Vanhemmille, ajan johtajiat on aina hankalaa. Mutta nyt, COVID-pandemian keskellä, se on entistä vaikeampaa. Kun pandemia alkoi, ja monet vanhemmat olivat kaikki imeytyneet a tehdä töitä kotoa-Vortex lasten kanssa, työelämä ja perhe-elämä heitetään kosmiseen tehosekoittimeen "Eff Up". Kaikki rajat, jotka olimme asettaneet näiden kahden välille, tuhottiin. Tähän mennessä tämä lausunto on kerännyt pölyä. Mutta se on silti totta – ja me kaikki etsimme tapoja organisoida itsemme saavuttaaksemme kaiken, mikä on tehtävä.
Vanhemmille erityisen hyödyllinen ajanhallintatekniikka on timeboxing. Timeboxing on kalenteripohjainen käytäntö, joka asettaa uudelleen rajat päivällesi (aikallesi) ennalta määrätyillä aikalohkoilla (laatikoilla). Voit yksinkertaisesti omistaa tietyn aikalaatikon tietylle tehtävälle. Vaikutus on tuottavuutta, kun työskentelet ja vanhempana ja lepää, kun et ole. Kuulostaako yksinkertaiselta? Hyvä - koska se on. Mutta se ei tee siitä vähemmän hyödyllistä. Tästä syystä vanhempien tulisi oppia käyttämään aikalaatikkoa.
Joten, mitä on Timeboxing?
Timeboxing on ajanhallintatekniikka, joka sisältää kiinteiden aikayksiköiden osoittamisen toiminnalle tai tehtävälle etukäteen ja sen jälkeen kyseisen toiminnon tai tehtävän suorittamisen määritetyn ajanjakson aikana. Jokaiselle tehtävälle, olipa se kuinka suuri tai pieni, annetaan tietty aikarasia, joka toimii määräajana. Se on sinun aikasi tehdä se. Se on sekä organisointiperiaate että ajanhallintatekniikka, joka saa sinut tarkkaan tietoiseksi siitä, mitä sinun tulee tehdä ja kuinka paljon aikaa sinun tulisi käyttää siihen. Käytännössä tehtävien nimeäminen, joka korvaa tehtävälistan kalenterilla: aina kun sinulla on uusi tehtävä tehtävänä, omistat tietyn ajan aikataulussasi sen käsittelemiseen (eli laita se kalenteriisi) ja sitoudu sitten tekemään se tuossa "aikalaatikossa".
Miksi Timeboxing toimii
"Timeboxing toimii, koska se rikkoo Parkinsonin lakia", sanoo tuottavuusasiantuntija Paul Rulkens, Agrippa Consulting Internationalin toimitusjohtaja, jonka asiakkaita ovat McKinsey, Uber ja ExxonMobil. Parkinsonin laki sanoo, että aika, jonka käytät toiminnan tekemiseen, on aika, jonka olet suunnitellut toiminnalle. Jos suunnittelet kokouksen tunnin ajaksi, tapaat yhden tunnin – riippumatta siitä, oletko saanut tarvittavan valmiiksi vain 10 minuutissa.
"Timeboxingin avulla käytät 80-20 sääntöä aikaansa - johdat 80 prosenttia arvostasi 20 prosentista ajasta", Rulkens sanoo. "Kun rajoitat tehtävään käyttämääsi aikaa, saat 90–95 prosenttia aikasi arvosta. Ajan lisääminen sen lisäksi on hukkaan heitettyä arvoa; jonkin tekemiseen käyttämäsi ajan loppu on vähiten tuottoisaa."
Timeboxing pakottaa miettimään, kuinka paljon aikaa tehtävä vaatii. Ja estämällä sen tekemiseen tarvittavan ajan kalenteristasi, olet varannut tarvittavan ajan. Jos jaat kalenterisi työtovereiden kanssa, heidän ei pitäisi pystyä ajoittamaan sinulle mitään muuta tälle ajalle. Samoin, jos jaat kotona tehtävät lastenkasvatustehtävät kumppanisi kanssa, hänen pitäisi antaa sinulle aikaa, jota tarvitset työhön, keskeytyksettä.
