitate nouă de făcut, vă dedicați o anumită perioadă de timp în programul dvs. pentru a o aborda (adică, puneți-o în calendar) și apoi angajați-vă să o faceți în acea „casetă de timp”.
De ce funcționează Timeboxing
„Timeboxing funcționează pentru că încalcă legea Parkinson”, spune expertul în productivitate Paul Rulkens, președinte al Agrippa Consulting International, ai cărui clienți includ McKinsey, Uber și ExxonMobil. Legea Parkinson spune că timpul pe care îl folosiți pentru a face o activitate este timpul pe care l-ați planificat pentru activitate. Dacă planificați o întâlnire pentru o oră, vă veți întâlni pentru o oră - indiferent dacă ați finalizat ceea ce trebuia în doar 10 minute.
„Cu timeboxing, aplici regula 80-20 timpului tău – obții 80% din valoarea ta din 20% din timpul tău”, spune Rulkens. „Când limitați timpul pe care îl veți petrece unei sarcini, veți primi între 90 și 95% din valoarea timpului dvs. Adăugarea de timp dincolo de aceasta este valoare pierdută; sfârșitul timpului petrecut făcând ceva este cel mai puțin productiv.”
Timeboxing te obligă să te gândești cât de mult timp necesită o sarcină. Și, blocând timpul din calendar pentru a face acest lucru, ați alocat timpul necesar. Dacă împărtășiți calendarul cu colegii de serviciu, aceștia nu ar trebui să vă poată programa pentru nimic altceva în acest timp. De asemenea, dacă împărțiți sarcinile de creștere a copiilor acasă cu partenerul dvs., acesta ar trebui să vă ofere timpul de care aveți nevoie pentru a lucra, fără întreruperi.
Atunci când ai cronometraj, ai întrerupt procrastinarea la trecere; chiar și sarcinile pe care nu doriți să le faceți au timp alocat în calendarul dvs., așa că ați putea la fel de bine să vă petreceți timpul pentru a le îndeplini.
Timebox-urile sunt incremente de până la unul până la două minute sau mai mari de câteva ore - dar nu ar trebui să fie atât de lungi încât să fie intimidant. O parte din ceea ce face ca casetele de timp să fie eficiente este faptul că sunt limitate - perfecționiștii nu pot trece peste timpul alocat pentru a-l face exact, iar reclamele se vor concentra mai bine, având în vedere sentimentul suplimentar de urgență.
„Important, te concentrezi mai degrabă pe succes decât pe perfecțiune”, spune Rulken.
Cum să timebox: 10 reguli de urmat
Timeboxing-ul pare simplu – și este. Dar pentru a o face corect, există câteva principii de care trebuie să ții cont. Iată, conform Rulken, câteva sfaturi pentru îmbunătățirea productivității atunci când faceți timebox.
- Aplicați regula celor două minute: Dacă puteți adresa un e-mail în două minute sau mai puțin, răspundeți imediat după citire. Dacă durează mai mult de două minute, răspundeți mai târziu și puneți o notă de acțiune pe lista de acțiuni. „Folosiți un cronometru sau telefonul pentru a vă antrena să respectați regula celor două minute”, spune Rulken.
- Încălcarea legii Parkinson: Legea Parkinson spune că o sarcină va dura întreaga perioadă de timp pe care o puneți la dispoziție. Pune deoparte jumătate din timpul obișnuit pentru e-mailul tău, iar rezultatele tale vor fi aceleași sau chiar mai bune.
- Mesaje primite nu este lista de acțiuni: Creați o listă de acțiuni separată. Utilizați e-mailul ca intrare pentru această listă de acțiuni. Și nu vă folosiți căsuța de e-mail pentru mementouri de acțiune.
- Aplicați fără milă „renuntarea strategică”: Abilitatea ta de a renunța strategic este egală cu capacitatea ta de a reuși. „‘Mai multă muncă’ nu mai este răspunsul la ‘prea multe de făcut’”, spune Rulken. Prin urmare, concentrați-vă întotdeauna pe oprirea activităților existente care nu sunt cea mai bună și cea mai bună utilizare a timpului dvs. „Ca rezultat, mai mult timp, energie și bani devin disponibile pentru a se concentra pe a face lucruri mai valoroase”, spune Rulken.
