للوالدين، إدارة الوقتدائما ما يكون خادعا. ولكن الآن ، وسط وباء COVID ، أصبح الأمر أكثر صعوبة. عندما بدأ الوباء ، انجذب العديد من الآباء إلى أ العمل من المنزل- مع دوامة الأطفال ، مع الحياة المهنية والحياة الأسرية ملقاة في خلاط كوني مضبوط على "Eff Up". تم تدمير أي حدود أنشأناها بين الاثنين. حتى الآن ، جمع هذا البيان الغبار. لكن هذا لا يزال صحيحًا - ونبحث جميعًا عن طرق لتنظيم أنفسنا من أجل تحقيق كل ما نحتاج إلى إنجازه.
يعد أسلوب إدارة الوقت مفيدًا بشكل خاص للآباء والأمهات. Timeboxing هي ممارسة قائمة على التقويم تعيد فرض حدود على يومك (وقتك) مع فترات زمنية محددة مسبقًا (مربعات). أنت ببساطة تخصص مربعًا زمنيًا معينًا لمهمة معينة. التأثير هو الإنتاجية عندما تعمل والوالد والراحة عندما لا تكون كذلك. يبدو بسيطا؟ جيد - لأنه كذلك. لكن هذا لا يجعلها أقل فائدة. إليك لماذا يجب على الآباء تعلم كيفية مربع الوقت.
إذن ، ما هو Timeboxing؟
Timeboxing هي تقنية لإدارة الوقت تتضمن تخصيص وحدات زمنية ثابتة لنشاط أو مهمة مسبقًا ثم إكمال هذا النشاط أو المهمة خلال الإطار الزمني المحدد. يتم إعطاء كل مهمة ، مهما كانت كبيرة أو صغيرة ، مربعًا زمنيًا محددًا بمثابة موعد نهائي. هذا هو وقتك لإنجازها. إنه مبدأ تنظيمي وتقنية لإدارة الوقت على حد سواء يجعلك تدرك تمامًا ما تحتاج إلى القيام به ومقدار الوقت الذي يجب أن تخصصه له. من الناحية العملية ، فإن تعيين المهام يستبدل قائمة المهام بالتقويم: كلما كان هناك نشاط جديد عليك القيام به ، عليك تخصيص فترة زمنية محددة في جدولك للتعامل معها (أي ضعها في التقويم الخاص بك) ، ثم التزم بفعل ذلك في "مربع الوقت" هذا.
لماذا يعمل Timeboxing
يقول خبير الإنتاجية: "تعمل ميزة Timeboxing لأنها تخرق قانون باركنسون" بول رولكنز، رئيس Agrippa Consulting International ، التي تشمل عملائها McKinsey و Uber و ExxonMobil. ينص قانون باركنسون على أن الوقت الذي تستخدمه للقيام بنشاط ما هو الوقت الذي خططت له لهذا النشاط. إذا كنت تخطط لعقد اجتماع لمدة ساعة واحدة ، فستجتمع لمدة ساعة - بغض النظر عما إذا كنت قد أكملت ما تحتاج إليه في 10 دقائق فقط.
يقول Rulkens: "باستخدام الوقت المحدد ، فأنت تطبق قاعدة 80-20 على وقتك - فأنت تستمد 80 بالمائة من قيمتك من 20 بالمائة من وقتك". "عندما تحدد مقدار الوقت الذي تقضيه في مهمة ما ، ستحصل على 90 إلى 95 بالمائة من قيمة وقتك. إضافة الوقت بعد ذلك هو قيمة ضائعة ؛ نهاية الوقت الذي تقضيه في القيام بشيء ما هو أقل إنتاجية. "
تجبرك Timeboxing على التفكير في مقدار الوقت الذي تتطلبه المهمة. ومن خلال حجز الوقت في التقويم للقيام بذلك ، تكون قد حددت الوقت اللازم. إذا كنت تشارك التقويم الخاص بك مع زملاء العمل ، فمن المفترض ألا يكونوا قادرين على جدولة أي شيء آخر خلال تلك الفترة. وبالمثل ، إذا كنت تشارك واجبات تربية الأطفال في المنزل مع شريكك ، فيجب أن يمنحك الوقت الذي تحتاجه للعمل دون انقطاع.
