Для родителей, менеджеры времениэто всегда сложно. Но сейчас, в разгар пандемии COVID, все сложнее. Когда началась пандемия, и многие родители были втянуты в работа из дома-с детьми водоворот, профессиональная жизнь и семейная жизнь, брошенные в космический блендер, настроенный на «Eff Up». Все границы, которые мы установили между ними, были разрушены. К настоящему времени это заявление собрало пыль. Но это по-прежнему верно - и мы все ищем способы организовать себя, чтобы выполнить все, что необходимо.
Метод тайм-менеджмента, который особенно полезен для родителей, - это тайм-бокс. Timeboxing - это основанная на календаре практика, которая заново устанавливает границы вашего дня (вашего времени) с заранее определенными временными блоками (прямоугольниками). Вы просто посвящаете определенное время определенной задаче. Результат - продуктивность, когда вы работаете и воспитываете детей, и отдыхаете, когда нет. Звучит просто? Хорошо - потому что это так. Но от этого он не становится менее полезным. Вот почему родителям следует научиться ограничивать время.
Итак, что такое Timeboxing?
Timeboxing - это метод управления временем, который включает в себя заблаговременное присвоение фиксированных единиц времени определенному действию или задаче, а затем выполнение этого действия или задачи в течение указанного периода времени. Каждой задаче, независимо от того, насколько она велика или мала, дается определенный временной интервал, который служит крайним сроком. Пришло ваше время сделать это. Это и организационный принцип, и техника управления временем, которая заставляет вас четко осознавать, что вам нужно делать и сколько времени вам следует уделять этому. На практике назначение задач заменяет список дел календарем: всякий раз, когда у вас появляется новое занятие, вы посвящаете выделите определенное количество времени в вашем расписании, чтобы заняться этим (то есть поместить его в свой календарь), а затем обязаться делать это в этом «временном окне».
Почему таймбоксинг работает
«Таймбоксинг работает, потому что нарушает закон Паркинсона», - говорит эксперт по продуктивности. Пол Рулкенс, президент Agrippa Consulting International, клиентами которой являются McKinsey, Uber и ExxonMobil. Закон Паркинсона гласит, что время, которое вы тратите на какое-либо действие, - это время, которое вы запланировали для этого занятия. Если вы планируете встречу на один час, вы встретитесь на час - независимо от того, выполнили ли вы то, что вам нужно, всего за 10 минут.
«Используя таймбоксинг, вы применяете правило 80-20 к своему времени - вы получаете 80 процентов своей ценности из 20 процентов вашего времени», - говорит Ралкенс. «Когда вы ограничиваете количество времени, которое вы тратите на задачу, вы получаете от 90 до 95 процентов ценности вашего времени. Добавление времени сверх этого - потраченная впустую ценность; крайняя часть вашего времени, потраченного на что-то, наименее продуктивна ».
Timeboxing заставляет задуматься о том, сколько времени требуется для выполнения задачи. И, заблокировав для этого время в своем календаре, вы сэкономили необходимое время. Если вы делитесь своим календарем с коллегами, они не должны иметь возможности запланировать для вас что-либо еще в это время. Точно так же, если вы разделяете обязанности по воспитанию детей дома со своим партнером, он должен дать вам время, необходимое для непрерывной работы.
Когда вы ограничиваете время, вы избавляетесь от промедления; Даже те задачи, которые вы не хотите выполнять, выделяются в вашем календаре, так что вы можете потратить время на их выполнение.
Временные рамки - это интервалы от одной до двух минут или от нескольких часов до нескольких часов, но не должны быть такими длинными, чтобы вас пугали. Частично то, что делает временные рамки эффективными, заключается в том, что они ограничены - перфекционисты не могут потратить отведенное время, чтобы сделать это правильно, и креативщики будут лучше сосредоточены, учитывая добавленное чувство срочности.
«Важно то, что вы сосредотачиваетесь на успехе, а не на совершенстве», - говорит Ралкен.
Как использовать Timebox: 10 правил, которым нужно следовать
Таймбоксинг кажется простым - и это так. Но чтобы сделать это правильно, нужно помнить о некоторых принципах. Вот несколько советов по повышению продуктивности при таймбоксинге от Рулкена.
- Примените правило двух минут: Если вы можете написать письмо за две минуты или меньше, ответьте сразу после прочтения. Если это займет больше двух минут, ответьте позже и внесите заметку о действии в свой список действий. «Используйте таймер для яиц или свой телефон, чтобы приучить себя придерживаться правила двух минут», - говорит Ралкен.
- Нарушайте закон Паркинсона: Закон Паркинсона гласит, что задача будет длиться все время, которое вы предоставили. Выделите половину обычного времени на электронную почту, и ваши результаты будут такими же или даже лучше.
