pre rodičov, timemanažérije to vždy zložité. Ale teraz, uprostred pandémie COVID, je to o to ťažšie. Keď začala pandémia a mnohí rodičia boli všetci vtiahnutí do a práca z domu- vortex s deťmi, s profesionálnym a rodinným životom hodeným do kozmického mixéra nastaveného na „Eff Up“. Všetky hranice, ktoré sme medzi nimi stanovili, boli zničené. Toto vyhlásenie už zapadalo prachom. Ale stále je to pravda – a my všetci hľadáme spôsoby, ako sa zorganizovať, aby sme dosiahli všetko, čo je potrebné urobiť.
Technika riadenia času, ktorá je obzvlášť užitočná pre rodičov, je timeboxing. Timeboxing je prax založená na kalendári, ktorá znovu stanovuje hranice pre váš deň (váš čas) pomocou vopred určených blokov času (boxov). Jednoducho venujete určitú časovú schránku určitej úlohe. Efektom je produktivita, keď pracujete a rodičov a odpočívate, keď nie ste. Znie to jednoducho? Dobré - pretože je. Ale to ho nerobí menej užitočným. Tu je dôvod, prečo by sa rodičia mali naučiť, ako časovať.
Takže, čo je timeboxing?
Timeboxing je technika riadenia času, ktorá zahŕňa priradenie pevných jednotiek času činnosti alebo úlohe vopred a následné dokončenie tejto činnosti alebo úlohy počas určeného časového rámca. Každá úloha, bez ohľadu na to, aká je veľká alebo malá, má určený čas, ktorý slúži ako konečný termín. To je váš čas, aby ste to urobili. Ide o organizačný princíp a techniku riadenia času, vďaka ktorej si dôkladne uvedomíte, čo musíte urobiť a koľko času by ste tomu mali venovať. V praxi sa označovanie úloh nahrádza zoznamom úloh kalendárom: vždy, keď máte novú aktivitu, ktorú musíte urobiť, venujete konkrétne množstvo času vo svojom pláne, aby ste to zvládli (t. j. zapísali si to do kalendára) a potom sa zaviazali, že to urobíte v tomto „časovom boxe“.
Prečo Timeboxing funguje
„Timeboxing funguje, pretože porušuje Parkinsonov zákon,“ hovorí expert na produktivitu Paul Rulkens, prezident spoločnosti Agrippa Consulting International, ktorej klientmi sú McKinsey, Uber a ExxonMobil. Parkinsonov zákon hovorí, že čas, ktorý použijete na vykonanie aktivity, je čas, ktorý ste si na túto aktivitu naplánovali. Ak si stretnutie naplánujete na jednu hodinu, stretnete sa na jednu hodinu – bez ohľadu na to, či ste to, čo ste potrebovali, dokončili za 10 minút.
„Pri timeboxingu aplikujete na svoj čas pravidlo 80-20 – 80 percent svojej hodnoty odvodíte z 20 percent svojho času,“ hovorí Rulkens. „Keď obmedzíte množstvo času, ktorý strávite nad úlohou, získate 90 až 95 percent hodnoty vášho času. Pridávanie času nad rámec toho je premárnenou hodnotou; koniec vášho času stráveného niečím je váš najmenej produktívny.“
Timeboxing vás núti premýšľať nad tým, koľko času si úloha vyžaduje. A zablokovaním času v kalendári, aby ste to urobili, ste získali potrebný čas. Ak svoj kalendár zdieľate so spolupracovníkmi, nemali by mať možnosť naplánovať vám na tento čas nič iné. Podobne, ak sa s partnerom delíte o domácu výchovu detí, mali by vám poskytnúť čas, ktorý potrebujete na prácu, bez prerušenia.
Pri časovom boxe prerušíte prokrastináciu na priesmyku; dokonca aj úlohy, ktoré nechcete robiť, máte v kalendári pridelený čas, takže čas môžete venovať aj ich plneniu.
Časové intervaly sú prírastky tak malé, ako jedna až dve minúty alebo veľké ako niekoľko hodín – ale nemali by byť také dlhé, aby boli zastrašujúce. Časť toho, čo robí časové boxy efektívnymi, je to, že sú obmedzené – perfekcionisti nemôžu prekračovať čas, ktorý im bol pridelený, a kreatívci sa vďaka pridanému pocitu naliehavosti lepšie sústredia.
„Dôležité je, že sa zameriavate skôr na úspech ako na dokonalosť,“ hovorí Rulken.
Ako na Timebox: 10 pravidiel, ktoré treba dodržiavať
Timeboxing sa zdá byť jednoduchý – a je. Aby ste to však urobili správne, je potrebné mať na pamäti niekoľko zásad. Tu je podľa Rulkena niekoľko tipov na zlepšenie produktivity pri timeboxe.
- Použite pravidlo dvoch minút: Ak dokážete poslať e-mail do dvoch minút alebo menej, odpovedzte ihneď po prečítaní. Ak to trvá viac ako dve minúty, odpovedzte neskôr a zapíšte si poznámku o akcii do zoznamu akcií. „Použite časovač na vajíčka alebo telefón, aby ste sa naučili dodržiavať pravidlo dvoch minút,“ hovorí Rulken.
- Porušte Parkinsonov zákon: Parkinsonov zákon stanovuje, že úloha bude trvať celý čas, ktorý sprístupníte. Vyhraďte si na svoj e-mail polovicu zvyčajného času a vaše výsledky budú rovnaké alebo dokonca lepšie.
