za roditelje, menadžeri vremenat je uvek nezgodno. Ali sada, usred pandemije COVID-a, sve je teže. Kada je pandemija počela, i mnogi roditelji su svi bili uvučeni u a Рад од куће-with-kids vortex, sa profesionalnim životom i porodičnim životom bačenim u kosmički blender podešen na „Eff Up“. Sve granice koje smo uspostavili između njih dvoje su uništene. Do sada je ova izjava skupila prašinu. Ali to je i dalje tačno - i svi tražimo načine da se organizujemo kako bismo postigli sve što treba da se uradi.
Tehnika upravljanja vremenom koja je posebno korisna za roditelje je timeboxing. Timeboxing je praksa zasnovana na kalendaru koja ponovo nameće granice vašem danu (vašem vremenu) sa unapred određenim vremenskim blokovima (kutijama). Jednostavno posvetite određeni vremenski okvir određenom zadatku. Efekat je produktivnost kada radite i roditelj i odmarate se kada niste. Zvuči jednostavno? Dobro — jer jeste. Ali to ga ne čini manje korisnim. Evo zašto bi roditelji trebalo da nauče kako da drže vreme.
Dakle, šta je timeboxing?
Timeboxing je tehnika upravljanja vremenom koja uključuje dodeljivanje fiksnih jedinica vremena za aktivnost ili zadatak unapred, a zatim dovršavanje te aktivnosti ili zadatka tokom određenog vremenskog okvira. Svaki zadatak, bez obzira koliko veliki ili mali, dobija određeni vremenski okvir koji služi kao rok. To je vaše vreme da to uradite. To je i princip organizovanja i tehnika upravljanja vremenom koja vas čini akutno svesnim šta treba da uradite i koliko vremena treba da posvetite tome. U praksi, određivanje zadataka zamenjuje listu obaveza kalendarom: kad god postoji nova aktivnost koju treba da obavite, posvetite određeno vreme u vašem rasporedu da se pozabavite tim (tj. stavite ga u svoj kalendar), a zatim se posvetite tome da to uradite u tom „vremenskom okviru“.
Zašto Timeboxing funkcioniše
„Timeboxing funkcioniše jer krši Parkinsonov zakon“, kaže stručnjak za produktivnost Paul Rulkens, predsednik kompanije Agrippa Consulting International, čiji su klijenti McKinsey, Uber i ExxonMobil. Parkinsonov zakon kaže da je vreme koje koristite za obavljanje aktivnosti vreme koje ste planirali za aktivnost. Ako planirate sastanak na jedan sat, sastaćete se jedan sat - bez obzira da li ste završili ono što ste trebali za samo 10 minuta.
„Sa timeboxingom, primenjujete pravilo 80-20 na svoje vreme – 80 procenata svoje vrednosti izvodite iz 20 procenata svog vremena“, kaže Rulkens. „Kada ograničite količinu vremena koje ćete potrošiti na zadatak, dobićete 90 do 95 procenata vrednosti svog vremena. Dodavanje vremena izvan toga je izgubljena vrednost; kraj vašeg vremena provedenog radeći nešto je najmanje produktivan.”
Timeboxing vas tera da razmislite koliko vremena je potrebno za zadatak. A blokiranjem vremena u kalendaru da to uradite, izdvojili ste potrebno vreme. Ako delite svoj kalendar sa kolegama, oni ne bi trebalo da mogu da vam zakažu ništa drugo za to vreme. Isto tako, ako sa svojim partnerom delite obaveze vaspitanja dece kod kuće, oni bi trebalo da vam daju vreme koje vam je potrebno da radite, bez prekida.
Kada se bavite time, prekidate odlaganje na dodavanju; čak i zadaci koje ne želite da radite imaju vreme u vašem kalendaru, tako da biste mogli da potrošite vreme na njihovo obavljanje.
Vremenski okviri su koraci od jednog do dva minuta ili od nekoliko sati - ali ne bi trebalo da budu toliko dugi da bi bili zastrašujući. Deo onoga što vremenske okvire čini delotvornim je to što su ograničeni – perfekcionisti ne mogu da pređu vreme koje je dodeljeno da bi to bilo kako treba, a kreativci će se bolje fokusirati s obzirom na dodatni osećaj hitnosti.
„Važno je da se fokusirate na uspeh, a ne na savršenstvo“, kaže Rulken.
Kako napraviti vremenski okvir: 10 pravila koja treba pratiti
Timeboxing izgleda jednostavno - i jeste. Ali da biste to uradili kako treba, morate imati na umu neke principe. Evo, po Rulkenu, nekoliko saveta za poboljšanje produktivnosti pri vremenskom boksu.
- Primenite pravilo dva minuta: Ako možete da pošaljete poruku e-pošte za dva minuta ili manje, odgovorite odmah nakon čitanja. Ako je potrebno više od dva minuta, odgovorite kasnije i stavite napomenu o akciji na svoju listu radnji. „Koristite tajmer za jaja ili telefon da biste se obučili da se pridržavate pravila od dva minuta“, kaže Rulken.
- Prekršite Parkinsonov zakon: Parkinsonov zakon kaže da će zadatak trajati sve vreme koje stavite na raspolaganje. Odvojite polovinu uobičajenog vremena za svoju e-poštu, a rezultati će biti isti ili čak bolji.
