Låt oss kalibrera förväntningarna, precis här, överst. Du kommer förmodligen inte att vakna vid 4 och vara klar med meditation, träning och journalföring vid 8. Förlåt. Det är helt enkelt inte realistiskt för dig eller de flesta människor, än mindre föräldrar. Att läsa om dessa tidshanteringstekniker kommer inte att förvandla dig till någon som är det.
Nu när vi har det ur vägen: låt oss prata om tid. Du slösar förmodligen mycket av det. Det gör vi alla. Modern teknik gör det svårt för människor att hålla fokus på ett enda spår under lång tid. I samma ögonblick som vi prioriterar, sträcker vi oss omedvetet efter våra telefoner eller öppnar en webbläsarflik för att vi blev vinkade av en varning eller för att vi agerar utan eftertanke.
Lyckligtvis är det möjligt att återta den tid som gått förlorad för enheter och andra distraktioner med kreativitet och medveten ansträngning. Tidsledningscoach i Kalifornien Alexis Haselberger, vars kunder inkluderar teknikjättar som Google och Lyft, säger att samtidigt som man försöker vrida ut maximal produktivitet ur varje sekund vanligtvis resulterar i besvikelse och utbrändhet, att använda vår begränsade tid klokt kan leda till inte bara mer produktivitet utan också personlig uppfyllelse. "I slutet av varje dag borde vi känna att de saker vi gjorde idag var viktigare än de saker vi inte gjorde", säger hon
Vi frågade Haselberger och andra produktivitetsexperter om praktiska tidshanteringstips för deras råd allt från att fysiskt skilja dig från tidskrävande enheter till att ta den tid du behöver ladda om. Här är vad de rekommenderade.
1. Stäng av aviseringar... För alltid
Våra enheter snurrar på oss hela dagen med e-postnyheter, sms, nyheter, sociala medier och mer. Med tiden tappar det vår förmåga att driva våra egna agendor och sätta våra egna prioriteringar. "När vi är reaktiva hela tiden är det lätt att låta dagen hända dig", säger Haselberger. "Du vaknar, kollar dina meddelanden, svarar på dem och försöker sedan få saker gjorda. Då är klockan 18.00. och du har jobbat hårt hela dagen men har inte kryssat en enda sak från din att göra-lista.”
Det är därför hon rekommenderar att du stänger av nästan alla enhetsvarningar förutom mötesaviseringar som hjälper oss att uppfylla skyldigheter vi har gjort mot andra människor. Oroa dig inte för att missa något brådskande utan aviseringar. Om någon verkligen behöver vår omedelbara uppmärksamhet så ringer de. "Ingen förlitar sig på skriftlig kommunikation i en nödsituation", säger Haselberger och tillägger: "Jag har aldrig låtit någon slå på alla sina aviseringar igen efteråt."
2. Ställ in timers inställda på ditt uppmärksamhetsintervall
Pomodoros tidshanteringssystem uppmuntrar människor att fokusera på en enskild uppgift genom att sätta explicita tidsgränser för hur länge du arbetar. Pomodoro är italienska för tomat och har fått sitt namn från de distinkta tomatliknande timers som används av teknikens uppfinnare Francesco Cirillo.
Cirillo förespråkade 25-minuters skurar av tidsbestämt arbete men Haselberger noterar att du inte behöver vara låst till 25 minuter om den tiden inte är rätt för dig eller uppgiften.
"Inte så många människor kan dela upp hela dagen i 25 minuters bitar," säger hon. Istället råder hon att matcha tidsperioden till din uppmärksamhet. "Om du har en frihetsberövande på 45 minuter, varför bryter du då upp det mitt i det", frågar hon. "Eller om du har 10 minuters uppmärksamhetstid, varför försöker du dubbla det om det bara kommer att vara bortkastad ansträngning?"
3. Gamify allt
Utmaningen att försöka slå klockan kan lägga till välkommen intensitet och dramatik till annars tråkiga uppgifter. Att ställa in en timer och skynda sig att skriva klart ett e-postmeddelande eller vika tvätten innan larmet går kan vara ett effektivt sätt att öka takten och undvika att slösa bort distraktioner.
"Många saker kan hjälpa oss att tänka på något som ett litet spel," säger Haselberger. "Om jag har 15 minuter, hur många e-postmeddelanden kan jag få igenom? Kan jag ta mig igenom mer än jag klarade av förra gången jag hade 15 minuter?” Även om timern går av innan du är klar kommer du att göra det vinna, eftersom de 15 minuterna du arbetade utan avbrott nästan säkert sätter dig i en bättre position än innan du satte igång.
