Для батьків, менеджери часуt завжди складно. Але зараз, в умовах пандемії COVID, це ще важче. Коли почалася пандемія, і багато батьків були втягнуті в а працювати вдома-with-kids vortex, з професійним і сімейним життям, переміщеним у космічний блендер, налаштований на «Eff Up». Будь-які кордони, які ми встановили між ними, були зруйновані. Наразі ця заява зібрала пил. Але це все ще правда — і ми всі шукаємо способи організувати себе, щоб виконати все, що потрібно зробити.
Метод тайм-менеджменту, який особливо корисний для батьків, — це таймбокс. Таймбокс — це практика, заснована на календарі, яка повторно встановлює межі вашого дня (вашого часу) за допомогою заздалегідь визначених блоків часу (коробок). Ви просто приділяєте певний час певному завданню. Ефект – продуктивність, коли ви працюєте, виховуєте і відпочиваєте, коли не працюєте. Звучить просто? Добре — тому що є. Але це не робить його менш корисним. Ось чому батьки повинні навчитися тайм-боксу.
Отже, що таке таймбокс?
Таймбокс — це техніка управління часом, яка передбачає призначення фіксованих одиниць часу для діяльності або завдання заздалегідь, а потім виконання цієї дії або завдання протягом визначеного періоду часу. Кожному завданню, незалежно від того, наскільки воно велике чи маленьке, надається певний термін, який служить терміном виконання. Це ваш час зробити це. Це і принцип організації, і техніка управління часом, яка дає вам чітке усвідомлення того, що вам потрібно зробити, і скільки часу ви повинні цьому присвятити. На практиці призначення завдань замінює список справ календарем: щоразу, коли для вас є нова діяльність, ви присвячуєте певну кількість часу у вашому розкладі, щоб вирішувати це (тобто занести його в свій календар), а потім зобов’язуйтеся робити це в цьому «часовому ящику».
Чому Timeboxing працює
«Таймбокс працює, оскільки порушує закон Паркінсона», — каже експерт з продуктивності Пол Рулкенс, президент Agrippa Consulting International, клієнтами якого є McKinsey, Uber та ExxonMobil. Закон Паркінсона стверджує, що час, який ви використовуєте для виконання діяльності, є часом, який ви запланували на заняття. Якщо ви плануєте зустріч на одну годину, ви зустрінетеся на одну годину — незалежно від того, чи виконали ви те, що вам потрібно, всього за 10 хвилин.
«З таймбоксом ви застосовуєте правило 80-20 до свого часу — ви отримуєте 80 відсотків своєї цінності з 20 відсотків свого часу», — каже Рулкенс. «Якщо ви обмежуєте час, який витрачаєте на виконання завдання, ви отримаєте від 90 до 95 відсотків вартості вашого часу. Додавання часу понад це є марною вартістю; кінець вашого часу, витраченого на щось, є найменш продуктивним».
Таймбокс змушує вас подумати, скільки часу вимагає виконання завдання. А заблокувавши для цього час у своєму календарі, ви виділили необхідний час. Якщо ви ділитеся своїм календарем з колегами, вони не зможуть запланувати вас на що-небудь інше протягом цього часу. Аналогічно, якщо ви ділитеся з вашим партнером домашніми обов’язками щодо виховання дітей, вони повинні дати вам час, необхідний для роботи, без перерв.
Коли ви виконуєте тайм-бокс, ви перериваєте прокрастинацію на пасі; навіть завдання, які ви не хочете виконувати, відведені у вашому календарі, тож ви можете витратити час на їх виконання.
Часові рамки – це кроки від однієї до двох хвилин або до кількох годин, але вони не повинні бути такими довгими, щоб викликати страх. Частково ефективними часові рамки є те, що вони обмежені — перфекціоністи не можуть перевищити відведений час, щоб зробити його правильно, а креативники краще зосереджуються з огляду на додаткове відчуття терміновості.
«Важливо, що ви зосереджені на успіху, а не на досконалості», — каже Рулкен.
Як таймбокс: 10 правил, яких слід дотримуватися
Таймбокс здається простим — і це так. Але щоб зробити це правильно, слід пам’ятати про деякі принципи. Тут, за Рулкеном, наведено кілька порад щодо підвищення продуктивності під час визначення часу.
- Застосовуйте правило двох хвилин: Якщо ви можете надіслати електронний лист за дві хвилини або менше, дайте відповідь одразу після прочитання. Якщо це займає більше двох хвилин, дайте відповідь пізніше та додайте примітку до свого списку дій. «Використовуйте таймер для яєць або телефон, щоб навчити себе дотримуватися правила двох хвилин», — каже Рулкен.
- Порушити закон Паркінсона: Закон Паркінсона говорить, що завдання триватиме весь час, який ви надаєте. Виділіть половину звичайного часу для електронної пошти, і ваші результати будуть такими ж або навіть кращими.