- Vaša doručená pošta nie je váš zoznam akcií: Vytvorte samostatný zoznam akcií. Použite svoj e-mail ako vstup pre tento zoznam akcií. A nepoužívajte doručenú poštu na pripomienky akcií.
- Bezohľadne aplikujte „strategické odvykanie“: Vaša schopnosť strategicky skončiť sa rovná vašej schopnosti uspieť. „‚Viac práce‘ už nie je odpoveďou na ‚príliš veľa práce‘,“ hovorí Rulken. Preto sa vždy sústreďte na zastavenie existujúcich aktivít, ktoré nie sú najvyšším a najlepším využitím vášho času. „V dôsledku toho je k dispozícii viac času, energie a peňazí, aby sme sa mohli sústrediť na robenie hodnotnejších vecí,“ hovorí Rulken.
- Cvičte a prispôsobujte sa: "Timeboxing je zvyk," hovorí Rulken. „Akonáhle si začnete budovať návyk, zlepšíte sa v ňom. Prvýkrát, keď to urobíte, sa budete musieť prispôsobiť – kalibrovať. Odpovedáte na otázku: ,Koľko času zaberie konkrétna úloha?‘ Keď sa ocitnete v časovom limite, budete stále lepší a lepší staňte sa zbehlými v odhadovaní času, ktorý potrebujete na to, aby ste dosiahli 80 až 90 percent hodnoty vášho času, aby ste uspeli.“ Nebojte sa – nezaberie to dlhý. Očakávajte, že sa v priebehu niekoľkých dní zlepšíte vo svojich odhadovacích schopnostiach.
- Buďte flexibilní, najmä na začiatku: Čo robíte, ak ste podcenili, ako dlho ste potrebovali na dokončenie úlohy? Urobte ďalší časový box. „Ak narazíte na stenu a zistíte, že po vašom, povedzme, dvojhodinovom časovom poli, vaša správa nie je dokončená, umiestnite ďalšie časové políčko okolo ‚Dokončiť správu‘,“ hovorí Rulken. "Budete sa oveľa viac sústrediť na výsledky a dokončenie."
- Poznajte svoju „zlatú hodinu“: Nie, zlatá hodina nie je to, kedy ísť fotiť svoje dieťa – je to vtedy, keď ste najproduktívnejší. "Moje je medzi 7:00 a 10:00," hovorí Rulken. "Ak rozumiete svojim, budete exponenciálne produktívnejší plánovaním úloh počas tohto obdobia."
- Uprednostnite: Aj keď by ste mohli použiť timebox na všetky prichádzajúce úlohy, mali by ste rozlišovať medzi zmysluplnou prácou a nepodstatnými činnosťami, ako aj časom stráveným na vzťahoch. „Najhoršie využitie času je robenie niečoho, čo v prvom rade netreba robiť,“ hovorí Rulken. "Použite časové ohraničenie na vysoké priority." Rulken si na konci každého dňa nájde chvíľku, aby definoval tri najdôležitejšie veci, ktoré musí dokončiť nasledujúci deň. „Zameriavam sa na to: ‚Neoddýchnem si, kým nespravím tieto tri veci‘,“ hovorí Rulken. A zatiaľ čo timebox by sa mal vzťahovať na domáce práce a činnosti v domácnosti – napríklad premiestňovanie trávnika – neškatuľkujte čas so svojimi deťmi. "Deti uprednostňujú množstvo času, ktoré s nimi trávite," hovorí Rulken. „Nie je pre nich dôležitá kvalita času. Tráviť čas so svojím dieťaťom nie je o dokončení úlohy.“
- "Prehltni žabu": Keď si dáte časový limit, naplánujte si svoju najobávanejšiu aktivitu alebo projekt ako prvú vec, ktorú v daný deň urobíte. „Začnite svoj deň zjedením svojej žaby – veci, ktorej najviac odolávate alebo ktorej sa bojíte,“ hovorí Rulken. "Keď zjete tú žabu, budete mať pocit, že vás nič nemôže zraziť - budete oveľa produktívnejší a pomôže vám to dosiahnuť čo najväčší pokrok vo veciach, ktoré musíte robiť najviac."
Nástroje pre timeboxing: Tri aplikácie na správu času, ktoré môžete vyskúšať
Rulken používa časovač vajíčok a online kalendár na timebox. „Časovač vajíčok je skvelý nástroj na obmedzenie vašej doručenej pošty na dve minúty,“ hovorí Rulken. „Váš mozog nakoniec pochopí, čo sú dve minúty a ako sa sústrediť. Kým si nevybudujete svoje vnútorné hodiny, trénujte svoj mozog pomocou časovača na vajíčka.“ Existujú však aj niektoré aplikácie, ktoré vám môžu pomôcť počas celého procesu. Tu sú tri aplikácie na timeboxing, ktoré môžete vyskúšať.
Clockify je aplikácia na sledovanie času, ktorá vám umožňuje definovať a sledovať čas, ktorý strávite úlohami v reálnom čase, a potom analyzovať, či ste dosiahli svoje ciele.
Posilňovač zaostrenia je aplikácia na sledovanie času na aplikáciu techniky Pomodoro, techniky produktivity, ktorá dopĺňa timebox rozdelením práce do 25-minútových sedení, po ktorých nasledujú päťminútové prestávky.
Focusmate je virtuálny nástroj spolupráce, ktorý poskytuje zodpovednosť za dokončenie vecí. Stretnutia sú naplánované sami, trvajú 50 minút a začínajú tým, že pozdravíte svojho partnera a vyhlásite svoj cieľ. Pracujete v tandeme a na konci relácie sa prihlásite.