عندما يكون لديك مربع الوقت ، فإنك تقطع التسويف عند المرور ؛ حتى المهام التي لا تريد القيام بها يتم تخصيص وقت في التقويم الخاص بك ، لذلك يمكنك أيضًا قضاء الوقت في إنجازها.
المربعات الزمنية هي زيادات صغيرة تتراوح من دقيقة إلى دقيقتين أو كبيرة تصل إلى عدة ساعات - ولكن لا ينبغي أن تكون طويلة لدرجة تخيفك. جزء مما يجعل المربعات الزمنية فعالة هو أنها محدودة - لا يمكن للكماليين تجاوز الوقت المخصص للقيام بذلك بشكل صحيح ، وسوف يركز تصميمات الإعلانات بشكل أفضل نظرًا للإحساس الإضافي بالإلحاح.
يقول رولكن: "الأهم من ذلك ، أنك تركز على النجاح بدلاً من الكمال".
كيف تستخدم Timebox: 10 قواعد يجب اتباعها
يبدو Timeboxing بسيطًا - وهو كذلك. ولكن للقيام بذلك بشكل صحيح ، هناك بعض المبادئ التي يجب وضعها في الاعتبار. هنا ، لكل Rulken بعض النصائح لتحسين الإنتاجية عند timeboxing.
- طبق قاعدة الدقيقتين: إذا كان بإمكانك إرسال بريد إلكتروني في دقيقتين أو أقل ، فقم بالرد فورًا بعد القراءة. إذا استغرق الأمر أكثر من دقيقتين ، فقم بالرد لاحقًا وضع ملاحظة العمل في قائمة الإجراءات الخاصة بك. يقول رولكن: "استخدم جهاز توقيت البيض أو هاتفك لتدريب نفسك على الالتزام بقاعدة الدقيقتين".
- كسر قانون باركنسون: ينص قانون باركنسون على أن المهمة ستستمر طوال الوقت الذي تتيحه لك. خصص نصف الوقت المعتاد لبريدك الإلكتروني ، وستكون نتائجك هي نفسها أو حتى أفضل.
- صندوق الوارد الخاص بك ليس قائمة الإجراءات الخاصة بك: قم بإنشاء قائمة إجراءات منفصلة. استخدم بريدك الإلكتروني كمدخل لقائمة الإجراءات هذه. ولا تستخدم بريدك الوارد لتذكيرات الإجراءات.
- تطبيق بلا رحمة "الإقلاع الاستراتيجي": قدرتك على الإقلاع بشكل استراتيجي تساوي قدرتك على النجاح. يقول رولكن: "لم يعد" المزيد من العمل "هو الإجابة على" الكثير مما يجب القيام به ". لذلك ، ركز دائمًا على إيقاف الأنشطة الحالية التي لا تمثل الاستخدام الأفضل لوقتك. يقول رولكن: "نتيجة لذلك ، يتوفر المزيد من الوقت والطاقة والمال للتركيز على القيام بأشياء أكثر قيمة".
- الممارسة والتكيف: يقول رولكن: "إن تكملة الوقت هي عادة". "بمجرد أن تبدأ في بناء العادة تتحسن فيها. في المرات القليلة الأولى التي تقوم فيها بذلك ، ستحتاج إلى التكيف - للمعايرة. أنت تجيب على السؤال ، "كم من الوقت تستغرق مهمة معينة؟" بمجرد أن تصبح في عقلية المربعات الزمنية ، تتحسن وتتحسن تصبح بارعًا في تقدير مقدار الوقت الذي تحتاجه للوصول إلى 80 إلى 90 بالمائة من قيمة وقتك لتحقيق النجاح ". لا تقلق - لن يستغرق الأمر طويل. توقع تحسين قدراتك التقديرية في غضون أيام قليلة.
- كن مرنًا ، خاصة في البداية: ماذا تفعل إذا كنت قد استهانت بالمدة التي تحتاجها لإكمال المهمة؟ قم بعمل مربع زمني آخر. يقول رولكن: "إذا اصطدمت بالحائط ووجدت أنه بعد ، على سبيل المثال ، المربع الزمني الذي يبلغ ساعتين لم يتم الانتهاء من تقريرك ، ضع مربعًا زمنيًا آخر حول" إنهاء التقرير ". "ستكون أكثر تركيزًا على النتائج والتشطيبات."