- Vaše prijemno sanduče nije vaša lista radnji: Napravite zasebnu listu radnji. Koristite svoju e-poštu kao unos za ovu listu radnji. I ne koristite prijemno sanduče za podsetnike na akciju.
- Nemilosrdno primenite „strateško odustajanje“: Vaša sposobnost da strateški odustanete jednaka je vašoj sposobnosti da uspete. „„Više posla“ više nije odgovor na „previše posla“, kaže Rulken. Zato se uvek fokusirajte na zaustavljanje postojećih aktivnosti koje nisu najviša i najbolja upotreba vašeg vremena. „Kao rezultat toga, više vremena, energije i novca postaje dostupno za fokusiranje na obavljanje vrednijih stvari“, kaže Rulken.
- Vežbajte i prilagodite se: „Timeboxing je navika“, kaže Rulken. „Kada počnete da gradite naviku, postajete bolji u tome. Prvih nekoliko puta kada to uradite, moraćete da se prilagodite - da kalibrirate. Odgovarate na pitanje „Koliko vremena je potrebno za određeni zadatak?“ Jednom kada ste u razmišljanju o vremenskom boksu, postajete sve bolji i bolji i postanite vešti u proceni vremena koje vam je potrebno da dođete do 80 do 90 procenata vrednosti vašeg vremena, da biste uspeli." Ne brinite - neće potrajati dugačak. Očekujte da ćete poboljšati svoje sposobnosti procene u roku od nekoliko dana.
- Budite fleksibilni, posebno na početku: Šta da radite ako ste potcenili koliko vam je vremena potrebno da završite zadatak? Uradite drugi vremenski okvir. „Ako udarite u zid i otkrijete da posle vašeg, recimo, dvosatnog vremenskog okvira vaš izveštaj nije završen, stavite drugi vremenski okvir oko ’Završi izveštaj’“, kaže Rulken. "Bićete mnogo više fokusirani na rezultate i završetak."
- Upoznajte svoj „zlatni čas“: Ne, zlatni čas nije kada treba da fotografišete svoje dete – to je kada ste najproduktivniji. „Moje je između 7 i 10 sati ujutro“, kaže Rulken. „Ako razumete svoje, bićete eksponencijalno produktivniji ako planirate zadatke tokom ovog vremena.
- Dajte prioritet: Iako biste mogli da primenite vremenski okvir na sve dolazne zadatke, trebalo bi da napravite razliku između smislenog posla i nebitnih aktivnosti, kao i vremena provedenog u odnosima. „Najgora upotreba vašeg vremena je da radite nešto što uopšte ne mora da se radi“, kaže Rulken. „Primeni vremensko ograničenje na visoke prioritete.“ Rulken treba trenutak na kraju svakog dana da definiše tri najvažnije stvari koje treba da završi sledećeg dana. „Moj fokus je: „Neću se odmoriti dok se ove tri stvari ne završe“, kaže Rulken. I dok bi vremenski okvir trebalo da se odnosi na kućne poslove i kućne aktivnosti – na primer, premeštanje travnjaka – nemojte da skrećete vreme sa svojom decom. „Deca daju prioritet količini vremena koje provodite sa njima“, kaže Rulken. „Nije im bitan kvalitet vremena. Provoditi vreme sa svojim detetom ne znači završiti zadatak.”
- "Progutajte žabu": Kada postavite vremenski okvir, zakažite svoju najstrašniju aktivnost ili projekat kao prvu stvar koju uradite tog dana. „Započnite dan tako što ćete jesti svoju žabu – stvar kojoj se najviše opirete ili kojoj se najviše plašite“, kaže Rulken. „Ako jedete tu žabu, osećaćete se kao da vas ništa ne može srušiti – bićete mnogo produktivniji i to će vam pomoći da ostvarite najveći napredak u stvarima koje najviše treba da uradite.
Alati za vremensko ograničenje: tri aplikacije za upravljanje vremenom koje treba isprobati
Rulken koristi tajmer za jaja i onlajn kalendar za vremenski okvir. „Tajmer za jaja je odličan alat da se ograničite na dva minuta za prijemno sanduče“, kaže Rulken. „Na kraju će vaš mozak razumeti šta su dva minuta i kako se fokusirati. Dok ne napravite svoj unutrašnji sat, trenirajte svoj mozak pomoću tajmera za jaja." Ali postoje i neke aplikacije koje vam mogu pomoći tokom celog procesa. Evo tri aplikacije za merenje vremena koje možete isprobati.
Clockify je aplikacija za praćenje vremena koja vam omogućava da definišete i pratite vreme koje trošite na zadatke u realnom vremenu, a zatim analizirate da li ste postigli svoje ciljeve.
Focus Booster je aplikacija za praćenje vremena za primenu Pomodoro tehnike, tehnike produktivnosti koja dopunjuje vremenski okvir tako što deli rad na 25-minutne sesije praćene pauzama od pet minuta.
Focusmate je virtuelni alat za saradnju koji pruža odgovornost za obavljanje stvari. Sesije se sami zakazuju, traju 50 minuta i počinju tako što vi pozdravljate svog partnera i proglašavate svoj cilj. Radite u tandemu i prijavljujete se na kraju sesije.