- Ваша папка "Вхідні" не є вашим списком дій: Створіть окремий список дій. Використовуйте свою електронну пошту як вхідні дані для цього списку дій. І не використовуйте папку "Вхідні" для нагадувань про дії.
- Безжально застосовувати «стратегічний вихід»: Ваша здатність стратегічно кинути палити дорівнює вашій здатності досягти успіху. «Більше роботи» більше не є відповіддю на «занадто багато роботи», — каже Рулкен. Тому завжди зосереджуйтеся на тому, щоб припинити існуючу діяльність, яка не є найкращим використанням вашого часу. «У результаті стає доступним більше часу, енергії та грошей, щоб зосередитися на більш цінних справах», — каже Рулкен.
- Практикуйся та адаптуйся: «Таймбокс — це звичка, — каже Рулкен. «Як тільки ви починаєте створювати звичку, ви покращуєте її. Перші кілька разів, коли ви це робите, вам потрібно буде адаптуватися – відкалібрувати. Ви відповідаєте на запитання: «Скільки часу займає конкретне завдання?» Як тільки ви перебуваєте в настрої щодо таймбоксу, ви стаєте все краще і стати вправним в оцінці кількості часу, який вам потрібен, щоб отримати 80-90 відсотків вартості вашого часу, щоб досягти успіху». Не хвилюйтеся — це не займе довго. Очікуйте покращення своїх оціночних здібностей протягом кількох днів.
- Будьте гнучкими, особливо на початку: Що робити, якщо ви недооцінили, скільки часу вам потрібно для виконання завдання? Зробіть інший таймбокс. «Якщо ви наштовхнулися на стіну і виявили, що після, скажімо, двогодинного таймбоксу ваш звіт не завершено, поставте інший часовий вікно навколо «Завершити звіт», — каже Рулкен. «Ви будете набагато більше зосереджені на результатах і фініші».
- Знайте свою «золоту годину»: Ні, золота година – це не час фотографувати свою дитину – це час, коли ви найбільш продуктивні. «У мене від 7 до 10 ранку, — каже Рулкен. «Якщо ви зрозумієте своє, ви будете значно продуктивніше, плануючи завдання протягом цього часу».
- Розставте пріоритети: Хоча ви можете застосувати таймбокс до всіх вхідних завдань, вам слід розрізняти значущу роботу та несуттєву діяльність, а також час, витрачений на стосунки. «Найгірше витрачати свій час — це робити те, чого не потрібно робити, — каже Рулкен. «Застосуйте обмеження часу до високих пріоритетів». Наприкінці кожного дня Рулкен приділяє певну хвилину, щоб визначити три найважливіші справи, які він має виконати наступного дня. «Я зосереджуюся на тому, що я не заспокоюся, поки ці три речі не будуть зроблені», — каже Рулкен. І хоча таймбокс має застосовуватися до роботи по дому та домашньої діяльності — наприклад, переміщення газону, — не притримуйте час з дітьми. «Діти віддають перевагу тому, скільки часу ви проводите з ними», — каже Рулкен. «Для них важлива не якість часу. Проводити час з дитиною не означає виконання завдання».
- «Проковтни жабу»: Вибравши час, заплануйте свою найстрашнішу діяльність або проект як перше, що ви робите цього дня. «Почніть свій день, з’ївши свою жабу — те, чого ви найбільше опираєтеся або боїтеся», — каже Рулкен. «З’ївши цю жабу, ви відчуєте, що ніщо не може вас зруйнувати – ви будете набагато продуктивнішими, і це допоможе вам досягти найбільшого прогресу у справах, які вам найбільше потрібно робити».
Інструменти для таймбоксу: три програми керування часом, які варто спробувати
Rulken використовує таймер яєць і онлайн-календар для таймбоксу. «Таймер для яєць — чудовий інструмент, щоб обмежити себе двома хвилинами для вхідних», — каже Рулкен. «Зрештою ваш мозок зрозуміє, що таке дві хвилини і як зосередитися. Поки ви не побудуєте свій внутрішній годинник, тренуйте свій мозок за допомогою таймера для яєць». Але є також деякі програми, які можуть допомогти вам протягом усього процесу. Ось три програми таймбоксу, які можна спробувати.
Clockify — це програма для відстеження часу, яка дозволяє в режимі реального часу визначати та відстежувати час, який ви витрачаєте на виконання завдань, а потім аналізувати, чи досягли ви своїх цілей.
Підсилювач фокусу це додаток для відстеження часу для застосування техніки Pomodoro, техніки підвищення продуктивності, яка доповнює таймбокс, розділяючи роботу на 25-хвилинні сеанси з наступними п’ятихвилинними перервами.
Focusmate це інструмент віртуальної спільної роботи, який забезпечує відповідальність за виконання завдань. Сеанси плануються самостійно, тривалістю 50 хвилин, і починаються з того, що ви вітаєте свого партнера та оголошуєте свою мету. Ви працюєте в тандемі та реєструєтеся в кінці сесії.