4. Batchuppdrag
Att hoppa mellan olika typer av arbetskraft kostar mer tid och ansträngning än de flesta av oss misstänker, med forskning som tyder på att det tar 25 minuter för människor att vänja sig vid en ny uppgift. Batchuppdrag, där människor konstruerar sitt schema för att gruppera liknande uppgifter tillsammans, skulle kunna få tillbaka den tiden. När ditt jobb förväntar sig att du har jour hela tiden, kan det vara utmanande att skapa ett gruppuppgiftsschema, men det kan vara möjligt med kreativitet.
Texas affärskonsult Danielle Langton säger att några av hennes kunder har kunnat få ner sina dagar med telefonsamtal/Zoomsamtal till två dagar i veckan. "De satte gränser runt den tid de var villiga att schemalägga samtal", säger Langton. "Det lämnar de lediga dagarna öppna för helt andra uppgifter."
5. Kroppsfördubbling
Kroppsfördubbling innebär att en annan person arbetar bredvid dig, antingen personligen eller virtuellt, som håller dig ansvarig och på uppdrag. Det rekommenderas ofta för personer som diagnostiserats med ADHD och kämpar med exekutiva funktioner mentala processer bakom planering, uppmärksamhet, minne och multitasking. Helst agerar din ansvarighetspartner som en kylig men ändå sträng tillsynsman som håller sig uppflugen över din axeln för att se till att du inte hamnar för ur spåret samtidigt som du gör arbetet trevligare genom deras företag. "Det kan vara en användbar produktivitetsstrategi för alla som kämpar med att initiera och slutföra uppgifter," Kalifornien-terapeut Noemi Fernandez säger.
6. Gör distraktioner obekvämt
När du tar upp telefonen dyker minst ett halvdussin extremt effektiva distraktionssätt upp under din tumme. Mobiltelefonanvändning kan äta upp stora delar av din arbetsdag om du låter dem. Haselberger rekommenderar att du grupperar appar som TikTok, Instagram eller Twitter i en mapp märkt "tiden suger" som är så många svep bort från telefonens startskärm som möjligt.
"Du kan fortfarande komma till det där, men du måste skriva på Instagram eller svepa till det och hitta det i en mapp", säger hon. Och så lägger du ifrån dig den och inser att du inte gjorde det jag tänkte göra när jag tog upp min telefon. Ibland är det verkligen bra att ha lite friktion för att fatta ett beslut.
7. Döm din telefon till fängelse
Med mobiltelefoner är det ibland inte bara några dåliga appar som orsakar problemet. Även om du kurerar dina appar med extrem försiktighet kan du fortfarande inte lita på dig själv med en telefon. Haselberger säger att flera av hennes kunder använder tidsinställda låsta containrar för att hindra sig från att komma åt sina telefoner medan de arbetar. Tekniken fungerar eftersom att låsa bort telefonen helt tar bort frestelsen att lyfta telefonen. "Det är mycket lättare för människor att ta bort frestelser än att motstå dem", säger Haselberger.
8. Satsa på om du blir klar
För vissa är det inte tillräckligt med incitament att veta att du behöver göra något och att du kommer att dra nytta av att göra det. Ibland måste socialt godkännande eller pengar stå på spel för att det ska kännas verkligt. Appar som Stickk tillåta människor att satsa pengar på att slutföra uppgifter i tid. Få det gjort och du vinner. Om du inte kom över mållinjen betalar du. Eller, om du inte vill satsa pengar, utse en vän som ansvarspartner för att spåra dina framsteg och ge dig push-back när du slappar av eller inte följer med. "Jag skulle aldrig göra det här personligen, men det är effektivt för vissa människor som står i skuld till externa förväntningar," säger Haselberger.
9. Prioritera vila
När vi är upptagna och överväldigade blir sömnen vanligtvis en offer eftersom vi måste ägna alla våra vakna timmar åt den uppgift vi behöver slutföra. Men, konstaterar Langton, att arbeta mindre och vila mer är ofta en bättre användning av vår tid än dygnet runt maratonarbete.
"Det kanske låter kontraintuitivt, men för vissa människor fungerar det mindre faktiskt hjälper dem att vara Mer effektivt, säger hon. "Då och då frågar jag mina kunder om de prioriterar sömn, rörelse och vila så att de kan vara supereffektiva och effektiva under sin arbetstid."
Även om behovet av sömn varierar, visar forskning att människor i allmänhet är det mycket mer produktiva när de är väl utvilade. "Din hjärna behöver sömn och när den inte har det är du mer slarvig och mer distraherbar", säger Haselberger. Vad du än vill göra är det bara ett bra råd.