Kun käytät aikalaatikkoa, leikkaat viivyttelyn passissa; jopa tehtävät, joita et halua tehdä, on varattu aikaa kalenterissasi, joten voit yhtä hyvin käyttää aikaa niiden tekemiseen.
Aikalaatikot ovat niin pieniä kuin yhdestä kahteen minuuttiin tai useiden tuntien mittaisia lisäyksiä, mutta niiden ei pitäisi olla niin pitkiä, että ne olisivat pelottavia. Osa siitä, mikä tekee aikalaatikoista tehokkaita, on se, että ne ovat rajallisia – perfektionistit eivät voi ylittää varattua aikaa saadakseen ne oikein, ja mainokset keskittyvät paremmin, kun otetaan huomioon kiireellisyys.
"Tärkeää on, että keskityt menestykseen täydellisyyden sijaan", Rulken sanoo.
Timeboxin käyttäminen: 10 noudatettavaa sääntöä
Timeboxing näyttää yksinkertaiselta – ja sitä se on. Mutta tehdäksesi sen oikein, on joitain periaatteita pidettävä mielessä. Tässä on Rulkenin mukaan joitain vinkkejä tuottavuuden parantamiseen timeboxingissa.
- Käytä kahden minuutin sääntöä: Jos pystyt vastaamaan sähköpostiin kahdessa minuutissa tai vähemmän, vastaa heti lukemisen jälkeen. Jos se kestää yli kaksi minuuttia, vastaa myöhemmin ja lisää toimintomuistiinpano toimintaluetteloosi. "Käytä munaajastinta tai puhelinta kouluttaaksesi itsesi noudattamaan kahden minuutin sääntöä", Rulken sanoo.
- Riko Parkinsonin lakia: Parkinsonin lain mukaan tehtävä kestää koko sen ajan, jonka annat saataville. Varaa sähköpostiisi puolet tavallisesta ajasta, niin tulokset ovat samat tai jopa parempia.
- Postilaatikkosi ei ole toimintaluettelosi: Luo erillinen toimintoluettelo. Käytä sähköpostiosoitettasi syötteenä tälle toimintoluettelolle. Älä myöskään käytä postilaatikkoasi toimintamuistutuksiin.
- Käytä armottomasti "strategista lopettamista": Kykysi lopettaa strategisesti vastaa kykyäsi menestyä. ""Enemmän työtä" ei ole enää vastaus kysymykseen "liian paljon tehtävää", Rulken sanoo. Siksi keskity aina lopettamaan olemassa olevat toimet, jotka eivät ole paras ja paras aikasi käyttö. "Tämän seurauksena enemmän aikaa, energiaa ja rahaa on käytettävissä arvokkaampien asioiden tekemiseen", Rulken sanoo.
- Harjoittele ja sopeudu: "Timeboxing on tapa", Rulken sanoo. ”Kun alat rakentaa tapaa, opit siinä paremmin. Muutaman ensimmäisen kerran teet sen, sinun on mukauduttava – kalibroitava. Vastaat kysymykseen: 'Kuinka paljon aikaa tietty tehtävä vie?' Kun olet aikalaatikon ajattelutavalla, tulet paremmaksi ja paremmaksi ja tule taitavasti arvioimaan aikaa, jonka tarvitset saavuttaaksesi 80–90 prosenttia aikasi arvosta menestyäksesi." Älä huoli - se ei kestä pitkä. Odota, että arviointikykysi paranee muutaman päivän kuluessa.