- تعرف على "ساعتك الذهبية": لا ، الساعة الذهبية ليست وقت الذهاب لتصوير طفلك - إنها عندما تكون أكثر إنتاجية. يقول رولكن: "منجمي بين الساعة 7 صباحًا و 10 صباحًا". "إذا فهمت ما يخصك ، فستكون أكثر إنتاجية بشكل كبير من خلال جدولة المهام خلال هذا الوقت."
- إعطاء الأولوية: بينما يمكنك تطبيق الوقت المستغرق على جميع المهام الواردة ، يجب عليك التمييز بين العمل الهادف والأنشطة غير الأساسية ، بالإضافة إلى الوقت الذي تقضيه في العلاقات. يقول رولكن: "إن أسوأ استخدام لوقتك هو القيام بشيء لا يلزم القيام به في المقام الأول". "تطبيق الوقت المناسب على الأولويات العالية." يأخذ Rulken دقيقة في نهاية كل يوم لتحديد أهم ثلاثة أشياء يجب أن يكملها في اليوم التالي. يقول رولكن: "تركيزي هو ،" لن أستريح حتى يتم الانتهاء من هذه الأشياء الثلاثة ". وبينما يجب تطبيق المربعات الزمنية على الأعمال المنزلية والأنشطة المنزلية - مثل تحريك العشب ، على سبيل المثال - لا تقم بتخصيص وقتك مع أطفالك. يقول رولكن: "يعطي الأطفال الأولوية لمقدار الوقت الذي تقضيه معهم". "ليست نوعية الوقت هي المهمة بالنسبة لهم. إن قضاء الوقت مع طفلك لا يعني إكمال المهمة ".
- "ابتلاع الضفدع": عندما تحدد الوقت ، قم بجدولة نشاطك أو مشروعك الأكثر رعباً كأول شيء تفعله في ذلك اليوم. يقول رولكن: "ابدأ يومك بأكل ضفدعك - الشيء الذي تقاومه أو تخافه أكثر من غيره". "من خلال تناول هذا الضفدع ، ستشعر أنه لا يوجد شيء يمكن أن يحبطك - ستكون أكثر إنتاجية وسيساعدك على تحقيق أكبر قدر من التقدم في الأشياء التي تحتاج إلى القيام بها أكثر."
أدوات لـ Timeboxing: ثلاث تطبيقات لإدارة الوقت يمكنك تجربتها
يستخدم Rulken مؤقت البيض والتقويم عبر الإنترنت لمربع الوقت. يقول Rulken: "يعد مؤقت البيض أداة رائعة لتقييد نفسك بدقيقتين لبريدك الوارد". "في النهاية سوف يفهم عقلك ماهية الدقيقتين وكيفية التركيز. حتى تقوم ببناء ساعتك الداخلية ، درب عقلك باستخدام مؤقت البيض ". ولكن هناك أيضًا بعض التطبيقات التي يمكن أن تساعدك طوال العملية. فيما يلي ثلاثة تطبيقات لتخطيط الوقت لتجربتها.
كلوكيفي هو تطبيق لتتبع الوقت يتيح لك تحديد وتتبع الوقت الذي تقضيه في المهام في الوقت الفعلي ثم تحليل ما إذا كنت قد وصلت إلى أهدافك أم لا.
الداعم التركيز هو تطبيق لتتبع الوقت لتطبيق تقنية بومودورو ، وهي تقنية إنتاجية تكمل تقسيم الوقت عن طريق تقسيم العمل إلى جلسات مدتها 25 دقيقة تليها فترات راحة لمدة خمس دقائق.
زميل التركيز هي أداة عمل مشتركة افتراضية توفر المساءلة عن إنجاز الأشياء. الجلسات مجدولة ذاتيًا ، مدتها 50 دقيقة ، وتبدأ بتحية شريكك وإعلان هدفك. أنت تعمل جنبًا إلى جنب وتسجيل الوصول في نهاية الجلسة.