- Ваш почтовый ящик не является вашим списком действий: Создайте отдельный список действий. Используйте свой адрес электронной почты в качестве входных данных для этого списка действий. И не используйте свой почтовый ящик для напоминаний о действиях.
- Безжалостно применять «стратегический отказ от курения»: Ваша способность стратегически бросить курить равна вашей способности добиться успеха. «Больше работы» больше не является ответом на «слишком много работы», - говорит Ралкен. Поэтому всегда сосредотачивайтесь на прекращении существующих занятий, которые не являются наиболее эффективным и эффективным использованием вашего времени. «В результате появляется больше времени, энергии и денег, чтобы сосредоточиться на более ценных делах», - говорит Ралкен.
- Практикуйтесь и адаптируйтесь: «Таймбоксинг - это привычка», - говорит Ралкен. «Как только вы начнете формировать привычку, вы станете лучше. Первые несколько раз вам нужно будет адаптироваться - откалибровать. Вы отвечаете на вопрос: "Сколько времени занимает конкретная задача?" научитесь оценивать количество времени, которое вам нужно, чтобы получить от 80 до 90 процентов ценности вашего времени, чтобы добиться успеха ». Не волнуйтесь - это не займет длинный. Ожидайте улучшения своих оценочных способностей в течение нескольких дней.
- Будьте гибкими, особенно в начале: Что делать, если вы недооценили, сколько времени вам нужно, чтобы выполнить задачу? Сделайте другой тайм-бокс. «Если вы уперетесь в стену и обнаружите, что по прошествии, скажем, двухчасового временного интервала ваш отчет не готов, поместите другой временной интервал вокруг« Завершить отчет », - говорит Ралкен. «Вы будете гораздо больше сосредоточены на результатах и завершении».
- Знай свой «золотой час»: Нет, золотой час - это не то время, когда нужно фотографировать ребенка, а время, когда вы наиболее продуктивны. «У меня с 7 до 10 часов утра», - говорит Ралкен. «Если вы понимаете свою, вы будете в геометрической прогрессии более продуктивны, если будете планировать задачи на это время».
- Расставлять приоритеты: Хотя вы можете применять временные рамки ко всем входящим задачам, вы должны различать значимую работу и второстепенные действия, а также время, потраченное на отношения. «Худшее использование вашего времени - это делать что-то, что вообще не нужно делать», - говорит Ралкен. «Применяйте временные рамки к высоким приоритетам». В конце каждого дня Ралкен находит минутку, чтобы определить три самых важных дела, которые он должен выполнить на следующий день. «Моя цель:« Я не успокоюсь, пока эти три дела не будут выполнены », - говорит Ралкен. И хотя временные рамки должны применяться к работе по дому и домашним делам - например, перемещению лужайки, - не ограничивайте время, проводимое с детьми. «Дети ставят во главу угла количество времени, которое вы проводите с ними, - говорит Ралкен. «Для них важно не качество времени. Проводить время с ребенком - это не значит выполнять задание ».
- «Проглоти лягушку»: Когда вы устанавливаете расписание, запланируйте самое страшное занятие или проект как первое, что вы делаете в этот день. «Начни свой день с того, что съешь лягушку - то, что ты сопротивляешься или боишься больше всего», - говорит Ралкен. «Если вы съедите эту лягушку, вы почувствуете, что ничто не может вас сбить с толку - вы станете намного продуктивнее, и это поможет вам добиться максимального прогресса в том, что вам нужно делать больше всего».
Инструменты для тайм-бокса: три приложения для управления временем, которые стоит попробовать
Ралкен использует таймер для яиц и онлайн-календарь для тайм-бокса. «Таймер для яиц - отличный инструмент, чтобы ограничить себя двумя минутами для вашего почтового ящика», - говорит Ралкен. «В конце концов ваш мозг поймет, что такое две минуты и как сосредоточиться. Пока вы не построите свои внутренние часы, тренируйте свой мозг с помощью таймера для яиц ». Но есть также некоторые приложения, которые могут помочь вам на протяжении всего процесса. Вот три приложения для тайм-бокса, которые стоит попробовать.
Clockify это приложение для отслеживания времени, которое позволяет вам определять и отслеживать время, которое вы тратите на задачи, в режиме реального времени, а затем анализировать, достигли ли вы своих целей.
Усилитель фокуса - это приложение для отслеживания времени, в котором применяется техника Pomodoro, метод продуктивной работы, который дополняет таймбоксинг, разбивая работу на 25-минутные занятия с последующими пятиминутными перерывами.
Focusmate - это виртуальный инструмент для совместной работы, который обеспечивает подотчетность за выполнение работы. Сеансы планируются самостоятельно, продолжительностью 50 минут и начинаются с того, что вы приветствуете своего партнера и объявляете свою цель. Вы работаете в тандеме и регистрируетесь в конце сеанса.