- Ole joustava, varsinkin alussa: Mitä teet, jos olet aliarvioinut, kuinka kauan tarvitset tehtävän suorittamiseen? Tee toinen aikalaatikko. "Jos osut seinään ja huomaat, että esimerkiksi kahden tunnin aikarajasi jälkeen raporttiasi ei ole tehty, laita toinen aikalaatikko "Viimeistele raportti" -kohdan ympärille, Rulken sanoo. "Olet paljon enemmän keskittynyt tuloksiin ja viimeistelyyn."
- Tunne "kultainen tunti": Ei, kultainen hetki ei ole se, milloin mennä kuvaamaan lastasi – se on silloin, kun olet tuottavin. "Minun on kello 7 ja 10 välillä", Rulken sanoo. "Jos ymmärrät omasi, olet eksponentiaalisesti tuottavampi ajoittamalla tehtäviä tänä aikana."
- Priorisoi: Vaikka voit soveltaa aikalaatikkoa kaikkiin saapuviin tehtäviin, sinun tulee tehdä ero mielekkään työn ja ei-välttämättömien toimintojen sekä ihmissuhteisiin käytetyn ajan välillä. "Pahinta ajankäyttöä on tehdä jotain, mitä ei tarvitse tehdä alun perin", Rulken sanoo. "Apply timeboxing korkealle prioriteetille." Rulken käyttää hetken jokaisen päivän lopussa määritelläkseen kolme tärkeintä asiaa, jotka hänen on suoritettava seuraavana päivänä. "Minun painopiste on: "En lepää ennen kuin nämä kolme asiaa on tehty", Rulken sanoo. Ja vaikka aikalaatikon tulisi koskea askareita ja kotitaloustoimintoja – esimerkiksi nurmikon siirtämistä – älä laita aikaa lasten kanssa. "Lapset priorisoivat aikaa, jonka vietät heidän kanssaan", Rulken sanoo. "Ajan laatu ei ole heille tärkeää. Ajan viettäminen lapsesi kanssa ei ole tehtävän suorittamista."
- "Nele sammakko": Kun käytät aikaa, ajoita pelätyin toimintasi tai projektisi ensimmäiseksi päiväksi. "Aloita päiväsi syömällä sammakkosi - asia, jota vastustat tai pelkäät eniten", Rulken sanoo. "Syömällä tuon sammakon sinusta tuntuu, ettei mikään voi pudottaa sinua - olet paljon tuottavampi ja se auttaa sinua edistymään eniten niissä asioissa, jotka sinun on tehtävä eniten."
Timeboxing-työkalut: kolme kokeiltavaa ajanhallintasovellusta
Rulken käyttää aikalaatikkoon munaajastinta ja online-kalenteria. "Munaajastin on loistava työkalu, jolla voit rajoittaa sähköpostisi kahteen minuuttiin", Rulken sanoo. "Lopulta aivosi ymmärtävät, mitä kaksi minuuttia on ja kuinka keskittyä. Kunnes rakennat sisäisen kellosi, harjoittele aivojasi munaajastimella." Mutta on myös joitain sovelluksia, jotka voivat auttaa sinua koko prosessin ajan. Tässä on kolme aikalaatikkosovellusta kokeiltavaksi.
Clockify on ajanseurantasovellus, jonka avulla voit määrittää ja seurata tehtäviin käyttämääsi aikaa reaaliajassa ja analysoida sitten, oletko saavuttanut tavoitteesi.
Focus Booster on ajanseurantasovellus Pomodoro-tekniikan soveltamiseen, tuottavuustekniikkaan, joka täydentää timeboxia jakamalla työn 25 minuutin istuntoihin, joita seuraa viiden minuutin taukoja.
Keskity on virtuaalinen yhteistyötyökalu, joka tarjoaa vastuun asioiden hoitamisesta. Istunnot ovat itse suunniteltuja, 50 minuuttia pitkiä ja alkavat tervehtimällä kumppaniasi ja ilmoittamalla tavoitteesi. Työskentelet rinnakkain ja kirjaudut sisään istunnon lopussa.