- Exersează și adaptează-te: „Timeboxing-ul este un obicei”, spune Rulken. „Odată ce începi să construiești obiceiul, devii mai bine. Primele ori când o faceți, va trebui să vă adaptați – pentru a calibra. Răspunzi la întrebarea „Cât timp durează o anumită sarcină?” Odată ce ești în mentalitatea timeboxing, devii din ce în ce mai bun și devii priceput la estimarea timpului de care ai nevoie pentru a ajunge la 80-90% din valoarea timpului tău, pentru a reuși.” Nu vă faceți griji - nu va dura lung. Așteptați-vă să vă îmbunătățiți abilitățile de estimare în câteva zile.
- Fii flexibil, mai ales la început: Ce faci dacă ai subestimat cât timp ai avut nevoie pentru a finaliza o sarcină? Faceți un alt timebox. „Dacă loviți un perete și descoperiți că după intervalul dvs. de timp de două ore, să zicem, raportul dvs. nu este finalizat, puneți o altă casetă de timp în jurul „Finalizare raport”,” spune Rulken. „Veți fi mult mai concentrat pe rezultate și pe finisare.”
- Cunoaște-ți „ora de aur”: Nu, ora de aur nu este momentul în care să-ți fotografiezi copilul, ci atunci când ești cel mai productiv. „A mea este între 7 și 10 dimineața”, spune Rulken. „Dacă le înțelegi pe a ta, vei fi exponențial mai productiv prin programarea sarcinilor în acest timp.”
- Prioritizează: Deși puteți aplica timeboxing pentru toate sarcinile primite, ar trebui să faceți o distincție între munca semnificativă și activitățile neesențiale, precum și timpul petrecut în relații. „Cea mai proastă utilizare a timpului tău este să faci ceva care nu trebuie făcut în primul rând”, spune Rulken. „Aplicați timeboxing-ul la priorități înalte.” Rulken își ia un moment la sfârșitul fiecărei zile pentru a defini cele mai importante trei lucruri pe care să le termine în ziua următoare. „Accentul meu este: „Nu mă voi odihni până când aceste trei lucruri nu se termină”, spune Rulken. Și, în timp ce timeboxing-ul ar trebui să se aplice treburilor și activităților casnice - mutarea gazonului, de exemplu - nu-ți planifica timpul cu copiii tăi. „Copiii acordă prioritate timpului pe care îl petreci cu ei”, spune Rulken. „Nu calitatea timpului este importantă pentru ei. Petrecerea timpului cu copilul tău nu înseamnă îndeplinirea unei sarcini.”
- „Înghiți broasca”: Când îți cronometrezi, programează-ți cea mai temută activitate sau proiect ca primul lucru pe care îl faci în acea zi. „Începe-ți ziua mâncând-ți broasca – lucrul de care rezisti sau te temi cel mai mult”, spune Rulken. „Mâncând acea broască, vei simți că nimic nu te poate doborî – vei fi mult mai productiv și te va ajuta să progresezi cel mai mult în lucrurile pe care trebuie să le faci cel mai mult.”
Instrumente pentru Timeboxing: trei aplicații de gestionare a timpului de încercat
Rulken folosește un cronometru și un calendar online pentru timebox. „Un cronometru pentru ouă este un instrument excelent pentru a vă limita la două minute pentru căsuța dvs. de e-mail”, spune Rulken. „În cele din urmă, creierul tău va înțelege ce înseamnă două minute și cum să se concentreze. Până când îți construiești ceasul intern, antrenează-ți creierul cu un cronometru pentru ouă.” Dar există și câteva aplicații care vă pot ajuta pe tot parcursul procesului. Iată trei aplicații de timeboxing de încercat.
Clockify este o aplicație de urmărire a timpului care vă permite să definiți și să urmăriți timpul petrecut cu sarcini în timp real și apoi să analizați dacă v-ați atins obiectivele.
Amplificator de focalizare este o aplicație de urmărire a timpului pentru aplicarea tehnicii Pomodoro, o tehnică de productivitate care completează timeboxing-ul prin fragmentarea muncii în sesiuni de 25 de minute urmate de pauze de cinci minute.
Focusmate este un instrument virtual de colaborare care oferă responsabilitate pentru realizarea lucrurilor. Sesiunile sunt auto-programate, durează 50 de minute și încep cu salutarea partenerului și declararea obiectivului. Lucrezi în tandem și faci check-in la sfârșitul sesiunii.
